Πώς να δημιουργήσετε και να χρησιμοποιήσετε μια λίστα διανομής σε ms προοπτική

Έχετε ομάδες επαφών στις οποίες συνεχίζετε να στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και αιτήσεις συσκέψεων; Και επαναλαμβάνετε κάθε διεύθυνση αλληλογραφίας κάθε φορά που το επιθυμείτε; Τώρα, εάν χρησιμοποιείτε το MS Outlook ως πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και εξακολουθείτε να κάνετε το ίδιο πράγμα, λείπει κάτι πραγματικά δροσερό.

Το Outlook σάς επιτρέπει να δημιουργείτε λίστες διανομής που δεν είναι παρά υποσύνολα των επαφών σας ή προσαρμοσμένων ομάδων όπως μπορείτε να καλέσετε. Έτσι, την επόμενη φορά που έχετε μια ομάδα ανθρώπων για να στείλετε συχνά μηνύματα, δημιουργήστε μια λίστα διανομής όπως αυτή που εξηγείται παρακάτω.

Βήματα για τη δημιουργία λίστας διανομής

Πριν ξεκινήσετε, συνιστώ (και υποθέστε) ότι έχετε ήδη προσθέσει τις περισσότερες επαφές στη λίστα επαφών σας. Αυτό απλά κάνει τα πράγματα ευκολότερα για εσάς.

Βήμα 1: Κάντε κλικ στην καρτέλα Επαφές στο κάτω μέρος του αριστερού παραθύρου. Τώρα, πατήστε την καρτέλα Ενέργειες στην κορδέλα και ακολουθήστε τη Νέα λίστα διανομής. Οι λάτρεις του πληκτρολογίου μπορούν να βρουν Ctrl + Shift + L ως καλύτερη επιλογή.

Βήμα 2: Εμφανίζεται ένα νέο παράθυρο με την καρτέλα Λίστα διανομής στο highlight. Δώστε ένα όνομα στην ομάδα σας και προσθέστε μέλη σε αυτήν από την επιλογή Μέλη κάτω από την ενότητα Μέλη.

Βήμα 3: Κάντε διπλό κλικ στα ονόματα που θέλετε να προσθέσετε ή επιλέξτε τα και κάντε κλικ στο κουμπί Μέλη.

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το εικονίδιο Προσθήκη νέου για να προσθέσετε μέλη που δεν βρίσκονται στη λίστα επαφών σας. Η ενημέρωση και η κατάργηση των επαφών είναι συμπληρωματικές επιλογές.

Βήμα 4: Μόλις προσθέσετε μέλη θα επιστρέψετε στο παράθυρο στο Βήμα 2. Κάντε κλικ στο Save & Close για να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε την πρώτη σας λίστα διανομής.

Ρίξτε μια ματιά στην παραπάνω εικόνα. Δημιούργησα τη λίστα μου για μερικά μέλη του και αυτό είναι το όνομα που χρησιμοποιώ για να ομαδοποιήσω όλα τα μηνύματα.

Σημείωση: Μπορείτε πάντα να επεξεργαστείτε τη λίστα με πλοήγηση στις Επαφές> Επιλογή ομάδας και ακολουθώντας τα βήματα 2 έως 4 ή όπως σας φαίνεται κατάλληλο.

Πώς να χρησιμοποιήσετε μια λίστα διανομής;

Ξεκινήστε με ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Δημιουργήστε το μήνυμά σας και στο πεδίο Για να εισάγετε το όνομα που δώσατε στην ομάδα σας. Στην περίπτωσή μου είναι Guiding-Tech. Ένα όνομα πληκτρολογείται θα δείτε ότι γίνεται έντονη και υπογραμμισμένη υποδεικνύοντας ότι το Outlook έχει αναγνωρίσει τη διεύθυνση. Αν δεν συμβαίνει, δοκιμάστε να κάνετε Ctrl + K. Εάν εξακολουθεί να μην υπάρχει, έχετε βουλώσει τη διαδικασία και ίσως χρειαστεί να επιστρέψετε στο Βήμα 1.

Κάνοντας κλικ στο σύμβολο + θα διαχωριστεί το όνομα της λίστας σε μεμονωμένες διευθύνσεις αλληλογραφίας (χρήσιμες αν θέλετε να καταργήσετε κάποιες φορές εξαιρέσεις).

συμπέρασμα

Τα πράγματα δεν μπορούν να πάρουν απλούστερα αυτό, αν θέλετε να στείλετε μηνύματα ομάδας κάθε τόσο. Μπορείτε να δημιουργήσετε όσες λίστες θέλετε και να τις χρησιμοποιήσετε για την ευελιξία σας. Μια λίστα μπορεί να ληφθεί ως υπερσύνολο ή υποσύνολο άλλου. Πολλά περισσότερα για να καταλάβετε και θα το κάνετε, μόλις αρχίσετε να εξερευνάτε το χαρακτηριστικό.