Εξοικονόμηση ενέργειας μέσω του Gmail με 21 κόλπα εξοικονόμησης χρόνου

Το Gmail είναι η πιο δημοφιλής υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον κόσμο, αλλά κάποιες από τις καλύτερες δυνατότητές του κρύβονται με καθαρή θέα, άγνωστες στους περισσότερους χρήστες. Παρόλο που το Gmail προσφέρει αξεπέραστες δυνατότητες αναζήτησης, φιλτράρισμα ανεπιθύμητης αλληλογραφίας και πολλά δωρεάν αποθηκευτικά μέσα (10GB τελευταίος έλεγχος), προσφέρει και πολλά περισσότερα - και υπάρχει πάντα περιθώριο βελτίωσης. Με λίγη τεχνογνωσία και μερικά πρόσθετα κλειδιά, μπορείτε να κάνετε την υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της Google να μεταβιβαστεί σε στεφάνες με τρόπους που ποτέ δεν θεωρήσατε πιθανό.

Έχετε κουραστεί από την προβολή συνομιλιών με σπείρωμα του Gmail; Κλείσ 'το. Θέλετε να μάθετε συντομεύσεις πληκτρολογίου; Ένα παράθυρο εξαπατήσεων είναι χτισμένο ακριβώς μέσα. Και δεν θα ήταν ωραίο αν μπορούσατε να σώσετε συνημμένα απευθείας στον λογαριασμό σας στο Dropbox; Εύκολο - με το σωστό εργαλείο.

Αυτός ο οδηγός θα βοηθήσει τους αρχάριους και τους ειδικούς του Gmail να πιέσουν περισσότερο από την υπηρεσία. Οι περισσότερες από τις συμβουλές βασίζονται στη χρήση του Gmail σε ένα πρόγραμμα περιήγησης στο Web, αλλά βεβαιωθείτε ότι βλέπετε την ενότητα "Gmail από το εξωτερικό" για να μάθετε πώς μπορείτε να αξιοποιήσετε στο έπακρο το Gmail ακόμα και όταν δεν βρίσκεστε στο πρόγραμμα περιήγησης.

Εργαστείτε πιο έξυπνα, όχι σκληρότερα

1. Αναζήτηση μεγάλων συνημμένων

Βρήκαμε γρήγορα μηνύματα που περιέχουν τη λέξη "power" και 15MB συνημμένων.

Το Gmail είναι γνωστό για τις δυνατές δυνατότητες αναζήτησης του και τώρα υποστηρίζει μια άλλη εύχρηστη παράμετρο αναζήτησης: μέγεθος μηνύματος. Επομένως, αν θέλετε να βρείτε, για παράδειγμα, όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχουν συνημμένα μεγέθη μεγαλύτερα από 10MB, θα πρέπει απλώς να αναζητήσετε μέγεθος : 10m . Και μπορείτε να το συνδυάσετε με τον τροποποιητή "older_than" για αναζητήσεις όπως το μέγεθος : 10m older_than: 6m (για να λάβετε όλα τα μηνύματα email μεγαλύτερα από 10MB και άνω των έξι μηνών)

2. Εργασία εκτός σύνδεσης

Εργασία σε αεροπλάνο χωρίς Wi-Fi; Ζείτε σε μια περιοχή όπου η πρόσβαση στο Διαδίκτυο είναι αργή ή επισφαλής; Είτε έτσι είτε αλλιώς, εγκαταστήστε το Gmail εκτός σύνδεσης. Με αυτό μπορείτε να διαβάσετε, να απαντήσετε, να συνθέσετε, να αναζητήσετε και να αρχειοθετήσετε μηνύματα, τα οποία θα αποστέλλονται ή θα συγχρονίζονται αυτόματα την επόμενη φορά που είστε συνδεδεμένοι. Μόνο μία αλίευση: Απαιτεί το Google Chrome. Εάν χρησιμοποιείτε άλλο πρόγραμμα περιήγησης, δεν έχετε τύχη.

