10 εκπληκτικές νέες δυνατότητες στο Excel 2013

Το ενημερωμένο εργαλείο υπολογιστικών φύλλων της Microsoft δεν παίρνει πολλά νέα χαρακτηριστικά, αλλά γίνεται όλο και πιο λειτουργικό. Αυτό είναι κάτι που και οι νέοι και έμπειροι χρήστες θα απολαύσουν - ειδικά μια νέα προσέγγιση σε ένα παλιό πρόβλημα που απαιτούσε μια δυσκίνητη λύση. Οι σύνθετες εργασίες καθίστανται ευκολότερες στην εκτέλεση, χάρη σε εργαλεία όπως τα συνιστώμενα γραφήματα και τα συνιστώμενα εργαλεία συμπυκνωμάτων. Άλλες αλλαγές τοποθετούν τις επιλογές πιο κοντά στα δεδομένα σας και χρησιμοποιούν τα μεγάλα επιχειρησιακά μοντέλα για να τρυπώνουν δεδομένα απευθείας στο Excel

Για να σας βοηθήσουν να φτάσετε στην ταχύτητα, διαβάστε για 10 νέες λειτουργίες που διευκολύνουν την εργασία σας στο νέο Excel. Θέλετε να μάθετε περισσότερα σχετικά με τη νέα σουίτα του Office; Θα βρείτε την πλήρη αναθεώρηση του Office 2013 εδώ, καθώς και 10 λειτουργίες δολοφόνων στο νέο Word 2013 εδώ.

1. Η οθόνη εκκίνησης ορίζει τη σκηνή

Η νέα οθόνη εκκίνησης του Excel σάς βοηθάει να φτάσετε στην εργασία πιο γρήγορα. Κατά μήκος της αριστερής πλευράς είναι τα πιο πρόσφατα χρησιμοποιημένα φύλλα εργασίας, τα οποία μπορούν να προσδεθούν στην πρόσφατη λίστα σας, ώστε να είναι πάντοτε ορατά. Εδώ μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στο Άνοιγμα Άλλων Βιβλίων εργασίας για να αποκτήσετε πρόσβαση στα αρχεία σας από ένα δίσκο ή το σύννεφο. Στην πάνω δεξιά γωνία της οθόνης εκκίνησης εμφανίζεται επίσης ο λογαριασμός SkyDrive (ή SharePoint) στον οποίο είστε συνδεδεμένοι.

Για να ξεκινήσετε γρήγορα ένα έργο, εμφανίζεται εδώ μια σειρά προτύπων. Αυτά μπορούν επίσης να καρφωθούν ή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία αναζήτησης για να αναζητήσετε ηλεκτρονικά άλλα πρότυπα. Μια λίστα προτεινόμενων αναζητήσεων μπορεί να σας βοηθήσει να ξεκινήσετε.

Οι νέοι χρήστες θα εκτιμήσουν τις επιλογές των προτύπων και οι υπάρχοντες χρήστες θα αρέσουν στη λίστα πρόσφατων αρχείων και στη γρήγορη πρόσβαση σε υπάρχοντα αρχεία. Παρόλο που η οθόνη "Έναρξη" μπορεί να απενεργοποιηθεί, θεωρώ ότι είναι αρκετά χρήσιμο να τη διατηρήσετε.

Η καρτέλα "Άνοιγμα" έχει συνδέσμους σε αρχεία και τοποθεσίες που προσεγγίστηκαν πρόσφατα. Απολαύστε μια νέα προβολή Backstage

Η προβολή Backstage, που παρουσιάζεται στο Office 2010, είναι προσβάσιμη από το μενού Αρχείο. Στο Excel αυτό έχει ανανεωθεί για να δείξει ακριβώς τι κάνετε, ώστε να μπορείτε να επιλέξετε την κατάλληλη εργασία.

Η καρτέλα "Άνοιγμα" σας δίνει τώρα πρόσβαση στα πρόσφατα προσπελάσιμα βιβλία εργασίας, καθιστώντας το συνδυασμό των καρτελών "Άνοιγμα" και "Πρόσφατες" από το Excel 2010. Μπορείτε να προσαρτήσετε τα φύλλα εργασίας σε αυτήν τη λίστα ή να κάνετε κλικ στο

Υπολογιστής (οποιοδήποτε από τα οποία μπορείτε να καρφιτσώσετε μόνιμα εδώ, πάρα πολύ). Υπάρχει επίσης πρόσβαση στον λογαριασμό σας στο SkyDrive και η δυνατότητα ρύθμισης πρόσθετων λογαριασμών SkyDrive ή SharePoint. Θέλετε να διαχωρίσετε τα ονόματα και τα επώνυμα σε δύο στήλες; Κοιτάξτε τη νέα δυνατότητα πλήρωσης φλας.

