3 Συμβουλές εξοικονόμησης χρόνου για να χρησιμοποιήσετε το Excel για Mac παραγωγικά

Εάν διαθέτετε ένα Mac, τότε σίγουρα έχετε ένα σύνολο εφαρμογών παραγωγικότητας για να φροντίσετε όλα τα πράγματα που σχετίζονται με την εργασία σας. Σε προηγούμενες καταχωρήσεις, σας παρουσιάσαμε ήδη τα βασικά στοιχεία των Αριθμών, Σελίδων και Keynote της Apple. Αλλά αν από την άλλη, αισθάνεστε πιο άνετα χρησιμοποιώντας το MS Office για Mac, υπάρχουν μερικές χρήσιμες συμβουλές που πρέπει να γνωρίζετε για τις εφαρμογές που μπορούν να σας εξοικονομήσουν πολύ χρόνο και πονοκεφάλους.

Σε αυτήν την καταχώρηση, θα ρίξουμε μια ματιά σε τρεις δροσερές συμβουλές για το Excel για Mac. Ας το κάνουμε έτσι.

1. Χρησιμοποιήστε τις Προσαρμοσμένες επιλογές ταξινόμησης

Το Excel προσφέρει πολλούς τρόπους για να ταξινομήσετε διάφορα είδη δεδομένων, συμπεριλαμβανομένων των επιλογών ταξινόμησης για αριθμούς, καταχωρήσεις κειμένου, ημερομηνίες και παρόμοια. Αν χρειάζεστε άλλες εναλλακτικές λύσεις, ίσως να νομίζετε ότι δεν έχετε επιλογές, όταν στην πραγματικότητα οι ενσωματωμένες επιλογές για την ταξινόμηση των πληροφοριών υπολογιστικού φύλλου σας πηγαίνουν πολύ πέρα ​​από αυτές που προσφέρονται από προεπιλογή. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι στο Excel για Mac μπορείτε να δημιουργήσετε τα δικά σας προσαρμοσμένα κριτήρια για να παραγγείλετε τις λίστες σας.

Για να το κάνετε αυτό, δημιουργήστε πρώτα μια λίστα που ακολουθεί τα κριτήρια που θέλετε και στη συνέχεια επιλέξτε την. Στη συνέχεια, κατευθυνθείτε στον πίνακα προτιμήσεων του Excel, κάντε κλικ στις προσαρμοσμένες λίστες και κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή. Αυτό θα αποθηκεύσει την προσαρμοσμένη σειρά ταξινόμησης στο Excel για Mac.

Για να το χρησιμοποιήσετε, επιλέξτε τα κελιά που θέλετε να ταξινομηθούν και από το επάνω μενού κάντε κλικ στο στοιχείο Δεδομένα και επιλέξτε Ταξινόμηση. Κάντε κλικ στο Επιλογές στο παράθυρο διαλόγου, επιλέξτε την αποθηκευμένη λίστα και είναι καλό να πάτε.

2. Αναγκάζοντας ένα σπάσιμο γραμμών μέσα σε ένα κελί

Στο Excel για Mac, όταν εισάγετε μια μακρά σειρά κειμένου σε ένα κελί, παίρνει επίσης το κελί δίπλα του και πολλά άλλα εάν το κείμενο είναι αρκετά μεγάλο.

Συνήθως, μπορείτε να αποφύγετε αυτό, εφαρμόζοντας μορφότυπο περιτύλιξης κειμένου στο συγκεκριμένο κελί, αλλά το αποτέλεσμα δεν είναι πάντοτε βέλτιστο, αφού δεν έχετε κανέναν έλεγχο για το πώς ακριβώς θα τυλιχτεί το κείμενο.

Πάρτε το παρακάτω screenshot για παράδειγμα. Αν τυλίξετε το κείμενο στο κελί, το αποτέλεσμα είναι ότι η λέξη 'Επόμενο' χωρίζεται από τη λέξη 'Έτος', αναγκάζοντάς σας να αλλάξετε το μέγεθος του εν λόγω κελιού.

Μπορείτε να εξαναγκάσετε ένα σπάσιμο γραμμής μέσα στο κείμενο του κελιού για να επιλύσετε αυτό το πρόβλημα. Για να το κάνετε, απλώς πληκτρολογήστε το συνηθισμένο και, στη συνέχεια, πιέστε Control + Option + Return ακριβώς πριν από το σημείο όπου θέλετε να επιβάλλετε ένα σπάσιμο γραμμής.

3. Στενή επιλογή κυττάρων για ταχύτερη πλοήγηση

Ας υποθέσουμε ότι πρέπει να εισαγάγετε μια δέσμη δεδομένων στο υπολογιστικό φύλλο του Excel. Εάν έχετε κάνει ποτέ αυτό, ξέρετε ότι όσο γρηγορότερα μπορείτε να εισάγετε τα δεδομένα σας, τόσο το καλύτερο.

Ωστόσο, αν εισάγετε δεδομένα οριζόντια ή κάθετα, τη στιγμή που φτάνετε στο τέλος της σειράς ή της στήλης, πρέπει είτε να χρησιμοποιήσετε το ποντίκι είτε να πιέσετε τα πλήκτρα κατεύθυνσης αρκετές φορές για να φτάσετε στην αρχή της επόμενης σειράς ή στήλης.

Δείτε πώς μπορείτε να αποφύγετε αυτό το ζήτημα για να εξοικονομήσετε χρόνο κατά την εισαγωγή δεδομένων:

Πρώτα, επιλέξτε ολόκληρο το μπλοκ κελιών με το οποίο θα εργαστείτε. Τώρα, για να μετακινηθείτε πλαγίως σε μια σειρά από τα αριστερά προς τα δεξιά όταν εισάγετε δεδομένα, χρησιμοποιήστε το πλήκτρο Tab και για να μετακινήσετε μια στήλη προς τα κάτω, χρησιμοποιήστε το πλήκτρο επιστροφής.

Μόλις φτάσετε στο τέλος των επιλεγμένων κελιών, αν κινούμαστε κατά μήκος μιας σειράς, απλά κάντε ξανά κλικ στο πλήκτρο Tab και θα μεταβείτε στο πρώτο κελί της επόμενης σειράς (εκείνο κάτω από την τρέχουσα σειρά σας). Το ίδιο ισχύει και για τη μετακίνηση κατά μήκος μιας στήλης, όπου το πλήκτρο Επιστροφής στην άκρη των επιλεγμένων κελιών θα σας μεταφέρει στο πρώτο κελί της παρακείμενης στήλης.

Και τι συμβαίνει αν κάνετε λάθος και θέλετε να επιστρέψετε; Λοιπόν, απλώς πατήστε Shift + Tab για να επιστρέψετε ένα κελί κατά την πλοήγηση σε μια σειρά ή να χρησιμοποιήσετε το Shift-Return εάν μετακινηθείτε σε μια στήλη.

Εκεί τα έχετε. Το Excel για Mac μπορεί να μην είναι τόσο δημοφιλές στους ιδιοκτήτες υπολογιστών Mac, όπως και για τους χρήστες υπολογιστών, αλλά οι συμβουλές μάθησης και οι τρόποι με τους οποίους είναι πιο εύκολο να χρησιμοποιηθούν πάντοτε είναι χρήσιμοι. Απολαμβάνω!