Γίνετε χρήστης PowerBooks σε 11 απλά βήματα

Υπάρχει ένας λόγος QuickBooks παραμένει το πιο δημοφιλές λογισμικό λογιστικής μικρών επιχειρήσεων. Η Intuit έχει περάσει 13 χρόνια στην τελειοποίηση των χαρακτηριστικών της. Επειδή υπάρχει μια καινούργια έκδοση κάθε χρόνο, ωστόσο, ίσως να μην επιταχύνετε σε ό, τι μπορείτε να κάνετε για να κάνετε το QuickBooks πιο εύκολο και πιο γρήγορο.

Είτε δημιουργείτε αναφορές είτε αναζητάτε συντομεύσεις για να καλέσετε πληροφορίες κλειδιά, αυτές οι συμβουλές θα σας εξοικονομήσει χρόνο και πληκτρολογήσεις. Κάθε συμβουλή είναι ετικέτα με το έτος έκδοσης του QuickBooks για το οποίο εμφανίστηκε για πρώτη φορά, πηγαίνοντας στο QuickBooks 2010. Οτιδήποτε παλιότερο εμφανίζεται απλώς πριν από το 2010.

Το QuickBooks ακολουθεί τις προτιμήσεις σας

Το QuickBooks προσφέρει ένα τεράστιο αριθμό επιλογών το παράθυρο "Προτιμήσεις", στο οποίο έχετε πρόσβαση από το μενού Επεξεργασία. Για κάθε στοιχείο προτιμήσεων, έχετε καρτέλες για προσωπικές και εταιρικές επιλογές. Οι προσωπικές επιλογές ισχύουν μόνο για τον τρέχοντα χρήστη, ενώ οι επιλογές της εταιρείας εμφανίζονται σε όλους τους χρήστες. Αξίζει να κάνετε κλικ στις δύο καρτέλες για να δείτε όλες τις επιλογές προσαρμογής σας.

1. Επιλέξτε την επιφάνεια εργασίας σας (QB2010)

Προβολή επιφάνειας εργασίας

Το προεπιλεγμένο διάγραμμα ροής που εμφανίζεται όταν ξεκινάτε για ένα νέο αντίγραφο του QuickBooks μοιάζει με κάτι από μια λογιστική κλάση, αλλά ευτυχώς δεν είστε κολλημένοι με αυτό. Σε Προτιμήσεις, Desktop View μπορείτε να επιλέξετε μια άλλη οθόνη εκκίνησης, όπως το δημοφιλές Snapshot Εταιρείας, πηγαίνοντας στο παράθυρο που προτιμάτε και κάνοντας κλικ στο κουμπί τρέχοντος επιτραπέζιου υπολογιστή. Εναλλακτικά, μπορείτε να έχετε τα προγράμματα QuickBooks απλά να αποθηκεύσετε τα παράθυρα στα οποία εργάζεστε όταν τα κλείνετε κάνοντας κλικ στο Αποθήκευση κατά το κλείσιμο της εταιρείας. Σε αυτό το παράθυρο, μπορείτε επίσης να επιλέξετε μεταξύ της προεπιλεγμένης επιλογής, διατηρώντας πολλαπλά παράθυρα ανοιχτά όταν εργάζεστε ή μόνο τα μεμονωμένα (όταν ανοίγετε ένα παράθυρο, το προηγούμενο κλείνει αυτόματα).

2. Επιταχύνετε τις αναζητήσεις (QB2012)

