Πώς να κρατήσουμε τους υπαλλήλους μας από το σπίτι - χωρίς κατασκοπεία

Έχω εργαστεί με μερική απασχόληση από το σπίτι εδώ και χρόνια. Και ναι, εγώ εργάζομαι. Πολύ. Ακόμα, ακούω ψιθύριους από συναδέλφους που αναρωτιούνται αν απλώς αποφεύγω μια μετακίνηση για να περάσω ποιοτικό χρόνο με τα ρούχα μου. Και τότε υπάρχουν οι μαμάδες που συναντώ στο πάρκο την ημέρα μου - εκείνοι που λένε ότι αγαπούν "εργάζονται από το σπίτι" (συμπληρώνονται με εισαγωγικά) γιατί "μου δίνει τόσο πολύ ελεύθερο χρόνο". δίνοντάς μου ένα κακό όνομα. Αλλά η μεγαλύτερη ανησυχία μου είναι αν ο προϊστάμενός μου ξέρει πόση δουλειά κάνω.

Εργασία από το σπίτι. Εργασία απομακρυσμένα. Τηλεργασία. Ανεξάρτητα από αυτό που το αποκαλείτε, η εργασία από οπουδήποτε εκτός από το γραφείο της εταιρείας σας έχει πάρει μια κακή ραπα πρόσφατα. Με τη διευθύνουσα σύμβουλο της Yahoo Marissa Mayer, η οποία απαγορεύει την πρακτική, και η Best Buy θέτοντας αυστηρούς περιορισμούς στην πολιτική "από το σπίτι", τα νέα ήταν αρνητικά τόσο για τους διευθυντές όσο και για τους υπαλλήλους που βασίζονται στην ευελιξία που μπορεί να προσφέρει η τηλεργασία. [Περαιτέρω ανάγνωση: Οι καλύτερες υπηρεσίες τηλεοπτικής ροής]

Οι τηλεμεταφορείς και τα αφεντικά που μας απασχολούν, παίρνουν καρδιά. Σήμερα, η τηλεργασία είναι ευκολότερη από ποτέ, χάρη σε μεγάλο βαθμό σε μια σειρά δωρεάν και χαμηλού κόστους προϊόντα που μπορούν να βοηθήσουν τους απομακρυσμένους εργαζομένους να είναι παραγωγικοί, υπεύθυνοι και σε επαφή. Τα περισσότερα από τα εργαλεία είναι τόσο οικονομικά αποδοτικά και εύχρηστα ώστε ακόμη και οι μικρότερες μικρές επιχειρήσεις μπορούν να στηριχθούν σε αυτά.

Μην αγοράζετε το κακό καλοκαίρι

Οι ευέλικτες ρυθμίσεις εργασίας ευημερούν από την εμφάνιση του Internet υψηλής ταχύτητας, και έχουν κερδίσει περαιτέρω ατμό με την άνοδο του smartphone. Μερικές φορές, ο προγραμματισμός συνεπάγεται την εκμίσθωση εργαζομένων από το σπίτι μία ή δύο μέρες την εβδομάδα. αλλά συχνά οι εταιρείες προσλαμβάνουν εργαζόμενους που ζουν σε απομακρυσμένα κράτη και διαφορετικές ζώνες ώρας. Δυστυχώς, η νέα πολιτική τηλεργασίας της Yahoo, η οποία πρόκειται να αρχίσει να ισχύει τον Ιούνιο, θέτει αυτές τις ρυθμίσεις σε άσχημο φως.

Οι περισσότεροι από τους αρχάριους χρήστες της Ordr.in εργάζονται στο ίδιο γραφείο μαζί με τους εργολάβους και τους ασκούμενους. Το σωστό λογισμικό διατηρεί το απομακρυσμένο προσωπικό στο βρόχο και σε ίση βάση

Η Mayer δήλωσε ότι έλαβε την απόφαση αφού έλεγξε τα αρχεία καταγραφής VPN της εταιρείας για να δει πόσο συχνά οι απομακρυσμένοι υπάλληλοι συνδεθούν. Προφανώς, δεν του άρεσε αυτό που είδε. Ο επακόλουθος ενθουσιασμός των μέσων ενημέρωσης προστέθηκε στο καύσιμο της φωτιάς για όσους πιστεύουν ότι οι εργαζόμενοι που εργάζονται στο σπίτι δεν θέτουν σε τίμημα την εργασία τους.

