Ανασκόπηση: Το Adobe Acrobat XI Pro προωθεί την αρχιτεκτονική γραφείου χωρίς χαρτιά. αλλά η εφαρμογή της Adobe για μια ροή εργασίας χωρίς χαρτί μπορεί να μην το κάνει αρκετά εύκολο για τις επιχειρήσεις να αλλάξουν τους τρόπους τους.

Η προεπιλεγμένη διεπαφή του Acrobat XI Pro μοιάζει πολύ με την προηγούμενη έκδοση, αν και τώρα μπορείτε να δημιουργήσετε και να αποθηκεύσετε συνήθη σύνολα εργαλείων, να τα εξαγάγετε και να τα διανείμετε σε μια επιχείρηση. Μπορείτε να κάνετε λήψη προσαρμοσμένων συνόλων εργαλείων που έχουν δημιουργήσει και άλλοι.

Ενώ η έκδοση Pro, η οποία περιέχει όλες τις λειτουργίες του προγράμματος, είναι διαθέσιμη τόσο για Mac όσο και για Windows, η έκδοση Standard, η οποία δεν διαθέτει ορισμένες λειτουργίες υψηλής τεχνολογίας, Η δυνατότητα ψηφιακής υπογραφής εγγράφων δεν είναι καινούργια, αλλά τώρα μπορείτε να ζητήσετε, να λάβετε και να διαχειριστείτε ψηφιακές υπογραφές χρησιμοποιώντας τον ιστότοπο EchoSign που έχει αποκτήσει πρόσφατα η Adobe. Δημιουργήστε το έγγραφό σας στο Acrobat XI Pro, στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Sign (Υπογραφή) και, στη συνέχεια, στο Send for Signature (Αποστολή για υπογραφή). Το Acrobat XI Pro στέλνει το έγγραφο στο EchoSign.com και στη συνέχεια σας κατευθύνει για να ολοκληρώσετε τη συναλλαγή εκεί.

John Hancock εδώ, παρακαλώ: Αφού το Acrobat XI Pro στείλει το έγγραφό σας στο EchoSign, απλά εισάγετε τον παραλήπτη σας, ένα όνομα εγγράφου,, και κάντε κλικ στο κουμπί Αποστολή.

Μπορείτε να στείλετε έως και πέντε έγγραφα το μήνα με δωρεάν λογαριασμό EchoSign ή μπορείτε να επιλέξετε τύπους λογαριασμών που επιτρέπουν μεγαλύτερο αριθμό χρηστών και πρόσθετες λειτουργίες - για παράδειγμα, εταιρική επωνυμία σε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας - κόστος που κυμαίνεται από $ 15 ανά μήνα έως $ 400 το μήνα.

Εάν είστε ήδη συνδεδεμένοι στο EchoSign, απλά εισάγετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του παραλήπτη σας, επιλέξτε μερικές επιλογές (στείλτε το μήνυμα ηλεκτρονικά σε εσάς ή στείλτε το με φαξ εσείς) και κάντε κλικ στο κουμπί Αποστολή. Τώρα ξεκινά η παρακολούθηση και το ρολόι: Ο ιστότοπος στέλνει το έγγραφο στον παραλήπτη σας και ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε σας αναφέροντας ότι έχει αποσταλεί και στη συνέχεια σας στέλνει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν ο παραλήπτης είτε υπογράφει είτε αρνείται το έγγραφο. Οι παραλήπτες δεν χρειάζεται να έχουν λογαριασμούς EchoSign. πρέπει απλώς να κάνουν κλικ στο σύνδεσμο στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλεται από το σύστημα. Μπορείτε να δείτε πότε στέλνονταν τα έγγραφα και ο μέσος χρόνος που χρειάστηκε για να τα λάβετε πίσω.