Αναζήτηση

Η λειτουργία αναζήτησης QuickBooks σάς επιτρέπει να βρείτε αντικείμενα είτε στο αρχείο της επιχείρησής σας είτε στα αρχεία βοήθειας του προγράμματος. Από την προεπιλογή, ένα πεδίο αναζήτησης εμφανίζεται στην επάνω γραμμή εικονιδίων (που καλείται στο Προβολή και στη συνέχεια στο εικονίδιο Top), αλλά κάτω από τις Προτιμήσεις, Αναζήτηση και, επίσης, καθορίστε αν θέλετε μια εταιρεία ή να βοηθήσετε την αναζήτηση αρχείων. (Από προεπιλογή, το QuickBooks σάς επιτρέπει να επιλέξετε από ένα αναπτυσσόμενο μενού κάτω από την καταχώρηση αναζήτησης κάθε φορά που ξεκινάτε μια αναζήτηση.) Στην καρτέλα Εταιρεία μπορείτε επίσης να καθορίσετε πόσο συχνά θα πρέπει το QuickBooks να ευρετηριάσει το αρχείο της εταιρείας σας, έτσι ώστε οι αναζητήσεις να αντανακλούν τις πρόσφατες καταχωρίσεις. Το QuickBooks συνιστά την ευρετηρίαση σε διαστήματα των 30 λεπτών, αλλά δεδομένου ότι η ευρετηρίαση μπορεί να επιβραδύνει το πρόγραμμα, ίσως θελήσετε να επιλέξετε μακρύτερες εκτάσεις. Όταν χρειαστεί να βρείτε μια πρόσφατη συναλλαγή, μπορείτε πάντα να κάνετε κλικ στο κουμπί Ενημέρωση τώρα σε αυτό το παράθυρο.

3. Εύρεση παλιών μηνυμάτων (προ QB2010)

Τα QuickBooks από προεπιλογή έχουν μια δέσμη υπενθυμίσεων που μπορείτε να απενεργοποιήσετε ελέγχοντας ένα πλαίσιο do-not-show-this-message-again στο μήνυμα. Αλλά αν θέλετε να τα επαναφέρετε, απλά hop στο παράθυρο Γενικές προτιμήσεις και κάντε κλικ στο πλαίσιο "Επαναφορά όλων των χρονικών μηνυμάτων". Εδώ μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το QuickBooks το πλήκτρο Enter στην καρτέλα μεταξύ των πεδίων, να εμφανίσετε (ή να καταργήσετε) το περικομμένο κείμενο στο ToolTips, να επιλέξετε μεταξύ της σημερινής ημερομηνίας και της ημερομηνίας της τελευταίας συναλλαγής για νέες συναλλαγές και πολλά άλλα. Οι εκδόσεις 2012 και αργότερα σας δίνουν τη δυνατότητα να εκτελείτε QuickBooks στο παρασκήνιο για να επιταχύνετε την εκτόξευσή του

Εργαστείτε καλύτερα με δεδομένα και αναφορές

4. Προσθήκη ή επεξεργασία πολλαπλών καταχωρήσεων λίστας (QB2011)

Πολλαπλές καταχωρήσεις λίστας

Ας υποθέσουμε ότι πρέπει να ενημερώσετε μια λίστα QuickBooks, οτιδήποτε από πελάτες και προμηθευτές σε υπηρεσίες και ανταλλακτικά. Το Προσθήκη / Επεξεργασία Πολλαπλών Ενδείξεων στο στοιχείο μενού Λίστες παρέχει αρκετούς εύχρηστους τρόπους για να γίνει αυτό. Με την εμφάνιση δεδομένων λίστας σε μορφή πλέγματος όπως το υπολογιστικό φύλλο, σας επιτρέπει να εισάγετε, να αφαιρέσετε ή να μετακινήσετε γύρω από τις στήλες και να επικολλήσετε αντιγραμμένα κελί Excel, εκτός από την απλή πληκτρολόγηση σε νέες καταχωρήσεις. A Η εντολή Αντιγραφή που εμφανίζεται όταν κάνετε δεξί κλικ σε ένα κελί θα συμπληρώσει την υπόλοιπη στήλη με τα περιεχόμενα του κελιού. Ωστόσο, χρησιμοποιήστε προσεκτικά, καθώς θα αντικαταστήσει οποιοδήποτε προηγούμενο περιεχόμενο.

