Πώς να παρακολουθείτε τις αλλαγές, χρησιμοποιήστε τα σχόλια σε ένα έγγραφο κοινής λέξης ms

Στο γραφείο, μερικές φορές πρέπει να δημιουργήσουμε ένα κοινό έγγραφο. ένα έγγραφο που θα χρησιμοποιηθεί από πολλούς ανθρώπους. Όταν συμβαίνει αυτό, είναι επίσης προφανές ότι οι προνομιούχοι θα κάνουν αλλαγές στο έγγραφο. και μερικές φορές κάνουν αλλαγές που άλλοι δεν μπορούν να καταλάβουν.

Ως εκ τούτου, είναι καλή ιδέα να κρατήσετε ένα κομμάτι των τροποποιήσεων που έγιναν σε ένα κοινό έγγραφο. Ο βασικός τρόπος για να το κάνετε είναι να προσθέσετε ένα σχόλιο μετά από μια αλλαγή που κάνετε ή να ειδοποιήσετε τους συνεργάτες μετά την πραγματοποίηση της επεξεργασίας. Αλλά αυτό δεν είναι πάντα πολύ βολικό, ειδικά αν το έγγραφο είναι μεγάλο. Ευτυχώς, το MS Word έχει την πλάτη σας εδώ.

Το MS Word παρέχει δύο εξαιρετικά εργαλεία που ονομάζονται Σχόλια και Παρακολούθηση αλλαγών στην καρτέλα Επανεξέταση. Ενώ έχω δει πολύ λίγους ανθρώπους να τα χρησιμοποιούν, όσοι χρησιμοποιούν γνωρίζουν πόσο εύκολο τα πράγματα μπορούν να πάρουν μόλις καταλάβετε αυτά τα δύο εξαιρετικά χαρακτηριστικά. Και σήμερα θα σας καθοδηγήσουμε στα βασικά στοιχεία της άσκησής τους.

Χρήση σχολίων στο MS Word

Αυτή η λειτουργία θα σας βοηθήσει να αφήσετε άλλους χρήστες (αυτούς που έχουν πρόσβαση στο έγγραφο) να γνωρίζουν τα σχόλια ή τις προτάσεις σας σχετικά με ορισμένα πράγματα. Για παράδειγμα, επιλέξτε κάποιο κείμενο (όπως και στο άρθρο μου) και πατήστε το εικονίδιο του Νέου Σχολίου. Σημειώστε την ετικέτα (s1) και το αντίστοιχο σχόλιο που έχει προστεθεί εναντίον της στο αριστερό παράθυρο.

Τώρα, όταν άλλοι χρήστες ανοίγουν το έγγραφο, μπορούν να δουν το σχόλιο, να δεχθούν τα σχόλιά σας ή να αφήσουν τα δικά τους σχόλια. Από τα εργαλεία κορδέλας, μπορείτε να διαγράψετε σχόλια ή ακόμα και να μεταβείτε στο προηγούμενο / επόμενο σχόλιο.

Χρησιμοποιώντας την παρακολούθηση αλλαγών στο MS Word για την παρακολούθηση των τροποποιήσεων εγγράφων

Όπως υποδηλώνει το όνομα, αυτό το σετ σας βοηθά να παρακολουθείτε τις αλλαγές που γίνονται στο έγγραφο. Τη στιγμή που θα χτυπήσετε Track Changes, ό, τι πληκτρολογείτε νέο εμφανίζεται με κόκκινο χρώμα και υπογραμμίζεται. Και ό, τι διαγράφετε παίρνει χτύπησε (όπως αυτό) αντί να διαγραφεί.

Η κατακόρυφη γραμμή στα αριστερά εκτείνεται σε ολόκληρο το μήκος και περιέχει οποιαδήποτε αλλαγή. Μαζί με αυτό το παράθυρο ανασκόπησης (μπορεί να εμφανιστεί από την κορδέλα) θα εμφανίσει λεπτομέρειες σχετικά με τις αλλαγές που έγιναν. Με αυτόν τον τρόπο ο ιδιοκτήτης θα έχει πλήρη γνώση των τροποποιήσεων που έγιναν στο doc.

Αυτές οι αλλαγές μπορούν τώρα να γίνουν αποδεκτές ή να απορριφθούν κάνοντας την επιλογή με το δεξί κλικ.

Εκτός αυτού, μπορείτε να επιλέξετε να δείτε τις αναθεωρήσεις στη μορφή μπαλονιού (εικόνα παρακάτω) ή να ελέγξετε τις διάφορες αναθεωρήσεις του εγγράφου (εναλλαγή επιλογών στο αναπτυσσόμενο με την ένδειξη Final Markup Marking, εμφανίζεται στην πρώτη εικόνα).

Υπάρχουν πολλές άλλες δραστηριότητες μορφοποίησης και αλλαγής χρώματος τις οποίες μπορείτε να ακολουθήσετε. Και είμαι βέβαιος ότι θα εξερευνήσετε αυτές τις επιλογές μόλις μάθετε τα βασικά.

συμπέρασμα

Ο σκοπός αυτού του άρθρου ήταν να καλύψει τα πολύ βασικά στοιχεία για να σας βοηθήσει να ξεκινήσετε με αυτά τα δύο θαυμάσια εργαλεία στο MS Word. Εάν τα έχετε χρησιμοποιήσει προτού θελήσετε να μοιραστείτε λίγα κόλπα και συμβουλές που γνωρίζετε, με τους άλλους αναγνώστες μας. Για όσους πρόκειται να ξεκινήσουν, πείτε μας για τις εμπειρίες σας από τη χρήση τους για πρώτη φορά.