Android

Καλύτεροι τρόποι για να μοιραστείτε έγγραφα

5 πανεύκολες ιδέες για να διακοσμήσουμε τις θήκες των κινητών μας!

5 πανεύκολες ιδέες για να διακοσμήσουμε τις θήκες των κινητών μας!
Anonim

Ένας από τους ευκολότερους τρόπους συνεργασίας με έναν επιχειρηματικό εταίρο ή έναν συνάδελφο είναι να στείλετε ένα έγγραφο σε αυτά μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά είναι επίσης μια από τις πιο δύσκολες συνήθειες για να σπάσετε. Και ενώ το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι τόσο διαδεδομένο και σχεδόν στιγμιαίο, η έννοια της σειριακής συνεργασίας - εργάζομαι στο έγγραφο, το στέλνω σε εσάς και εργάζεστε σε αυτό και το στέλνετε πίσω - είναι αδέξια. Τα συνημμένα έγγραφα μπορούν να φράξουν τα συστήματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή να απορριφθούν από τα φίλτρα. Εάν περισσότεροι από δύο άνθρωποι εργάζονται σε αυτό, κάποιος πρέπει να είναι υπεύθυνος για την επίλυση συγκρούσεων.

Υπάρχουν καλύτεροι τρόποι και θα σας δείξω μερικές εναλλακτικές λύσεις. Για να περάσετε την αποστολή μεγάλων αρχείων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, υπάρχουν πιθανώς δώδεκα ή περισσότερες υπηρεσίες όπως το YouSendIt.com που σας επιτρέπουν να ανεβάσετε το αρχείο και στη συνέχεια απλώς να χρησιμοποιήσετε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για να ενημερώσετε τους ανθρώπους από όπου μπορούν να μεταβούν για να το κατεβάσετε. Αλλά αυτό δεν είναι πολύ ικανοποιητικό και μια καλύτερη επιλογή είναι να χρησιμοποιήσετε κάτι σαν το Google Docs. Σκεφτείτε το ως κοινόχρηστο σκληρό σας δίσκο στο σύννεφο. Κάθε μορφή του Office και PDF μπορούν να μεταφορτωθούν στην υπηρεσία της Google, μόλις δημιουργήσετε έναν λογαριασμό Gmail. Το πρόβλημα είναι ότι πρέπει να τα επεξεργαστείτε εν σειρά.

Για να αντιμετωπίσετε αυτό το πρόβλημα, ρίξτε μια ματιά στο Etherpad.com, το οποίο βασικά δημιουργεί μια ιστοσελίδα σε πραγματικό χρόνο για το έγγραφό σας. Αντιστοιχεί σε τυχαία διεύθυνση URL και αυτό είναι καλό και κακό. Καλά, επειδή μόλις γνωρίσετε τη διεύθυνση URL, μπορείτε εύκολα να αποκτήσετε πρόσβαση στο έγγραφο. Κακό, επειδή δεν υπάρχει καμία ασφάλεια όταν γνωρίζετε τη διεύθυνση URL, οπότε ο καθένας μπορεί να δει τι κάνετε. Αλλά για γρήγορη κοινή επεξεργασία σε πραγματικό χρόνο, δεν μπορεί να χτυπηθεί. Έχετε ένα παράθυρο συνομιλίας στο πλευρό όπου μπορείτε να μοιραστείτε σχόλια και κάθε αλλαγή του συγγραφέα σας δίνει διαφορετικό χρώμα προβολής, ώστε να μπορείτε να δείτε γρήγορα τις συνεισφορές τους. Μπορείτε επίσης να επαναφέρετε τις προηγούμενες αποθηκευμένες εκδόσεις, κάτι που είναι πολύ ωραίο, αν προσπαθείτε να βρείτε κάτι που χάθηκε στη ροή επεξεργασίας. Και, είναι δωρεάν. (Υπάρχει παρόμοια υπηρεσία από το Textflow.com για $ 100 ανά χρήστη ανά έτος.)

Κάτι πιο ασφαλές και πιο φορτωμένο με δυνατότητες είναι το Box.net. Αυτό ξεκίνησε ως μια υπηρεσία δημιουργίας αντιγράφων στο διαδίκτυο (δείτε τη στήλη μου εδώ), αλλά εξελίχθηκε σε κάτι περισσότερο. Μια ομάδα ανθρώπων μπορεί να μοιραστεί μια συλλογή από έγγραφα που δημοσιεύονται στη δική τους ιστοσελίδα. Μπορείτε να κάνετε αναζητήσεις πλήρους κειμένου σε αυτήν τη συλλογή και να έχετε επίσης συζητήσεις με νήμα. Το κόστος είναι $ 15 ανά χρήστη ανά μήνα. Και σε αντίθεση με το Etherpad, μπορείτε να μοιραστείτε όλα τα είδη αρχείων, όχι μόνο τα έγγραφα επεξεργασίας κειμένου.

Η τελευταία υπηρεσία που θέλω να αναφέρω είναι Drop.io. Αυτό είναι σαν το κουτί στο ότι μπορείτε να αποθηκεύσετε μια μεγάλη ποικιλία αρχείων και να το κάνετε με ασφάλεια, όπως το Etherpad στο ότι έχετε chat σε πραγματικό χρόνο. Αλλά υπάρχουν πολλά περισσότερα που συμβαίνουν εδώ. Το δροσερό πράγμα για το Drop.io είναι ότι έχετε πολλούς τρόπους για να λάβετε πληροφορίες μέσα και έξω από την κοινή ιστοσελίδα. Μπορείτε να μεταφορτώσετε περιεχόμενο μέσω Ιστού, ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, να στέλνετε μέσω μηνύματος κειμένου, feeds στο Facebook ή ακόμη και να τηλεφωνείτε ή να το στέλνετε με φαξ. Οι τηλεφωνικές κλήσεις αποθηκεύονται ως αρχεία ήχου. Μπορείτε να δοκιμάσετε δωρεάν την υπηρεσία. Εάν θέλετε απλώς να δημιουργήσετε μια "πτώση" ή μια κοινή σελίδα που είναι $ 10 το χρόνο για 1 GB χώρου. Υπάρχουν και άλλα πιο ακριβά σχέδια εάν θέλετε περισσότερη αποθήκευση ή χαρακτηριστικά. Μια άλλη υπηρεσία που αξίζει να δούμε είναι το ContentCircles.com, το οποίο έχει ένα σχέδιο $ 10 το μήνα για απεριόριστο χώρο.

Όλα αυτά αποτελούν εξαιρετικές εναλλακτικές λύσεις για την αποστολή του επόμενου αρχείου μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και μπορούν να σας βοηθήσουν να εξοικονομήσετε χρόνο και να μειώσετε τις απογοητεύσεις της σειριακής συνεργασίας. Ενημερώστε με τι σκέφτεστε για τις υπηρεσίες ή αν έχετε άλλους που χρησιμοποιείτε συνήθως.

Ο David Strom είναι πρώην αρχισυντάκτης του Network Computing, Tom's Hardware.com και DigitalLanding.com και ένα ανεξάρτητο δίκτυο σύμβουλος, blogger, podcaster και επαγγελματίας ομιλητής με έδρα το St. Louis. Μπορεί να φτάσει στο [email protected]