Συμβουλές Microsoft Excel για εξοικονόμηση χρόνου και εργασία γρηγορότερα

Το Microsoft Excel είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο που κάνει την κουραστική δουλειά σας με έναν εύκολο τρόπο. Είτε πρόκειται για επαναλαμβανόμενες εργασίες είτε για διαχείριση δεδομένων με καθαρό τρόπο, το Excel το κάνει καλά. Υπάρχουν πολλές δυνατότητες Excel που οι περισσότεροι από εμάς δεν γνωρίζουμε. Η γνώση αυτών των κρυφών συμβουλών και χαρακτηριστικών μας βοηθά να ολοκληρώσουμε το έργο μας γρηγορότερα και εξοικονομεί πολύ χρόνο. Σήμερα, θα σας ενημερώσω για Excel tips για να εξοικονομήσετε χρόνο και να ολοκληρώσετε την εργασία σας γρηγορότερα, στον υπολογιστή σας με Windows.

Excel Συμβουλές για εξοικονόμηση χρόνου

Μπορεί να αντιμετωπίζουμε μικρά προβλήματα όπως η δημιουργία πολλαπλών γραμμών σε ένα μόνο κελί ή την εκτύπωση πολλαπλών φύλλων εργασίας σε ένα μόνο χαρτί. Ακολουθούμε διαφορετικές τεχνικές για να το κάνουμε αυτό, το οποίο μπορεί να μην είναι τόσο αποτελεσματικό όσο ίσως να το θέλουμε. Αυτό το άρθρο θα σας ενημερώσει για το πώς να κάνετε τέτοιες εργασίες με έναν εύκολο τρόπο για να εξοικονομήσετε χρόνο, ώστε να μπορείτε να ολοκληρώσετε την εργασία σας πιο γρήγορα.

1. Πολλαπλές γραμμές σε ένα κελί

Κατά την πλήρωση του φύλλου του Excel, μερικές φορές χρειάζεται να έχουμε πολλές πληροφορίες σε ένα μόνο κελί. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να γράψετε τη διεύθυνση σε ένα κελί, τότε πρέπει να είναι σε πολλές γραμμές μέσα σε ένα κελί. Στη συνέχεια, αν πιέσετε το κουμπί "Εισαγωγή " , ο έλεγχος μετακινείται στο επόμενο κελί, αλλά αυτό δεν θέλουμε. Πατήστε Alt + Enter για να μετακινήσετε τον κέρσορα στην επόμενη γραμμή του ίδιου στοιχείου. Αυτός θα ήταν ο σωτήρας για να έχει πολλαπλές γραμμές σε ένα μόνο κελί.

2. Προσθήκη τιμών κυττάρων γρήγορα

Αν θέλετε να προσθέσετε τιμές ή μέση τιμή πολλαπλών τιμών κυττάρων, τότε δεν χρειάζεται να χρησιμοποιήσετε τον τύπο. Για να κάνετε αυτά τα βασικά πράγματα, επιλέξτε το κελί, πατήστε " Ctrl " και επιλέξτε τα κελιά που θέλετε. Στη γραμμή κατάστασης που βρίσκεται στο κάτω μέρος του φύλλου του Excel, μπορείτε να βρείτε τις αξίες Sum, Average και άλλες που υπολογίζονται. Αν θέλετε να δείτε άλλες τιμές, κάντε δεξί κλικ στη γραμμή κατάστασης και επιλέξτε την τιμή που θέλετε να δείτε.

Μπορείτε να προσθέσετε τιμές όπως Ελάχιστη, Μέγιστη, Αριθμητική Αρίθμηση (επιλεγμένα κελιά που περιέχουν τις αριθμητικές τιμές) και πολλά άλλα

Διαβάστε : Top 10 αγαπημένες συμβουλές, κόλπα, συμβουλές σχετικά με το Microsoft Excel

3. Δημιουργία πρότυπων γραφημάτων για επαναχρησιμοποίηση

Η δημιουργία του ίδιου είδους χάρτη ξανά και ξανά είναι πραγματικά μια επαναλαμβανόμενη εργασία. Για παράδειγμα, αν θέλετε να δημιουργήσετε ένα γράφημα για τα δεδομένα πωλήσεων ολόκληρου του μήνα, είναι προτιμότερο να δημιουργήσετε το πρότυπο γραφήματος και να χρησιμοποιήσετε το ίδιο πρότυπο κάθε φορά που θέλετε να χρησιμοποιήσετε το γράφημα. Για να δημιουργήσετε και να επαναχρησιμοποιήσετε το πρότυπο γραφήματος, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

