Κρατήστε Καρτέλες στα Νομικά σας Έγγραφα

Ο κύριος πίνακας εργαλείων του Mumboe δείχνει τα επερχόμενα και τα παρελθόντα καθήκοντα μαζί με τις προθεσμίες τους. Τα αξιόλογα εικονίδια σας επιτρέπουν να δημιουργείτε, να βλέπετε ή να βρίσκετε μια συμφωνία που έχετε αποθηκεύσει στην ηλεκτρονική βάση δεδομένων της Mumboe.

Μια νέα υπηρεσία που ονομάζεται Mumboe παίρνει νομικά έγγραφα από σκονισμένα ερμάρια αρχείων και τα τοποθετεί σε μια ασφαλή και αναζητήσιμη online βάση δεδομένων. Μπορεί να βοηθήσει μια επιχείρηση να δημιουργήσει και να παρακολουθήσει τόσο τις νομικές της συμφωνίες όσο και οποιεσδήποτε προθεσμίες ή άλλες βασικές πληροφορίες που σχετίζονται με αυτές.

Η Mumboe είναι μια εναλλακτική λύση στο διαδικτυακό λογισμικό για τη διαχείριση εγγράφων, όπως το Docsvault. Άλλες ηλεκτρονικές υπηρεσίες, όπως το Microsoft Office Live Small Business, καθιστούν δυνατή την αποθήκευση και την παρακολούθηση εγγράφων. Το Mumboe, ωστόσο, είναι ιδιαίτερα κατάλληλο για τη διαχείριση μιας σειράς νομικών συμφωνιών, καθώς παρακολουθεί επίσης συναφή καθήκοντα και δεδομένα που μπορεί να είναι σημαντικά, όπως η ημερομηνία λήξης της σύμβασης.

Υποψιάζομαι ότι το γεγονός ότι πρόκειται για μια ηλεκτρονική υπηρεσία θα αποτρέψει ορισμένους δυνητικούς χρήστες. Ορισμένοι δικηγόροι, για παράδειγμα, δεν θα εμπιστευτούν ευαίσθητα έγγραφα σε οποιαδήποτε βάση δεδομένων στο Διαδίκτυο, ανεξάρτητα από το πόσο ασφαλείς. Ωστόσο, αν υποθέσετε ότι επιλέγετε έναν ισχυρό κωδικό πρόσβασης, η ηλεκτρονική μετάδοση των εγγράφων σας θα πρέπει να προστατεύεται σωστά από την κρυπτογράφηση 256-bit της υπηρεσίας.

Πώς δημιουργείται ένας λογαριασμός χρήστη, συνδεθείτε στο Mumboe μέσω του προγράμματος περιήγησης στο Web για να βρει ένα κομψό αλλά κομψό περιβάλλον εργασίας χρήστη. Ο κύριος πίνακας ελέγχου δείχνει τα επερχόμενα και τα παρελθόντα καθήκοντα, μαζί με τις προθεσμίες τους. Επίσης, βλέπετε προεξέχοντα εικονίδια που σας επιτρέπουν να δημιουργήσετε, να προβάλετε ή να βρείτε μια συμφωνία στην ηλεκτρονική βάση δεδομένων σας.

Μια γραμμή μενού στην κορυφή παρέχει πρόσβαση με ένα κλικ για τη διαχείριση συμφωνιών, εργασιών και επαφών. Άλλες επιλογές μενού περιλαμβάνουν σελιδοδείκτες και πρόσφατα αντικείμενα που είδατε.

Το Mumboe σας επιτρέπει να δημιουργήσετε διάφορα είδη συμβολαίων, όπως μίσθωση ή συμφωνία μη διάδοσης, χρησιμοποιώντας πρότυπα του Microsoft Word που μπορείτε να κατεβάσετε από το Mumboe.com και στη συνέχεια να προσαρμόσετε στο Word Εφαρμογή συμβατή με το Word. Η βασική αξία της υπηρεσίας, ωστόσο, έγκειται στην ικανότητά της να παρακολουθεί νομικές συμφωνίες.

