Συστατικά

Το HyLighter βοηθά τους ομίλους να συνεργάζονται σε έγγραφα

Δοκιμάζω το υγρό highlighter της Oriflame | feelthebeauty

Δοκιμάζω το υγρό highlighter της Oriflame | feelthebeauty

Πίνακας περιεχομένων:

Anonim

Συνεργασία με άλλα μέλη της ομάδας σας να δημιουργήσετε και να τροποποιήσετε έγγραφα είναι μια κοινή επιχειρηματική ανάγκη. Αλλά ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος για να χειριστείς αυτό το έργο; Μια νέα υπηρεσία ηλεκτρονικής συνεργασίας εγγράφων που ονομάζεται HyLighter σάς επιτρέπει να χρησιμοποιείτε έγχρωμη κωδικοποίηση για να επισημάνετε τους σχολιασμούς, τους οποίους η υπηρεσία παρακολουθεί ξεχωριστά από το πρωτότυπο έγγραφο.

Προϊόντα που έχουν σχεδιαστεί για να ανταποκρίνονται στις ανάγκες των ανθρώπων που συνεργάζονται σε έγγραφα βρίσκονται εδώ και καιρό. Ένα γνωστό παράδειγμα είναι η δυνατότητα αλλαγής παρακολούθησης του Microsoft Word. που παρουσιάστηκε πριν από αρκετά χρόνια, αυτή η δυνατότητα επιτρέπει στους χρήστες να επισημάνουν ένα έγγραφο του Word με σχόλια και προτεινόμενες αλλαγές που μπορούν να αποδεχθούν ή να απορρίψουν άλλοι συνεργάτες.

Πολλές γνωστές υπηρεσίες Web παρέχουν εξαιρετικά ευέλικτες επιλογές συνεργασίας εγγράφων, συμπεριλαμβανομένης της πρόσβασης σε κοινά έγγραφα. Τα Microsoft Office Live και WebEx WebOffice, για παράδειγμα, σας επιτρέπουν να ανεβάσετε έγγραφα σε έναν ιδιωτικό ιστότοπο για κοινή χρήση, αναθεώρηση και τροποποίηση. Το Basecamp παρέχει ένα online πρόγραμμα Writeboard για συνεργασία εγγράφων, καθώς και απλές υπηρεσίες διαχείρισης έργων.

Ο HyLighter, επί του παρόντος σε beta δοκιμές, ειδικεύεται αποκλειστικά στη συνεργασία εγγράφων. Παρέχει οφέλη που δεν είναι διαθέσιμα σε πιο γενικές υπηρεσίες κοινής χρήσης σε απευθείας σύνδεση - κυρίως ένα διαισθητικό σύστημα κωδικοποίησης χρωμάτων που υπογραμμίζει τομείς ενδιαφέροντος για την ομάδα επιχειρήσεων.

Ο HyLighter παρακολουθεί σχόλια και προτεινόμενες αλλαγές ξεχωριστά, ώστε να μην σκιάζουν το πρωτότυπο έγγραφο. Στην πραγματικότητα, δεν μπορείτε να αλλάξετε το ίδιο το έγγραφο στο HyLighter, το οποίο μπορεί να το καταστήσει ακατάλληλο για ορισμένους χρήστες. Αλλά σε περιπτώσεις όπου η παρακολούθηση των ανησυχιών των συνεργατών είναι σημαντική, μπορεί να είναι πολύ βολικό.

Ο HyLighter κακώς έκανε το μικρό γράμμα c σε όλο αυτό το εισαγόμενο έγγραφο PDF

Το HyLighter είναι έργο σε εξέλιξη. σε αυτό αποκλειστικά όταν εργάζεστε με σημαντικά έγγραφα. να είστε έτοιμοι να χρησιμοποιήσετε κάτι άλλο, αν διασκεδάζεστε με αυτό. Για παράδειγμα, η υπηρεσία λέει ότι υποστηρίζει έγγραφα σε μορφή Word, PDF και HTML, αλλά ορισμένα PDF που ανέβασα στην υπηρεσία δεν αποδόθηκαν εντελώς πιστά. (Η HyLighter αναγνωρίζει ότι ορισμένα PDF με ενσωματωμένα γραφικά πολλαπλών κτιρίων, όπως αυτά που εμφανίζονται στην εικόνα που απεικονίζεται παραπάνω, ενδέχεται να μην εμφανίζονται σωστά.)

