Πώς να δημιουργήσετε και να διαχειριστείτε τους κανόνες στο webmail του

Η διαχείριση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι μια δύσκολη εργασία. Από την έγκαιρη απάντηση στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και την προσθήκη υπενθυμίσεων στα βασικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, υπάρχουν πολλά πράγματα που αγωνίζονται για την προσοχή μας. Επίσης, μια ορδή spam μηνύματα που απορρίπτουν τα εισερχόμενα προσθέτει στον πονοκέφαλο. Στο τέλος, ένα ανοργάνωτο γραμματοκιβώτιο καθιστά δύσκολη την εύρεση σημαντικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Ναι, η διαχείριση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι μια δύσκολη επιχείρηση, αλλά ευτυχώς, μπορεί να γίνει απλούστερη μέσω κανόνων. Το Outlook 365 Webmail υποστηρίζει μια ποικιλία κανόνων που σας επιτρέπουν να προωθήσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ένα συγκεκριμένο φάκελο. Μπορείτε να διαγράψετε απευθείας τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από έναν συγκεκριμένο αποστολέα. Ακούγεται δροσερό, σωστά;

Πριν ξεκινήσουμε, ας δούμε γρήγορα πώς λειτουργούν οι κανόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Πώς λειτουργούν οι κανόνες

Οι κανόνες είναι ο τρόπος για την επίτευξη ενός καθαρού και οργανωμένου φακέλου εισερχομένων. Ένας τυπικός κανόνας αποτελείται από μια σκανδάλη, μια ενέργεια και μια εξαίρεση. Μόλις ενεργοποιηθεί ο κανόνας, ενεργοποιείται μια ενέργεια, όπως η διαγραφή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η προσθήκη του σε ένα φάκελο ή η προώθηση αυτού σε άλλο λογαριασμό.

Όταν πρόκειται για κανόνες, το Outlook 365 έχει πολλές επιλογές, τόσο τις ενέργειες όσο και τις συνθήκες. Μπορείτε είτε να αντιστοιχίσετε το θέμα είτε να επιλέξετε μια συγκεκριμένη διεύθυνση ή να διαλέξετε το όνομα του αποστολέα.

Και το καλύτερο μέρος είναι ότι μπορείτε να προσθέσετε όσες συνθήκες θέλετε. Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να επιλέξετε τις σωστές συνθήκες.

Το ίδιο ισχύει και για τις ενέργειες - οι επιλογές είναι άφθονες. Έτσι, το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να κάνετε τον κανόνα, να επιλέξετε την προϋπόθεση για την επεξεργασία περισσότερων κανόνων και, στη συνέχεια, το bingo!

Τώρα που έχουμε διαπιστώσει πώς λειτουργούν οι κανόνες, ας δούμε πώς να τις δημιουργήσουμε.

Επίσης στην

Πώς να σταματήσετε να λαμβάνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το Twitter

Πώς να δημιουργήσετε κανόνες στο Outlook 365

Βήμα 1: Ανοίξτε το Outlook και κάντε κλικ στο εικονίδιο Ρυθμίσεις στην επάνω δεξιά γωνία. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή όλων των ρυθμίσεων του Outlook στο κάτω μέρος.

Βήμα 2: Επιλέξτε Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο από τον αριστερό πίνακα και στη συνέχεια επιλέξτε Κανόνες. Τώρα, πατήστε στην επιλογή Προσθήκη νέων κανόνων και δώστε ένα όνομα στον νέο σας κανόνα.

Αν επιλέγετε τις συνθήκες "Άνθρωποι", θα πρέπει να εισαγάγετε τις σωστές διευθύνσεις. Όσον αφορά τα θέματα, θα πρέπει να προσθέσετε τις ακριβείς λέξεις-κλειδιά.

Βήμα 3: Μόλις έχετε μηδέν στην κατάσταση, είναι ώρα να προσθέσετε τη δράση. Η ενέργεια αποτελεί ό, τι θέλετε να κάνετε με τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ταιριάζουν με τους παραπάνω όρους.

Αυτή τη στιγμή, το Outlook 365 webmail σάς επιτρέπει να προωθήσετε, Διαγραφή, Περικοπή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μεταξύ πολλών άλλων.

Βήμα 4: Θέλετε να μην ενεργοποιείται κατά καιρούς ο κανόνας του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου; Εάν ναι, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη εξαιρέσεων και πληκτρολογήστε την απαιτούμενη κατάσταση.

Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση. Εκεί, έχετε δημιουργήσει έναν κανόνα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Σημείωση: Σε αντίθεση με άλλα προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπως το Gmail, ένας νέος κανόνας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ισχύει για τα μηνύματα που λαμβάνονται μετά τη δημιουργία του κανόνα. Δεν θα λειτουργήσει σε παλιά μηνύματα.

