Δημιουργήστε εξαιρετικά γραφικά για επιχειρήσεις χωρίς Excel

Φυσικά, δεν είμαστε όλοι οι ειδικοί του Excel και μερικές φορές τα χαρακτηριστικά η πλήρης εφαρμογή του λογισμικού υπολογιστικών φύλλων απλά μπλέκεται όταν προσπαθείτε να δημιουργήσετε ένα έξυπνο, εύχρηστο οπτικό βοήθημα για τα πολύπλοκα δεδομένα σας. Με ένα εργαλείο απεικόνισης δεδομένων για ένα μόνο σκοπό, όπως το LogiXML VizLytics, μπορείτε να παραλείψετε όλα τα μαθηματικά και να κατεβάσετε τις φωτογραφίες σας.

(Για περισσότερους σπουδαίους βοηθούς παρουσίασης, ελέγξτε τα "Top 5 Business Presentation Files" της PC World.

[Περαιτέρω ανάγνωση: Οι καλύτερες υπηρεσίες τηλεοπτικής ροής]

Ένα Ελεύθερο Εργαλείο Οπτικοποίησης

Η VizLytics είναι μια δωρεάν υπηρεσία, που βρίσκεται σήμερα σε beta, που σας επιτρέπει να δημιουργείτε γραφήματα και να τα μοιράζεστε με άλλους. Μπορείτε να φέρετε και να ζαρίσετε τα δεδομένα με διαφορετικούς τρόπους και στη συνέχεια να απεικονίσετε τα αποτελέσματα για να βοηθήσετε όλους να κάνουν καλύτερες επιχειρηματικές αποφάσεις.

Η εγγραφή για δωρεάν λογαριασμό VizLytics είναι γρήγορη και εύκολη. Τα σύνολα δεδομένων δείγματος σας επιτρέπουν να βάλετε το VizLytics μέσω των βημάτων του για να δείτε τι προσφέρει. Μπορείτε να εμφανίσετε γραφήματα γραμμών και πίτας ή έναν αριθμητικό πίνακα και έχετε επίσης επιλογές για να προσαρμόσετε τη διάταξη και να αποκρύψετε ή να προβάλετε στήλες.

Σε αντίθεση με το Microsoft Excel, το VizLytics δεν σας βοηθά να δημιουργείτε ή να οργανώνετε τα πρωτογενή σας δεδομένα. Αντιθέτως, εισάγετε τα δεδομένα σας στο VizLytics από ένα βιβλίο εργασίας του Excel, από ένα φύλλο εργασίας του Google, από ένα αρχείο CSV ή από την υπηρεσία διαχείρισης πελατειακών σχέσεων Salesforce.com.

Μετά την εισαγωγή των δεδομένων σας, μπορείτε να δημιουργήσετε το στυλ γραφήματος που θέλετε. Μου αρέσει ο τρόπος που η VizLytics σάς επιτρέπει να μεταφέρετε και να ρίχνετε διαφορετικά οπτικά στυλ, όπως γραφήματα γραμμής και γραμμών, για να δείτε πώς φαίνονται. Αν δεν θέλετε να εμφανίσετε όλα τα δεδομένα σε μια προβολή, μπορείτε να επιλέξετε μόνο τις στήλες που χρειάζεστε.

Αφού είστε ικανοποιημένοι με τα αποτελέσματα, μπορείτε να προσκαλέσετε άλλα άτομα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να δείτε το γράφημά σας και να προσθέσετε σχόλια, αν το επιλέξουν.

Στο μέλλον, η VizLytics θα επιτρέψει την εισαγωγή δεδομένων από άλλες πηγές, όπως το QuickBooks, το λογισμικό λογιστικής μικρής επιχείρησης της Intuit. Μια πληρωμένη έκδοση της υπηρεσίας, που προβλέπεται να κυκλοφορήσει φέτος, θα προσθέσει υποστήριξη για ομάδες εργασίας.

Οι επιλογές γραφικών που προσφέρει η VizLytics μπορεί να είναι υπερβολικά απλοϊκές για ορισμένους χρήστες. Αν ένα γράφημα δεν λειτουργεί για τις ανάγκες σας, μπορεί να είναι καλύτερα να το εγκαταλείψετε και να ξεκινήσετε πάλι με διαφορετική μορφή. Για παράδειγμα, μπορείτε να δοκιμάσετε ένα γράφημα γραμμής και όχι ένα διάγραμμα ράβδων.

