Εξοικονομήστε χρόνο και χρήματα με εργαλεία ηλεκτρονικής σύσκεψης

Αν είστε σαν εμένα, ίσως μίσος να παρακολουθείτε επαγγελματικές συναντήσεις. Ωστόσο, έχουν προκύψει πολλά χρήσιμα εργαλεία που βασίζονται στο Internet, τα οποία μπορούν να βοηθήσουν το προγραμματισμό ομάδων εργασίας και την αποτελεσματικότερη λειτουργία τους. Όλα τα εργαλεία εδώ λειτουργούν στα δημοφιλέστερα προγράμματα περιήγησης στο Web και τα περισσότερα από αυτά είναι διαθέσιμα δωρεάν ή για αρκετά χαμηλά μηνιαία τέλη. Η πρόκληση είναι να κατανοήσετε ποιο εργαλείο ταιριάζει σε μια συγκεκριμένη κατάσταση, επειδή δεν πραγματοποιούνται όλες οι συνεδριάσεις υπό τις ίδιες συνθήκες.

Συγχρονισμός πολλαπλών ημερολογίων

Οι πιο συνηθισμένες καταστάσεις είναι εκείνες όπου θέλετε να συγχρονίσετε ένα κοινό ημερολόγιο, όπως μεταξύ του PDA κάποιου και της επιφάνειας εργασίας του Microsoft Outlook, ή μεταξύ του ημερολογίου του αφεντικού και του βοηθού του. Πολλές υπηρεσίες μπορούν να κάνουν τα ημερολόγια κοινής χρήσης μεταξύ των μελών της ομάδας εργασίας (ή ακόμα και μεταξύ των μελών της οικογένειας ή των φίλων) ευκολότερα. Τόσο το Ημερολόγιο Google όσο και το Ημερολόγιο του Yahoo προσφέρουν δωρεάν συγχρονισμό ημερολογίου και πολλά άλλα προϊόντα - όπως το Connect Calgoo, το MobileMe και το iTunes της Apple για τους υπολογιστές και τα iPhones, το NuevaSync και το SugarSync - λειτουργούν και με τις δύο υπηρεσίες. Τα BusySync και Spanning Sync μπορούν επίσης να συγχρονίσουν τα Ημερολόγια iCal της Apple με το Ημερολόγιο Google.

Αυτές οι υπηρεσίες συγχρονισμού δεν λειτουργούν πάντοτε σωστά. Μέρος του προβλήματος είναι ότι τα περισσότερα ηλεκτρονικά προϊόντα ημερολογίου και προγραμματισμού χρησιμοποιούν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για την ειδοποίηση συμβάντων και προσκλήσεων και είναι δύσκολο για διάφορα προγράμματα ημερολογίου να αναγνωρίζουν ή να ενεργούν σε τέτοια μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με κάθε συνεπή τρόπο. Ένα άλλο ζήτημα είναι ότι εάν λάβετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το πρόγραμμα ημερολογίου με ενσωματωμένη διεύθυνση URL, η εταιρική υπηρεσία αντιμετώπισης ανεπιθύμητων ενεργειών ενδέχεται να την αποκλείσει. Και σε μια άλλη κατάσταση, δύο άτομα σε δύο διαφορετικούς διακομιστές Microsoft Exchange ενδέχεται να επιθυμούν να προγραμματίσουν μια κοινή συνάντηση - είναι δυνατό να συνδέσετε και τα δύο ημερολόγια Exchange έτσι ώστε να συγχρονίζονται με τον ίδιο λογαριασμό Google Calendar, αλλά μπορεί να είναι δύσκολο. Μία πιθανή λύση για το τελευταίο αυτό πρόβλημα είναι να χρησιμοποιήσετε το MailShadow του Cemaphore για τα Google Apps για να συγχρονίσετε τους διακομιστές Exchange με το Ημερολόγιο Google. το λογισμικό κοστίζει 60 δολάρια ανά λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ετησίως

Ένα από τα πράγματα που τόσο το Ημερολόγιο Google όσο και το Ημερολόγιο του Yahoo έχουν μεγάλη επιτυχία είναι η αποστολή υπενθυμίσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με την επαναλαμβανόμενη συσκέψεις σε μια συλλογή διευθύνσεων. Όσο έχετε εισάγει τις σωστές διευθύνσεις, αυτή η λειτουργία λειτουργεί καλά

Αφήστε τους πελάτες να ρυθμίσουν τις συναντήσεις

Ο πίνακας ελέγχου του TimeDriver σας δείχνει την κατάσταση των διάφορων ραντεβού σας.

