13 Καλύτεροι τρόποι χρήσης χαρτιού dropbox

Έχει περάσει αρκετά χρόνια από τότε που η Dropbox Paper βγήκε από τη φάση beta. Το εργαλείο συνεργασίας σάς επιτρέπει να δημιουργείτε σημειώσεις με δυνατότητα κοινής χρήσης και οργανώνει τα έγγραφα και τα αρχεία σε φακέλους ή έργα. Το χαρτί Dropbox δέχεται όλα τα είδη περιεχομένου και μορφής πολυμέσων, καθιστώντας έτσι απίστευτα εύκολο το γράψιμο των εγγράφων.

Το χαρτί Dropbox είναι ικανό περισσότερο από αυτό. Εάν θέλετε να εξερευνήσετε το πλήρες δυναμικό του χαρτιού Dropbox, ρίξτε μια ματιά στο hack και τα κόλπα που αναφέρονται παρακάτω.

1. Δημιουργήστε φακέλους μόνο με πρόσκληση

Από προεπιλογή, όταν δημιουργείτε ένα φάκελο στο Dropbox Paper, όλα τα μέλη της ομάδας μπορούν να το δουν. Ωστόσο, αν θέλετε να δημιουργήσετε ένα φάκελο για συγκεκριμένα άτομα στην ομάδα, η καλύτερη λύση είναι να δημιουργήσετε ένα φάκελο μόνο για πρόσκληση.

Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία νέου φακέλου στο δεξιό πλαίσιο και μόλις εμφανιστεί το νέο παράθυρο, προσθέστε το όνομα. Στη συνέχεια, πατήστε στο εικονίδιο που μοιάζει με κτίριο στην κάτω κορδέλα και επιλέξτε Μόνο πρόσκληση.

Επιλέξτε τα ονόματα των μελών της ομάδας σας και πατήστε το κουμπί Δημιουργία.

Cool Tip: Μπορείτε επίσης να επιλέξετε να δημιουργήσετε ένα ανοιχτό σε όλους φάκελο ήσυχα. Για να το κάνετε αυτό, καταργήστε την επιλογή των ονομάτων των μελών προτού πατήσετε το κουμπί Δημιουργία.

Επίσης στην

Dropbox Paper vs. Google Keep: Σύγκριση σε βάθος

2. Ελέγξτε τη δύναμη της αναζήτησης

Πρέπει να αναζητήσετε ένα έγγραφο που έχει μια συγκεκριμένη λέξη; Η αναζήτηση ισχύος καθιστά δυνατή. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να πληκτρολογήσετε τη λέξη-κλειδί στη γραμμή αναζήτησης και το σχετικό αρχείο ή φάκελο θα εμφανιστεί αμέσως.

Για παράδειγμα, το άρθρο Ransomware εμφανίζεται στο φάκελο GT> Android> Μηνύματα> AI για το λογαριασμό μου. Επομένως, δεν χρειάζεται να πάω σε αυτόν τον φάκελο.

Ομοίως, μπορείτε να αναζητήσετε μόνο τον τίτλο του εγγράφου και το εργαλείο θα φροντίσει τα υπόλοιπα.

3. Πάρτε τη συντόμευση

Σε αυτή την εποχή όλων είναι σχεδόν άμεση, είναι σημαντικό να ακολουθήσετε το ίδιο μάντρα ενώ διαχειρίζεστε την ομάδα σας στο Χαρτί, ειδικά όταν πρόκειται για τη μορφοποίηση των εγγράφων σας.

Το Dropbox Paper συνοδεύεται από μια ποικιλία συντομεύσεων πληκτρολογίου. Εκτός από τις γενικές συντομεύσεις όπως Ctrl + B για Bold και Ctrl + U για Underline, αυτό το εργαλείο συνεργασίας υποστηρίζει μια σειρά εναλλακτικών.

• Αριθμημένη λίστα: 1. ακολουθούμενο από ένα κενό
• Tasklist: ακολουθεί ένας χώρος
• Κεφαλίδα: Ctrl + Alt + 1
• Ημερομηνία: / ημερομηνία ακολουθούμενη από χώρο

Έτσι, εάν πρέπει να προσθέσετε μια σειρά εργασιών, προσθέστε * ακολουθούμενο από χώρο και μια σφαίρα θα προστεθεί αμέσως.

