Πώς να δημιουργήσετε και να μοιραστείτε βάσεις δεδομένων στον ιστό

Εάν είστε μέρος μιας επιχείρησης, αργά ή γρήγορα θέλετε να είστε σε θέση να συνεργαστείτε σε μια βάση δεδομένων με έναν συνάδελφο ή έναν πελάτη. Στο παρελθόν, ο ευκολότερος τρόπος να μοιραστείτε μια μικρή βάση δεδομένων ήταν να δημιουργήσετε ένα υπολογιστικό φύλλο και να το στείλετε με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στους συνεργάτες σας. Αν και αυτό δεν είναι η καλύτερη μέθοδος, έχει αντιμετωπίσει έναν πιο εξελιγμένο ανταγωνισμό για διάφορους λόγους:

Πρώτον, οι βάσεις δεδομένων είναι ακόμα δύσκολο να κατανοήσουν μερικοί και τα φύλλα είναι πιο προφανή. Ένα υπολογιστικό φύλλο συνήθως περιέχεται σε ένα απλή οθόνη, οπότε είναι εύκολο για κάποιον να καταλάβει τη λογική του και το πλέγμα γραμμών και στηλών είναι επίσης ευκολότερο από την τυπική σχεσιακή βάση δεδομένων με μια σειρά πινάκων. Οι πίνακες είναι περισσότεροι από πολλούς - ειδικά εκείνοι που δεν έχουν μεγάλη επίσημη εκπαίδευση πληροφορικής - θέλουν να αντιμετωπίσουν. Δεύτερον, τα εργαλεία συνεργασίας βάσεων δεδομένων είναι δύσκολο να μάθουν και να χρησιμοποιούν. Δείτε πόσα οι χρήστες εξακολουθούν να χρησιμοποιούν το Lotus Notes για ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και όχι πολλά άλλα. Και επειδή οι περισσότεροι από εμάς είναι άνετοι με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, το χρησιμοποιούν σαν σύστημα μεταφοράς δεν είναι όλοι αυτό το φόρο. Μέχρι να έρθει η ημέρα όταν τρία άτομα εργάζονται στο ίδιο λογιστικό φύλλο ή βάση δεδομένων και δημιουργούν αντικρουόμενες αλλαγές.

Τρίτον, η οικοδόμηση των σωστών εφαρμογών συνεργασίας απαιτεί κάποια ικανότητα και κατανόηση του τρόπου και του είδους των δεδομένων. Πόσα άτομα πρόκειται να προσθέσουν / αλλάξουν αρχεία στη βάση δεδομένων σας; Πόσα απλά θέλουν να κάνουν ερωτήματα και αναφορές; Πώς μπορείτε να αποφύγετε παράλληλες ενημερώσεις σε σύγκρουση; Επομένως, ποιες είναι οι επιλογές σας, αν δεν θέλετε να στέλνετε ηλεκτρονικά υπολογιστικά φύλλα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου; Έχετε δύο βασικές μεθόδους. Πρώτον, το

χρησιμοποιεί ένα από τα πολλά προγράμματα βάσεων δεδομένων που είναι συμβατά με το Internet.