Τι εάν θέλετε οι πελάτες σας ή οποιοσδήποτε άλλος που δεν απασχολούνται από την εταιρεία σας για να κλείσετε το χρόνο σας άμεσα; Στο παρελθόν, οι γραμματείς διορισμού θα ήταν υπεύθυνοι για το ημερολόγιο του αφεντικού και θα καθόριζαν τους χρόνους συνάντησης με μολύβι και χαρτί. Τώρα μπορείτε να υποδεικνύετε πελάτες και εξωτερικούς συνεργάτες σε ιστότοπους χρονοπρογραμματισμού ραντεβού αυτοεξυπηρέτησης, όπως το HourTown ή το TimeDriver. Αυτοί οι ιστότοποι μπορούν να εμφανίσουν τους ελεύθερους και πολυάσχολους χρόνους των στελεχών σας, καθώς και το υπόλοιπο χρόνο που υπάρχει για "διορισμούς". Επίσης, αποστέλλουν ειδοποιήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και δεν απαιτούν ειδικό λογισμικό πέραν του προγράμματος περιήγησης στο Web για επιβεβαίωση της συνάντησης. Μπορείτε να ρυθμίσετε εύκολα το πρόγραμμα όταν βγαίνεστε έξω από την πόλη ή διαφορετικά δεν είναι διαθέσιμος. Και οι δύο υπηρεσίες είναι διαθέσιμες με λογικό κόστος: το TimeDriver έχει δωρεάν δοκιμή 90 ημερών και είναι στη συνέχεια $ 30 το χρόνο. Το HourTown προσφέρει τρία διαφορετικά σχέδια, μεταξύ των οποίων ένα δωρεάν που επιτρέπει δύο μηνιαίες κρατήσεις

Ρύθμιση κοινού χρόνου συνάντησης ή προγράμματος αλλαγής

Στο SetMeeting είναι σχετικά εύκολο να οργανωθεί μια συνάντηση μεταξύ συμμετεχόντων από διαφορετικές εταιρείες

Τι γίνεται με μια κατάσταση όπου θέλετε να κανονίσετε μια κοινή ώρα των συναντήσεων για άτομα που προέρχονται από διαφορετικές εταιρείες; Ένας διοργανωτής της συνάντησης θα μπορούσε να στείλει μια ειδοποίηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με μια σειρά πιθανών ανοιχτών χρόνων και να ζητήσει από κάθε συμμετέχοντα να ελέγξει ποια από αυτές τις ώρες δουλεύει γι 'αυτούς. Αλλά εάν έχετε προσπαθήσει ποτέ να οργανώσετε αυτό το είδος συνάντησης, ξέρετε πόσο γρήγορα μπορείτε να ταΐσετε κάτω από όλες τις απαντήσεις του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Οι δωρεάν υπηρεσίες SetMeeting.com (από το Agent Meeting) και το Doodle είναι χρήσιμες από την άποψη αυτή. Η μεγαλύτερη αδυναμία του SetMeeting.com είναι ότι μόλις ξεκινήσετε τη διαδικασία δεν σας επιτρέπει να αλλάξετε τη θέση της σύσκεψης χωρίς να ακυρώσετε και να ξεκινήσετε από την αρχή. Το Doodle, το οποίο είναι λιγότερο εξελιγμένο και έχει λιγότερα χαρακτηριστικά, είναι κάτι περισσότερο από μια συσκευή ψηφοφορίας που σας βοηθά να βρείτε ένα κοινό χρονικό διάστημα. αλλά μπορείτε να το βρείτε ελκυστικό αν αυτό είναι μόνο που θέλετε να κάνετε.

Το Schedulefly έχει ακόμη και μια εφαρμογή Facebook, ώστε να μπορείτε να ενσωματώσετε το ημερολόγιό σας εκεί.