Με αυτά, εξοικονομείτε πολύ χρόνο που πηγαίνει πέρα ​​δώθε μεταξύ της γραμμής εργαλείων σε ένα έγγραφο. Επίσης, κάνουν τη ροή εργασίας σας πιο απλή.

Για να μάθετε την πλήρη λίστα, απλά κάντε κλικ στο εικονίδιο πληκτρολογίου στην κάτω δεξιά γωνία.

4. Δημιουργήστε το To-Dos σαν ένα αφεντικό

Όπως ίσως ήδη γνωρίζετε, για να προσθέσετε μια λίστα ελέγχου των στοιχείων μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να πληκτρολογήσετε ακολουθούμενο από ένα κενό. Τώρα, τα καλά νέα είναι ότι μπορείτε να αντιστοιχίσετε αυτούς τους πίνακες ελέγχου / καθήκοντα εν κινήσει, προσθέτοντας απλώς ένα σύμβολο @ ακολουθούμενο από το όνομα του μέλους της ομάδας.

Επομένως, αν χρειαστεί να δημιουργήσετε μια εργασία με το όνομα 'Προσθήκη σχολίων στο Facebook' και να την αναθέσετε στη Sylvia με ημερομηνία λήξης 11 Μαρτίου 2020, πρέπει απλά να πληκτρολογήσετε την ακόλουθη εντολή.

Προσθέστε Σχόλια στο Facebook @Sylvia / 11/03/2020

Αυτό είναι. Κανένας τρόπος να παίζεις με τη γραμμή εργαλείων ή στην πάνω κορδέλα.

Cool Tip: Χρησιμοποιήστε το εικονίδιο Present στην κορυφή για να παρουσιάσετε το έγγραφό σας ως παρουσίαση διαφανειών.

Επίσης στην

# to-do list

Κάντε κλικ εδώ για να δείτε τη σελίδα των άρθρων για τη λίστα των καθηκόντων μας

5. Προσθήκη εγγράφων σε φάκελο

Ανοίγετε έναν συγκεκριμένο φάκελο για να τοποθετείτε συχνά ένα έγγραφο μέσα σε αυτό; Αυτό είναι ένα τρομερό χάσιμο χρόνου.

Ο καλύτερος τρόπος είναι να δημιουργήσετε το έγγραφο στην αρχική σελίδα. Και αφού το ονομάσετε, κάντε κλικ στο σύνδεσμο Προσθήκη στο φάκελο κάτω από το όνομα του εγγράφου και το εργαλείο θα φροντίσει τα υπόλοιπα.

Ξέρετε ότι: Τα έγγραφα που δεν έχουν δομή φακέλου θα εμφανίζονται ως Unfiled στην αρχική σελίδα.

6. Πάρα πολλά Emojis; Μέτρα τους!

Σκεφτείτε ότι χρησιμοποιήσατε πάρα πολλά emojis στο έγγραφό σας; Αντί να καθίσουμε για να τα μετρήσουμε με το χέρι, πώς να αφήσουμε το Dropbox Paper να κάνει τη δουλειά;

Ναι, διαβάζετε αυτό το δικαίωμα. Εκτός από το πρότυπο μετρά όπως η καταμέτρηση λέξεων και η καταμέτρηση χαρακτήρων, το Dropbox Paper μετρά τον αριθμό των emojis επίσης.

Έτσι, εάν αισθάνεσαι ότι τα 29 emojis είναι ένα πάρα πολύ, μπορείτε απλά να επιστρέψετε στο doc και να τα αφαιρέσετε.

Για να ελέγξετε τον αριθμό των λέξεων, αγγίξτε το κουμπί με τα τρία κουτάκια στην επάνω δεξιά γωνία και κάντε κλικ στην επιλογή Καταμέτρηση λέξεων.

7. Επικόλληση στιγμιότυπων οθόνης όπως Pro

Ένα άλλο δροσερό τέχνασμα που σας επιτρέπει να κάνετε το Dropbox Paper είναι ότι δεν χρειάζεται να ανεβάζετε στιγμιότυπα οθόνης και εικόνες με τον συμβατικό τρόπο. Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να αντιγράψετε τις εικόνες από την πηγή και να τις επικολλήσετε στο doc σας.

