Πώς να χρησιμοποιήσετε παραγωγικά τη συμπλήρωση flash στο excel του Microsoft

Ναι, το Microsoft Excel. Αυτό το εργαλείο που μας αρέσει να μισούμε και να μισούμε να αγαπάμε. Εάν εργάζεστε σε μια δουλειά όπου χρειάζεται να εργάζεστε αναγκαστικά σε φύλλα του Excel όλη την ημέρα, τότε πραγματικά αισθάνομαι για σας. Ήμουν σε μια τέτοια δουλειά πριν από καιρό και είναι καλό να καθίσετε τώρα και να πάρετε μια nonchalant ματιά σε αυτό.

Εάν, ωστόσο, θέλετε να είστε πιο παραγωγικοί, ενώ χρησιμοποιείτε παρόμοιες λειτουργίες κατά τη χρήση του Excel, επιτρέψτε μου να προτείνω τη χρήση του Flash Fill.

Είναι σαν το μαγικό

Αν δεν έχετε χρησιμοποιήσει ποτέ το Flash Fill πριν, θα σας φανεί μαγικό. Λειτουργεί σε μια απλή αρχή της ταυτοποίησης των μοτίβων και της πλήρωσης κενών γραμμών με αυτά τα μοτίβα. Ας δούμε ένα παράδειγμα.

Διαίρεση ονομάτων

Ας πάρουμε ένα απλό έργο να διαχωρίσουμε τα ονόματα, τα πρώτα ονόματα και τα αρχικά των υπαλλήλων στο (και τον Albert Einstein) χρησιμοποιώντας το MS Excel. Η στήλη Β έχει επί του παρόντος ονόματα όπως θα βρείτε κανονικά σε μια βάση δεδομένων. Οι στήλες C και εξής είναι εκεί όπου θέλετε μόνο ένα (ή περισσότερα) στοιχεία του πλήρους ονόματος.

Έτσι, το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να πληκτρολογήσετε πρώτα το όνομα του πρώτου ατόμου με το χέρι. Πατήστε Enter και στο επόμενο κελί, μην πληκτρολογείτε τίποτα. Αντ 'αυτού, κάντε κλικ στο μενού " Συμπληρώστε " και, στη συνέχεια, επιλέξτε το πλήκτρο Flash Fill. Και voila, όλα τα άλλα ονόματα θα αυτοπληθιστούν από μόνοι τους.

Εάν δεν με εμπιστεύεστε πλήρως, τότε εδώ υπάρχει ένα μη επεξεργασμένο βίντεο (μετατρέπεται σε GIF για εύκολη προβολή) για την επόμενη στήλη.

Συντόμευση πληκτρολογίου

Υπάρχει επίσης μια συντόμευση πληκτρολογίου για να επιτευχθεί το ίδιο πράγμα. Χρησιμοποιώντας το ίδιο φύλλο, συμπληρώνετε το πρώτο κελί με το χέρι όπως το κάναμε παραπάνω και πατήστε Enter. Τώρα, πατήστε CTRL + E ταυτόχρονα και το Flash Fill θα συμπληρώσει αυτόματα τα κενά κελιά με τα αντίστοιχα δεδομένα.

Θα πρέπει, ωστόσο, να ελέγχετε αν το Flash Fill έχει συμπληρώσει σωστά τα δεδομένα ή όχι. Στη στήλη των αρχικών, είδα ότι δεν το κάνει σωστά. Αλλά, όταν εισήγαγα τα δεδομένα για τα δύο πρώτα ονόματα (αντί για ένα) ήταν στη συνέχεια σε θέση να συμπληρώσετε τα υπόλοιπα χωρίς προβλήματα. Hey, αυτό είναι ακόμα πολύ σωστός χρόνος.

Σημείωση: Αυτή η μέθοδος λειτουργεί εφ 'όσον η στήλη εισόδου έχει την ίδια μορφή σε όλη την έκταση. Εάν υπάρχει κάποια απόκλιση, δεν θα αναγνωρίσει το μοτίβο.

Λειτουργεί επίσης με αριθμούς

Πριν ο καθένας αρχίσει να φρικάρει έξω, επιτρέψτε μου να δηλώσω, λειτουργεί καλά με τους αριθμούς πάρα πολύ. Είτε πρόκειται για δεκαδικά ψηφία με αριθμούς n πριν ή μετά το δεκαδικό, ή ακόμα και ημερομηνίες που πρέπει να διαχωριστούν σε μορφή dd / mm / yy.

Ένα άλλο βίντεο εδώ (που μετατράπηκε ξανά στο GIF), το οποίο έδειξε ότι εισάγαμε χειροκίνητα τις πρώτες πληροφορίες για τα κελιά και ότι το Flash Fill κατάφερε να πάρει αυτόματα το μοτίβο και να συμπληρώσει αυτόματα τις πληροφορίες που λείπουν.

Αποφύγετε τους σύνθετους τύπους

Η όλη ιδέα να χρησιμοποιήσετε το Flash Fill είναι να αποφύγετε σύνθετες φόρμες στο MS Excel. Εάν μπορείτε να σκεφτείτε και άλλα σενάρια, ενημερώστε μας στα φόρουμ μας.