Μια άλλη κατάσταση μπορεί να περιλαμβάνει, εθελοντές των οποίων οι διαθέσιμοι χρόνοι θέλετε να συντονιστούν. Παρόλο που αυτό δεν είναι πραγματικά ένα θέμα συσκέψεων-προγραμματισμού, μπορεί να είναι μια χρονοβόρα εργασία αν προσπαθήσετε να το αντιμετωπίσετε με το χέρι ή να επιχειρήσετε να κάνετε ρυθμίσεις με πολλά back-and-forth e-mail. Οι πληρωμένες υπηρεσίες Schedulefly και Shiftboard έχουν σχεδιαστεί για το σκοπό αυτό. Το πρώτο αναπτύχθηκε για στελέχη εστιατορίων, ενώ το τελευταίο κατασκευάστηκε αρχικά για την αγορά υγειονομικής περίθαλψης. Και οι δύο από τότε έχουν επεκτείνει την εστίασή τους και μπορούν να τρέξουν σε οποιοδήποτε πρόγραμμα περιήγησης στο Web. Το Schedulefly ξεκινά από 20 δολάρια το μήνα για έως και 19 χρήστες. Το Shiftboard ξεκινά από $ 50 το μήνα για πέντε μοναδικές εισόδους. Τα τέλη αυξάνονται για μεγαλύτερες ομάδες. Το Schedulefly έχει επίσης ένα plug-in στο Facebook, ώστε να μπορείτε να συντονίζετε και να ανακοινώνετε τους χρόνους μετακίνησης.

Αποστολή των ταξιδιωτικών ειδοποιήσεων στους συναδέλφους Far-Flung

Η κύρια σελίδα του Tripit δείχνει τα επερχόμενα ταξίδια σας και ποιος θα ταξιδεύει κοντά στην πόλη σας

Μία μάλλον ασυνήθιστη υπηρεσία είναι αυτή που προσφέρει το Tripit.com. Η ιδέα πίσω από την τοποθεσία Web είναι να δημοσιεύσετε τις ρυθμίσεις ταξιδιού σας και να χρησιμοποιήσετε τις λειτουργίες κοινωνικής δικτύωσης για να ενημερώσετε τους συνεργάτες σας και τους φίλους σας όταν τα ταξίδια σας θα σας οδηγήσουν στη γειτονιά τους ή για να μάθετε πότε θα βρίσκονται στο λαιμό σας. Φυσικά, η ρύθμιση αυτή σημαίνει να στέλνετε περισσότερες προσκλήσεις σε ένα ακόμη κοινωνικό δίκτυο και να έχετε όσο το δυνατόν περισσότερους ανθρώπους (ή τουλάχιστον εκείνους που θέλετε να δείτε πρόσωπο με πρόσωπο) για να συμμετάσχετε στον κύκλωμά σας Tripit. Αλλά μόλις έχετε το δίκτυό σας φίλων, η ειδοποίησή τους σχετικά με το ταξίδι σας είναι σχετικά εύκολη: απλά προωθήστε την επιβεβαίωση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για την αεροπορική σας εταιρεία ή την κράτηση ξενοδοχείου σε μια ειδική διεύθυνση ([email protected]) και ο ιστότοπος θα αναλύσει αυτόματα τις πληροφορίες στην επιβεβαίωση, να υπολογίσετε ποιος ταξιδεύει και να δημοσιεύσετε το δρομολόγιο ταξιδιού στο δίκτυό σας. Η υπηρεσία είναι επίσης δωρεάν και μπορεί να ενσωματωθεί στο δίκτυο LinkedIn έτσι ώστε να μην χρειαστεί να συγκεντρώσετε το δίκτυο ειδοποιήσεων από την αρχή.

Όπως μπορείτε να δείτε, όλα τα είδη των υπηρεσιών Web μπορούν να σας βοηθήσουν να προγραμματίσετε και να συντονίζετε αποτελεσματικότερα τις συναντήσεις σας. Τώρα, αν μόνο κάποιος θα μπορούσε να αναπτύξει μια υπηρεσία που θα μπορούσε να ειδοποιήσει όλους ότι τρέχετε 10 λεπτά αργά για τα ραντεβού σας!