Πώς να κλειδώσετε τα δεδομένα στις εφαρμογές σας

Οι καθημερινές εφαρμογές γραφείου αποθηκεύουν περισσότερες κρυφές πληροφορίες στα έγγραφα που δημιουργείτε και εργάζεστε από όσο ίσως γνωρίζετε. Εδώ είναι πώς να σιγουρευτείτε ότι δεν κάνετε τα δεδομένα δημόσια ότι πρέπει να παραμείνουν ιδιωτικά.

Τα κρυμμένα δεδομένα στα έγγραφά σας

Το εργαλείο της Microsoft Remove Hidden Data ζει μέχρι το όνομά του με παλαιότερα έγγραφα του Office.

Σενάριο: Είστε ο λογιστής μιας εταιρείας, του οποίου το διοικητικό συμβούλιο σας έχει ζητήσει να παράσχετε μια συνοπτική παρουσίαση των δαπανών και των εσόδων - μια εργασία που απαιτεί να συνεργαστείτε με πολλούς ανθρώπους. Το σχέδιο της έκθεσής σας - γραμμένο στο Microsoft Word - αλλάζει τα χέρια για αρκετές ημέρες καθώς διάφοροι συμμετέχοντες εισάγουν σημειώσεις, ερωτήσεις και ίσως ακόμη και μερικές ασυμβίβαστες.

[Περαιτέρω ανάγνωση: Πώς να αφαιρέσετε το κακόβουλο λογισμικό από τον υπολογιστή σας των Windows] Μπορείτε να καθαρίσετε το έγγραφο πριν την υποβάλετε στο διοικητικό συμβούλιο, αλλά το σχόλιο "Περιμένουν πραγματικά οι άνθρωποι να αγοράσουν αυτά τα χάλια;" (μαζί με το όνομα του προσώπου που το πρόσθεσε και την ώρα και την ημερομηνία δημιουργίας του) δεν έχει εξαφανιστεί - απλά κρύβεται.

Μεταξύ των τύπων μεταδεδομένων που μπορούν να διατηρήσουν τα λογιστικά φύλλα, τα έγγραφα του Word και οι παρουσιάσεις του PowerPoint σε κρυμμένη (αλλά εύκολα ανακαλύψιμη) μορφή είναι το όνομα και τα αρχικά του καθένα που έχει γράψει ή επεξεργαστεί ποτέ το έγγραφο. δεδομένα προτύπου. Αναθεωρήσεις εγγράφων. επεξεργασία σχολίων. το όνομα του υπολογιστή σας, την εταιρεία του οποίου το όνομα εμφανίζεται στις πληροφορίες άδειας χρήσης για το αντίγραφο του Microsoft Office και το όνομα του σκληρού δίσκου ή του διακομιστή στον οποίο αποθηκεύσατε το έγγραφο

Embedded πληροφορίες όπως ονόματα διακομιστών αρχείων ή ονόματα χρηστών - που συχνά ανακυκλώνονται ως διαπιστευτήρια σύνδεσης - κάνουν την κλοπή δεδομένων πολύ πιο εύκολη για έναν εταιρικό κατάσκοπο. Εάν δεν θα δημοσιεύσετε τις λεπτομέρειες του εσωτερικού δικτύου της εταιρείας σας για να δείτε ολόκληρο τον κόσμο, γιατί θα δώσατε μακριά κομμάτια εκείνων των πληροφοριών που ενσωματώνονται στα έγγραφα που παράγετε για το Web; Ορισμένες από αυτές τις πληροφορίες είναι άμεσα διαθέσιμες, ενώ η εξαγωγή άλλων τμημάτων από το έγγραφο μπορεί να συνεπάγεται τη χρήση επεξεργαστών αρχείων σε δυαδικό επίπεδο.

Fix:

Για Office XP και 2003, μπορείτε να κάνετε λήψη του εργαλείου Remove Hidden Data της Microsoft. Για έγγραφα του Office 2007, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την εντολή Επιθεώρηση εγγράφου για να προβάλετε και (προαιρετικά) να διαγράψετε τα ανεπιθύμητα υπολείμματα μεταδεδομένων από αρχεία Word, Excel και PowerPoint.

Μη επιτυχής επεξεργασία Γιατί πρέπει να προσέχετε:

τα στοιχεία για να φθάσουν στο κοινό μέσω απροσεξίας αντανακλά κακό σε σας.

Σενάριο: Οι ακαδημαϊκοί, οι ιατρικοί ερευνητές και τα δικαστήρια πρέπει μερικές φορές να δημοσιεύουν εκδόσεις των ιδιωτικών ερευνητικών σημειωμάτων, δεδομένων ή αναφορών για δημόσια κατανάλωση. Όταν τα έγγραφα αυτά περιέχουν ευαίσθητα προσωπικά στοιχεία - ονόματα, αριθμούς κοινωνικής ασφάλισης, διευθύνσεις δρόμων και αριθμούς τηλεφώνου - είναι συχνά πιο εύκολο να επεξεργαστείτε ή να καλύψετε τα μέρη του εγγράφου αντί να αναθεωρήσετε το αρχικό αρχείο

. οι μαύρες ράβδοι που καλύπτουν τα ονόματα των ανθρώπων, τις τοποθεσίες και τις ημερομηνίες σε έντυπα έγγραφα είναι κατάλληλες για μια έκθεση σε χαρτί, αλλά τα ψηφιακά έγγραφα είναι ένα άλλο θέμα. Υπήρξαν περιπτώσεις υψηλού προφίλ στις οποίες τρίτα μέρη αποκάλυψαν εύκολα πληροφορίες που υποτίθεται ότι είχαν συνταχθεί, επειδή το άτομο που συνεργάστηκε με το έγγραφο δεν γνώριζε ότι οποιοσδήποτε είναι εφοδιασμένος με την πλήρη έκδοση του Adobe Acrobat μπορεί να αφαιρέσει μια μαύρη ράβδο βαμμένη πάνω από κείμενο σε ένα αρχείο PDF. Εάν θέλετε να δημοσιεύσετε πληροφορίες δημοσίως χωρίς να αποκαλύψετε ευαίσθητες λεπτομέρειες, πρέπει να προσέξετε ότι οι αλλαγές που κάνετε είναι ανεπανόρθωτες. Διορθώστε:

Η NASA έχει τις σαφέστερες ηλεκτρονικές οδηγίες που εξηγούν τη διαδικασία. Σε έγγραφα του Word, είναι εύκολο να αποθηκεύσετε ένα νέο αντίγραφο του αρχείου που σχεδιάζετε να επεξεργαστείτε: Βεβαιωθείτε ότι η λειτουργία αναθεώρησης είναι απενεργοποιημένη και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε κείμενο πάνω στο κείμενο που θέλετε να επεξεργαστείτε. Για να επεξεργαστείτε περιεχόμενο σε αρχεία PDF, πρέπει είτε να χρησιμοποιήσετε μια πρόσθετη εφαρμογή τρίτου μέρους (όπως το βοηθητικό πρόγραμμα Redax του Apppligant 249 USD) ή να καλύψετε το κείμενο με μαύρες γραμμές στο αρχείο PDF, να μετατρέψετε το PDF σε εικόνα TIFF και στη συνέχεια να μετατρέψετε ξανά το TIFF σε ένα PDF. Το μόνο μειονέκτημα είναι ότι οι αναγνώστες χάνουν την ικανότητα αναζήτησης κειμένου σε ένα PDF το οποίο έχει μετατραπεί με αυτόν τον τρόπο.