Πολλές πινακίδες στον τοίχο: Το EchoSign σας δείχνει έναν πίνακα ελέγχου όπου τα έγγραφα βρίσκονται στη διαδικασία υπογραφής

Το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνει το σύστημα αποστολές περιέχει έναν γενικό σύνδεσμο και έναν σύνδεσμο για χρήστες κινητών συσκευών. Δυστυχώς, ο σύνδεσμος για κινητές συσκευές με πήρε σε μια ιστοσελίδα με μια εικόνα του εγγράφου μου που είχε συμπιεστεί τόσο πολύ που δεν μπορούσα να διαβάσω κανένα κείμενο κορμού, είτε στο smartphone που λειτουργούσε με Android είτε στο tablet μου Google Nexus 7 Android. Η σελίδα περιελάμβανε επίσης συνδέσμους που μου επέτρεψαν να κατεβάσω το αρχικό PDF και το PDF ήταν αρκετά ευανάγνωστο στην κινητή έκδοση του Acrobat Reader, αλλά δεν μπορώ να υπογράψω τα έγγραφά μου εκεί. Έπρεπε να επιστρέψω στην ιστοσελίδα για να υπογράψω το έγγραφο. Μπορείτε να υπογράψετε και να προωθήσετε ψηφιακά τα έγγραφα στην εφαρμογή κινητής τηλεφωνίας EchoSign της Adobe, αλλά είναι διαθέσιμη μόνο για iOS, όχι για Android.

Βγαίνετε από το Acrobat: Αφού ανεβάσετε ένα έγγραφο για υπογραφή στο EchoSign, ολοκληρώσατε το Acrobat XI Pro.

Επιπλέον, δεν χρειάζεστε το Acrobat XI Pro για να χρησιμοποιήσετε το EchoSign. Μπορείτε να ανεβάσετε έγγραφα που δημιουργήθηκαν με το Microsoft Word, παλαιότερες εκδόσεις του Acrobat ή άλλες εφαρμογές στην ιστοσελίδα της EchoSign. Η ενσωμάτωση του Acrobat XI Pro και EchoSign προσθέτει μόνο ελάχιστη ευκολία. δεν μπορείτε να στείλετε κάτι για υπογραφή απευθείας από το Acrobat XI Pro.

Υπογραφή της ζωής μου: Πληκτρολογήστε το όνομά σας σε ένα πλαίσιο υπογραφής του EchoSign και η τοποθεσία το μετατρέπει σε όμορφο σενάριο.

Δημιουργήστε μια γραμμή εδώ

Για την ενίσχυση της δημιουργίας εντύπων του Acrobat, η Adobe υιοθέτησε μια διαφορετική προσέγγιση. Το Acrobat XI Pro συνοδεύεται από το FormsCentral, μια ξεχωριστή εφαρμογή επιφάνειας εργασίας που αλληλεπιδρά με τον ιστότοπο της FormsCentral.com της Adobe. Το FormsCentral.com δεν είναι καινούργιο, αλλά η ενσωμάτωσή του στο Acrobat XI Pro - ή μάλλον η ενσωμάτωσή του στην εφαρμογή FormsCentral - είναι. Το Acrobat έχει εδώ και καιρό δυνατότητες δημιουργίας αστρικών μορφών, αλλά ήταν μόνο για μορφές μέσα στα PDF. τώρα με το FormsCentral, μπορείτε να δημιουργήσετε εξελιγμένες μορφές που βασίζονται στο Web

Μπορείτε να δημιουργήσετε φόρμες με τον παλιομοδίτικο τρόπο διαμονής στο Acrobat XI Pro - αλλά το Adobe σας κατευθύνει προς το FormsCentral. Μπορείτε να επιλέξετε από 50 προ-μορφοποιημένα πρότυπα φόρμας ή μπορείτε να δημιουργήσετε ένα από υπάρχον περιεχόμενο ή από το μηδέν. Μπορείτε, βεβαίως, να προσαρμόσετε οποιοδήποτε από αυτά τα πρότυπα και να τα αποθηκεύσετε ως δικά σας για μελλοντική χρήση και όταν τελειώσετε, μπορείτε να τα δημοσιεύσετε είτε ως PDF είτε ως Web-based φόρμα.

Πλήρως σχηματισμένο: Το πρόγραμμα δημιουργίας φόρμας της FormsCentral είναι εύκολο στη χρήση και δημιουργεί φόρμες PDF ή ιστούς.

Οι προηγούμενες εκδόσεις του Acrobat σας επέτρεψαν να δημιουργήσετε φόρμες που θα αλληλεπιδρούν με το Acrobat.com για να συγκεντρώνετε και να καταγράφετε απαντήσεις φόρμας, αλλά οι φόρμες θα μπορούσαν να είναι μόνο PDF. Με μια φόρμα στο Web, μπορείτε να συνδέσετε τη φόρμα σας στο FormsCentral.com ή να την ενσωματώσετε στη δική σας ιστοσελίδα ή σε μια σελίδα στο Facebook. Μπορείτε να συνδέσετε έναν λογαριασμό PayPal έτσι ώστε να δέχεστε και τις πληρωμές.

