5 Συμβουλές ενέργειας για να υπερφορτώσετε τη ροή εργασίας pdf - τεχνολογία καθοδήγησης

Εάν είστε ιδιοκτήτης μικρής επιχείρησης ή ελεύθερος επαγγελματίας, πιθανόν να επεξεργαστείτε πολλά PDF. Είτε πρόκειται για τιμολόγια, εκτιμήσεις ή ακόμα και έγγραφα συμβάσεων, σχεδόν όλα αποστέλλονται σε PDF αυτές τις μέρες.

Καθώς ο αριθμός των PDF αυξάνεται, η διαχείριση τους γίνεται δύσκολη. Ακολουθούν μερικές συμβουλές που σας βοηθούν να υπερφορτώσετε τη ροή εργασίας σας.

1. Έγγραφα OCR Με το FreeOCR

Το OCR είναι μια μεγάλη τεχνολογία που επεξεργάζεται τα σαρωμένα ή μεταφορτωμένα αρχεία PDF και κάνει το κείμενο αναγνωρίσιμο. Αυτό μπορεί να είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για την ευρετηρίαση των σελίδων που σαρώτε με το σαρωτή σας. Το FreeOCR είναι ένα δωρεάν βοηθητικό πρόγραμμα για Windows που κάνει ακριβώς αυτό.

Πρόκειται για μια ελαφριά εφαρμογή η οποία πηγαίνει από τα αρχεία PDF, αναλύει το περιεχόμενό της και μετατρέπει το μη επιλέξιμο κείμενο στη μορφή εικόνας / PDF σε κανονικό κείμενο στο οποίο μπορείτε να εργαστείτε.

2. Δημιουργία και επεξεργασία αρχείων PDF με το Foxit Reader

Το Foxit Reader είναι ένα δωρεάν πρόγραμμα ανάγνωσης PDF για τα Windows, αλλά μπορεί να κάνει πολύ περισσότερα από το να διαβάσει PDF. Η διασύνδεση του Foxit φαίνεται επικίνδυνα κοντά στη σουίτα του Microsoft Office, αλλά αν κοιτάξουμε την πιο φωτεινή πλευρά, οι χρήστες του Office θα νιώσουν σαν στο σπίτι τους. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα έγγραφο σε MS Word / Excel ακριβώς όπως κάνετε τώρα, αλλά αντί να χρησιμοποιήσετε το ενσωματωμένο εργαλείο εξαγωγής MS, θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε την πολύ βελτιωμένη επιλογή του Foxit.

Σημαντική σημείωση: Το Foxit Reader συνδέει και ανοίγει το adware (διαβάστε τις ενοχλητικές γραμμές εργαλείων) με το προϊόν του. Συνεπώς, παρακολουθείτε προσεκτικά τα βήματα εγκατάστασης και βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει τη λειτουργία προσαρμοσμένης εγκατάστασης αντί για την προεπιλεγμένη.

Εάν έχετε εγκατεστημένο το Foxit Reader, θα πρέπει να δείτε τις επιλογές PDF στα προγράμματα του Office που βρίσκονται σε βολική θέση στο μενού κορδέλας. Αν ψάχνετε για μια πιο γηγενή προσέγγιση στη δημιουργία αρχείων PDF, το Foxit πρέπει να δοκιμάσετε. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το Foxit για να επισημάνετε και να επισημάνετε τα αρχεία PDF.

3. Αποθηκεύστε αρχεία PDF στο Google Drive

Το Google Drive σάς προσφέρει δωρεάν χώρο αποθήκευσης 15 GB, τον οποίο μπορείτε να επεκτείνετε καταβάλλοντας ετήσια χρέωση. 15 GB θα είναι αρκετοί για τους περισσότερους από εμάς. Γιατί θα θέλατε ακόμη να φορτώσετε τα αρχεία PDF στο Google Drive, ρωτάτε; Λοιπόν, ο ίδιος λόγος για τον οποίο δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας για σύννεφα. Έχοντας ένα αντίγραφο σε απευθείας σύνδεση έχει πάντα νόημα.

Και με το Drive, μπορείτε να κάνετε πολλά περισσότερα από την απλή δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας των PDF. Το σύστημα διαχείρισης φακέλων του Google Drive σημαίνει ότι όλα τα αρχεία PDF μπορούν να κατατεθούν συστηματικά, γεγονός που θα μειώσει αργότερα τον χρόνο ανάκτησης. Μπορείτε επίσης να τα προσαρτήσετε γρήγορα στο email σας στο Gmail όταν πρέπει να στείλετε ένα PDF σε κάποιον. Το εξαιρετικό χαρακτηριστικό προσάρτησης του Gmail εξασφαλίζει ότι ο παραλήπτης δεν πρέπει ποτέ να εγκαταλείψει το πρόγραμμα περιήγησης αν θέλει απλά να ρίξει μια ματιά σε ένα συνημμένο.

4. Ενεργοποιήστε την εντολή OCR στο Google Drive

Το Google Drive υποστηρίζει OCR. Αυτό σημαίνει ότι θα αποθηκεύσετε τα OCR'd αρχεία PDF και θα σας επιτρέψει να αναζητήσετε απευθείας από αυτό.

Για να ενεργοποιήσετε αυτήν τη λειτουργία, κάντε κλικ στο εικονίδιο Ρυθμίσεις από τη σελίδα σας στο Google Drive και, στη συνέχεια, μεταβείτε στις Ρυθμίσεις μεταφόρτωσης και επιλέξτε την επιλογή Μετατροπή κειμένου από φορτωμένο αρχείο PDF και εικόνας. Τώρα, κάθε αρχείο PDF που ανεβάζετε θα σαρωθεί και θα μετατραπεί σε μορφή με δυνατότητα αναζήτησης.

5. Αναζήτηση αρχείων PDF Με το Google Drive (ή το Evernote)

Τώρα που όλα τα σαρωμένα PDF σας είναι OCR'd και φορτώνονται σε μια κεντρική τοποθεσία, μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε κάποια καλή χρήση. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Google Drive όχι μόνο για να αναζητήσετε αρχεία PDF με τον τίτλο αλλά και με το κείμενο μέσα σε αυτά.

Έτσι, αν δεν θυμάστε το όνομα του αρχείου PDF που αναζητάτε, αλλά θυμάστε αόριστα το περιεχόμενό του, το Google Drive σίγουρα μπορεί να σας βοηθήσει.

Εναλλακτική λύση: Το Evernote παρέχει παρόμοια (και βελτιωμένη) λειτουργικότητα, αλλά είναι διαθέσιμη μόνο για τους χρήστες της Evernote Premium. Εάν είστε ένας από αυτούς, δεν μπορώ να συστήσω τη χρήση του Evernote για την αποθήκευση και την ευρετηρίαση των αρχείων PDF αρκετά. Καθώς η Evernote είναι μια εφαρμογή γραφείου, η αναζήτηση απαιτεί πολύ λιγότερο χρόνο και οι πρόσφατες ενημερώσεις στην αναζήτηση Evernote την έχουν καταστήσει πραγματικά ισχυρές. Αν είστε πρόθυμοι να πληρώσετε για μια υπηρεσία για τη διαχείριση των αρχείων PDF, θα πρέπει σίγουρα να εξετάσετε το Evernote.