Συστατικά

Χρήση κανόνων για την αυτόματη οργάνωση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Thunderbird -2 - Προβολή και οργάνωση μηνυμάτων

Thunderbird -2 - Προβολή και οργάνωση μηνυμάτων
Anonim

Οι κανόνες αλληλογραφίας του Outlook ταξινομούν αυτόματα τα εισερχόμενα μηνύματά μου σε μια σειρά φακέλων. Τα μηνύματα από ένα συγκεκριμένο πρόγραμμα επεξεργασίας σχετικά με ένα συγκεκριμένο θέμα πηγαίνουν σε ένα φάκελο. Το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιέχει πιθανά συνημμένα που δεν επιθυμείτε πηγαίνει σε ένα φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας. Τα μηνύματα υψηλής προτεραιότητας από άτομα που σέβονται την ετικέτα αυτή πηγαίνουν σε έναν τρίτο φάκελο. Αυτοί είναι μόνο μερικοί τρόποι για να ταξινομήσετε την αλληλογραφία για να διατηρήσετε την επιχείρηση να κινείται.

Ας δούμε μηνύματα από ένα συγκεκριμένο άτομο σχετικά με ένα συγκεκριμένο θέμα. Πριν από τη δημιουργία του κανόνα, προσθέστε ένα νέο φάκελο αν χρειαστεί. Επιλέξτε Αρχείο, Νέα, Φάκελος, πληκτρολογήστε ένα όνομα και κάντε κλικ στο OK. Εάν χρησιμοποιείτε ένα διακομιστή IMAP και θέλετε συγχρονισμένους φακέλους σε διαφορετικές συσκευές, επισημάνετε κατ 'αρχήν ότι ο λογαριασμός αλληλογραφίας βρίσκεται στην κάτω περιοχή

Στο κύριο παράθυρο του Outlook, επιλέξτε Εργαλεία, Κανόνες και ειδοποιήσεις. Κάντε κλικ στο Νέο κανόνα. Θα θελήσετε πιθανώς να επιλέξετε μία από τις επιλογές Stay Organized. οι κανόνες μου βασίζονται κυρίως στην πρώτη επιλογή, Μετακίνηση μηνύματος από κάποιον σε φάκελο. Κάντε κλικ στο Επόμενο.

Κάντε κλικ στο πρώτο πλαίσιο ελέγχου από άτομα ή λίστα διανομής. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου με συγκεκριμένες λέξεις στο θέμα ή στο σώμα. Στο κάτω μέρος του παραθύρου, κάντε κλικ στο μπλε άτομα ή στη λίστα διανομής, επιλέξτε μια επαφή και κάντε κλικ στο OK. Πατήστε συγκεκριμένες λέξεις, προσθέστε μια συχνά χρησιμοποιούμενη λέξη ή έναν όρο, όπως "εβδομαδιαία αναφορά", και κάντε κλικ στο Προσθήκη και OK. Κάντε κλικ στο που καθορίστηκε, επιλέξτε ένα φάκελο και κάντε κλικ στο OK. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο δύο φορές.

Το παράθυρο εξαιρέσεων σάς επιτρέπει να προσθέσετε την παλιά αναζήτηση και να μην επιβάλλετε βέτο στους προηγούμενους κανόνες εάν ενεργοποιηθεί μία από αυτές. Δεν χρειάζομαι αυτούς τους κανόνες για αυτόν τον απλό κατάλογο, αλλά θα το κάνω για ένα άλλο σύστημα ταξινόμησης αργότερα. Κάντε κλικ στο Επόμενο. Πληκτρολογήστε ένα όνομα για τον κανόνα και κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος.

Μου αρέσει να προσθέτω κάποιες άλλες προϋποθέσεις για άλλους κανόνες, όπως ταξινόμηση στο φάκελο με υψηλή προτεραιότητα. Πολλοί άνθρωποι χρησιμοποιούν την ετικέτα αλληλογραφίας υψηλής προτεραιότητας σε μια ιδιοτροπία. Για να δημιουργήσετε έναν κανόνα που ταξινομεί αυτά τα μηνύματα σε έναν συγκεκριμένο φάκελο, επιλέξτε το πλαίσιο που έχει επισημανθεί ως και ορίστε το σε Υψηλό. Επιλέξτε ο αποστολέας βρίσκεται σε συγκεκριμένο βιβλίο διευθύνσεων και επιλέξτε τις επαφές του Outlook έτσι ώστε το spam ή το ανεπιθύμητο μήνυμα να μην ενεργοποιήσουν τον κανόνα. Στην οθόνη εξαιρέσεων, χρησιμοποιήστε την επιλογή, εκτός αν από άτομα ή κατάλογο διανομής επιλέξτε από τον κανόνα τις ευχαριστημένες από την αρχή επαφές.

Πειραματιστείτε με τους τρόπους στρώσης αυτών των κανόνων, για να βοηθήσετε να καθαρίσετε το σωρό εισερχομένων και να εργαστείτε αποτελεσματικά. Κάθε φορά που φτάνει ένα μήνυμα, θα πρέπει να επιστρέψετε το χρόνο που αφιερώνετε στη δημιουργία κανόνων