Οι κορυφαίες 8 ομάδες της Microsoft συμβουλεύουν να την χρησιμοποιήσουν σαν επαγγελματία

Το Slack άλλαξε το παιχνίδι ανταλλαγής μηνυμάτων από το ντεμπούτο του τον Αύγουστο του 2013. Έχει αντικαταστήσει το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για εσωτερική επικοινωνία μέσα σε πολλές ομάδες και οργανισμούς. Εν τω μεταξύ, οι ομάδες της Microsoft ξεπέρασαν το Slack με περισσότερα από 13 εκατομμύρια χρήστες, συνδυάζοντάς το με την υπηρεσία Office 365.

Επιπλέον, επωφελείται από το ισχυρό οικοσύστημα της Microsoft που χτίστηκε τα τελευταία χρόνια. Εάν η εγκατάσταση ή η οργάνωση του γραφείου σας διαθέτει συνδρομή Office 365, τότε η επικοινωνία και η συνεργασία σε ομάδες καθίσταται αβίαστη.

Ας ρίξουμε μια ματιά σε μερικές από τις καλύτερες συμβουλές και κόλπα για τους χρήστες της Microsoft Team για να αυξήσουν την παραγωγικότητά τους και να την χρησιμοποιήσουν σαν pro.

1. Συντομεύσεις πληκτρολογίου

Οι συντομεύσεις πληκτρολογίου μπορούν να εξοικονομήσουν πολύ χρόνο, ειδικά όταν χρησιμοποιείτε μια εφαρμογή όπως οι ομάδες. Πιθανότατα θα το χρησιμοποιείτε όλη την ημέρα για να επικοινωνείτε με τους συναδέλφους σας. Υπάρχουν μόνο δύο συντομεύσεις που πρέπει να θυμάστε ως αρχάριος για τώρα.

1. / - Το πλήκτρο "προς τα εμπρός" θα αποκαλύψει όλες τις εντολές που μπορείτε να δώσετε χρησιμοποιώντας διάφορες συντομεύσεις πληκτρολογίου.
2. / keys - μια λίστα με όλες τις συντομεύσεις πληκτρολογίου που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε. Η λίστα είναι μάλλον μεγάλη εδώ για να μοιραστώ. Βρείτε και θυμηθείτε τις χρήσιμες για εσάς.

Όπως φαίνεται στο στιγμιότυπο οθόνης, θα πληκτρολογήσετε αυτές τις δύο συντομεύσεις στη γραμμή αναζήτησης στην κορυφή για να βρείτε αυτό που ψάχνετε.

2. Όνομα ομάδας

Η συνομιλία είναι πρωταρχικό χαρακτηριστικό των Ομάδων της Microsoft, αλλά η αναζήτηση μιας συγκεκριμένης συνομιλίας μέσα σε ένα κανάλι μπορεί να είναι δύσκολη. Μπορείτε να λύσετε αυτό το ζήτημα δίνοντας στο παράθυρο συνομιλίας ή ομαδοποιώντας ένα νόημα. Για παράδειγμα, εάν συζητάτε για έναν νέο οδηγό για το Προϊόν Α, μπορείτε να ονομάσετε το παράθυρο συνομιλίας Το Προϊόν A Bugs. Κάνει ευκολότερη την αναζήτηση στο μέλλον.

Για να το κάνετε αυτό, απλά κάντε κλικ στο εικονίδιο με το μολύβι στο επάνω μέρος του παραθύρου συνομιλίας για να το επεξεργαστείτε και στη συνέχεια να το δώσετε ένα όνομα. Λειτουργεί μόνο για ομαδικές συζητήσεις και όχι ιδιωτικές.

Επίσης στην

Τρόπος δημιουργίας και διαχείρισης κανόνων στο Outlook 365 Webmail

3. Προώθηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Στο GT, χρησιμοποιούμε μόλις τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και κυρίως βασίζομε στο Slack για να επικοινωνούμε μεταξύ τους. Λειτουργεί για εμάς, αλλά δεν σημαίνει ότι μπορείτε να καταργήσετε πλήρως τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Τα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία είναι εδώ για να μείνουν. Η Microsoft το γνωρίζει αυτό και γι 'αυτό επιτρέπει στους χρήστες να προωθούν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με συνημμένα σε κανάλια της ομάδας από οποιονδήποτε τομέα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με λευκώματα.

Όχι μόνο αυτό, εάν κάνετε κλικ στην επιλογή Προηγμένες ρυθμίσεις στην επόμενη οθόνη, μπορείτε να ελέγξετε ποιος μπορεί να στείλει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, και αυτό επίσης από συγκεκριμένους τομείς, για να μειώσει τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν ζητήθηκαν.

4. Δημιουργήστε GIF

Η κοινή χρήση των GIF είναι διασκεδαστική, αλλά η δημιουργία τους είναι ακόμα περισσότερο. Χαίρομαι που οι Ομάδες αφήνουν τα μέλη να δημιουργούν τα δικά τους GIF, επιτρέποντάς τους να είναι δημιουργικά και να μειώνουν το άγχος για να εξισορροπήσουν τις σοβαρές συζητήσεις.

