Ηλεκτρονικές υπογραφές: Ο πλήρης οδηγός για την υπογραφή χαρτιού

Τα καλύτερα σχεδιασμένα σχέδια σας για να πάτε χωρίς χαρτί έρχονται σε ένα σφύριγμα σταμάτημα όταν πρέπει να πάρετε την υπογραφή κάποιου σε ένα έγγραφο. Αυτή η διαδικασία συνήθως περιλαμβάνει την εκτύπωση του εγγράφου, την υπογραφή του, την αποστολή με φαξ στο άλλο μέρος και την αναμονή για εκτύπωση, υπογραφή και αποστολή με φαξ, όπου εκτυπώνεται για τρίτη φορά και αρχειοθετείται για πάντα. > Είναι ένα αρχαιότερο σχήμα. Είναι απασχολημένη δουλειά. Αλλά

είναι ένας καλύτερος τρόπος. Τα προγράμματα ηλεκτρονικής υπογραφής έχουν γίνει μεγάλη επιχείρηση. Στην πραγματικότητα, ο τομέας των ηλεκτρονικών υπογραφών βρίσκεται σε καλό δρόμο να αναπτυχθεί βόρεια των 5 δισεκατομμυρίων δολαρίων μέχρι το τέλος της δεκαετίας, σύμφωνα με την CMO της DocuSign Dustin Grosse. Τα εργαλεία ηλεκτρονικής υπογραφής αντιπροσωπεύουν μια υψηλής τεχνολογίας και πολύ αναγκαία απάντηση στην τεράστια αναποτελεσματικότητα της αντιμετώπισης των φυσικών υπογραφών.

Ενώ τα συστήματα διαφέρουν από πάροχο σε πάροχο, η γενική ιδέα πίσω από αυτές είναι η ίδια. Μπορείτε να ανεβάσετε ένα έγγραφο - Word, PDF ή ακόμα και ένα αρχείο εικόνας - σε μια ηλεκτρονική υπηρεσία και, στη συνέχεια, να το επισημάνετε με ειδικούς σχολιασμούς όπου τελικά πρέπει να πάτε για υπογραφές. Η υπηρεσία στέλνει αυτό το σημαδεμένο αρχείο στους συγκεκριμένους παραλήπτες σας, οι οποίοι στη συνέχεια "υπογράφουν" με μερικά κλικ, είτε με γραμματοσειρές γραμμών αποθεμάτων είτε με scrawl που σχεδιάζουν χρησιμοποιώντας το ποντίκι τους (ή ένα δάχτυλο, χρησιμοποιώντας ένα tablet). Όταν τελειώσετε, το υπογεγραμμένο αρχείο σάς στέλνει πίσω, η αποστολή ολοκληρώνεται.

Οι χρήστες υπογράφουν ηλεκτρονικά συμβόλαια με μεγάλη επιτυχία. Η EchoSign λέει ότι επεξεργάζεται τώρα 1,5 εκατομμύρια έγγραφα το μήνα και ο αριθμός αυτός ανεβαίνει.

Είναι πραγματικά νόμιμο;

Είναι σίγουρο ότι ακούγεται γρήγορα και βολικά - και χτυπάει το heck από την αντιμετώπιση συστημένου μηνύματος, αλλά οι ηλεκτρονικές συμβάσεις είναι νόμιμες; Θα κρατηθούν στο δικαστήριο με τον ίδιο τρόπο που θα χρωματίσει μελάνι; Ως επί το πλείστον, αν είστε επιχείρηση που δημιουργεί ψηφιακά έγγραφα που πρόκειται να υπογραφούν ή ένας υποψήφιος που τα υπογράφει με ένα κλικ του ποντικιού, η απάντηση είναι οριστική ναι.

Η εγκατάσταση του EchoSign μπορεί να καταγράψει την πραγματική σας υπογραφή είτε με ένα ποντίκι ή μια γραφίδα.

Η αμερικανική κυβέρνηση έλαβε πράγματι το μεγαλύτερο βήμα για την επίλυση των νομικών ζητημάτων των ηλεκτρονικών υπογραφών από το 2000 με τον νόμο ESIGN, ο οποίος έδινε στις ηλεκτρονικές υπογραφές το ίδιο νόμιμο βάρος με τις χειρόγραφες. Το δίκαιο του κράτους, ως επί το πλείστον, ακολούθησε το παράδειγμα της αναγνώρισης της εγκυρότητάς τους.