Μια άλλη ηλεκτρονική υπηρεσία που έψαξα τον περασμένο Απρίλιο, το EditGrid, προσφέρει περισσότερες επιλογές γραφικών φύλλων. Το EditGrid είναι ιδιαίτερα ισχυρό αν θέλετε να εμφανίσετε οικονομικά δεδομένα προερχόμενα από άλλες ηλεκτρονικές υπηρεσίες, όπως χάρτες τιμών μετοχών και συναλλαγματικές ισοτιμίες. Υποστηρίζει mashups από τα γραφήματα Google, Reuters, Yahoo Finance και άλλες πηγές στο διαδίκτυο.

Δημιουργία διαγραμμάτων: Τα καλά, τα κακά και τα άσχημα

Τα διαγράμματα δεν είναι πάντα το καλύτερο εργαλείο για να βοηθήσετε τους συναδέλφους να κατανοήσουν καλύτερα τους πίνακες δεδομένων. Μερικές φορές μια απλή γραπτή ανάλυση για να εξηγήσετε ένα βασικό σημείο που αποκαλύπτεται στους αριθμούς είναι το μόνο που χρειάζεστε και άλλες φορές το ακροατήριό σας θέλει μόνο να δει μερικούς αριθμούς.

Οι κακοί χάρτες μπορούν να παραπλανήσουν ή να δυσκολέψουν το κοινό να καταλάβει δεδομένα. Βρίσκω ότι τα διαγράμματα πίτας είναι ιδιαίτερα ευαίσθητα στην κακή χρήση, ιδιαίτερα όταν εμφανίζουν άσχετα δεδομένα που προσθέτουν ένα άσκοπο σύνολο.

Ένας από τους καλύτερους τρόπους για να προετοιμάσουμε καλύτερα γραφικά είναι να καταλάβουμε τι λειτουργεί και τι όχι. Εδώ είναι μερικές συμβουλές για να ξεκινήσετε.

Bad Charts, ένας σύντομος ιστότοπος στο βιβλίο

Η Απλή Απλή Ανάλυση Δεδομένων του Gary Klass, παρέχει μια σειρά από παραδείγματα κακής σχεδίασης χαρτών. Ένα διάγραμμα πίτας που δεν προσθέτει έως και 100 τοις εκατό, παραμορφώσεις που δημιουργούνται από περιττά 3D εφέ και γεμάτα γραφήματα που αποκρύπτουν τα αποτελέσματα είναι μόνο μερικά από τα οπτικά εφέ Klass τονίζει ότι θα πρέπει να αποφύγετε στα γραφήματα σας. όπως οι περισσότερες συμβουλές για τη δημιουργία καλύτερων και πιο κατανοητών χαρτών, το ιστολόγιο Charts του Jorge Camoes προσφέρει τις ιδέες του για την οπτικοποίηση δεδομένων.

Τα καλύτερα γραφικά προσφέρουν καλύτερη κατανόηση των αποτελεσμάτων από ότι μπορείτε να πάρετε από μια περιγραφή κειμένου - κάτι που δεν είναι εύκολο να παραχθεί σε ένα τυπικό πρότυπο γραφικών υπολογιστικών φύλλων. Ένα κλασικό είναι ο χάρτης ροής που δημιούργησε ο Charles Minard το 1869 που δείχνει τις απώλειες του στρατού του Ναπολέοντα που υπέστη κατά τη διάρκεια της κακομεταφερόμενης πορείας του στη Μόσχα το 1812. Αναμφισβήτητα το καλύτερο στατιστικό γραφικό που έχει ποτέ τραβηγηθεί, απεικονίζει το μειούμενο μέγεθος του γαλλικού στρατού κατά την πρόοδό του

Ίσως δεν πλησιάζετε τα πρότυπα ενός Minard, αλλά μπορείτε να κάνετε καλά γραφήματα που βοηθούν τους ανθρώπους να κατανοούν τα αριθμητικά αποτελέσματα. Και σε περιόδους όπως αυτές, όταν η κατώτατη γραμμή είναι υπό έλεγχο, η καλύτερη απεικόνιση δεδομένων μπορεί να βοηθήσει στην επίτευξη καλύτερων επιχειρηματικών αποφάσεων.

Ο Richard Morochove είναι σύμβουλος πληροφορικής και συγγραφέας. Στείλτε του ερωτήσεις σχετικά με τη χρήση της τεχνολογίας στις συνδεδεμένες μικρές έως μεσαίες επιχειρήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η PC World ενδέχεται να επεξεργαστεί το ερώτημά σας και δεν μπορεί να εγγυηθεί ότι θα απαντηθούν όλες οι ερωτήσεις.