Οι ομάδες ενσωματώνουν τον Giphy, έναν δημοφιλή προορισμό GIF, για να μοιραστείτε το έργο σας με άλλα μέλη της ομάδας.

5. Μποτς

Η αυτοματοποίηση των επαναλαμβανόμενων εργασιών εξοικονομεί χρόνο και τα bots είναι χρήσιμα. Οι ομάδες έχουν πολλά bots που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε προς όφελός σας. Το Who bot είναι χρήσιμο για την εύρεση μελών της ομάδας σε ολόκληρο τον οργανισμό με βάση τους ρόλους και τις ευθύνες τους. Για παράδειγμα, ποιος είναι ο επικεφαλής του προϊόντος X marketer;

Οι Μποτς δρουν σαν μέλη της ομάδας, πράγμα που σημαίνει ότι μπορείς να μιλήσεις μαζί τους, να τους ρωτήσεις ερωτήσεις και θα απαντήσουν.

Άλλα bots περιλαμβάνουν το bot για να βρείτε μια ανοιχτή υποδοχή για τα ημερολόγια των μελών της ομάδας σας καθώς και για τον προγραμματισμό ραντεβού, για να δημιουργήσετε δημοσκοπήσεις και να συλλέξετε σχόλια και το YellowAnt για να συνδεθείτε με πάνω από 40 εφαρμογές για να δημιουργήσετε έξυπνες ροές εργασίας. Εδώ είναι πώς μπορείτε να δημιουργήσετε τα δικά σας bots.

Επίσης στην

Πώς να ρυθμίσετε το Email και το Ημερολόγιο του Microsoft Office 365 στο Android

6. Καρτέλες

Οι ομάδες έρχονται με ένα μοναδικό χαρακτηριστικό που ονομάζεται Tabs. Μπορείτε να αφιερώσετε κάθε καρτέλα σε έναν μόνο πόρο που μπορεί να είναι ένα βίντεο, ένας ιστότοπος ή μια εφαρμογή. Εξαρτάται από το τι θέλετε να επιτύχετε με αυτό. Νομίζω ότι είναι καλύτερο για εφαρμογές που θέλετε να χρησιμοποιήσετε ενώ εργάζεστε με ομάδες.

Οι καρτέλες καθιστούν πολύ εύκολη τη διαχείριση της ροής εργασίας και τη διατήρηση σημαντικών τμημάτων της διαδικασίας από την επικάλυψη. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια καρτέλα για το Trello, ώστε όλοι στην ομάδα να έχουν εύκολη πρόσβαση σε αυτήν. Απλά κάντε κλικ στο εικονίδιο '+' για να επιλέξετε μια εφαρμογή. Σημειώστε ότι υπάρχει ήδη μια καρτέλα για την κοινή χρήση αρχείων.

7. Σελιδοδείκτης

Ένα μικρό αλλά συχνά παραμελημένο χαρακτηριστικό των Ομάδων είναι η επιλογή σελιδοδεικτών. Σε περίπτωση που λάβετε ένα σημαντικό μήνυμα αλλά θέλετε να επιστρέψετε σε αυτό αργότερα, μπορείτε απλά να το σημειώσετε και να τείνετε αργότερα.

Κάντε κλικ στο εικονίδιο μενού δίπλα στο μήνυμα για να το κάνετε.

8. Εντυπωσιακός αναγνώστης

Μήπως κάποιος μοιράστηκε ένα έγγραφο μαζί σας; Αντί να το διαβάσετε στο σύνολό του, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την επιλογή Immersive Reader για να κάνετε δύο πράγματα. Καταργήστε όλες τις περισπασμούς, ώστε να είναι ορατό μόνο το κείμενο. Κάνει εύκολη την εστίαση στο έγγραφο ή το μήνυμα.

Μπορείτε επίσης να ακούσετε το έγγραφο με λέξεις που επισημαίνονται σε πραγματικό χρόνο. Ένα άλλο καλό χαρακτηριστικό είναι η μετάφραση. Μπορείτε να επιλέξετε ένα μήνυμα και να το μεταφράσετε σε περισσότερες από 60 γλώσσες χρησιμοποιώντας το Microsoft Translator.

Ομαδική εργασία σε όλη τη διαδρομή

Οι Ομάδες της Microsoft είναι ένα καταπληκτικό εργαλείο συνεργασίας και δεν υπάρχει οραματιστής εάν εργάζεστε ήδη με άλλα προϊόντα της Microsoft όπως το Office 365. Ελπίζουμε ότι μερικές από τις συμβουλές που μοιραστήκαμε παραπάνω θα σας βοηθήσουν να είστε πιο παραγωγικοί.

Επόμενο: Τα εισερχόμενα του Outlook σας ξεφεύγουν από τον έλεγχο; Κάντε κλικ στον παρακάτω σύνδεσμο για να μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε κανόνες για τη διαχείριση του Outlook 365.