3. Tame βρώμικες απαντήσεις

Όσο πιο μακρά γίνεται μια συνομιλία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (ή "νήμα"), τόσο πιο δύσκολο γίνεται να περάσετε από αυτή την ακατάστατη, γεμάτη έκρηξη κειμένου. Αυτό συμβαίνει επειδή κανονικά, όταν κάνετε κλικ στο Απάντηση, το Gmail παραθέτει ολόκληρο το αρχικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και όλες τις επόμενες απαντήσεις. Ευτυχώς, έχετε μια εύκολη λύση: Στο μήνυμα του αποστολέα, επιλέξτε το ακριβές κείμενο στο οποίο απαντάτε - το κρέας του μηνύματος, όπως ήταν - και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Απάντηση. Τώρα, όταν το Gmail δημιουργεί την απάντηση, θα περιλαμβάνει μόνο το επισημασμένο κείμενο. Μετάφραση: πολύ λιγότερο χάλια.

4. Απενεργοποίηση προβολής συνομιλίας

Εάν σας αρέσει μια πιο παραδοσιακή εμφάνιση εισερχομένων, απενεργοποιήστε την προβολή συνομιλιών.

Μιλώντας για βρώμικο, κάποιοι θα υποστήριζαν ότι η προβολή συνομιλιών του Gmail (γνωστή και ως σπείρωμα μηνυμάτων) συγκεντρώνει μηνύματα με το ίδιο θέμα. Αν προτιμάτε να διαδοθούν τα μηνύματά σας και επομένως να διευκολύνετε την πλοήγηση με μια ματιά, κατευθυνθείτε στις Ρυθμίσεις του Gmail (κάτω από την καρτέλα Γενικά) και επιλέξτε Προβολή συνομιλίας εκτός λειτουργίας. > 5. Συντομεύσεις κύριου πληκτρολογίου

Το KeyRocket προτείνει συντομεύσεις πληκτρολογίου για ενέργειες που έχετε πάρει πρόσφατα.

Χέρια από το ποντίκι. Μπορείτε να επιταχύνετε δραματικά τις λειτουργίες του Gmail, μαθαίνοντας διάφορες συντομεύσεις πληκτρολογίου: R για απάντηση, Ctrl-K για να εισαγάγετε έναν σύνδεσμο, Ctrl-Enter για αποστολή κ.ο.κ. Για μια πλήρη, αναδυόμενη λίστα διαθέσιμων συντομεύσεων, πατήστε Shift-; ενώ βλέπετε τα εισερχόμενα του Gmail. Η Google διαθέτει επίσης μια ιστοσελίδα που περιλαμβάνει όλες τις συντομεύσεις του Gmail. Και αν είστε χρήστης του Chrome, μπορείτε να μάθετε πιο γρήγορα τις συντομεύσεις εγκαθιστώντας το πρόσθετο KeyRocket για Gmail, το οποίο σας διδάσκει ενώ εργάζεστε.

6. Κάντε σημαντική φούσκα μηνυμάτων στην κορυφή

Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο από την εργασία, φίλους, συγγενείς-σημαντικές. Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο από καταστήματα, Facebook και άτομα που δεν γνωρίζετε-λιγότερο σημαντικά. Η λειτουργία "Εισερχόμενα προτεραιότητας" του Gmail μπορεί να δώσει προτεραιότητα στην αλληλογραφία σας, έτσι ώστε τα σημαντικά πράγματα να εμφανίζονται στην κορυφή, όπου είναι λιγότερο πιθανό να χαθούν στην τυχαία σειρά. Για να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία, κατευθυνθείτε στο

Ρυθμίσεις, κάντε κλικ στην καρτέλα Εισερχόμενα και επιλέξτε Εισερχόμενα προτεραιότητας από τον επιλογέα τύπου εισερχομένων. Αυτή η λειτουργία μπορεί να είναι λίγο δύσκολη για να τυλίξετε το κεφάλι σας γύρω σας, οπότε διαβάστε την επισκόπηση των Εισερχομένων προτεραιότητας της Google εάν χρειάζεστε βοήθεια. 7. Επαναφέρετε τα κουμπιά παλιάς σχολής

Τα κουμπιά χωρίς ετικέτες κειμένου μπορεί να προκαλέσουν σύγχυση. Ευτυχώς, το Gmail σάς επιτρέπει να τα επαναφέρετε.