Επίσης, η αναδιάταξη εικόνων στο χαρτί Dropbox είναι τόσο εύκολη όσο η μεταφορά και η απόθεση. Επιλέξτε την εικόνα που θέλετε να μετακινήσετε και μετακινήστε το δείκτη του ποντικιού στη θέση της επιλογής σας. Νόστιμο, σωστά;

Επίσης στην

Πώς να τραβήξετε στιγμιότυπα οθόνης στα Windows 10

8. Σύνδεση με διαφορετικά στοιχεία μέσων

Είτε πρόκειται για ένα αρχείο ήχου είτε για βίντεο από το YouTube, το Dropbox Paper σάς επιτρέπει να τα εμφανίζετε αρκετά εύκολα. Το μάντρα; Αντιγραφή και επικόλληση. Ναι, δεν χρειάζεται να προσθέσετε τον σύνδεσμο ενσωμάτωσης.

Εδώ, απλά πρέπει να αντιγράψετε τον σύνδεσμο βίντεο (ή τραγουδιού) από τη γραμμή διευθύνσεων και να τον επικολλήσετε στο έγγραφό σας - Δηλαδή, παρόμοια με τις εικόνες και τα στιγμιότυπα οθόνης.

9. Ενσωμάτωση με το ημερολόγιό σας

Τέλος, μπορείτε να ενσωματώσετε το Χαρτί στο Ημερολόγιο Google (ή το MS Outlook). Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο όνομα του εγγράφου και θα εμφανιστεί μια μικρή προειδοποίηση για τη σύνδεση ενός συμβάντος ημερολογίου.

Επιλέξτε το ημερολόγιο της επιλογής σας και μόλις ολοκληρωθεί η ρύθμιση, προσθέστε την ημερομηνία και τις σημειώσεις της σύσκεψης.

Τα καλά νέα είναι ότι μόλις ολοκληρώσετε το ημερολόγιό σας, όλες οι επερχόμενες συναντήσεις θα εμφανιστούν στην αρχική σελίδα του Χαρτιού.

10. Συνδέστε σαν ένα Ninja

Ναι, ξέρω ότι υπάρχει χρήσιμο εικονίδιο εκτός από την πρόσκληση που σας επιτρέπει να προσθέσετε εξωτερικούς συνδέσμους. Αλλά, είναι δύσκολο να κάνετε κλικ σε αυτό και στη συνέχεια να προσθέσετε το σύνδεσμο κάθε φορά που θα πρέπει να προσθέσετε ένα σύνδεσμο.

Το έξυπνο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να επιλέξετε το κείμενο που θέλετε να συνδέσετε, πατήστε Ctrl + K και, στη συνέχεια, προσθέστε το σύνδεσμο. Νόστιμο, σωστά!

11. Εξαγωγή των εγγράφων σας

Το Dropbox σας επιτρέπει επίσης να εξάγετε τα έγγραφά σας σε μορφές PDF, Word ή Markup. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο εάν πρέπει να στείλετε ορισμένα έγγραφα σε πελάτες ή συνεργάτες που δεν έχουν πρόσβαση στο χαρτί Dropbox της ομάδας σας.

Για εξαγωγή, επιλέξτε το έγγραφο από την αρχική σελίδα και πατήστε το πλήκτρο Εξαγωγή, όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα.

Στη συνέχεια, επιλέξτε τη μορφή σας και η λήψη θα ξεκινήσει σε λίγα δευτερόλεπτα.

Τοποθετήστε το στυλό στο χαρτί

Εκτός από όλα τα παραπάνω χαρακτηριστικά, το Dropbox Paper σας επιτρέπει να ενσωματώσετε εύκολα σε εφαρμογές τρίτων που επεκτείνουν το εύρος του εργαλείου κατά πολλούς βαθμούς. Πάνω απ 'όλα, μπορείτε να συνδέσετε τα αρχεία και τα αρχεία σας Dropbox εξίσου εύκολα όπως θα προσθέσετε ένα πλαίσιο ελέγχου ή μια λίστα κουκκίδων.

Επόμενη ενέργεια: Ψάχνετε για τρόπους να χρησιμοποιείτε το Dropbox μέσα από το Gmail; Ανατρέξτε στο επόμενο άρθρο για να μάθετε πώς.