Από την άλλη πλευρά, τα έγγραφα του Word εμφανίζονται άψογα. Η HyLighter λέει ότι σχεδιάζει να υποστηρίξει τελικά σχόλια σε αρχεία γραφικών, ήχου και βίντεο.

Πώς λειτουργεί το HyLighter

Το HyLighter αναγνωρίζει δύο τύπους χρηστών: τον δημιουργό του εγγράφου και τον προσκεκλημένο - ζητά να συμμετάσχει στη συνεργασία. Τα σύντομα κινούμενα σεμινάρια στην ιστοσελίδα του HyLighter εξηγούν λεπτομερέστερα και τους δύο ρόλους των χρηστών.

Ο δημιουργός ξεκινά τη διαδικασία εγγραφόμενος στην υπηρεσία και φορτώντας ένα έγγραφο. Έτρεξα σε ένα δευτερεύον πρόβλημα την πρώτη φορά που προσπάθησα να εγγραφώ: Δεν έλαβα την παραλαβή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αλλά σε μια δεύτερη προσπάθεια την επόμενη μέρα, ήμουν επιτυχής.

Μόλις συνδεθείτε, θα δείτε μια εφεδρική διασύνδεση. Από την κορυφή υπάρχουν επιλογές μενού για την πρόσβαση σε έγγραφα που προέρχονται από εσάς και έγγραφα στα οποία σας έχει προσκληθεί να συνεργαστείτε. Το παράθυρο στη δεξιά πλευρά περιέχει συνδέσμους για την αλλαγή του προφίλ σας και για την εισαγωγή εγγράφων στα οποία θέλετε να εργάζεστε στο HyLighter.

Η εισαγωγή εγγράφων είναι απλή. Παρέχετε έναν τίτλο εγγράφου, εντοπίστε το αρχείο στον υπολογιστή σας, ορίστε την κατάσταση πνευματικών δικαιωμάτων (ασφαλής, σε εκκρεμότητα ή δεν ισχύει) που επιλέγεται από αναπτυσσόμενο μενού, εισάγετε μια περιγραφή εάν το επιθυμείτε και καταχωρίστε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τα άτομα που θέλετε να προσκαλέσετε ως συνεργάτες.

Κάθε επισκέπτης λαμβάνει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ζητάει είσοδο στο έγγραφο. Πριν από την εργασία σε ένα έγγραφο, ο προσκεκλημένος πρέπει να δημιουργήσει έναν λογαριασμό HyLighter.

Σχόλια, Αλλαγές

Αφού ανεβάσετε ένα έγγραφο από τον υπολογιστή σας στην ηλεκτρονική υπηρεσία (η οποία διαρκεί μερικά δευτερόλεπτα) σχολιάζοντας το.

Οι χρωματικές ράβδοι του HyLighter μοιάζουν με τα κυριότερα χαρακτηριστικά του πραγματικού κόσμου που εφαρμόζονται με χρωματιστά μαρκαδόρια: Δεν κρύβουν το κείμενο. Οι κίτρινες γραμμές αναδεικνύουν τα περάσματα όπου έχετε κάνει ένα σχόλιο, τα μπλε δείχνουν σχόλια από άλλους και τα πράσινα σηματοδοτούν τομείς κοινού ενδιαφέροντος. Οι πιο σκούρες αποχρώσεις του μπλε ή του πράσινου εμφανίζονται όταν οι συνεργάτες παρουσιάζουν ιδιαίτερα έντονο ενδιαφέρον για ένα τμήμα - για παράδειγμα, όταν αρκετοί συμμετέχοντες αφήνουν σχόλια για το ίδιο κείμενο.

Τα σχόλια εμφανίζονται σε ένα παράθυρο στα δεξιά του εγγράφου. Κάθε σχόλιο εμφανίζεται κάτω από το όνομα του συγγραφέα του και κάνοντας κλικ σε ένα μικρό εικονίδιο σε σχήμα κουτιού στα δεξιά του ονόματος του συγγραφέα μετατρέπεται η αντίστοιχη κόκκινη φωτεινή ένδειξη. Άλλα μικρά εικονίδια σας επιτρέπουν να αντικαταστήσετε, προσθέσετε ή να αφαιρέσετε σχόλια.