Αλλά το πιο ενδιαφέρον τμήμα του FormsCentral είναι τα δεδομένα που λαμβάνετε ξανά. Μπορείτε να ταξινομήσετε και να φιλτράρετε τα αποτελέσματα υποβολής, να προσθέσετε βασικές λειτουργίες που μοιάζουν με το Excel (όπως Sum, Average, Count, Min and Max) και δείτε μια σύντομη συνοπτική αναφορά που συμπληρώνεται με γραφήματα. Μπορείτε να εξάγετε δεδομένα υποβολών σε μορφή Excel ή.csv, ώστε να μπορείτε να τα εισαγάγετε σε ένα πρόγραμμα CRM ή σε άλλη εφαρμογή. Μπορείτε να κάνετε τα πεδία που απαιτούνται, όπως θα περίμενα, και να απαιτήσετε ότι τα πεδία εισαγωγής είναι κείμενο, αριθμοί, νόμισμα, ποσοστά, ημερομηνίες ή διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά αν δεν χρησιμοποιείτε αναπτυσσόμενα μενού, δεν μπορείτε να επιβάλλετε μορφοποίηση (όπως παύλες αντί οι παρενθέσεις σε αριθμούς τηλεφώνου), πράγμα που σημαίνει ότι μπορεί να χρειαστεί να κάνετε κάποια εκκαθάριση δεδομένων προτού την εισαγάγετε σε μια βάση δεδομένων.

Τα αποτελέσματα είναι σε: Το FormsCentral σας δίνει στιγμιαία αποτελέσματα των υποβολών εντύπων

Υπάρχουν και άλλοι τρόποι παραγωγής και να διαχειρίζονται φόρμες με βάση το Web, αλλά οι περισσότερες αν όχι όλες έρχονται σε τιμή. Ορισμένες ενότητες του συστήματος διαχείρισης περιεχομένου του ιστότοπου το προσφέρουν και ορισμένες υπηρεσίες Web - για παράδειγμα, Jotform-προσφέρονται επίσης. Το FormsCentral κοστίζει 15 δολάρια το μήνα για βασική υπηρεσία, η οποία περιλαμβάνει πέντε φόρμες ανά μήνα και μέγιστες 500 απαντήσεις ή 144 δολάρια ετησίως για την υπηρεσία Plus, η οποία επιτρέπει απεριόριστο αριθμό φορμών και μέγιστες 5000 απαντήσεις ανά φόρμα. όπως με το EchoSign, δεν χρειάζεστε το Acrobat XI Pro για να χρησιμοποιήσετε το FormsCentral. Για παράδειγμα, δεν χρειάζεστε την εφαρμογή FormsCentral, επειδή ο ιστότοπος του FormsCentral φαίνεται και λειτουργεί ακριβώς όπως η εφαρμογή.

Επεξεργασία PDF

Αναγνωρίζω ότι συχνά χρησιμοποιώ τις στοιχειώδεις δυνατότητες επεξεργασίας του Acrobat για να τροποποιήσω ένα PDF αντί για σκάψιμο του αρχικού εγγράφου που χρησιμοποίησα για να το δημιουργήσω. Αλλά το Acrobat XI Pro επιτρέπει πολύ μεγαλύτερη δυνατότητα επεξεργασίας, ώστε να μην χρειαστεί να επιστρέψετε σε αυτά τα πρωτότυπα έγγραφα, ακόμη και για σημαντικές αλλαγές.

Ο χειρότερος εφιάλτης του δημιουργικού δημιουργού: Τώρα μπορείτε να πιείτε το κείμενο ή τις εικόνες ενός PDF χωρίς να χρειάζεται να σκάβετε το πρωτότυπο έγγραφο.