Το Alpha Five διαθέτει μερικά εύκολα διαθέσιμα εργαλεία Web και η τυπική του έκδοση είναι $ 200 ή μπορείτε να αγοράσετε την έκδοση του Filemaker Server για $ 1000. Υπάρχουν πολλά άλλα, αλλά αυτά τα δύο είναι τα πιο εύκολο να εγκατασταθούν και να χρησιμοποιηθούν στο διαδίκτυο. Και για τα δύο προϊόντα θα χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε μια φιλοξενούμενη συσκευή Windows ή Mac στον πάροχο Internet ή άλλου είδους να συνδέσετε το μηχάνημα με το οποίο εκτελείτε τη βάση δεδομένων σας στο Internet. (Το PointInSpace είναι ένας πάροχος που προσφέρει ένα λογαριασμό Filemaker Pro για φιλοξενία $ 40 το μήνα και η ZebraHost προσφέρει Alpha Five φιλοξενία ξεκινώντας από $ 30 το μήνα. Εδώ είναι ένας σύνδεσμος για μια σειρά εκπαιδευτικών βίντεο για το πώς να το κάνετε αυτό με το Alpha Five. θα πρέπει επίσης να μάθουν τη γλώσσα προγραμματισμού τους και να είναι άνετα με τον τρόπο με τον οποίο παράγουν αναφορές. Αυτή η μέθοδος έχει το πλεονέκτημα ότι τρέχετε ένα πραγματικό πρόγραμμα βάσης δεδομένων και έχετε την μεγαλύτερη ευελιξία. Αλλά έχει ένα υψηλό κόστος εισόδου όσον αφορά τις δεξιότητες και μπορεί να είναι περισσότερο από ό, τι θέλετε να αντιμετωπίσετε. Εδώ είναι ένα παράδειγμα μιας από τις οθόνες που σας δείχνει το είδος του προγραμματισμού που πρέπει να καταλάβετε για το Alpha Five: Εάν οι δεξιότητες που απαιτούνται σε οποιαδήποτε από αυτές είναι αποθαρρυντικές, πιθανότατα θα καταλήξετε στη δεύτερη μέθοδο, η οποία είναι να χρησιμοποιήσετε μία από τις εταιρείες υπηρεσιών ιστού που είναι προσανατολισμένες στην κοινή χρήση υπολογιστικών φύλλων και δεδομένων πίνακα. Ενώ τα Έγγραφα Google επιτρέπουν στους χρήστες να συνεργάζονται σε επίπεδο αρχείου, αυτό που πραγματικά θέλουμε είναι κάτι πιο περίπλοκο και που μπορεί να αναγνωρίσει τα μεμονωμένα αρχεία. Υπάρχουν τουλάχιστον τέσσερις υπηρεσίες που έχω διαπιστώσει ότι το κάνουν αυτό:

• TrackVia, $ 10 το μήνα ανά χρήστη

• DabbleDB, $ 8 το μήνα ανά χρήστη

• Intuit's QuickBase $ 250 το μήνα για 10 χρήστες < > • Blist.com, $ 10 ανά μήνα ανά χρήστη και $ 30 ανά μήνα για ένα λογαριασμό διαχειριστή

Με όλα αυτά, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν λογαριασμό και να ανεβάσετε το υπολογιστικό φύλλο σας σε περίπου πέντε λεπτά. Εάν η πρώτη γραμμή στο υπολογιστικό φύλλο περιέχει τα ονόματα πεδίων σας, είστε έτοιμοι. Μπορείτε εύκολα να ταξινομήσετε οποιαδήποτε στήλη γρήγορα κάνοντας κλικ στα εικονίδια βέλους. Μπορείτε να εντοπίσετε γρήγορα διπλότυπα αρχεία, να δημιουργήσετε ένα πρότυπο συγχώνευσης αλληλογραφίας και φόρμες για την τοποθεσία σας στο Web, όλα με μερικά μόνο κλικ του ποντικιού.

Οι προσαρμοσμένες αναφορές είναι απλές και, επιπλέον, μπορούν να διανεμηθούν μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στους συνεργάτες σας με καθορισμένο χρονοδιάγραμμα. Η προσθήκη διαφορετικών συνεργατών με διάφορα διακριτά δικαιώματα είναι πολύ απλή και σε περίπου 30 λεπτά μπορείτε να δημιουργήσετε ένα project και να συνεργαστείτε με την ομάδα σας. Τα καλά νέα είναι ότι δεν χρειάζεται να είστε προγραμματιστής ή ακόμα και να ενεργείτε σαν ένα. Επίσης, δεν χρειάζεται να πληρώνετε για τα τέλη φιλοξενίας (που συμπεριλαμβάνονται ως μέρος της υπηρεσίας) και το μόνο που χρειάζεστε είναι ο περιηγητής σας στο διαδίκτυο να έχετε πρόσβαση στα δεδομένα σας.

