Πώς να κλειδώσετε τη συγγραφέα zoho κατά τη διάρκεια της συνεργασίας και πιο cool κόλπα

Εάν εργάζεστε συχνά σε επεξεργαστές κειμένου, όπως τα Έγγραφα Google ή το Zoho Writer, τότε πρέπει να ξέρετε ότι η δημιουργία ενός τέλειου εγγράφου συνήθως συνεπάγεται πολλές επαναδιαγραφές από το μηδέν. Είτε πρόκειται για την προσθήκη νέων προτάσεων είτε για τη διόρθωση προηγούμενων ατελειών. Η κατάσταση είναι σχετικά εύκολη εάν εργάζεστε μόνος σε ένα έγγραφο.

Ωστόσο, εάν συνεργαζόμαστε με τα μέλη της ομάδας σας, είναι σημαντικό να γνωρίζετε πώς να εξορθολογίζετε την εμπειρία. Εξάλλου, δεν θα θέλατε να εργάζονται οι συνάδελφοί σας και να εργάζονται εκ νέου στο ίδιο μπλοκ ατελείωτα.

Ευτυχώς, το Zoho Docs (συγγραφέας) έρχεται με μια έξυπνη επιλογή που σας επιτρέπει να κλειδώσετε ένα συγκεκριμένο τμήμα του εγγράφου ενώ συνεργάζεστε με άλλους. Ως εκ τούτου, σε αυτήν την θέση σήμερα, θα διερευνήσουμε πώς να κλειδώσετε το Zoho Writer κατά τη διάρκεια της συνεργασίας και άλλων προηγμένων χαρακτηριστικών.

Επίσης στην

Πώς να σαρώσετε και να προσθέσετε ένα έγγραφο στα Έγγραφα Google

Πώς να κλειδώσετε το επιλεγμένο περιεχόμενο για συνεργασία

Βήμα 1: Αφού ολοκληρώσετε το τμήμα του εγγράφου σας, κάντε κλικ στο κουμπί Review στην κορυφή.

Βήμα 2: Στη συνέχεια, επιλέξτε το απόσπασμα κειμένου που θέλετε να κλειδώσετε. Κάντε κλικ στο εικονίδιο "Κλείδωμα" στο επάνω μέρος και επιλέξτε "Κλείδωμα επιλεγμένου περιεχομένου" και αυτό είναι όλο.

Τώρα, κάθε φορά που κάποιο μέλος της κοινόχρηστης ομάδας σας κάνει κλικ σε αυτό το μπλοκ κειμένου, θα δει ένα μικρό εικονίδιο Κλείδωμα και ένα μήνυμα που θα λέει "Το περιεχόμενο έχει κλειδωθεί από …" για επεξεργασία.

Σημείωση: Οι λειτουργίες συνεργασίας είναι διαθέσιμες μόνο για τους κατόχους εγγράφων. Για να δημιουργήσετε συνιδιοκτήτες, κάντε κλικ στο Κοινή χρήση και δώστε στους συνιδιοκτήτες δικαιώματα στους χρήστες.

Πώς να επιτρέψετε την επεξεργασία για ένα συγκεκριμένο άτομο

Ωστόσο, όλοι γνωρίζουμε ότι η εργασία στο ίδιο έγγραφο με άλλους δεν είναι αναγκαστικά ασπρόμαυρη δουλειά. Υπάρχουν φορές που θέλετε να επεξεργαστείτε ένα μπλοκ κειμένου μόνο από ένα συγκεκριμένο μέλος της ομάδας σας. Σε καταστάσεις όπως αυτό, σίγουρα δεν θα θέλατε να σχεδιάσετε άλλο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα περιγράφει λεπτομερώς ποιος θα επεξεργαστεί ποια ενότητα και ποιά είναι.

Αυτό συμβαίνει όταν χρησιμοποιούνται τα προηγμένα χαρακτηριστικά του Zoho Writer. Για να το ενεργοποιήσετε, μεταβείτε στη λειτουργία αναθεώρησης και κάντε κλικ στο εικονίδιο Κλείδωμα. Στη συνέχεια, επιλέξτε τις επιλογές για προχωρημένους.

Τώρα, προσθέστε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του ατόμου στον οποίο θέλετε να δώσετε την αποκλειστική άδεια και πατήστε το κουμπί Κλείδωμα. Αυτό είναι όλο!