Εκτός από την επεξεργασία κειμένου σε μια γραμμή, όπως θα μπορούσατε τώρα, μπορείτε τώρα να προσθέσετε, να μετακινήσετε και να αλλάξετε το μέγεθος των μπλοκ κειμένου και των εικόνων και να αλλάξετε χαρακτηριστικά γραμματοσειρών. Το Acrobat XI Pro δεν διαθέτει όλες τις ακριβείς προσαρμογές κειμένου του InDesign, αλλά έχει κατακόρυφη και οριζόντια απόσταση μεταξύ γραμμών και απόσταση βασικών χαρακτήρων. Μπορείτε να βρείτε και να αντικαταστήσετε κείμενο (αλλά η εφαρμογή δεν θα σας αφήσει να αντικαταστήσετε όλες τις εμφανίσεις σε ένα γύρισμα, πρέπει να κάνετε κλικ στην επιλογή Αντικατάσταση όσες φορές χρειάζεται)

Στα έγγραφα που δημιουργούσα από το Word, οι παράγραφοι έμειναν μαζί, αλλά σε ένα έγγραφο που είχε δημιουργηθεί με το Adobe InDesign, πολλές από τις γραμμές του εγγράφου θεωρήθηκαν ξεχωριστά στοιχεία στο Acrobat XI Pro, οπότε για να αλλάξουμε τη σελίδα, έπρεπε να μετακινήσω και να αλλάξω το μέγεθος κάθε γραμμής. Επιπλέον, εάν μετακινήσετε μια εικόνα ή ένα μπλοκ κειμένου σε ένα σημείο όπου βρίσκεται ένα άλλο στοιχείο, το στοιχείο δεν θα μετακινηθεί. θα αλληλεπικαλύπτονται. Το Acrobat XI Pro έχει μια εντολή Arrange για να μεταφέρει τα στοιχεία προς τα εμπρός ή να τα στείλει προς τα πίσω, αλλά δεν έχει δυνατότητες περιτύλιξης, επομένως πρέπει να αλλάξετε το μέγεθος ή να μετακινήσετε το κείμενο έτσι ώστε να μην σκοτεινιάζει την εικόνα. Το Acrobat XI Pro δεν παρέχει δυνατότητες παρακολούθησης για τις νέες δυνατότητες επεξεργασίας.

Ένας νέος Οδηγός ενέργειας σας βοηθά να δημιουργήσετε τυποποιημένες ομάδες ρυθμίσεων. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις ρυθμίσεις για πολλές διαφορετικές ρυθμίσεις στο Acrobat, συμπεριλαμβανομένης της ασφάλειας. αποθηκεύστε τη δράση στην δεξιά γραμμή εργαλείων του Acrobat XI Pro και, στη συνέχεια, κάθε φορά που κάνετε κλικ στο κουμπί, η εφαρμογή σάς μεταφέρει στις απαιτούμενες ρυθμίσεις. Μπορείτε να εξαγάγετε τις ενέργειες και να τις διανείμετε σε ολόκληρο τον οργανισμό.

Δείτε τι είστε στο PDFing: Το πλαίσιο ανακατασκευασμένων αρχείων Acrobat XI εμφανίζει προεπισκοπήσεις μικρογραφιών των εγγράφων σας και σας επιτρέπει να παραλείψετε σελίδες μέσα σε ένα έγγραφο.

Η συγχώνευση του Acrobat XI Pro οι δυνατότητες έχουν ενισχυθεί επίσης. Τώρα, όχι μόνο μπορείτε να δείτε μια προεπισκόπηση των περισσότερων εγγράφων, μπορείτε να τα αναδιατάξετε σε μια κλιμακωτή προβολή εικονιδίων, να δείτε τι μοιάζει κάθε σελίδα κάθε εγγράφου και μπορείτε να ορίσετε ποιες σελίδες ενός εγγράφου περιλαμβάνονται στο τελικό αρχείο εξαγωγής. Μπορείτε επίσης να μετατρέψετε τα PDF σε επεξεργάσιμες παρουσιάσεις του Microsoft PowerPoint.

Bottom line

Από κοινού, το Adobe Acrobat XI Pro, το EchoSign και το FormsCentral έχουν εντυπωσιακές δυνατότητες, αλλά οι σύνδεσμοι για το EchoSign και το FormsCentral είναι απλά εκείνοι οι σύνδεσμοι. δηλαδή η έκταση της ενσωμάτωσής τους στο Acrobat XI Pro. Είναι ξεχωριστά εξαρτήματα με ελάχιστη ολοκλήρωση και υποψιάζομαι ότι η αντιμετώπιση τριών διαφορετικών συνιστωσών θα κάνει την ιδέα γραφείου χωρίς χαρτί να δείχνει καλή μόνο σε …