5. Τροποποίηση αναφοράς πριν από την εκτέλεσή της (προ QB2010)

Τροποποίηση αναφοράς

Τα αρχεία QuickBooks κάνουν τις αναφορές μικροαλλαγές εξαιρετικά εύκολες, αλλά δεν χρειάζεται να περιμένετε να ανοίξει η αναφορά πριν κάνετε αλλαγές. Μεταβείτε στις Προτιμήσεις, Αναφορές και απενεργοποιήστε Προτρέψτε μου να τροποποιήσω τις επιλογές αναφοράς προτού ανοίξετε μια αναφορά. Από τότε, όταν επιλέγετε μια αναφορά, θα λάβετε ένα παράθυρο με τις επιλογές του προτού εκτελέσετε την πραγματική αναφορά. Εάν τα σύνολα δεδομένων σας είναι μεγάλα, αυτό μπορεί να είναι μια εξοικονόμηση σε πραγματικό χρόνο.

6. Αναφορές αυτόματης ανανέωσης στο Excel (QB2012)

Ενημέρωση αναφορών αυτόματα.

Πολλοί χρήστες QuickBooks επιθυμούν να εξάγουν δεδομένα αναφοράς σε υπολογιστικό φύλλο Excel, όπου μπορούν να κάνουν τροποποιήσεις που κυμαίνονται από αλλαγές μορφοποίησης σε προσθήκες τύπων. Το QuickBooks πριν από λίγο καιρό έκανε τη δημιουργία του υπολογιστικού φύλλου εύκολη, τοποθετώντας ένα κουμπί Excel στην κορυφή των αναφορών, το οποίο φέρνει ένα παράθυρο με επιλογές εξαγωγής. Μπορείτε ακόμα να ορίσετε ορισμένες επιλογές του Excel προτού εξαγάγετε τα δεδομένα κάνοντας κλικ στο κουμπί "Για προχωρημένους".

Το πρόβλημα με αυτό σε προηγούμενες εκδόσεις είναι ότι η ανανέωση του επεξεργασμένου υπολογιστικού φύλλου με νέα δεδομένα από το QuickBooks μπορεί να είναι ακατάστατο. Οι αλλαγές μορφοποίησης, για παράδειγμα, δεν εφαρμόστηκαν στα νέα δεδομένα. Η έκδοση του QuickBooks του 2012 αναβαθμίζει τη λειτουργικότητα εξαγωγής του Excel για να αντιμετωπίσει τουλάχιστον μερικά από αυτά τα θέματα. Μόλις δημιουργήσετε ένα βιβλίο εργασίας του Excel με εξαγόμενα δεδομένα, το QuickBooks δημιουργεί ένα στοιχείο μενού στο Excel το οποίο σας επιτρέπει να ενημερώνετε το υπολογιστικό φύλλο χωρίς να εκτελείτε τα QuickBooks.

Η διαδικασία εξακολουθεί να μην είναι τέλεια: το QuickBooks προσθέτει ακόμα ένα φύλλο σε βιβλία εργασίας Excel χρησιμοποιώντας τη λειτουργία εξαγωγής για να εξηγήσετε ορισμένους από τους περιορισμούς της. Ωστόσο, μπορεί να κάνει τη ζωή πιο εύκολη αν θέλετε να μασάζ τα δεδομένα QuickBooks στο Excel.

Βρείτε συντομεύσεις και προσαρμογές μενού

7. Παίξτε τα αγαπημένα (QB2011)

Τα QuickBooks έχουν τόσες τυπικές αναφορές ότι η εύρεση αυτών που χρησιμοποιείτε τακτικά από τα μενού της μπορεί να ενοχληθεί. Μπορείτε να αποφύγετε την πλοήγηση στο μενού, ορίζοντας αναφορές ως αγαπημένα, κάνοντας κλικ στο εικονίδιο της καρδιάς κάτω από οποιοδήποτε πρότυπο αναφοράς, απομνημονευμένο ή συνεισφέροντας στο Κέντρο Αναφορών. Μετά από αυτό, θα εμφανιστεί στην καρτέλα "Αγαπημένα" στο Κέντρο Αναφορών και υπάρχει ακόμη και μια εντολή "Εκτέλεση αναφορών αγαπημένων" για να ενημερώσετε όλες αυτές τις αναφορές με ένα μόνο κλικ.