Μια φορά πίσω, το Gmail αντικατέστησε τα περισσότερα κουμπιά του - Αρχείο, Διαγραφή, Ανεπιθύμητα και ούτω καθεξής - με εικονίδια που ορισμένοι χρήστες βρίσκουν κρυφά ή τουλάχιστον δυσκολότερο να αναγνωρίσουν με μια ματιά. Αν προτιμάτε να έχετε κουμπιά με κείμενο αντί για εικονίδια, μπορείτε να τα επαναφέρετε: Πηγαίνετε στο

Ρυθμίσεις> Γενικά, μετακινηθείτε προς τα κάτω στις Ετικέτες Κουμπιών και αλλάξτε τη ρύθμιση σε Κείμενο. Φέρτε τα πρόσθετα

8. Προσθέστε ένα κουμπί αναβολής για τα εισερχόμενά σας

Δεν είστε έτοιμοι να απαντήσετε; Προγραμματίστε μια υπενθύμιση.

Δεν μπορείτε να παρακολουθήσετε ένα συγκεκριμένο μήνυμα μόλις τώρα; Ακόμη και αν το χαρακτηρίσετε ως μη αναγνωσμένο, το νεότερο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τελικά θα τον σπρώξει προς τα κάτω και θα παραβλεφθεί. Αυτό που χρειάζεστε είναι ένας τρόπος να "αναβάλετε" αυτό το μήνυμα, για να το επιστρέψετε στην κορυφή των εισερχομένων σας σε καθορισμένο χρόνο. Δύο εξαιρετικές επιλογές είναι το Boomerang και το Snooze Your Email. Και οι δύο ενσωματώνονται με το Gmail, προσθέτοντας κουμπιά που καθιστούν απλή τη ρύθμιση της καθυστέρησης για συγκεκριμένο αριθμό λεπτών ή ημερών. Το Boomerang λειτουργεί με το Chrome και τον Firefox και κοστίζει $ 5 το μήνα. Αναβολή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας είναι δωρεάν, αλλά λειτουργεί μόνο με το Chrome

9. Μετατρέψτε το email σε to-dos

Το Gmail έχει μια ενσωματωμένη λίστα εργασιών, αλλά είναι λίγο αναιμική - ειδικά εάν θέλετε να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτόν τον κατάλογο αλλού. Αν ψάχνετε για κάτι πιο ισχυρό, ανατρέξτε στην Astrid, έναν ελεύθερο διαχειριστή στο διαδίκτυο, ο οποίος κατατάσσεται σταθερά στα αγαπημένα των χρηστών. Το νέο Reminder Me add-on για το Google Chrome φέρνει την υπηρεσία Astrid στο Gmail: Μπορείτε να δείτε τις τρέχουσες εργασίες σας και ακόμα καλύτερα να κάνετε κλικ σε ένα κουμπί για να μετατρέψετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια νέα εργασία

10. Αυτόματη αποθήκευση συνημμένων Gmail στο αγαπημένο σας σύννεφο

Αποθηκεύστε τα συνημμένα του Gmail σε τέσσερις δημοφιλείς υπηρεσίες αποθήκευσης cloud.