Ωστόσο, ο κακός τύπος δεν πρέπει να τερματίσει την τηλεργασία για όλους. Μιλήσαμε με αρκετούς διευθύνοντες συμβούλους, διευθυντές ανθρώπινου δυναμικού και ανθρώπους της πληροφορικής σε μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις, για να μάθουμε τι κάνουν για να εξασφαλίσουν ότι οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοί τους δουλεύουν πραγματικά. Όλοι οι συνάδελφοι που συμφωνήσαμε συμφωνούν: Η διευθέτηση των απομακρυσμένων εργαζομένων μπορεί να κάνει τους εργοδότες και τους εργαζομένους πιο ευτυχισμένους. Οι ρυθμίσεις εργασίας από το σπίτι μπορούν επίσης να μεγιστοποιήσουν το χρόνο στο ρολόι και να εξοικονομήσουν χρήματα. Ακόμα καλύτερα, οι εταιρείες μπορούν να παρακολουθήσουν την τηλεργασία χωρίς να ελέγξουν ποτέ ένα αρχείο καταγραφής VPN

"Σε μια μεγάλη εταιρεία, ο CEO είναι επιφορτισμένος με την παρακολούθηση των ενεργειών δεκάδων χιλιάδων εργαζομένων και ο έλεγχος των ημερολογίων VPN είναι ένας απόλυτα ορθολογικός τρόπος ξεκινήστε τη διαδικασία ", λέει ο David Bloom, ο διευθύνων σύμβουλος της τεχνολογικής εκκίνησης Ordr.in, ο οποίος διαχειρίζεται μια ομάδα πέντε υπαλλήλων, ένας από τους οποίους εργάζεται εξ αποστάσεως. "Αλλά αν το κάνετε αυτό για τη μικρή σας εταιρεία, έχετε ήδη χάσει. Έχετε χάσει ένα βαθμό εμπιστοσύνης. Σε μια μικρή εταιρεία, ο Διευθύνων Σύμβουλος πρέπει να έχει πολύ πιο προσωπικές και διαδραστικές σχέσεις με τους υπαλλήλους του. Πρέπει να έχετε ένα σύστημα στη θέση του για να ξέρετε ότι κάνουν το έργο τους, χωρίς να ψάχνουν σε κανένα αρχείο καταγραφής διακομιστών. "

Μιλώντας πρόσωπο με πρόσωπο

Το Bloom λέει ότι βασίζεται σε καθημερινές συνομιλίες μέσω βίντεο δωρεάν υπηρεσία βίντεο συνομιλίας Google Hangouts. "Ο καθένας συνδέεται για 15 λεπτά κάθε πρωί, οπότε μπορούμε όλοι να συζητήσουμε για το τι καταφέραμε και για το τι εργαζόμαστε. Έχουμε πέντε υπαλλήλους και τέσσερις από εμάς βρίσκονται στον ίδιο τόπο, αλλά όλοι μας συνδέουμε ξεχωριστά. Αυτό μας επιτρέπει να έχουμε μια πρόσωπο με πρόσωπο συνάντηση, όπου όλοι είναι ίσοι. Δεν είναι οι τέσσερις που κάθονται σε ένα μέρος, με τον συνάδελφό μας να κάθεται κάπου αλλού. "

Η άφιξη σε αυτό το σύστημα δεν ήταν εύκολη. Η Bloom λέει ότι προσπάθησε καθημερινές ανταλλαγές μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εβδομαδιαίες συναντήσεις και εβδομαδιαίες αναφορές από τον Διευθύνοντα Σύμβουλο και τον ΚΟΤ πριν συνειδητοποιήσει ότι μια γρήγορη, καθημερινή, πρόσωπο με πρόσωπο (αν και σχεδόν έτσι) συνάντηση ήταν ο καλύτερος τρόπος για να αγγίξουν οι υπάλληλοι της Ordr.in βάση. Και η διαρρύθμιση διατηρεί όλους τους υπαλλήλους του υπεύθυνους για την εργασία τους.

Εκτός από τη διεξαγωγή αυτών των καθημερινών συναντήσεων, το Ordr.in χρησιμοποιεί το λογισμικό διαχείρισης εργασιών Asana, το οποίο είναι δωρεάν για ομάδες με έως και 29 μέλη. Το λογισμικό λειτουργεί $ 100 το μήνα για ομάδες που έχουν 30 έως 50 μέλη και οι τιμές ανεβαίνουν από εκεί.