8. Προσαρμόστε τη γραμμή εικονιδίων (pre QB2010)

Μην τραβήξετε μόνο τη γραμμή εικονιδίων όπως έρχεται!

Η τυπική διεπαφή QuickBooks φορτώνεται με εικονίδια σε αντικείμενα που μπορεί να μην χρειαστείτε και μερικές φορές λείπουν αυτά που θέλετε. Μπορείτε να κάνετε τη γραμμή εικονιδίων πιο σχετική με τον τρόπο με τον οποίο χρησιμοποιείτε τα βιβλία QuickBooks προσθέτοντας ή αφαιρώντας εικονίδια στο παράθυρο Προσαρμογή γραμμής εικονιδίων επιλέγοντας Προβολή, στη συνέχεια, στη γραμμή εικονιδίων Προσαρμογή. Ή δημιουργήστε νέα εικονίδια κάνοντας κλικ στο κουμπί Advanced σε αυτό το παράθυρο.

9. Πληροφορίες για το προϊόν QuickBooks (προ QB2010)

Το παράθυρο πληροφοριών προϊόντος του QuickBooks παρέχει πληθώρα στατιστικών και άλλων λεπτομερειών που μπορεί να χρειαστείτε για τεχνική υποστήριξη ή άλλα θέματα. Μεταξύ άλλων, μπορείτε να μάθετε πότε εγκαταστήσατε το αντίγραφό σας, τον ακριβή αριθμό έκδοσης, τις πληροφορίες άδειας χρήσης, τις λεπτομέρειες σχετικά με τον αριθμό των χρηστών και τα στοιχεία λίστας και πολλά άλλα. Αποκτήστε πρόσβαση σε αυτό πατώντας το πλήκτρο F2 στον υπολογιστή με Windows.

10. Pop-up calculator (pre QB2010)

Pop-up calculator

Αν χρειαστεί να κάνετε κάποια γρήγορη μαθηματικά σε κίνηση, δημιουργώντας μια εκτίμηση, μια εντολή πωλήσεων ή ένα τιμολόγιο, δεν χρειάζεται να βγείτε από τη φόρμα QuickBooks. Με το δρομέα σας σε οποιοδήποτε πεδίο ποσού δολαρίου, απλά κάντε κλικ σε ένα από τα πλήκτρα + , - , * ή / αφαίρεση, πολλαπλασιασμό ή διαίρεση) και θα εμφανιστεί ένα μικρό παράθυρο αριθμομηχανής

11. Πολλές συντομεύσεις πληκτρολογίου (pre QB2010) : Τα άτομα που προτιμούν τις συντομεύσεις πληκτρολογίου για να κάνουν κλικ στα γραφικά μενού και τα παράθυρα έχουν πολλές επιλογές στα QuickBooks, πολλά που χρονολογούνται από την προέλευση του DOS. Για παράδειγμα, CTRL-F παραπέμπει το λεπτομερές παράθυρο Εύρεση για εντοπισμό συγκεκριμένων συναλλαγών · CTRL-R παράγει το μητρώο που σχετίζεται με την τρέχουσα συναλλαγή. Υπάρχουν επίσης τόνοι σύντομων συντομεύσεων που ισχύουν μόνο για συγκεκριμένους τύπους δεδομένων - για παράδειγμα, εάν εργάζεστε σε ένα πεδίο ημερομηνίας, το χτύπημα Y αλλάζει την ημερομηνία στην πρώτη ημέρα του τρέχοντος έτους. Για να δείτε πλήρεις λίστες συντομεύσεων πληκτρολογίου, ξεκινήστε με τη μετάβαση στη σελίδα βοήθειας του QuickBooks σε αυτό το θέμα. Από εκεί, μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε λίστες για όλες τις κατηγορίες συντομεύσεων: Γενικά, Ημερομηνίες, Επεξεργασία, Βοήθεια για Windows, Δραστηριότητες και Μετακίνηση γύρω από ένα παράθυρο.