Cool Tip: Το κλειδωμένο μη επιλεγμένο περιεχόμενο λειτουργεί σαν ένα εργαλείο επιλογής αντίστροφης επιλογής. Επιλέγετε ένα τμήμα του κειμένου το οποίο δεν θέλετε να επεξεργαστείτε και, στη συνέχεια, επιλέξτε τη δεύτερη επιλογή. Τα υπόλοιπα θα φροντιστούν από το Zoho Writer.

Πώς να αποκρύψετε το κείμενο

Και πάλι, εάν είστε ο κάτοχος ενός εγγράφου και θέλετε να επεξεργαστείτε ή να αποκρύψετε ένα συγκεκριμένο κομμάτι κειμένου, το Zoho Writer σάς επιτρέπει να το κάνετε ακόμη και αυτό. Είναι χρήσιμο όταν πρέπει να προσθέσετε ευαίσθητα δεδομένα και δεν θέλετε όλοι στην ομάδα σας να το διαβάσουν.

Ωστόσο, η μάσκα δεν λειτουργεί όπως τα περισσότερα εργαλεία, πράγμα που σημαίνει ότι δεν μπορείτε να επιλέξετε ένα απόσπασμα κειμένου και στη συνέχεια να το αποκρύψετε. Αντ 'αυτού, πρέπει να κάνετε κλικ στο εικονίδιο και στη συνέχεια να εισαγάγετε τα δεδομένα.

Βήμα 1: Το εργαλείο για αυτή την εργασία είναι Μάσκα, που υποδηλώνεται με το μικροσκοπικό εικονίδιο για τα μάτια στην κορυφή. Τοποθετήστε το δρομέα όπου θέλετε να προσθέσετε το κείμενο και κάντε κλικ πάνω του. Αυτό θα προσθέσει ένα πλαίσιο κειμένου που υποδηλώνεται με διακεκομμένες γραμμές.

Βήμα 2: Τώρα, προσθέστε το κείμενο και αυτό είναι γι 'αυτό.

Ενώ θα μπορείτε να δείτε το κείμενο χρώματος γκρι, άλλοι συνεργάτες θα δουν τις γραμμές που σημειώνονται με αστερίσκους. Ναι, όπως και οι παλιές ταινίες του FBI.

Πώς να σταματήσετε τη συνεργασία στο Zoho Writer

Ευτυχώς, η διαδικασία για παύση της συνεργασίας είναι μια βόλτα στο πάρκο. Απλώς μεταβείτε στη λειτουργία αναθεώρησης και κάντε κλικ στην εναλλαγή για παύση συνεργασίας στη κορυφή.

Όταν τελειώσετε, θα δείτε μια προειδοποίηση στην κορυφή ότι κανένας από τους συνεργάτες σας δεν θα μπορεί να επεξεργαστεί το έγγραφο. Από την άλλη πλευρά, οι συνεργάτες θα δουν ότι το έγγραφο ελέγχεται από ένα από τα μέλη της ομάδας σας.

Έτσι, την επόμενη φορά που θα δείτε ότι το έγγραφο έχει εξαχθεί, θα ξέρετε τι να κάνετε, αντί να κάνετε κλικ σε διαφορετικά κουμπιά και εργαλεία.

Bonus Zoho Συγγραφέας Συμβουλές και κόλπα

1. Πώς να προβάλετε το ιστορικό εγγράφων

Όταν συνεργάζεστε συχνά σε ένα ενιαίο έγγραφο, είναι σημαντικό να ξέρετε ποιος έκανε τις αλλαγές και πότε. Ευτυχώς για εμάς, ο Zoho Writer έρχεται με ένα όμορφο χαρακτηριστικό Ιστορικό προβολών. Με αυτό, όχι μόνο μπορείτε να δείτε ποιος έκανε τις αλλαγές, αλλά μπορείτε επίσης να δείτε τις τελευταίες προσθήκες σε μια έκδοση. Επιπλέον, μπορείτε να συγκρίνετε τις διαφορετικές εκδόσεις σε περίπτωση ανάγκης.