Σας ευχόμασταν ποτέ να αποθηκεύσετε συνημμένα απευθείας στον λογαριασμό σας Dropbox; Το Attachments.me είναι μια δωρεάν υπηρεσία που μπορεί να ανεβάσει συνημμένα Gmail στο Box, Dropbox, Google Drive ή SkyDrive. Απλά εγκαταστήστε το plug-in του προγράμματος περιήγησης (διαθέσιμο για το Chrome και τον Firefox) και στη συνέχεια συνδέστε το με μία ή περισσότερες από τις προαναφερόμενες υπηρεσίες σύννεφο. Με αυτό που έγινε, ευρετηριάζει όλα τα συνημμένα σας και στη συνέχεια τους καταλόγους τους για εύκολη προβολή και αναζήτηση. Με μερικά μόνο κλικ, μπορείτε να δείτε, να κατεβάσετε, να μοιραστείτε ή να αρχειοθετήσετε ένα συνημμένο.

11. Δώστε στο Gmail ένα κοινωνικό makeover

Γνωρίζετε το τρυπάνι: Λαμβάνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το LinkedIn, το Twitter ή κάτι παρόμοιο και στη συνέχεια πρέπει να κάνετε κλικ σε ένα σύνδεσμο μέσα σε αυτό το μήνυμα για να δείτε τη σύνδεση, τον σύνδεσμο, την ενημέρωση ή οτιδήποτε άλλο. Το PowerInbox ενσωματώνει όλα αυτά τα πράγματα στο εσωτερικό του Gmail, επιτρέποντάς σας να βλέπετε τα περιεχόμενα διαφόρων μηνυμάτων κοινωνικού δικτύου ακριβώς μέσα στα μηνύματα. Αυτό το πρόσθετο Chrome σας επιτρέπει επίσης να εκτελέσετε ορισμένες ενέργειες, όπως σχολιάζοντας τις ενημερώσεις του Facebook και αποδεχόμενοτε τις αιτήσεις επικοινωνίας.

12. Κάνετε τα εισερχόμενά σας "smartr"

Τα Smartr Inbox φέρνουν στο Gmail μια πλευρική γραμμή σαν το Xobni.

Οι εκπατριστές του Outlook μπορεί να έχουν αναμνήσεις από το Xobni, ένα είδος βιβλίου διευθύνσεων για τα στεροειδή. Το Smartr Inbox for Gmail φέρνει την ίδια ευπρέπεια με το webmail σας, τις πληροφορίες επαφής, τις ενημερώσεις κοινωνικού δικτύου, τα ιστορικά μηνυμάτων και τις σχετικές επαφές σε μια ελκυστική πλευρική γραμμή που μπορείτε να δείτε ή να κρύψετε όπως είναι απαραίτητο. Είναι διαθέσιμο για Chrome, Firefox και Safari και είναι ένα από τα εργαλεία που θα βρείτε γρήγορα ότι δεν μπορείτε να ζήσετε χωρίς.

13. Κρατήστε τα επώνυμα μηνύματα από τα εισερχόμενά σας

Αποθηκεύστε το μη απαραίτητο email από τα εισερχόμενά σας με το PhilterIt.

Παραδέξτε: Το ήμισυ της ακαταστασίας στα εισερχόμενά σας προέρχεται από καταστήματα, κοινωνικά δίκτυα και άλλες "επώνυμες" πηγές. Το PhilterIt για το Chrome "φιλτράρει" όλα αυτά τα πράγματα από τα εισερχόμενά σας, υποβιβάζοντάς το σε μια πλευρική γραμμή του Gmail με εικονίδια, όπου μπορείτε να το αναθεωρήσετε αργότερα, όπως σας εξυπηρετεί. Είναι ένας γρήγορος και εύκολος τρόπος για να εξαντλήσετε το σωρό εισερχομένων, διατηρώντας παράλληλα τα πράγματα που ίσως θέλετε να δείτε.

