Χρησιμοποιήστε το Microsoft FindTime για να προγραμματίσετε τις συναντήσεις γρηγορότερα στο Outlook

Η εύρεση της καλύτερης ώρας για τη συνάντηση με τους συναδέλφους του γραφείου συχνά δεν είναι εύκολη δουλειά. Θα πρέπει πρώτα να τους ρωτήσετε για την κατάλληλη στιγμή τους και στη συνέχεια να ταιριάξετε το ίδιο με το πρόγραμμά σας για να φτάσετε στον πλέον κατάλληλο χρόνο για όλους. Η δουλειά του να αποφασίσει πότε να συναντηθεί είναι σχετικά απλή αν είναι μικρότεροι άνθρωποι ως παρευρισκόμενοι, ωστόσο τι θα γίνει αν η συνάντηση απαιτεί περισσότερους ανθρώπους. Η δουλειά μόλις παίρνει πραγματικά σκληρή με κάποια δεν είναι διαθέσιμα ή οι άνθρωποι που πέφτουν μακριά για διάφορους λόγους. Όλη αυτή η διαδικασία σας κάνει να επενδύσετε πολλά παραγωγικό χρόνο σας, δεν είναι!

FindTime είναι μια εφαρμογή που μπορεί να σας βοηθήσει να προγραμματίσετε τις συναντήσεις γρηγορότερα. Ένα πρόσθετο για το Microsoft Outlook , το FindTime σάς βοηθά να αποφασίσετε εύκολα για ένα χρόνο συσκέψεων με μια συστηματική προσέγγιση και αυτό χωρίς πάρα πολύ από τη συμμετοχή σας. Η εφαρμογή σας προτείνει αυτόματα τις ημέρες και τις ώρες που λειτουργούν καλύτερα για άτομα που είναι υποχρεωμένα να παρευρεθούν στη συνάντηση. Ως εκ τούτου, σας βοηθά να φτάσετε στο χρόνο συναίνεσης αρκετά εύκολα. Διαβάστε παρακάτω για να βρείτε πώς μπορείτε να προγραμματίσετε τις συναντήσεις γρηγορότερα.

FindTime για Outlook

FindTime μειώνει την οργάνωση του χρόνου. Ως διοργανωτής, προτείνετε τους επιλεγμένους χρόνους σε όλους τους συμμετέχοντες και επιτρέπετε σε όλους να ψηφίσουν. Μόλις επιτευχθεί συναίνεση μέσω της ψηφοφορίας, το FindTime αποστέλλει την πρόσκληση για τη σύσκεψη εξ ονόματός σας και έτσι εξαλείφει το χρόνο που συνήθως χρειάζεται να επενδύσετε συντονίζοντας με τους ανθρώπους και φτάνοντας στην καλύτερη στιγμή για όλους.

Για να ξεκινήσετε τη χρήση του FindTime

Βήμα 1

Το πρώτο βήμα είναι να εγκαταστήσετε το FindTime και για να το κάνετε αυτό, είναι υποχρεωτική η σύνδεση με τους λογαριασμούς του Office 365. Αφού συνδεθείτε, μπορείτε να εγκαταστήσετε το FindTime από το κατάστημα του Office. Μόλις εγκατασταθεί, κάντε επανεκκίνηση του Outlook και μπορείτε να δείτε το εικονίδιο FindTime που βρίσκεται στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης του Outlook. Σημειώστε τη διαφορά εμφάνισης στο Outlook 2013, το Outlook 2016 και το Outlook στο Web που φαίνεται παρακάτω.

Στο Outlook 2013

Στο Outlook 2016

Στο Outlook στο Web

Σημείωση: Το FindTime είναι προσβάσιμο μόνο στο Outlook 2013, Outlook 2016 και Outlook στο Web

Βήμα 2

Έτσι, έχοντας ρυθμίσει την εφαρμογή, μπορείτε να συνθέσετε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή να απαντήσετε σε ένα υπάρχον μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για τον προγραμματισμό μιας συνάντησης.

αν θέλετε να οργανώσετε μια συνάντηση με τα άτομα που αναφέρονται, απαντώντας σε ένα υπάρχον email. Κάντε κλικ στην επιλογή "Απάντηση με την ψηφοφορία συσκέψεων".

Ανοίγει ένας πίνακας με τον οποίο μπορείτε να ρυθμίσετε τη διάρκεια της συνάντησης. Το μεσαίο και κατώτερο τμήμα του πίνακα σας επιτρέπει να δείτε το πρόγραμμα των ατόμων που θέλετε να προσκαλέσετε για μια συνάντηση. Εδώ μπορείτε να επιλέξετε πολλαπλά χρονικά διαστήματα και να τα στείλετε στους συμμετέχοντες ζητώντας τους να ψηφίσουν.

Η κατάσταση των ανθρώπων αντιπροσωπεύεται από διαφορετικά χρώματα και με βάση αυτά μπορείτε να αποφασίσετε ποια συνεδρίαση είναι η καλύτερη για όλους. "Επόμενο" και βλέπετε τα χρονικά διαστήματα και τις καρτέλες που έχετε επιλέξει ως "τοποθεσία συνάντησης". Τώρα είστε έτοιμοι να κάνετε μια πρόσκληση. Κάντε κλικ στην επιλογή "Εισαγωγή σε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου" για να πραγματοποιήσετε μια πρόσκληση.

Βήμα 3

Αφού πραγματοποιήσετε μια πρόσκληση, κάντε κλικ στην επιλογή "αποστολή" στο παράθυρο εισερχομένων μηνυμάτων σας, για να επιτρέψετε στους χρήστες να ξεκινήσουν να ψηφίζουν για τα χρονικά διαστήματα που έχετε επιλέξει. Όλοι οι συμμετέχοντες μπορούν να δουν την ηλεκτρονική ψηφοφορία για το ποιος ψηφίζει για ποια ώρα. Μπορείτε ακόμη και να γνωρίζετε ότι οι άλλοι γνωρίζουν την αγαπημένη σας υποδοχή.

Μόλις οι ψήφοι βρίσκονται, η πρόσκληση λαμβάνει χρονοδιαγράμματα και η σύσκεψη σας έχει ρυθμιστεί. Ο οργανωτής λαμβάνει επίσης ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με την επιβεβαίωση πρόσκλησης.

Σημείωση: Από την πλευρά των παραληπτών χρειάζονται μόνο μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να λάβουν την πρόσκλησή σας και την πρόσβαση στο διαδίκτυο για να ψηφίσουν στην τοποθεσία FindTime. Επίσης, μπορούν να ψηφίσουν από οποιαδήποτε συσκευή επιθυμούν. Οι παραλήπτες δεν χρειάζεται να έχουν εγκατεστημένο το FindTime στον υπολογιστή τους ή στο φορητό τους τηλέφωνο ή για λογαριασμό τους έναν λογαριασμό του Office 365.

Κάντε κλικ στο

εδώ για να ξεκινήσετε τη χρήση του FindTime και ενημερώστε μας αν σας αρέσει αυτή η νέα εφαρμογή από τη Microsoft Πηγή εικόνας: Microsoft.