Βήμα 1: Κάντε κλικ στο εικονίδιο Ιστορικό Προεπισκόπησης στο επάνω μέρος (που υποδεικνύεται από το χρονομετρητή άμμου). Και πάλι, θα το βρείτε στη λειτουργία αναθεώρησης.

Βήμα 2: Τώρα, αυτό θα εμφανίσει τις διάφορες εκδόσεις στον δεξιό πίνακα. Κάντε κλικ στο κουμπί Σύγκριση εκδόσεων στο πάνω μέρος, για να συγκρίνετε τις εκδόσεις.

Για να δείτε τις πιο πρόσφατες προσθήκες, κάντε κλικ στο κουμπί Δείτε τι αλλάζει και επιλέξτε το χρονοδιάγραμμα. Θα επισημανθούν όλες οι νέες προσθήκες κειμένου, με διαλείμματα γραμμής.

Επίσης στην

Εδώ είναι πώς μπορείτε να σταματήσετε τους ιχνηλάτες από την παρακολούθηση του Gmail σας

2. Παρακολουθήστε αλλαγές

Παρόλο που ο συγγραφέας έχει κάποιες σοβαρές δυνατότητες παρακολούθησης, μερικές φορές καθίσταται πάρα πολύ δυσκίνητο να περάσει κανείς από αυτούς. Εάν είστε κάποιος που πρέπει να εξετάσει τις αλλαγές με έναν εξαιρετικά επείγοντα τρόπο, η καλύτερη επιλογή είναι να ενεργοποιήσετε τη δυνατότητα Track Changes.

Όπως ίσως έχετε ήδη μαντέψει, υπογραμμίζει όλες τις πρόσφατες αλλαγές. Και εξαρτάται από τον ιδιοκτήτη να αποδεχτεί ή να απορρίψει αυτές τις αλλαγές.

Για να ενεργοποιήσετε την παρακολούθηση αλλαγών, εναλλαγή του κουμπιού στο επάνω μέρος. Τα μέλη της ομάδας θα δουν το πράσινο κουμπί να ανάβει στην κορυφή.

Θα δείτε το όνομα και το χρονοδιάγραμμα όταν γίνουν αλλαγές. Ακόμα και το μικρότερο σπάσιμο γραμμής παρακολουθείται σε αυτή τη λειτουργία. Ως ιδιοκτήτης, το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να κάνετε κλικ στα κυριώτερα σημεία και να αποδεχτείτε / απορρίψετε τις αλλαγές.

Μόλις γίνει, το κείμενο θα πάρει το προεπιλεγμένο χρώμα κειμένου.

3. Χρησιμοποιήστε τις Ειδοποιήσεις Built-In Email

Επιθυμείτε να ανακοινώσετε ορισμένες νέες αλλαγές σχετικά με το κοινό σας έγγραφο; Δεν χρειάζεται να γράψετε ξεχωριστό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αντίθετα, ο Zoho Writer σάς επιτρέπει να τους ενημερώνετε μέσω της επιλογής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μέσα από το εργαλείο.

Κάντε κλικ στο μικρό εικονίδιο Letter στο επάνω μέρος. Τα ονόματα των συνεργατών θα προστεθούν αυτόματα. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να προσθέσετε το θέμα και το σώμα και να πατήσετε το κουμπί Αποστολή.

Επίσης στην

εργαλεία #online

Κάντε κλικ εδώ για να δείτε τη σελίδα των άρθρων σχετικά με τα εργαλεία μας

Συνεργαστείτε έξυπνα

Πηγαίνουν τις ημέρες που πρέπει να βασίζεστε σε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο προς τα εμπρός για να συνεργαστείτε σε ένα έγγραφο. Οι υπηρεσίες επεξεργασίας κειμένου, όπως τα Έγγραφα Google και το Zoho Writer, απολαμβάνουν την απογοήτευση μέσω των έξυπνων λειτουργιών συνεργασίας. Σας βοηθούν να παρακολουθείτε τις αλλαγές και να σας επιτρέπουν να εξορθολογίζετε την εργασία σας και να εξοικονομήσετε χρόνο στη διαδικασία.

Έπειτα επάνω: Μιλώντας για τη διαχείριση του χρόνου, αν τυχαίνει να κατέχετε ένα τηλέφωνο Android με το Android Pie, περνάτε από την παρακάτω θέση για να γίνετε παραγωγός τέρας.