14. Προσθέστε συνημμένα από υπηρεσίες εκτός του Google Drive

Αν είστε χρήστης του Gmail, γνωρίζετε πόσο εύκολο είναι να επισυνάψετε αρχεία από το Google Drive. Τι γίνεται όμως αν θέλετε να επισυνάψετε κάτι από το κουτί, το Dropbox, το Evernote, το Facebook ή το Flickr; Το Cloudy for Chrome σάς επιτρέπει να επισυνάπτετε αρχεία από αυτές τις υπηρεσίες και άλλα Hangouts του cloud. Απλά κάντε κλικ στο κουμπί

Attach κατά τη σύνταξη ενός νέου μηνύματος και στη συνέχεια επιλέξτε μια υπηρεσία σύννεφο ή ένα κοινωνικό δίκτυο. Μπορείτε να επισυνάψετε πολλά αντικείμενα από πολλές υπηρεσίες. Προέρχεται από το εργαστήριο

15. Απάντηση στο ταχυδρομείο ταχύτερα με κονσέρβες απαντήσεων

Οι απαντήσεις σε κονσέρβα σας επιτρέπουν να εισάγετε γρήγορα το κείμενο του boilerplate στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Βρίσκεστε συνηθισμένα να γράφετε τις ίδιες απαντήσεις ξανά και ξανά; Οι λειτουργίες Labs Canned Responses μπορούν να σας εξοικονομήσουν χρόνο, αρκεί να κρατάτε τα μηνύματα σύντομα. Αφού την ενεργοποιήσετε, απλώς συνθέστε ή απαντήστε σε ένα μήνυμα, κάντε κλικ στο βέλος Περισσότερες επιλογές, το ποντίκι πάνω από τα

Κονσέρβες απαντήσεων και επιλέξτε αυτό που θέλετε. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε νέες, όπως απαιτείται. Δεν είναι η πιο κομψή προσθήκη στο Gmail, αλλά σίγουρα είναι χρήσιμη. 16. Προβολή μηνυμάτων χωρίς κλικ

Κάποτε επιθυμείτε το Gmail να έχει παράθυρο προεπισκόπησης; Μπορείτε να το δώσετε ένα.

Το Gmail έχει ενοχλητικά την επιλογή παράθυρου προεπισκόπησης, πράγμα που σημαίνει ότι πρέπει να κάνετε κλικ σε οποιοδήποτε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θέλετε να διαβάσετε και στη συνέχεια να επιστρέψετε στο φάκελο εισερχομένων και να κάνετε κλικ στο άλλο - μια αργή, χρονοβόρα διαδικασία. Ευτυχώς, το χαρακτηριστικό γνώρισμα Labs Sneak Peek απλοποιεί τα πράγματα λίγο: Απλά κάντε δεξί κλικ σε οποιοδήποτε μήνυμα για να δείτε αμέσως τα περιεχόμενά του σε ένα παράθυρο προεπισκόπησης. Ακόμη καλύτερα, ενεργοποιήστε το παράθυρο προεπισκόπησης, το οποίο σας δίνει ένα παράθυρο προεπισκόπησης bona fide παράλληλα με τα εισερχόμενά σας.

17. Σημειώστε τα μηνύματα όπως διαβάζονται με ένα μικρότερο κλικ

Μερικές φορές οι καλύτεροι χρόνοι είναι οι πιο απλοί. Αν έχετε χρησιμοποιήσει το μήνυμα Sneak Peek για να δείτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και θέλετε να το επισημάνετε ως αναγνωσμένο χωρίς να κάνετε κλικ στο μενού

Περισσότερα, ενεργοποιήστε τη λειτουργία Labs Mark as Read Button. Αφού επιλέξετε ένα ή περισσότερα μηνύματα, θα δείτε αυτό το κουμπί στη γραμμή εργαλείων σας. Ένα κλικ, και presto. Gmail από έξω στο