3. Κάντε το Flash Fill magic

Το νέο χαρακτηριστικό γνώρισμα είναι το εργαλείο Flash Fill. Η πρόβλεψή της καταχώριση δεδομένων μπορεί να ανιχνεύσει μοτίβα και να εξάγει και να εισάγει δεδομένα που ακολουθούν ένα αναγνωρίσιμο πρότυπο. Λύνει ορισμένα συνηθισμένα προβλήματα που απαιτούν επί του παρόντος δυσκίνητες λύσεις.

Ένα τέτοιο πρόβλημα είναι η εξαγωγή του πρώτου ονόματος ενός ατόμου από μια στήλη πλήρων ονομάτων. Σε μια κενή στήλη δίπλα σε εκείνη που περιέχει πλήρη ονόματα, πληκτρολογείτε απλώς το πρώτο όνομα και στη συνέχεια κάντε κλικ στην καρτέλα

Αρχική και επιλέξτε Συμπληρώστε, Συμπληρώστε το Flash Τα πρώτα ονόματα όλων στη λίστα θα εισαχθεί αμέσως εκείνη η στήλη. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ίδια διαδικασία για να εξαγάγετε τα επώνυμα, να συνδέσετε τα ονόματα και τα επώνυμα, να εξαγάγετε μήνες, ημέρες ή χρόνια από ημερομηνίες και ακόμη και να εξάγετε τιμές από τα κελιά. Παρόλο που θα μπορούσατε να το κάνετε πάντα με φόρμουλες, τώρα το Flash Fill εξασφαλίζει ότι οποιοσδήποτε μπορεί να το κάνει πολύ γρήγορα και εύκολα. Πάρτε την εικασία από την οποία το γράφημα επιλέγετε να εμφανίσετε καλύτερα τα δεδομένα σας. Απλοποιήστε τις επιλογές με τα Συνιστώμενα διαγράμματα

Αυτό πέφτει κάπου ανάμεσα σε ένα νέο χαρακτηριστικό γνώρισμα whiz-bang και κάτι που κάνει την εργασία στο Excel περισσότερο διαισθητική. Τα συνιστώμενα διαγράμματα εμφανίζουν μόνο ένα υποσύνολο τύπων διαγραμμάτων που είναι κατάλληλα για τα δεδομένα που έχετε επιλέξει. Θα βοηθήσει τους άπειρους χρήστες να δημιουργήσουν γραφήματα που θα βοηθήσουν να εξηγήσουν τα δεδομένα και να μην συγχέουν τον θεατή.

Για να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο, επιλέξτε τα δεδομένα που θέλετε να διαγράψετε, κάντε κλικ στην καρτέλα

Εισαγωγή

και επιλέξτε Συνιστώμενα διαγράμματα. Εμφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου με μια σειρά από γραφήματα για να επιλέξετε από-κάντε κλικ στο καθένα με τη σειρά του για να δείτε πώς θα εμφανίζονται τα δεδομένα σας στο διάγραμμα. Επιλέξτε την επιθυμητή επιλογή και κάντε κλικ στο OK και ο πίνακας δημιουργείται αυτόματα. Αλλάξτε την εμφάνιση του γραφήματος επιλέγοντας επιλογές από το αναδυόμενο μενού 5. Τα εργαλεία γραφημάτων γίνονται πιο έξυπνα

Σε προηγούμενες εκδόσεις του Excel, όταν επιλέγεται ένα γράφημα, στην καρτέλα Εργαλεία γραφήματος αποκαλύφθηκαν τρεις πρόσθετες καρτέλες: Σχεδίαση, Διάταξη και Μορφοποίηση. Η διεπαφή είναι απλούστερη στο Excel 2013, από τις οποίες μπορείτε να επιλέξετε μόνο τις καρτέλες Σχεδίαση και Μορφοποίηση.

Επιπλέον, εμφανίζεται ένα σύνολο εικονιδίων έξω από την πάνω δεξιά γωνία ενός γραφήματος όταν είναι επιλεγμένο. Κάντε κλικ σε οποιοδήποτε από αυτά τα κουμπιά - Στοιχεία γραφής, Στυλ γραφημάτων ή Φίλτρα γραφημάτων - για να αποκαλύψετε πρόσθετες επιλογές μορφοποίησης χάρτη. Κάντε κλικ στο