Όπως σημειώνει ο δικηγόρος της Louisiana Andrew Legrand, στο κράτος αυτό "για να συνιστά ηλεκτρονική υπογραφή, το ηλεκτρονικό σήμα πρέπει να είναι 1) 2) την πρόθεση να υπογράψει την εγγραφή, δεν είναι πολύ διαφορετική από μια χειρόγραφη υπογραφή, ουσιαστικά δεν είναι το πραγματικό σημάδι αλλά το νόημα πίσω από το σήμα που είναι σημαντικό. "

Είναι οι ηλεκτρονικές υπογραφές αρκετά καλές για τα πάντα; Σχεδόν. Ο κ. Legrand λέει: "Τα μόνα έγγραφα που κρατάω πρωτότυπα είναι διαθήκες και γραπτές σημειώσεις, αυτά είναι τα μόνα δύο έγγραφα που θα ανησυχούσα μόνο για ψηφιακά αντίγραφα, είναι πολύ σημαντικά."

Πόσο σοβαρά τα δικαστήρια να λαμβάνουν ηλεκτρονικές υπογραφές; Λέει η Legrand, "Είναι σημαντικό να αναγνωρίσουμε ότι οι ομοσπονδιακοί δικαστές χρησιμοποιούν ψηφιακές υπογραφές σε όλες τις παραγγελίες τους.Όπως ίσως ή δεν μπορεί να γνωρίζετε, αυτά τα δικαστήρια είναι χωρίς χαρτί. Όταν ένας δικαστής« υπογράφει »μια εντολή, χρησιμοποιούν λογισμικό PDF για να τοποθετήσουν ένα ηλεκτρονικό "Τα ομοσπονδιακά δικαστήρια θα χρησιμοποιούσαν ηλεκτρονικές υπογραφές εάν θεωρούσαν ότι είχαν λιγότερη βαρύτητα από μια χειρόγραφη υπογραφή;"

Πράγματι, τα περισσότερα δικαστήρια υποστήριξαν ότι με τις αποφάσεις ότι οι ηλεκτρονικές υπογραφές είναι ακριβώς όπως

Όμως, ποιος κάνει την υπογραφή;

Η ρύθμιση του DocuSign

Εκτός από μερικά βασικά νομικά έγγραφα - αν τελειώνετε την προπώλησή σας, πιθανότατα θα θέλετε να γίνει σε χαρτί οι συμβάσεις μπορούν να αντιμετωπιστούν με ασφάλεια με ηλεκτρονικά μέσα. Η εξαίρεση είναι οτιδήποτε απαιτεί την επικύρωση.

Πράγματι, μια υπογραφή δεν είναι μόνο ένα σημάδι που λέει ότι συμφωνείτε με τους όρους μιας σύμβασης ή μιας χρηματοοικονομικής συναλλαγής. Χρησιμεύει επίσης για την επαλήθευση της ταυτότητάς σας - γι 'αυτό πρέπει να υπογράψετε έσοδα από πιστωτικές κάρτες. Αλλά σε πολλές από αυτές τις περιπτώσεις, η ταυτότητα δεν είναι πραγματικά τόσο μεγάλη για μια συμφωνία. Σε περιπτώσεις όπου πρόκειται για σημαντικές οικονομικές συναλλαγές, επιχειρηματικές συναλλαγές ή νομικές υποθέσεις, απαιτείται ένας συμβολαιογράφος για να βεβαιωθείτε ότι εσείς, το πρόσωπο που υπογράφει το έγγραφο, είναι στην πραγματικότητα αυτό που ισχυρίζεστε ότι είναι.

Αυτό είναι ένα πρόβλημα με την ηλεκτρονική υπογραφή. Μέχρι σήμερα, οι υπηρεσίες ηλεκτρονικής υπογραφής δεν έφεραν μεγάλη εναλλακτική λύση στον συμβολαιογράφο, η οποία παραμένει μια αρχαϊκή και χρονοβόρα επιστροφή, η οποία πιθανότατα θα είναι μαζί μας εδώ και δεκαετίες. Προς το παρόν, σε πολλές συναλλαγές υψηλού δολαρίου, οι ηλεκτρονικές υπογραφές συνυπάρχουν πλέον με φυσικές - και σε ορισμένες περιπτώσεις θα διαπιστώσετε ότι πρέπει να υπογράψετε ένα έγγραφο και με τους δύο τρόπους. Δοκιμάστε να πάρετε μια νέα υποθήκη υποθήκης και θα δείτε τι εννοώ

Επιλογές ηλεκτρονικής υπογραφής

Το DocuSign σάς επιτρέπει να επιλέξετε την υπογραφή που θα χρησιμοποιήσετε.