Για να έχετε μια αίσθηση για ό, τι αφορά και οι τέσσερις υπηρεσίες επιτρέψτε σας να ξεκινήσετε με δωρεάν λογαριασμούς. Στην περίπτωση του TrackVia, έχετε 14 ημέρες πριν να τους δώσετε την πιστωτική σας κάρτα και στην περίπτωση του dabbleDB μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον δωρεάν λογαριασμό για πάντα, υπό την προϋπόθεση ότι δεν σας πειράζει ότι τα δεδομένα σας θα είναι δημόσια. Με το blist, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον λογαριασμό τους για τους καταναλωτές δωρεάν για πάντα, αλλά σας περιορίζει σε βάσεις δεδομένων μικρότερες από 100 MB. Το QuickBase σας δίνει μια δωρεάν δοκιμή διάρκειας 30 ημερών και τη δυνατότητα να μοιραστείτε με έως και 10 άτομα, οπότε αν ψάχνετε κάτι για να υποστηρίξετε μόνο λίγους συνεργάτες που θα είναι πολύ ακριβοί

Καθεμία από τις τέσσερις υπηρεσίες διαφέρει με όρους πώς μπορούν να εισάγουν δεδομένα στη βάση δεδομένων σας, ποια είδη αναφορών είναι διαθέσιμα και πόσες διαφορετικές βάσεις δεδομένων και αποθήκευσης επιτρέπονται ανά λογαριασμό. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο είναι καλύτερο να δοκιμάσετε το καθένα έξω και να δούμε τι κάνει πιο νόημα για το στυλ εργασίας σας και πρέπει να έχετε τα χαρακτηριστικά και πόσο μακριά μπορείτε πραγματικά να πάρετε χωρίς να γνωρίζετε κανένα πραγματικό HTML

Ας ρίξουμε μια ματιά στο πώς εισάγετε τα δεδομένα σας στο TrackVia ως παράδειγμα. Όταν δημιουργείτε μια νέα βάση δεδομένων, παρουσιάζονται τρεις επιλογές, όπως βλέπετε στην παρακάτω οθόνη:

Μπορείτε να ανεβάσετε ένα υπολογιστικό φύλλο και αν κάνετε κλικ στον σύνδεσμο "δείτε συμβουλές" και θα δείτε μια λίστα με προειδοποιήσεις και οδηγίες για το πώς να το κάνετε αυτό. Αν έχετε τα δεδομένα σας σε ένα αρχείο CSV, πρώτα πρέπει να τα εισαγάγετε στο Excel πριν λάβετε τα δεδομένα στο TrackVia. Ορισμένες από τις άλλες υπηρεσίες σάς επιτρέπουν να εισάγετε απευθείας αρχεία CSV ή να κόψετε και επικολλήσετε δεδομένα από την επιφάνεια εργασίας σας ή από μια τοποθεσία Web. Έχετε επίσης την επιλογή να ξεκινήσετε με ένα πρότυπο δείγμα βάσης δεδομένων και το TrackVia προσφέρει περισσότερες από δώδεκα διαφορετικές. Ας υποθέσουμε ότι επιλέγετε το πρότυπο Επαφές. Στη συνέχεια, μπορείτε να προσθέσετε κάθε εγγραφή επαφής μία φορά τη φορά χρησιμοποιώντας μια τυποποιημένη φόρμα Web ή να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο εισαγωγής και να εισάγετε αυτό το υπολογιστικό φύλλο.

Το TrackVia έχει επίσης μια ενδιαφέρουσα επιλογή για την παρακολούθηση ειδικών εισερχομένων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα συλλέγουν νέες εγγραφές βάσεων δεδομένων και δημοσιεύστε αυτόματα τις πληροφορίες. Εάν μεταβείτε στο εργαλείο συλλογής μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα δείτε μια σειρά οθονών, συμπεριλαμβανομένης της παρακάτω, την οποία μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να ορίσετε τη λειτουργία αυτή. Μπορείτε να έχετε τα μηνύματά σας να δημιουργούν νέες εγγραφές ή να ενημερώνουν τις υπάρχουσες εγγραφές

Καλή τύχη με την κοινή χρήση των βάσεων δεδομένων και των υπολογιστικών φύλλων σας!