Βεβαιωθείτε ότι το Γενικό E-Mail παίρνει απαντημένο

Πώς η επιχείρησή σας χειρίζεται το γενικό και το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ερωτημάτων σχετικά με τις πωλήσεις; Σε πολλές οργανώσεις, αυτά τα μηνύματα μεταφέρονται σε κοινόχρηστο λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως [email protected]. Η απάντηση μπορεί να είναι ευθύνη οποιουδήποτε από τους πολλούς αντιπροσώπους της εταιρείας.

Αλλά πώς διασφαλίζετε ότι η εταιρεία σας χειρίζεται άμεσα όλα τα ερωτήματα που αποστέλλονται σε μια κοινή διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου; Στον σημερινό γρήγορο επιχειρηματικό κόσμο, αφήνοντας ένα e-mail καθυστερημένο για μεγάλο χρονικό διάστημα χωρίς να απαντήσει μπορεί να σημάνει τη διαφορά ανάμεσα στη νίκη μιας εντολής πωλήσεων και την απώλεια της. Και πώς εμποδίζετε τους πολλούς εργαζόμενους να σπαταλούν το χρόνο τους (και να δίνουν στον πελάτη μια κακή εικόνα των διαδικασιών της επιχείρησής σας) απαντώντας στο ίδιο ερώτημα;

Το Email Center Pro (ECP) μπορεί να σας βοηθήσει. Είναι μια νέα υπηρεσία που βασίζεται στο Web για την κοινή χρήση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μεταξύ συνεργατών, οι οποίοι ενδέχεται να προσθέτουν σχόλια στα μηνύματα και να χρησιμοποιούν πρότυπα ή να συνεργάζονται για την παραγωγή έγκαιρων απαντήσεων.

Ανάλογα με τον τρόπο ρύθμισης του συστήματος, η κοινή χρήση μηνυμάτων ενδέχεται να έχει επιπτώσεις στην ιδιωτική ζωή. Και το ECP δεν έχει σχεδιαστεί για να αντικαταστήσει το επιχειρησιακό σας ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. συνεργάζεται με την υπάρχουσα υπηρεσία σας για να διασφαλίσει ότι το προσωπικό σας δεν θα ρίξει την μπάλα στην ηλεκτρονική αλληλογραφία της.

Μπορείτε να αξιολογήσετε το ECP χρησιμοποιώντας ένα δωρεάν σχέδιο που υποστηρίζεται από τη διαφήμιση. Τα αμειβόμενα σχέδια ξεκινούν από $ 19 το μήνα

Χρησιμοποιώντας το Κέντρο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Pro

Μπορείτε να εγγραφείτε ηλεκτρονικά για έναν λογαριασμό ECP - και να δημιουργήσετε ένα ή περισσότερα γραμματοκιβώτια - μέσα σε λίγα λεπτά. Το ECP συνιστά να καναλιώνετε αλληλογραφία στην υπηρεσία ρυθμίζοντας την ανάκτηση POP από ένα συγκεκριμένο γραμματοκιβώτιο (για παράδειγμα, [email protected]). αλλά αν προτιμάτε, μπορείτε να προωθήσετε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ως αυτό που έρχεται ή απλώς να δώσετε τη διεύθυνση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του ECP (αν και αυτό θα δημιουργήσει μια διεύθυνση που μοιάζει με clunkier - κάτι σαν [email protected])

Μπορείτε χρησιμοποιήστε την υπηρεσία για ιδιωτικούς λογαριασμούς, φυσικά, αλλά αυτό θα κάνει το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο αυτού του ατόμου πλέον ιδιωτικό. Ωστόσο, όταν οι εργαζόμενοι αρρωσταίνουν ή πηγαίνουν σε διακοπές ή άδεια μητρότητας, η χρήση του ECP για τη διαχείριση των λογαριασμών τους (ίσως με την προσωρινή προώθηση των μηνυμάτων τους στο ECP) ​​μπορεί να βοηθήσει τους συναδέλφους να πάρουν το χαλαρό μήνυμα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που διαφορετικά θα εξασθενίσει μέχρι να επιστρέψουν οι απλοί υπάλληλοι

Αφού συνδεθείτε στην ηλεκτρονική υπηρεσία του ECP, μπορείτε να προβάλετε και να αναζητήσετε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στους καλυπτόμενους λογαριασμούς, που αντιστοιχούν σε ιστορικό επικοινωνίας με τους πελάτες. Επίσης, για να δημιουργήσετε μια πληρέστερη εγγραφή, μπορείτε να προωθήσετε τα παλαιότερα μηνύματα και τα σχετικά μηνύματα από μεμονωμένους λογαριασμούς που δεν διαχειρίζονται η υπηρεσία.