• Επιλέξτε τα απαιτούμενα δεδομένα και εισαγάγετε το γράφημα με τον κανονικό τρόπο
• Διαμορφώστε το όπως θέλετε. Προσθέστε ή αφαιρέστε τις γραμμές πλέγματος, την ετικέτα δεδομένων, τις γραμμές τάσεων και όλα όσα θέλετε
• Αφού μορφοποιήσετε το γράφημα όπως θέλετε, επιλέξτε το διάγραμμα και κάντε κλικ στο "Αποθήκευση ως πρότυπο" στην καρτέλα Σχεδίαση. διάγραμμα με επέκταση ".ctrx". Η προεπιλεγμένη θέση για αποθήκευση του προτύπου γραφήματος είναι
• C: Users Username AppData Roaming Microsoft Templates Charts και αποθηκεύεται το πρότυπο γραφήματος στην ίδια αυτή την τοποθεσία. Εάν χρειάζεται, μπορείτε να επιλέξετε τον προορισμό σας. Τώρα, για να επαναχρησιμοποιήσετε το πρότυπο γραφήματος, επιλέξτε τα πιο πρόσφατα δεδομένα και μεταβείτε στο "εισαγάγετε", στην ενότητα "Χάρτες", πηγαίνετε στο "O
• και " Όλοι οι τύποι γραφημάτων". Κάντε κλικ στο Πρότυπα και επιλέξτε το πρότυπο που θέλετε. Αυτό δημιουργεί το γράφημα για τα πιο πρόσφατα επιλεγμένα δεδομένα. Χρησιμοποιώντας το πρότυπο γραφήματος, εξοικονομείτε πολύ χρόνο και δεν χρειάζεται να δημιουργήσετε το γράφημα όπως θέλετε από την αρχή.

4. Δημιουργία χάρτη από διαφορετικές τιμές κυττάρων

Μπορούμε να δημιουργήσουμε ένα γράφημα από τιμές κυψελών που δεν είναι δίπλα. Όπως ήδη γνωρίζουμε, μπορούμε να επιλέξουμε τιμές που υπάρχουν σε διάφορα κελιά κρατώντας το πλήκτρο

Ctrl , και με τον ίδιο τρόπο επιλέγουμε τιμές που δεν είναι τα παρακείμενα κελιά και στη συνέχεια εισάγουμε το γράφημα. Για παράδειγμα, αν έχετε επικεφαλίδες στην πρώτη στήλη και τιμές στην τέταρτη στήλη, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο Ctrl και επιλέξτε την πρώτη στήλη και την τέταρτη στήλη και στη συνέχεια εισαγάγετε το διάγραμμα 5. Χρησιμοποιήστε τα ονόματα στους τύπους για να καταλάβετε εύκολα

Το όνομα είναι πάντα εύκολο να αναγνωριστεί. Με τον ίδιο τρόπο, η κατοχή ενός ονόματος σε συγκεκριμένο κύτταρο ή ένα εύρος δεδομένων και η χρήση του σε τύπους είναι εύκολο να κατανοηθεί καλά η φόρμουλα. Για παράδειγμα, η Επιτροπή * B5 είναι εύκολο να κατανοηθεί από το C2 * B5. Για να το κάνετε, επιλέξτε το κελί ή την περιοχή δεδομένων και στην καρτέλα "Φόρμες" κάντε κλικ στο

Ορισμός ονόματος. Σας ζητάει να εισάγετε το όνομα και να ελέγξετε τα στοιχεία αναφοράς πριν εισαγάγετε το όνομα και κάντε κλικ στο "Ok". Πείτε ότι δημιούργησα το όνομα "Επιτροπή" επιλέγοντας ένα συγκεκριμένο κελί, τότε όταν χρησιμοποιώ

Επιτροπή * B5 , αναφέρεται στην τιμή κυψελών που ονομάστηκε Commission

Σημείωση: Το όνομα πρέπει να ξεκινάει με ένα χαρακτήρα και μπορεί επίσης να ξεκινά με μια υπογράμμιση. Δεν πρέπει να ξεκινά με έναν αριθμό και δεν πρέπει να έχει κενά.

Όλα τα δημιουργημένα ονόματα μπορούν να προβληθούν από το πλαίσιο ονόματος. Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο βέλος στο πλαίσιο Όνομα και εμφανίζει τη λίστα των ονομάτων που δημιουργήθηκαν. Επιλέξτε το όνομα και σας μεταφέρει εκείνη τη συγκεκριμένη περιοχή ή περιοχή στο φύλλο εργασίας. Αυτές είναι μερικές από τις συμβουλές του Microsoft Excel για εξοικονόμηση χρόνου και σας βοηθούν να ολοκληρώσετε τις εργασίες σας εύκολα και γρήγορα. Αν έχετε κάτι να προσθέσετε, παρακαλώ μοιραστείτε μαζί μας μέσω των σχολίων

Αύριο, θα ρίξουμε μια ματιά σε ορισμένες προχωρημένες συμβουλές Excel και σε μερικές συμβουλές του Excel Online