Στοιχεία γραφήματος

για να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε στοιχεία, όπως τίτλους αξόνων και θρύλους. κάντε κλικ στο Στυλ γραμμών για να αλλάξετε το στυλ και το χρώμα του γραφήματος. ή κάντε κλικ στο Φίλτρα Γραφημάτων για να δείτε φιλτραρισμένα δεδομένα χρησιμοποιώντας μια ζωντανή προεπισκόπηση. Η γρήγορη ανάλυση προσφέρει μορφοποίηση, σύνολα και διαγράμματα για την ανάλυση των δεδομένων σας. Αναλύστε γρήγορα τα δεδομένα σας Το νέο εργαλείο γρήγορης ανάλυσης μπορεί να βοηθήσει τόσο τους νέους όσο και τους έμπειρους χρήστες να βρουν επιλογές για την εργασία με επιλεγμένα δεδομένα. Για να το χρησιμοποιήσετε, επιλέξτε τα δεδομένα για ανάλυση και το εικονίδιο Γρήγορης ανάλυσης εμφανίζεται στην κάτω δεξιά γωνία των επιλεγμένων δεδομένων.

Κάντε κλικ σε αυτό το εικονίδιο και εμφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου που εμφανίζει μια σειρά εργαλείων για την ανάλυση των δεδομένων, Μορφοποίηση, χάρτες, σύνολα, πίνακες και σπινθήρες. Κάντε κλικ σε οποιαδήποτε επιλογή και εμφανίζεται μια σειρά επιλογών που μπορείτε να επιλέξετε. προεπισκόπησης αυτών των επιλογών με την τοποθέτηση πάνω τους. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή που θέλετε να την εφαρμόσετε στα δεδομένα σας. Αυτό το χαρακτηριστικό επιταχύνει τη διαδικασία μορφοποίησης, χαρτογράφησης και γραφής.

Ο Συγκεντρωτικός πίνακας έγινε απλά γελοία απλός στο να δημιουργηθεί.

7. Απαντήστε άμεσα σε ερωτήσεις με τους πίνακες περιστροφής

Οι πίνακες περιστροφής είναι ένα ισχυρό εργαλείο για την ανάλυση και την απάντηση σε ερωτήσεις σχετικά με τα δεδομένα σας, αλλά δεν είναι εύκολο να δημιουργηθούν νέοι χρήστες. Ωστόσο, για πρώτη φορά, αν μπορείτε να κάνετε κλικ σε ένα πλήκτρο του ποντικιού, τότε μπορείτε να δημιουργήσετε ένα σημαντικό Πίνακα Συγκεντρώσεων, χάρη στους νέους Συνιστώμενους Συγκεντρωτικούς Πίνακες. Για να το χρησιμοποιήσετε, επιλέξτε τα δεδομένα σας, συμπεριλαμβανομένων των επικεφαλίδων, και επιλέξτε

Εισαγωγή, Συνιστώμενα Συγκεντρωτικά Πίνακα

. Εμφανίζεται ένας διάλογος που δείχνει μια σειρά Συγκεντρωτικών Πινάκων με επεξηγήσεις για το τι δείχνουν. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να επιλέξετε τον πίνακα που δείχνει αυτό που θέλετε να δείτε, κάντε κλικ στο κουμπί

OK, και ο Συγκεντρωτικός πίνακας σχεδιάζεται αυτόματα για εσάς. Το Excel 2013 ενσωματώνει πλέον Power View για ανάλυση και αναφορές. 8. Δημιουργία γρήγορων αναφορών με Power View Το πρόσθετο Power View, διαθέσιμο για προηγούμενες εκδόσεις του Excel, ενσωματώνεται πλέον στο Excel 2013. Η Power View χρησιμοποιείται συνήθως για την ανάλυση μεγάλων ποσοτήτων δεδομένων που προέρχονται από εξωτερικές πηγές δεδομένων - είδος εργαλείου που μπορεί να χρησιμοποιήσει η μεγάλη επιχείρηση.

Ενσωματωμένο στο Excel, είναι τώρα προσβάσιμο σε οποιονδήποτε. Για να το δείτε στην εργασία, επιλέξτε τα δεδομένα σας και επιλέξτε

Εισαγωγή, Power View

. Την πρώτη φορά που το χρησιμοποιείτε, η δυνατότητα εγκαθίσταται αυτόματα. Στη συνέχεια, στο φύλλο εργασίας σας θα προστεθεί ένα φύλλο Power View και θα δημιουργηθεί η αναφορά ανάλυσης.

