Πώς να δημιουργήσετε κανόνες βασισμένους σε θέματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook 2013

Χρησιμοποιείτε το MS Outlook ως πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επιφάνειας εργασίας; Και το χρησιμοποιείτε μόνο για αποστολή και λήψη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου; Ξέρατε ότι θα μπορούσατε να το βάλετε σε άλλες χρήσεις, όπως η οργάνωση λιστών υποχρεώσεων και η υπενθύμιση για εργασίες;

Λοιπόν, κάνω πολύ περισσότερο με τη δική μου. Θα το χρησιμοποιήσω ως αυτόματη replier ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ως εργαλείο για την οργάνωση των ηλεκτρονικών μηνυμάτων μου και πολλά άλλα. Ένα από τα αγαπημένα μου είναι να χρησιμοποιήσω το MS Outlook για τη διεξαγωγή ερευνών. Ο πελάτης μπορεί να ταξινομεί όμορφα και αυτόματα τα στατιστικά στοιχεία του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Στην πραγματικότητα, το τέχνασμα που απαιτείται για να γίνει αυτό μπορεί να εφαρμοστεί σε πολλές άλλες περιπτώσεις. Μιλάμε για τη δημιουργία κανόνων για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου βάσει των θέσεών τους.

Ας συνεχίσουμε με το παράδειγμα έρευνας. Πείτε ότι βρίσκεστε σε έναν οργανισμό και υποτίθεται ότι θα στείλετε μια μαζική πρόσκληση εκδήλωσης στους υπαλλήλους, συλλέγοντας δεδομένα για το πόσα άτομα επιθυμούν να παρακολουθήσουν. Είναι εύκολο, απλά προσθέστε ένα κουμπί ψηφοφορίας και ζητήστε από τους παραλήπτες να απαντήσουν με ένα Ναι ή Όχι κάνοντας κλικ στο κουμπί ψηφοφορίας.

Σημείωση: Το σεμινάριό μας βασίζεται στο MS Outlook 2013. Ωστόσο, η ρύθμιση ισχύει και για χαμηλότερες εκδόσεις. Η μόνη διαφορά θα ήταν η διεπαφή χρήστη.

Τώρα, το πρόβλημα είναι η συλλογή των στατιστικών στοιχείων. Πρόκειται να μετακινηθείτε στα εισερχόμενά σας και να μετρήσετε κάθε απόκριση και να διαχωρίσετε τα χέρια Ναι και Όχι; Υπάρχουν καλύτεροι τρόποι. θα σας δείξουμε ένα.

Θα στείλω ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με θέμα Ψηφίστε τη ψηφοφορία σας και ένα κουμπί ψηφοφορίας που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να απαντήσει με Ναι ή Όχι. Κάντε κλικ στο κουμπί Χρήση κουμπιών χρήσης για να εισάγετε τα κουμπιά.

Πριν από την αποστολή, θα εγκαταστήσω το εργαλείο για να είμαι έτοιμος να ακούσω τις απαντήσεις και να υπολογίσω μόνος του τα στατιστικά στοιχεία. Εδώ πρέπει να ρυθμίσω.

Δημιουργία φακέλων στατιστικών στοιχείων

Θα πλοηγούσα στο Inbox μου, στο αριστερό παράθυρο, κάντε δεξί κλικ πάνω του και δημιουργήστε ένα νέο φάκελο. Θα το ονομάζαμε Ψηφίστηκε Ναι.

Ομοίως, θα ήθελα να δημιουργήσω ένα άλλο που ονομάζεται No vote. Το αποτέλεσμα εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

Δημιουργία κανόνων ακρόασης

Τώρα, πρέπει να δημιουργήσω κανόνες ώστε οι προοπτικές να μπορούν να εφαρμόζουν κανόνες στα μηνύματα κατά την άφιξή τους και να τα ωθήσουν στους αντίστοιχους φακέλους τους. Ακολουθήστε τα βήματα για να δημιουργήσετε κανόνες.

Βήμα 1: Μεταβείτε στην καρτέλα Αρχική σελίδα. Στην ενότητα Μετακίνηση, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην επιλογή Κανόνες και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Διαχείριση κανόνων και ειδοποιήσεων.

Βήμα 2: Ξεκινήστε κάνοντας κλικ στο νέο κανόνα.

Βήμα 3: Στον Οδηγό κανόνων, Ξεκινήστε από έναν κενό κανόνα επιλέγοντας Εφαρμογή κανόνων στα μηνύματα που λαμβάνω. Κάντε κλικ στο Next.

Βήμα 4: Επιλέξτε μια κατάσταση. Ο καλύτερος τρόπος είναι να πάτε με συγκεκριμένες λέξεις στο θέμα. Μπορείτε να επιλέξετε να έχετε περισσότερες προϋποθέσεις.

Βήμα 5: Στο κάτω παράθυρο του ίδιου παραθύρου, κάντε κλικ σε συγκεκριμένες λέξεις. Προσθέστε μια συμβολοσειρά αναζήτησης ως Ναι: Καταγράψτε την ψηφοφορία σας. Κάντε κλικ στο Next.

Βήμα 6: Επιλέξτε μια ενέργεια. Η επιθυμητή πρόθεση με μια εισερχόμενη απόκριση είναι να μετακινηθεί σε ένα συγκεκριμένο φάκελο.

Βήμα 7: Στο κάτω παράθυρο του ίδιου παραθύρου, κάντε κλικ στο καθορισμένο. Τώρα επιλέξτε το φάκελο Voted Yes και κάντε κλικ στο Ok.

Βήμα 8: Επιστροφή στον Οδηγό κανόνων, κάντε κλικ στο Τέλος. Ακολουθήστε ξανά το βήμα 2 έως το βήμα 7. Αυτή τη φορά με τη συμβολοσειρά αναζήτησης (Βήμα 5) ως No: Μεταφέρετε την ψηφοφορία και το φάκελο (Βήμα 7) ως Βαθμολογήθηκε αριθ.

Αυτό είναι. Επιστρέψτε στο email που βρίσκεται κάτω από το σχέδιο, προσθέστε τη λίστα των παραληπτών και Αποστολή. Μόλις φθάσουν οι απαντήσεις, ελέγξτε απλώς την καταμέτρηση σε κάθε φάκελο.

Σημείωση: Όπως προαναφέρθηκε, ο κανόνας βασίζεται στο θέμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η απάντηση θα προϋπέθετε την απάντηση που ψηφίστηκε στο θέμα. Και, επομένως, οι κανόνες είναι ευθυγραμμισμένοι με αυτόν τον τρόπο. Με τις επιλογές ψηφοφορίας που χρησιμοποιείτε, οι κανόνες θα διαφέρουν.

Μήπως αυτό ακούγεται ενδιαφέρον; Μήπως αυτό σημαίνει επίσης μια πολύ μειωμένη εργασία; Δοκιμάστε το και ενημερώστε μας πόσο καλά λειτούργησε.