Οι ηλεκτρονικές υπογραφές βρίσκουν ένα σπίτι σε όλα τα επιχειρηματικά έγγραφα. Από τις απλές συμβάσεις παροχής υπηρεσιών έως τις πολύπλοκες συναλλαγές σε ακίνητα, τα ηλεκτρονικά υπογεγραμμένα έγγραφα καθίστανται πλέον τυπικές διαδικασίες λειτουργίας.

Η Cheronn Collins, η οποία εκμεταλλεύεται εταιρεία ενοικίασης φωτογραφιών στην Ουάσινγκτον, δηλώνει ότι έχει χρησιμοποιήσει ηλεκτρονικές συμφωνίες για να κλείσει 30 επιπλέον ενοίκια ημερομηνία. "Μέχρι στιγμής," λέει, "δεν έχω λάβει καμία αρνητική ανατροφοδότηση από τους πελάτες μου."

Αν έχετε ένα έγγραφο που χρειάζεται υπογραφή, δεν χρειάζεται να το πετάξετε μόνοι σας. Ενώ τεχνικά μπορείτε να στείλετε σε κάποιον ένα αρχείο PDF ή Word και να του ζητήσετε να τον σχολιάσει με μια υπογραφή που έχει σχεδιαστεί από το ποντίκι, μπορεί να είναι νόμιμη, αλλά είναι ένας παραπλανητικός τρόπος για να ολοκληρώσετε τη δουλειά.

Μια ποικιλία υπηρεσιών βασισμένων σε cloud έχουν βρεθεί για να σας βοηθήσουν να επωφεληθείτε από την άνοδο της ηλεκτρονικής υπογραφής, καθιστώντας την όλη διαδικασία απλή και προσθέτοντας πρόσθετα χαρακτηριστικά που διευκολύνουν τη διαχείριση συμβάσεων και είναι εντελώς online. Πολλές υπηρεσίες προσφέρουν ακόμα και εφαρμογές για κινητά που επιτρέπουν στους παραλήπτες να υπογράφουν με το δάκτυλό τους στο smartphone ή το tablet τους (ιδιαίτερα βολικό για προσωπικές συναλλαγές). Η τιμολόγηση μπορεί να μοιάζει σαν να είναι παντού, αλλά οι περισσότερες από αυτές τις υπηρεσίες προσφέρουν ένα σχέδιο $ 20 ανά χρήστη ανά μήνα το οποίο σχεδιάστηκε για να καλύψει τις μικρές επιχειρήσεις. Μια βασική δωρεάν δοκιμή πέντε ημερών για να αποκτήσετε έναν ξεχωριστό χρήστη είναι επίσης ο κανόνας

Εδώ είναι οι κύριοι παίκτες στην ηλεκτρονική υπογραφή και εδώ δουλεύουν τα εργαλεία τους.

DocuSign

Docusign

Μεγάλος πάροχος υπηρεσιών στον κλάδο των ακινήτων, το DocuSign που υποστηρίζεται από την Google είναι μια απλή και λειτουργική υπηρεσία που κάθε επιχείρηση πρέπει να βρει απλή. Μεταφορτώστε αρχεία στο DocuSign (το DocuSign βάζει τα αρχεία σας σε "φακέλους" που μπορείτε να στείλετε ως ομάδα) και, στη συνέχεια, σύρετε και αποθέστε πλαίσια υπογραφής στα έγγραφα όπου θέλετε αυτά τα αυτόγραφα. Το DocuSign στη συνέχεια αποστέλλει τα έγγραφα στους αποδέκτες που καθορίζετε. Μπορείτε επίσης να ορίσετε υπενθυμίσεις που θα προωθούν τους παραλήπτες σας στο e-eign και θα θέτουν τα έγγραφα να λήγουν εάν δεν έχουν υπογραφεί έγκαιρα. Ένας πίνακας ελέγχου σας επιτρέπει να παρακολουθείτε όλες τις εκκρεμείς και ολοκληρωμένες συμβάσεις σας. Οι εκδόσεις tablet και iOS και Windows 8 είναι διαθέσιμες. Τα σχέδια κυμαίνονται από δωρεάν (πολύ βασική υπηρεσία) έως $ 20 ανά χρήστη ανά μήνα.