18. Ρυθμίστε τις έξυπνες ενεργοποιήσεις

Ανοίξτε το Gmail με τη βοήθειά σας από το IFTTT.com

Δεν θα ήταν δροσερό εάν το Gmail θα μπορούσε να σας ειδοποιήσει μέσω του smartphone κάθε φορά που θα εμφανιστεί ένα μήνυμα με την επωνυμία "επείγουσα"; Ή αν αυτό θα μπορούσε να αποθηκεύσει αυτόματα τα μηνύματα με αστέρι στο λογαριασμό σας Evernote; Αυτές είναι μόνο μερικές από τις "συνταγές" που είναι διαθέσιμες στο Channel Gmail Εάν αυτό είναι τότε που είναι αυτό που σας επιτρέπει επίσης να δημιουργήσετε τα δικά σας δεδομένα για να κάνετε το Gmail να κάνει όλα τα δροσερά πράγματα.

19. Προσθέστε συγκεκριμένους σελιδοδείκτες του Gmail στο πρόγραμμα περιήγησής σας

Προσθέστε μια σύντομη συντομογραφία στο πρόγραμμα περιήγησής σας

Όταν θέλετε να συντάξετε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ξέρετε το τρυπάνι: Ανοίξτε το Gmail και κάντε κλικ στο πλήκτρο

Compose. Αλλά μπορείτε να αποθηκεύσετε ένα βήμα προσθέτοντας ένα σελιδοδείκτη στη γραμμή αγαπημένων του προγράμματος περιήγησής σας -και όχι μόνο για το Compose, αλλά και για πράγματα όπως το Starred, το Sent Mail και ακόμη και συγκεκριμένες ετικέτες. Απλά κάντε κλικ στην επιθυμητή επιλογή στο πρόγραμμα περιήγησής σας και, στη συνέχεια, δημιουργήστε ένα νέο σελιδοδείκτη για αυτό, σύροντας τη διεύθυνση URL στη γραμμή διευθύνσεων του προγράμματος περιήγησης στη γραμμή Αγαπημένων του προγράμματος περιήγησης. Τώρα έχετε πρόσβαση με ένα κλικ στις αγαπημένες σας λειτουργίες του Gmail. 20. Μεταβείτε στο γραμματοκιβώτιο για iOS

Θέλετε να χρησιμοποιήσετε τη νέα εφαρμογή "Γραμματοκιβώτιο"; Υπομονή

Παρόλο που εξακολουθεί να είναι σε beta, το Mailbox για iOS εμφανίζεται γρήγορα ως

η προτιμώμενη εφαρμογή για τη χρήση του Gmail στο iPhone σας. Μεταξύ άλλων χαρακτηριστικών, σας επιτρέπει να "αναβάλετε" τα μηνύματα για αργότερα (όπως η άκρη # 8, παραπάνω). Και σίγουρα προωθεί τη φιλοσοφία του "inbox zero" για την απλοποίηση του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου. Το καλύτερο από όλα, είναι δωρεάν - αν και πιθανότατα θα πρέπει να περιμένετε στην γραμμή για να το πάρετε. 21. Προσθήκη κρυπτογράφησης PGP στο email σας στο Gmail

Ανησυχείτε για την ασφάλεια ηλεκτρονικού ταχυδρομείου; Θα πρέπει να είστε: Το Webmail ειδικότερα τείνει να είναι αρκετά ανασφαλές, όπως αποδεικνύεται από οποιονδήποτε αριθμό πρόσφατων hacks υψηλού προφίλ. Το Mailvelope (σε έκδοση beta για Chrome και Firefox) σάς επιτρέπει να ανταλλάσσετε κρυπτογραφημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μέσω της κρυπτογράφησης OpenPGP. Μπορείτε να δημιουργήσετε τα δικά σας δημόσια και ιδιωτικά κλειδιά και στη συνέχεια απλά κάντε κλικ σε ένα μικρό εικονίδιο κλειδαριάς για να βεβαιωθείτε ότι η αλληλογραφία σας περνά με βαριά προστασία.