Συμφωνίες παρακολούθησης στο Mumboe

Μπορείτε να ανεβάσετε συμφωνίες σε Mumboe σε μορφή.doc (Word), PDF ή TIFF. Μόλις εισαχθεί το έγγραφο στη βάση δεδομένων, η πρόσβαση σε αυτό μπορεί να μοιραστεί με άλλους χρήστες που εξουσιοδοτείτε. Η υπηρεσία υποστηρίζει πολλούς διαφορετικούς τρόπους για να αναζητήσετε μια συμφωνία, όπως με τα ονόματα των συμβαλλομένων στη συμφωνία ή με τις ημερομηνίες ανανέωσης των συμβάσεων και λήξης.

Η Mumboe σας παρέχει επίσης μια βάση δεδομένων για την παρακολούθηση βασικών διατάξεων αυτών των εγγράφων, όπως ως απαιτούμενες πληρωμές, τους αριθμούς παραγγελίας και την καλυπτόμενη περιοχή. Παρακολουθεί επίσης εκδηλώσεις, όπως νέες εκδόσεις της συμφωνίας. Αυτήν τη στιγμή, πρέπει να συμπληρώσετε με μη αυτόματο τρόπο τα περισσότερα από τα ισχύοντα πεδία βάσης δεδομένων για κάθε σύμβαση, αλλά η Mumboe σχεδιάζει να αυτοματοποιήσει την εισαγωγή περισσότερων δεδομένων σε μελλοντικές αναθεωρήσεις.

Η ενσωμάτωση με την υπηρεσία διαχείρισης σχέσεων πελατών Salesforce.com σχεδιάζεται για αργότερα αυτό το έτος. ότι θα μπορείτε να συνδέσετε δεδομένα Mumboe με τη βάση δεδομένων του Salesforce.com

Ποιος χρειάζεται νομική συμφωνία παρακολούθησης;

Η Mumboe απευθύνεται σε μια σειρά επιχειρήσεων - μικρού μεγέθους έως επιχειρήσεων - που πρέπει να διατηρούν σχετικά με τις νομικές τους συμφωνίες. Η υπηρεσία θα μπορούσε να αποδειχθεί χρήσιμη τόσο για τους εσωτερικούς νομικούς συμβούλους όσο και για τους εξωτερικούς νομικούς συμβούλους που πρέπει να αναθεωρήσουν τα σχέδια συμφωνιών και να κρατήσουν τις καρτέλες στις υπάρχουσες συμβάσεις μιας επιχείρησης.

Η Mumboe βρίσκεται σήμερα σε δοκιμές beta. Η πλήρης υπηρεσία θα γίνει στις 20 Μαρτίου με τρεις εκδόσεις. Το Mumboe Express είναι δωρεάν και περιλαμβάνει αποθήκευση έως και δέκα συμφωνιών (50MB) και κοινή πρόσβαση για έως και τρεις χρήστες

Το πρότυπο Mumboe περιλαμβάνει αποθήκευση για 250 συμφωνίες (500MB) και κοστίζει 24 $ ανά χρήστη ανά μήνα, χωρίς περιορισμό στον αριθμό των χρηστών. Pro μπορεί να αποθηκεύσει έως και 1000 συμφωνίες (2GB) για $ 48 ανά χρήστη ανά μήνα. Οι οργανισμοί που χρειάζονται περισσότερο από 2GB αποθήκευσης θα πρέπει να επικοινωνούν με την Mumboe για την τιμολόγηση των επιχειρήσεων.

Υποθέτοντας ότι χρειάζεστε περισσότερα από αυτά που προσφέρει η δωρεάν έκδοση Express, το Mumboe θα κοστίσει περισσότερο από ένα γραφείο καταγραφής, το παραδοσιακό αποθετήριο για νομικές συμφωνίες. Ωστόσο, πολλοί οργανισμοί θα πρέπει να διαπιστώσουν ότι αξίζει να πληρώνετε την ικανότητα να μοιράζεστε έγγραφα, να παρακολουθείτε το ιστορικό αναθεωρήσεων και να παρακολουθείτε τις προθεσμίες.

Ο Richard Morochove είναι σύμβουλος και συγγραφέας πληροφορικής. Στείλτε του ερωτήσεις σχετικά με τη χρήση της τεχνολογίας στη συνδεδεμένη επιχείρηση μικρής έως μεσαίας επιχείρησης

μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

. Η PC World ενδέχεται να επεξεργαστεί το ερώτημά σας και δεν μπορεί να εγγυηθεί ότι θα απαντηθούν όλες οι ερωτήσεις.