Η GoToMeeting και η εγκατάσταση διπλής οθόνης βοηθούν τη Διευθύντρια Οικονομικών και Επιχειρήσεων της HiringThing, Jess Tejani, εργάζονται από το σπίτι της στον κόλπο του Σαν Φρανσίσκο

Ο Josh Siler, ο ιδρυτής και ο ΚΟΤ της HiringThing, που δημιουργεί λογισμικό για εταιρείες που επιθυμούν να δημοσιεύσουν εργασίες στο διαδίκτυο, πιστεύει επίσης ότι η εικονική επαφή πρόσωπο με πρόσωπο είναι ένα από τα καλύτερα εργαλεία για τη διαχείριση απομακρυσμένων υπαλλήλων. Ο ίδιος ίδρυσε την HiringThing ως εικονική εταιρεία από την αρχή και οι έξι υπάλληλοί της ζουν σε διάφορα μέρη της Δυτικής Ακτής.

«Χρησιμοποιούμε το GoToMeeting για τηλεδιάσκεψη τρεις φορές την εβδομάδα», λέει ο Siler. «Το να είσαι σε θέση να βλέπεις το πρόσωπο κάποιου κάνει μεγάλη διαφορά» Και δεν κοστίζει πολύ: Το GoToMeeting, το οποίο σου επιτρέπει να κάνεις τηλεδιασκέψεις βίντεο υψηλής ευκρίνειας που οι συμμετέχοντες μπορούν να ενταχθούν από έναν υπολογιστή ή από μια κινητή συσκευή, ξεκινά από $ 49 a μήνα για απεριόριστες συναντήσεις έως και 25 συμμετεχόντων

Ο Siler λέει ότι το εικονικό γραφείο που δημιούργησε στο HiringThing ήταν αποτελεσματικό. Σημειώνει ότι η εταιρεία στηρίζεται σε δωρεάν κλήσεις και τηλεδιάσκεψη από το Skype, καθώς και το εργαλείο συνομιλίας 37 Signals 'Campfire, το οποίο ξεκινά από $ 12 το μήνα για ένα βασικό σχέδιο που καλύπτει 12 χρήστες και προσφέρει 1GB αποθήκευσης. Το HiringThing χρησιμοποιεί επίσης τις εφαρμογές Gmail και Ημερολόγιο Google για επιχειρήσεις, οι οποίες ξεκινούν από $ 5 ανά χρήστη ανά μήνα και το GitHub, το οποίο προσφέρει online εργαλεία για την ανάπτυξη λογισμικού. Το GitHub είναι δωρεάν για χρήστες ανοιχτού κώδικα και ξεκινά από $ 7 το μήνα για όλους τους άλλους προγραμματιστές λογισμικού.

Αλλά εξίσου σημαντικό με τα προϊόντα HiringThing που χρησιμοποιεί είναι η εταιρική κουλτούρα που έχει προκύψει, λέει ο Siler. «Είμαστε εμπιστοσύνη και δεν έχουμε μικροεπιχειρήσεις των υπαλλήλων μας. Εκτιμούμε όλους με βάση την παραγωγή τους. Ο καθένας μπορεί να κάνει το πρόγραμμά του ευέλικτο, αρκεί να εκπληρώσει τις δεσμεύσεις του προς τους συναδέλφους του ", λέει. "Οι υπάλληλοί μας γνωρίζουν ότι η απόδοσή τους έχει σημασία και μιλάμε για αυτό σε τακτική βάση."

Συλλέγοντας τον εικονικό ψύκτη νερού

ο Peter Kirwan, νεώτερος, ο διευθύνων σύμβουλος και συνιδρυτής του Collexion, ένα online η προετοιμασία για την εκκίνηση μιας ιστοσελίδας για τους συλλέκτες χρησιμοποιεί επίσης Skype σε μια τηλεόραση 65 ιντσών για να παραμείνει σε επαφή με απομακρυσμένους υπαλλήλους με βάση, σε ορισμένες περιπτώσεις, χιλιάδες μίλια μακριά από τα κεντρικά γραφεία της εταιρείας του Σαν Ντιέγκο. Η Kirwan βασίζεται επίσης στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και στο ημερολόγιο Google Apps, το δωρεάν εργαλείο προγραμματισμού του Google Drive για κοινή χρήση αρχείων, το Skype και το online εργαλείο προγραμματισμού του Smartsheet, τα οποία είναι διαθέσιμα ξεκινώντας από $ 16 το μήνα. Ο ίδιος και ο συνιδρυτής Collexion Doug Taylor συμφωνούν ότι το wiki που χρησιμοποιούν, το Atlassian's Confluence, το οποίο είναι διαθέσιμο με άδεια Starter για 10 ή λιγότερους χρήστες, είναι το κλειδί για την επιτυχία τους με τους απομακρυσμένους εργαζόμενους. για τη συνάντηση των χρηστών του Skype και μιας τηλεόρασης 65 ιντσών με ενσωματωμένη κάμερα για να κρατούν απομακρυσμένους και εσωτερικούς υπαλλήλους στην ίδια σελίδα

