Πώς να χρησιμοποιήσετε το νέο εργαλείο κανόνων του outlook.com - τεχνολογία καθοδήγησης

Η ταξινόμηση των εισερχόμενων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με αποτελεσματικό τρόπο είναι πολύ απαραίτητη σε έναν κόσμο όπου ακόμη και οι πιο απαράδεκτοι από εμάς παίρνουμε ζευγάρι δεκάδες μηνύματα σε καθημερινή βάση. καλά, το Outlook.com έχει έναν τρόπο να σας βοηθήσει να κάνετε ακριβώς αυτό.

Το νέο εργαλείο κανόνων Outlook.com

Το Outlook.com μετατρέπεται σε έναν από τους πιο πλήρεις δωρεάν παροχείς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και το εργαλείο κανόνων, το οποίο επιτρέπει στο χρήστη να ταξινομεί τα μηνύματα με πιο οργανωμένο τρόπο, είναι ένα πολύ καλό παράδειγμα αυτού.

Σημείωση: Εάν χρησιμοποιείτε το πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook για επιφάνεια εργασίας, δείτε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε κανόνες για θέματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και κανόνες που βασίζονται σε φάκελο.

Το εργαλείο ανακοινώθηκε πριν από λίγο και ο παγκόσμιος ρόλος του δεν ήταν τόσο γρήγορος όσο η Microsoft υποστήριξε ότι θα ήταν. Ωστόσο, αυτό δεν μειώνει τα πλεονεκτήματα του νέου εργαλείου κανόνων του Outlook.com και τον τρόπο με τον οποίο μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να ταξινομήσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.

Αυτή η λειτουργία ενδέχεται να πείσει ακόμη και τους χρήστες άλλων υπηρεσιών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να μεταβούν στο Outlook.com (αν δεν θέλετε να εγκαταλείψετε το λογαριασμό σας στο Gmail, μπορείτε να απολαύσετε το καλύτερο και των δύο κόσμων, χρησιμοποιώντας το Gmail από τη διεπαφή Outlook.com).

Το εργαλείο κανόνων θα σας επιτρέψει να ταξινομήσετε τα μηνύματα που λαμβάνετε σύμφωνα με μια ολόκληρη δέσμη κριτηρίων, καθιστώντας τη ζωή σας πολύ πιο εύκολη στη διαδικασία. Δεν είναι καθόλου δύσκολο να το χρησιμοποιήσετε, όπως θα παρατηρήσετε με ένα φλας.

Ξεκινήστε συνδέοντας το λογαριασμό σας στο Outlook.com. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο εικονίδιο με το μικρό γρανάζι στην επάνω δεξιά πλευρά της οθόνης.

Cool Tip: Εάν κάνετε κλικ σε ένα από τα χρώματα στην παλέτα στο επάνω μέρος του μενού που εμφανίζεται, μπορείτε να αλλάξετε το συνδυασμό χρωμάτων της διεπαφής Outlook.com.

Αλλά αρκετά γι 'αυτό? ας επιστρέψουμε στο νέο εργαλείο κανόνων, εμείς; Κάντε κλικ στην επιλογή Διαχείριση κανόνων.

Τώρα έρχεται το πραγματικά διασκεδαστικό μέρος, όπως θα δείτε. Κάντε κλικ στο κουμπί Νέο, όπως φαίνεται παρακάτω, για να δημιουργήσετε έναν νέο κανόνα.

Τώρα μπορείτε να ξεκινήσετε την προσθήκη κριτηρίων στον νέο σας κανόνα. Το δροσερό μέρος είναι ότι ο κανόνας σας μπορεί να είναι εξίσου απλός ή τόσο περίπλοκος όσο θέλετε.

Επιλέξτε την κατάσταση στην περιοχή Όταν ένα email αντιστοιχεί στην περιοχή. Μπορείτε να επιλέξετε από μια πολύ πλήρη λίστα κριτηρίων. Ας υποθέσουμε ότι θέλω αυτός ο κανόνας να αφορά σε μηνύματα που είναι παλαιότερα από 3 ημέρες. Θα επιλέξω μόνο την κατάλληλη κατηγορία και θα εισάγω τη διάρκεια σε ημέρες.

Στη συνέχεια, στα δεξιά, θα ενημερώσω το Outlook.com τι να κάνει με αυτό.

Όπως ανέφερα, μπορείτε να κάνετε τον κανόνα τόσο σύνθετο ή απλό όσο θέλετε να είναι.

Για παράδειγμα, αυτό που άρχισα να δημιουργώ μπορεί να περιλαμβάνει ακόμη πιο συγκεκριμένες λεπτομέρειες. Για παράδειγμα, θα προσθέσω επίσης ότι αν το μήνυμα είναι Flagged, θέλω να κατηγοριοποιηθεί ως σημαντικό. Με αυτόν τον τρόπο, δεν θα έχω παλιά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα εισερχόμενά μου, αλλά θα μπορέσω ακόμα να δούμε αν έχω χάσει κάτι σημαντικό όταν περνά από τον παλιό φάκελο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία κανόνα.

Μπορείτε να προσθέσετε περισσότερα κριτήρια από δύο (θα μπορούσα να προσθέσω μέχρι και 12, το οποίο είναι αρκετά λίγο).

Η ενότητα " Κανόνες " του Outlook.com θα απαριθμήσει όλους τους κανόνες που έχετε δημιουργήσει και μπορείτε να τους δώσετε προτεραιότητα σε αυτές, αν το επιθυμείτε. Μπορείτε επίσης να διαγράψετε κανόνες από εκεί.

συμπέρασμα

Οι νέοι κανόνες του Outlook.com μπορούν να σας βοηθήσουν να κάνετε καλύτερη δουλειά για να οργανώσετε τα εισερχόμενά σας και να διατηρήσετε κοντά σας τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τις πιο σημαντικές επαφές σας.