EchoSign

Επιλογές υπογραφής σε EchoSign

Η EchoSign αποκτά και λειτουργεί πολύ όπως το DocuSign και είναι συγκρίσιμο με αυτό με τους περισσότερους τρόπους. Μπορείτε να ανεβάσετε έγγραφα, να ορίσετε τοποθεσίες υπογραφής (ή απλά να ορίσετε μία υπογραφή στο τέλος) και να στείλετε συμβάσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ένας απλός πίνακας εργαλείων σάς επιτρέπει να παρακολουθείτε την κατάσταση όλων των εξερχόμενων και εισερχόμενων συμβάσεων.

Μερικά ενδιαφέροντα χαρακτηριστικά στο EchoSign περιλαμβάνουν τη δυνατότητα ενσωμάτωσης των υπογραφών με φαξ για παραλήπτες που προτιμούν να υπογράφουν με το χέρι και ένα επιπλέον επίπεδο επαλήθευσης που σας επιτρέπει να ζητήσετε από τον παραλήπτη να εισάγει έναν κωδικό πρόσβασης που παρέχετε ή άλλα προσωπικά στοιχεία, όπως τα τελευταία τέσσερα ψηφία του αριθμού κοινωνικής ασφάλισης. Φυσικά, η ενσωμάτωση με διάφορα προϊόντα της Adobe καθιστά αυτή την ελκυστική επιλογή για καταστήματα με κεντρική σελίδα PDF. Οι εκδόσεις tablet και iOS και Windows 8 είναι διαθέσιμες. Τα σχέδια κυμαίνονται από δωρεάν (πολύ βασική υπηρεσία) έως $ 399 ανά μήνα.

Sertifi

Αυτή η κάπως απλούστερη υπηρεσία δεν είναι τόσο όμορφη, αλλά ο Sertifi έχει τα περισσότερα από τα βασικά χαρακτηριστικά που χρειάζεστε σε ένα σύστημα ηλεκτρονικής υπογραφής, αν οι δύο μεγάλοι παίκτες δεν είναι στη διάθεσή σας. Τα έγγραφα μπορούν να υπογραφούν πλήρως ηλεκτρονικά ή να εκτυπωθούν, να υπογραφούν και να αποσταλούν με φαξ. Δεν θα βρείτε εδώ φτηνές πινακίδες, αλλά αρχεία μπορούν ακόμα να εντοπιστούν μέσω του Sertifi και αρχειοθετούνται στον ιστότοπο. Τα σχέδια κυμαίνονται από δωρεάν (πολύ βασική υπηρεσία) έως 199 δολάρια το μήνα.

RightSignature

Σημειώνεται ότι είναι κάπως φθηνότερη εναλλακτική λύση από τα παραπάνω ($ 14 το μήνα παίρνει απεριόριστη αποστολή για έναν χρήστη αντί για τα συνηθισμένα $ 20) έχει όλα τα χαρακτηριστικά των ακριβότερων ομολόγων της, επιτρέποντάς σας να ορίσετε τοποθεσίες πεδίου για υπογραφές, αρχικά και ημερομηνίες για σύνθετες συμβάσεις και να καθορίσετε πότε λήγουν τα συμβόλαια-αν και όλες οι υπογραφές πρέπει να συντάσσονται με το χέρι αντί να δακτυλογραφούν.

Το RightSignature περιλαμβάνει επίσης ένας οικοδόμος online φόρμας, ο οποίος επιτρέπει στους παραλήπτες να συμπληρώσουν λεπτομερέστερες πληροφορίες σχετικά με τις συμβάσεις (αριθμός τηλεφώνου, διεύθυνση κ.λπ.), εύχρηστο αν θέλετε να χρησιμοποιήσετε την υπηρεσία ηλεκτρονικής υπογραφής σας για να δημιουργήσετε πολλά έγγραφα που χρειάζονται υπογραφές, συμφωνίες ένταξης για γυμναστήριο ή απαλλαγές από την ενοικίαση. Περιλαμβάνεται πίνακας ελέγχου. Υπάρχει διαθέσιμη μια έκδοση iOS. Τα σχέδια κυμαίνονται από δωρεάν (πολύ βασική υπηρεσία) έως $ 49 το μήνα (απεριόριστη υπηρεσία για 10 αποστολείς).