«Χάρη στα κοινωνικά δίκτυα, οι άνθρωποι γίνονται όλο και πιο αποτελεσματικοί στο να εκφράζουν μικρές σκέψεις στο διαδίκτυο, "Λέει ο Taylor. "Το wiki τους επιτρέπει να εκφράζονται με αυτόν τον τρόπο, και επιτρέπει στους ανθρώπους να ακούσουν τη συζήτηση και να συνεχίσουν. Δημιουργεί επίσης λογοδοσία, γιατί γνωρίζουμε πότε κάποιος είπε κάτι αν είναι γραμμένο στο wiki. "

Επίσης, είναι ζωτικής σημασίας για το Collexion το λογισμικό διαχείρισης εργασιών της Asana (το ίδιο πρόγραμμα που χρησιμοποιείται στο Ordr.in.), το οποίο επιτρέπει στους εργαζόμενους να δημιουργούν και να αναθέσετε εργασίες σε άλλους - ακόμα και το αφεντικό. "Μπορεί να είναι δύσκολο για μερικούς ανθρώπους, αλλά έχουμε δουλέψει για να δημιουργήσουμε μια κουλτούρα από την κορυφή προς τα κάτω όπου είναι εντάξει να στείλουμε ένα έργο στον προϊστάμενό σας. Δεν θέλουμε οι χρήστες να στέλνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θέλουμε να αποστείλουν εργασίες ", λέει ο Kirwan. Προσθέτει ότι η δυνατότητα του προγράμματος να επιτρέπει σχόλια σχετικά με τα καθήκοντα βοηθά όλους να λογοδοτούν.

Δημιουργώντας τη σωστή (εικονική) ατμόσφαιρα

Ενώ όλα αυτά τα εργαλεία και τα προϊόντα μπορούν να διατηρήσουν συνδεδεμένους υπαλλήλους και υπεύθυνους, ο καθένας που συνεντεύσαμε για αυτό το άρθρο συμφωνεί ότι κανένα εργαλείο δεν αξίζει πολύ εάν η επιχείρησή σας δεν έχει τη σωστή στάση και πολιτισμό για την υποδοχή απομακρυσμένων εργαζομένων. Και μερικοί άνθρωποι δεν βασίζονται καθόλου στην τεχνολογία.

"Είμαι ένας μεγάλος πιστός στο κίνημα ROWE [Results Only Work Environment]. Είναι όλα σχετικά με τη θεραπεία του προσωπικού σας, όπως οι ενήλικες, που τους επιτρέπουν να διαχειρίζονται το δικό τους χρόνο », λέει ο Ben Eubanks, διευθυντής ανθρώπινου δυναμικού για την Pinnacle Solutions, έναν παροχέα υπηρεσιών μηχανικής και εκπαίδευσης με έδρα το Huntsville, Αλαμπάμα. Λόγω της εργασίας του ως κυβερνητικού εργολάβου, η Pinnacle Solutions διαχειρίζεται αυτήν την περίοδο περισσότερους υπαλλήλους που βρίσκονται εκτός του γραφείου της από ό, τι βασίζεται σε αυτήν, αλλά ο Eubanks λέει ότι ο Pinnacle δεν χρησιμοποιεί συγκεκριμένα προϊόντα τεχνολογίας για να βεβαιωθεί ότι έχουν κάνει τη δουλειά τους.

"Έχουμε μια αυστηρή διαδικασία πρόσληψης και παρακολουθούμε αυστηρά για να βρούμε ανθρώπους που πληρούν τις βασικές μας αξίες, τις οποίες επικοινωνούμε νωρίς και συχνά. Μερικές φορές, έχουμε τρέξει σε ανθρώπους που δεν μπορούν να χειριστούν την ελευθερία - οι άνθρωποι που θέλουν να γκρεμίζουν αντί να εργάζονται. Αλλά μπορούμε να πούμε πότε δεν τηρούν τις προθεσμίες, και έχουμε αρχίσει η διαδικασία για να βρούμε κάποιον άλλο που μπορεί ", λέει ο Eubanks. "Όλα έρχονται πίσω στις βασικές μας αξίες και στην ικανότητά μας να τις επικοινωνούμε."

Η επικοινωνία είναι το κλειδί, είτε διαχειρίζεστε προσωπικό 2 ή 222 ατόμων. Και μπορείτε να βρείτε πολλά προϊόντα που θα σας βοηθήσουν να κρατήσετε όλους χωρίς να αναγκάζεστε να παίξετε το taskmaster.