Όταν προσθέτετε ή αντικαθιστάτε σχόλια, εμφανίζεται ένα απλό πλαίσιο επεξεργασίας κειμένου, προσφέροντας κάποιες κοινές επιλογές μορφοποίησης, όπως για έντονη γραφή και πλάγια γραφή. Μπορείτε να εισάγετε συνδέσμους σε τοποθεσίες Web ή δεδομένα σε εξωτερικό διακομιστή - βίντεο από το YouTube, για παράδειγμα - αλλά δεν μπορείτε να μεταφορτώσετε τα εξωτερικά δεδομένα στον ίδιο τον HyLighter.

Τα κουμπιά που βρίσκονται πάνω από τη στήλη των σχολίων, διαθέσιμες λειτουργίες. Κάποιος σας επιτρέπει να δημιουργήσετε μια σημείωση G - ένα γενικό σχόλιο που δεν συνδέεται με κάποια συγκεκριμένη περιοχή του εγγράφου. Ένα κουμπί σύγκρισης σας επιτρέπει να ορίσετε ποια σχόλια βλέπετε - δικά σας, ή μόνο αυτά των συναδέλφων.

Αφού ολοκληρωθεί η συνεργασία, μπορείτε να πατήσετε ένα κουμπί Εξαγωγή για να εξάγετε το έγγραφο και τα σχόλια σε ένα αρχείο HTML, περιορίζοντας τη χρησιμότητα της υπηρεσίας. (Το HyLighter σχεδιάζει να συμπεριλάβει υποστήριξη για εξαγωγή σε μορφές RTF, PDF και πιθανόν Word στο μέλλον.)

Εν τω μεταξύ, το αρχείο βοήθειας του HyLighter προτείνει μια λύση που χρησιμοποιεί το κουμπί Εύκολη προβολή: Κάντε κλικ για να δημιουργήσετε ένα στενότερο παράθυρο στην οποία εμφανίζεται το επισημασμένο έγγραφο στο επάνω τμήμα του παραθύρου και τα σχόλια στο κάτω παράθυρο. Εάν δεν έχετε πολύ μικρή οθόνη, θα έχετε αρκετό χώρο για να ανοίξετε την εφαρμογή δημιουργίας εγγράφων (π.χ. Word) σε ένα δεύτερο στενό παράθυρο δίπλα στο παράθυρο Εύκολη προβολή. τότε μπορείτε να κάνετε τις αλλαγές με μη αυτόματο τρόπο. Προφανώς, αυτό δεν είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος εργασίας.

Είναι το HyLighter αξίζει τον κόπο;

Μου αρέσει ο τρόπος που ο HyLighter διαχωρίζει τα σχόλια από το έγγραφο. Τα περισσότερα εργαλεία συνεργασίας που βασίζονται στο Web τροποποιούν το ίδιο το έγγραφο και ως εκ τούτου, όταν πολλοί χρήστες εμπλέκονται, η πρόθεση και ο τόνος του αρχικού κειμένου μπορεί να χαθούν

Εάν μόνο ένα ή δύο άτομα εξετάσουν το έγγραφό σας, ο κίνδυνος πνιγμού σε σχόλια μπορεί να είναι πολύ μικρός. Εν τω μεταξύ, η πρόσθετη εργασία μεταφοράς παρατηρήσεων και αλλαγών στο πρωτότυπο έγγραφο μπορεί να εμφανιστεί ως μείζον μειονέκτημα.

Το HyLighter είναι ελεύθερο να χρησιμοποιηθεί κατά τη διάρκεια της περιόδου beta και η υπηρεσία δείχνει πραγματική υπόσχεση. Εάν θέλετε να συνεργαστείτε σε έγγραφα, συνιστούμε να το δοκιμάσετε για να δείτε αν ταιριάζει με το στυλ σας.

Μόλις εμφανιστεί η τελική έκδοση του HyLighter, θα είναι διαθέσιμη ως εφαρμογή που μπορούν να εγκαταστήσουν οι χρήστες στο διακομιστή τους, όπως καθώς είναι μια υπηρεσία που φιλοξενείται. Η τιμή δεν έχει οριστεί.

Ο Richard Morochove είναι σύμβουλος και συγγραφέας πληροφορικής. Στείλτε του ερωτήσεις σχετικά με τη χρήση της τεχνολογίας στις συνδεδεμένες μικρές έως μεσαίες επιχειρήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η PC World μπορεί να επεξεργαστεί το ερώτημά σας και δεν μπορεί να εγγυηθεί ότι θα απαντηθούν όλες οι ερωτήσεις. >