Η ECP χρησιμοποιεί το SpamAssassin ως φίλτρο αποστολής αντιγράφων ασφαλείας. Το εισερχόμενο ανεπιθύμητο περιεχόμενο δεν μετράει ενάντια στις μάλλον αυστηρές μηνιαίες ποσοστώσεις μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της υπηρεσίας.

Το Email Center Pro σάς επιτρέπει να αντιστοιχίζετε μηνύματα σε κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο σε μεμονωμένους υπαλλήλους για παρακολούθηση.

Ένα αναπτυσσόμενο μενού σας επιτρέπει να αντιστοιχίσετε ένα νέο μήνυμα προς ένα συγκεκριμένο άτομο για παρακολούθηση. Μπορείτε επίσης να κανονίσετε να στείλετε νέες ειδοποιήσεις μηνυμάτων και να παρακολουθήσετε τις απαντήσεις για να δείτε πόσο καιρό ένα e-mail δεν έχει απαντηθεί - ή να προσθέσετε σημειώσεις σε ένα νήμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με έναν πελάτη, για να μοιραστείτε πληροφορίες με την ομάδα σας. > Ο ενσωματωμένος επεξεργαστής σάς επιτρέπει να δημιουργείτε πρότυπα προσαρμοσμένων μηνυμάτων, μειώνοντας τον απαιτούμενο χρόνο για να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη απάντηση και εισάγοντας ένα βαθμό συνέπειας στις απαντήσεις της επιχείρησής σας.

Οι έξυπνοι φάκελοι σάς επιτρέπουν να οργανώσετε το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο, φιλτράροντας τα κριτήρια καθορίστε - όπως για παράδειγμα από το θέμα του μηνύματος ή το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο που σας έχει δοθεί για απάντηση. Αυτοί οι φάκελοι καθιστούν ευκολότερο για εσάς να βλέπετε τα μηνύματα που θεωρείτε πιο σημαντικά.

Η ECP εξελίχθηκε από μια ανάγκη από τον προγραμματιστή λογισμικού επιχειρηματικού προγραμματισμού Palo Alto Software για να διαχειριστεί καλύτερα τα δικά της e- -ταχυδρομείο. Η εταιρεία λέει ότι επειδή η ECP χρησιμοποιεί την υποδομή της Amazon Web Services, διαθέτει το ίδιο επίπεδο αξιοπιστίας με το κατάστημα Amazon.com

Ένα δωρεάν σχέδιο, το οποίο υποστηρίζεται από διαφημίσεις σε υποσέλιδα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, παρέχει 1 GB αποθηκευτικού χώρου, δέχεται 250 μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μηνύματα μηνιαίως και φιλοξενεί πέντε χρήστες και δύο γραμματοκιβώτια. Τα δωρεάν διαφημιστικά προγράμματα ξεκινούν από 19 δολάρια ανά μήνα για αποθήκευση 5 GB, 2500 μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μηνιαίως, απεριόριστους χρήστες και πέντε γραμματοκιβώτια. Αυτά τα σχέδια περιλαμβάνουν επίσης μια υπηρεσία για την δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας των δεδομένων σας.

Το πιο ακριβό σχέδιο κοστίζει $ 149 το μήνα για αποθήκευση 30 GB, μηνιαία μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου 15.000, ασφαλή επικοινωνία SSL και απεριόριστους χρήστες και γραμματοκιβώτια. Ο μόνος τρόπος για να διαχειριστείτε τα κοινόχρηστα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Συζήτησα μια λιγότερο κομψή (και λιγότερο δαπανηρή) στρατηγική σε μια προηγούμενη στήλη. Ένα σύστημα βοήθειας γραφείου, όπως το Cerberus Helpdesk, είναι μια άλλη επιλογή. Ωστόσο, η ECP είναι εύκολη στη χρήση και είναι απλή στην εγκατάσταση παράλληλα με το υπάρχον σύστημα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.

Η εταιρεία δημιούργησε επίσης μια προσφορά για αναγνώστες PC World: Εισαγωγή

pcworld08

το πρότυπο ($ 19 / month) θα σας δώσει το δικαίωμα να έχετε δωρεάν τρεις μήνες δωρεάν.

Ο Richard Morochove είναι σύμβουλος και συγγραφέας πληροφορικής. Στείλτε του ερωτήσεις σχετικά με τη χρήση της τεχνολογίας στις συνδεδεμένες μικρές έως μεσαίες επιχειρήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου . Η PC World ενδέχεται να επεξεργαστεί το ερώτημά σας και δεν μπορεί να εγγυηθεί ότι θα απαντηθούν όλες οι ερωτήσεις.