Πώς να χρησιμοποιήσετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας στο google docs - καθοδηγώντας την τεχνολογία

Όταν ήμουν στο σχολείο, το τμήμα techie του εγκεφάλου μου ήταν ήδη ανθισμένο. Αλλά τα μαθήματα υπολογιστών του σχολείου με το MS Office δεν ανάφεραν ποτέ το πάθος μου. Σίγουρα, ήταν χρήσιμο πράγμα, κάτι που θα μας έδινε θέσεις εργασίας κάποια μέρα. Παρ 'όλα αυτά, το απρεπήσα. Το χειρότερο από όλα ήταν η συγχώνευση αλληλογραφίας μάθησης.

Το δοκίμασα στο σχολείο, στο κολέγιο και τον λίγο χρόνο που πέρασα σε μια λογιστική εταιρεία. Ποτέ δεν δούλευε όπως ήθελα. Το πιο σημαντικό, ποτέ δεν το πήρα. Τώρα έχω τεράστιο σεβασμό για τους ανθρώπους που ασχολούνται με την ημέρα της σουίτας του Office την ημέρα και μέρα, γιατί πιστεύετε ότι δεν είναι εύκολο.

Όσο δεν μου αρέσει η εφαρμογή της συγχώνευσης αλληλογραφίας του MS Office, έχω την έκκληση. Είναι καλύτερο από απλά να στέλνετε ένα μαζικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς προσωπικά χαιρετισμούς, και για μερικούς ανθρώπους, ίσως να μην αξίζει τον κόπο να δημιουργήσετε ένα ενημερωτικό δελτίο για ένα μόνο μαζικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Δεν υπάρχει κανένας λόγος για τον οποίο η συγχώνευση αλληλογραφίας δεν πρέπει να αποτελεί μέρος της ροής εργασίας / επιχειρηματικής σας ζωής, αλλά υπάρχουν καλύτεροι τρόποι να το χειριστείτε εκτός του κόσμου του MS Office.

Γι 'αυτό είμαι ευτυχής να σας πω για μια εναλλακτική λύση που είναι διαισθητική, εύκολη στη χρήση, και αυτό πραγματικά λειτουργεί. Λειτουργεί ως πρόσθετο στα Έγγραφα Google (λυπάστε τους χρήστες του MS Office, αλλά ίσως ήρθε η ώρα να εξετάσετε τη σουίτα παραγωγικότητας του Google Drive online / offline). Το πρόσθετο προέρχεται από το MailChimp, ένα από τα καλύτερα και ευκολότερα ενημερωτικά δελτία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εκεί έξω.

Βήμα 1: Δημιουργήστε ένα υπολογιστικό φύλλο με τις λεπτομέρειες του παραλήπτη

Πριν ξεκινήσουμε, κατευθυνθείτε στο Google.com/Sheets, δημιουργήστε ένα νέο υπολογιστικό φύλλο και βάλτε τις λεπτομέρειες για τους παραλήπτες σας σε σωστά επισημασμένες σειρές. Ξεκινήστε με το Όνομα, το Επώνυμο και το Email. Μπορείτε να βάλετε σε πεδία όπως Διεύθυνση ή οτιδήποτε άλλο σχετίζεται με την εργασία σας.

Μόλις γίνει αυτό, κλείστε την καρτέλα και ας εργαστούμε για το πραγματικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Βήμα 2: Εγκατάσταση συγχώνευσης με το πρόσθετο MailChimp

Μεταβείτε στο Google.com/Docs, δημιουργήστε ένα νέο έγγραφο, δώστε το όνομα που θέλετε, πηγαίνετε στα πρόσθετα -> Λήψη πρόσθετων και αναζητήστε τη συγχώνευση από το MailChimp. Κάντε λήψη του πρόσθετου και περιμένετε μερικά δευτερόλεπτα για να το εγκαταστήσετε.

Βήμα 3: Δημιουργία του σώματος του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Εδώ κάνεις ό, τι πρέπει να κάνεις. Τα Έγγραφα Google διαθέτουν πολλά πρότυπα και πρόσθετα για να δημιουργήσουν ελκυστικές διατάξεις σελίδας. Η εισαγωγή χαρτών, εικόνων και άλλων πολυμέσων είναι επίσης πολύ εύκολη.

Βήμα 4: Συγχώνευση της αλληλογραφίας

Αφού το σώμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι έτοιμο, μεταβείτε στα Πρόσθετα -> Συγχώνευση από MailChimp -> Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτό θα ενεργοποιήσει ένα αναδυόμενο παράθυρο που εξηγεί τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε για να μπορέσετε να στείλετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Τώρα, από το εργαλείο επιλογής, επιλέξτε το υπολογιστικό φύλλο που δημιουργήσαμε στο βήμα 1.

Θα εμφανιστεί μια αναδυόμενη πλευρική γραμμή με τα δεδομένα του υπολογιστικού φύλλου σας να αναλυθούν και να υποβληθούν σε επεξεργασία.

Γνωρίζει ήδη ποιες είναι οι σειρές κεφαλίδων, οι οποίες είναι οι επικεφαλίδες και το πιο σημαντικό, ποια σειρά περιέχει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Φυσικά, είστε ελεύθεροι να αλλάξετε τις λεπτομέρειες αν θέλετε.

Βήμα 5: Προσαρμογή της συγχώνευσης αλληλογραφίας

Επειδή πρόκειται για μια "συγχώνευση αλληλογραφίας" και όχι μόνο για μια μαζική αλληλογραφία, μπορείτε να κάνετε πράγματα όπως να προσθέσετε τα πρώτα ονόματα του παραλήπτη στην κορυφή ή οπουδήποτε στο έγγραφο που σας αρέσει.

Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο κουμπί " Συγχώνευση " από την πλαϊνή γραμμή. Αυτό θα δημιουργήσει μια ετικέτα για κάθε σειρά.

Τώρα επιλέξτε όπου στο έγγραφο θέλετε να εισαγάγετε τα αντίστοιχα δεδομένα και κάντε κλικ στο κουμπί ετικέτας (για παράδειγμα Όνομα). Κάνετε αυτό για όλα τα απαραίτητα στοιχεία.

Βήμα 6: Βάλτε τις πληροφορίες του αποστολέα και στείλτε το

Από την καρτέλα πληροφοριών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τοποθετήστε το όνομα αποστολέα, το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του αποστολέα, τη γραμμή θέματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και το όνομα και τη διεύθυνση της εταιρείας στο υποσέλιδο.

Κάντε κλικ στο κουμπί Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και το εξειδικευμένο μαζικό email σας βρίσκεται στο δρόμο. Εύκολο, έτσι δεν ήταν;

Τώρα που έχει αποσταλεί το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να παρακολουθήσετε την πρόοδο και να δείτε πόσα από αυτά ανοίχτηκαν από την επιλογή Αναφορές στην ενότητα " Πρόσθετα ". Χρησιμοποιώντας αυτό το πρόσθετο μπορείτε να στείλετε έως και 6000 μηνύματα μηνιαίως. Επίσης, καθώς χρησιμοποιείτε τις υπηρεσίες μιας εγκατεστημένης εταιρείας ενημερωτικών δελτίων για την αποστολή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα εμφανίζεται ένας σύνδεσμος "Διαγραφή" και ένα λογότυπο MailChimp στο κάτω μέρος.