Μπορείτε να προσθέσετε έναν τίτλο και στη συνέχεια να φιλτράρετε τα δεδομένα και να τα οργανώσετε για να εμφανίσετε τον τρόπο που σας αρέσει. Η καρτέλα Προβολή ενέργειας στη γραμμή εργαλείων Κορδέλα εμφανίζει επιλογές μορφότυπου αναφοράς, όπως μορφές θεμάτων και κειμένου, καθώς και επιλογές επιλογών για τα πεδία λίστας πεδίων και φίλτρων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να φιλτράρετε και να ταξινομήσετε τα δεδομένα σας. Προσπαθήστε να εργαστείτε σε μια φύλλο εργασίας που επεξεργάζεται κάποιος άλλος; Θα ειδοποιηθείτε ότι είναι κλειδωμένη. Μπορείτε να το δείτε και να το κατεβάσετε, αλλά δεν μπορείτε να το αλλάξετε. 9. Κοινή χρήση αρχείων και συνεργασία με άλλα άτομα

Η εργασία με άλλα άτομα σε κοινόχρηστα αρχεία σε πραγματικό χρόνο είναι ένα δίκοπο σπαθί. Ενώ είναι χρήσιμο να το κάνετε αυτό, θα αντιμετωπίσετε προβλήματα όταν δύο άτομα προσπαθούν να αλλάξουν ταυτόχρονα το ίδιο αντικείμενο. Στο Excel 2013 μπορείτε να μοιράζεστε και να συνεργάζεστε σε αρχεία με άλλους μέσω του SkyDrive χρησιμοποιώντας το Excel WebApp και πολλά άτομα μπορούν να εργάζονται ταυτόχρονα στο ίδιο αρχείο. Ωστόσο, δεν μπορείτε να ανοίξετε ένα φύλλο εργασίας από το SkyDrive στο Excel 2013 στο τοπικό σας μηχάνημα, εάν κάποιος άλλος εργάζεται επί του παρόντος στο ίδιο φύλλο εργασίας. Αυτό προστατεύει το φύλλο εργασίας από αντικρουόμενες αλλαγές

Αντίθετα, αν ένα άτομο επεξεργάζεται ένα αρχείο Excel που είναι αποθηκευμένο στο διαδίκτυο, άλλα με άδεια μπορούν να τα δουν και να τα κατεβάσουν, αλλά δεν μπορούν να αλλάξουν το πρωτότυπο, το οποίο είναι κλειδωμένο έως ότου τελειώσει ο συνεργάτης του.

Όπως άλλες εφαρμογές στο Office 2013, το Excel 2013 αποθηκεύει τα αρχεία από προεπιλογή στο σύννεφο. Μπορείτε να ανοίξετε, να προβάλετε και να επεξεργαστείτε τα αρχεία του Excel online σε ένα πρόγραμμα περιήγησης χρησιμοποιώντας το Excel WebApp χωρίς να έχετε διαθέσιμο το Excel 2013 στον τοπικό σκληρό δίσκο.

Μοιραστείτε τα φύλλα εργασίας που έχετε αποθηκεύσει σε cloud με φίλους στο Facebook, Twitter ή LinkedIn. 10. Κοινή χρήση της εργασίας στα κοινωνικά σας δίκτυα

Εδώ είναι ένας εύχρηστος τρόπος για να μοιραστείτε μια λίστα υποχρεώσεων, ένα φύλλο εργασίας σχεδιασμού γεγονότων ή οποιοδήποτε υπολογιστικό φύλλο που επιθυμείτε με το κοινωνικό σας δίκτυο. Τώρα μπορείτε να μοιραστείτε βιβλία εργασίας του Excel με το Facebook και πολλά άλλα μέσα από το ίδιο το Excel 2013. Για να δείτε την επιλογή

Δημοσίευση σε κοινωνικά δίκτυα

, ο καλύτερος τρόπος για να αποθηκεύσετε πρώτα το αρχείο στο SkyDrive

Εάν δεν έχετε αποθηκεύσει το αρχείο σας στο SkyDrive, επιλέξτε

Αρχείο, και κάντε κλικ στο κουμπί Πρόσκληση ατόμων

. Θα προχωρήσετε στη διαδικασία αποθήκευσης του αρχείου στο Cloud, έτσι ώστε οι επιλογές Αποθήκευση ως να εμφανιστούν αργότερα αυτόματα. Μόλις γίνει αυτό, θα επιστρέψετε στον πίνακα "Κοινή χρήση" όπου θα εμφανιστεί τώρα η επιλογή Δημοσίευση σε κοινωνικά δίκτυα. Εδώ μπορείτε να επιλέξετε οποιοδήποτε κοινωνικό δίκτυο έχετε συνδέσει με το λογαριασμό σας στο Office 2013. Μπορείτε να επιλέξετε αν οι θεατές μπορούν να προβάλλουν ή να επεξεργαστούν το κοινόχρηστο φύλλο εργασίας σας και μπορείτε να συμπεριλάβετε ένα μήνυμα και στη συνέχεια να το δημοσιεύσετε για έλεγχο.