Επίσης στην

#ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ

Κάντε κλικ εδώ για να δείτε τη σελίδα άρθρων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Πότε να χρησιμοποιήσετε τη Διακοπή επεξεργασίας περισσότερου κανόνα;

Πρέπει να έχετε παρατηρήσει το πλαίσιο ελέγχου "Διακοπή επεξεργασίας περισσότερων κανόνων" κατά τη δημιουργία κανόνων. Αυτή η επιλογή ισχύει αν έχετε αρκετούς κανόνες στα εισερχόμενά σας που θα μπορούσαν να ισχύουν για ένα μόνο μήνυμα.

Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχετε έναν κανόνα Α που μετακινεί όλα τα ενημερωτικά δελτία από το σε ένα φάκελο που ονομάζεται GT NL και ένας άλλος κανόνας B που προωθεί όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με λέξη-κλειδί 'Android' στον δευτερεύοντα λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Σε αυτό το σενάριο, δεν θα θέλατε να εκτελείται ο κανόνας B μετά την εκτέλεση του κανόνα Α με επιτυχία. Αυτός είναι ο τρόπος που έρχονται στην εικόνα η επιλογή Stop Processing More Rules. Αφού ικανοποιεί μια συγκεκριμένη συνθήκη, σταματά να εκτελεί περισσότερους κανόνες από την εκτέλεση.

Για το λόγο αυτό, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι η προτεραιότητα των κανόνων καθορίζεται ανάλογα, κάτι που θα δούμε στο επόμενο σημείο.

Επεξεργασία και διαχείριση κανόνων στο Outlook 365

Στο Outlook 365, οι κανόνες εκτελούνται σύμφωνα με τη σειρά στον πίνακα. Ευτυχώς, η σειρά δεν είναι μόνιμη και μπορείτε να αλλάξετε την προτεραιότητα.

Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στα βέλη "πάνω" και "κάτω". Για να επεξεργαστείτε έναν κανόνα, κάντε κλικ στο εικονίδιο Επεξεργασία και πραγματοποιήστε τις αλλαγές σας. Μην ξεχάσετε να τα αποθηκεύσετε!

Συμβουλές μπόνους: Εύκολη διαχείριση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

1. Σκουπίστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Η σάρωση είναι ένας άλλος τρόπος για ένα καθαρότερο φάκελο εισερχομένων. Όπως και οι κανόνες, αυτό σας επιτρέπει να διαγράψετε αυτόματα όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από έναν συγκεκριμένο αποστολέα.

Δεν απλά διαγράφει τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μπορείτε να επιλέξετε να αφαιρέσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή να διατηρήσετε το πιο πρόσφατο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην αλυσίδα.

Η σάρωση ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι εξαιρετικά εύκολη. Απλά ανοίξτε το μήνυμα που σας ενοχλεί και πατήστε στο εικονίδιο Sweep στο επάνω μέρος.

Στη συνέχεια, επιλέξτε τις επιλογές από το αναπτυσσόμενο μενού. Το δεύτερο είναι το καλύτερο, καθώς δημιουργεί αυτόματα έναν κανόνα. Αφού γίνει, πατήστε Αποθήκευση.

Σημείωση: Η επιλογή Sweep στους φακέλους "Απεσταλμένα στοιχεία", "Πρόχειρα", "Μηνύματα ανεπιθύμητης αλληλογραφίας" και "Διαγραμμένα στοιχεία".

Επίσης στην

Top 15 Cool Outlook για iOS Συμβουλές για να το χρησιμοποιήσετε σαν επαγγελματίας

2. Αποκλείστε τους αποστολείς και τους τομείς

Εκτός από τα παραπάνω, μπορείτε να αποκλείσετε ορισμένους αποστολείς και τομείς. Απλά μεταβείτε στην ενότητα Junk email, κάντε κλικ στο Add και πληκτρολογήστε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή το όνομα τομέα.

Ταυτόχρονα, μπορείτε επίσης να προσθέσετε ασφαλή αποστολείς και τομείς. Αυτή η επιλογή διασφαλίζει ότι τα σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (ή τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από σημαντικά άτομα) δεν καταλήγουν στον φάκελο των απορριμμάτων.

Απλώς πατήστε Προσθήκη και προσθέστε το όνομα τομέα ή τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Γεια σας, ευφυέστερα εισερχόμενα!

Λοιπόν, έτσι μπορείτε να δημιουργήσετε και να διαχειριστείτε κανόνες και να διατηρήσετε τα εισερχόμενά σας καθαρά από όλη την άνευ σημασίας ακαταστασία. Εξάλλου, δεν μπορούμε να χάσουμε τα σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορούμε;

Αν χρησιμοποιείτε όλους τους ενδιαφέροντες κανόνες που θέλετε να μοιραστείτε, αναφέρετε τους στο παρακάτω τμήμα σχολίων.

Επόμενο θέμα: Θέλετε να απαλλαγείτε από ανεπιθύμητα ενημερωτικά δελτία από το γραμματοκιβώτιό σας; Η ακόλουθη θέση θα σας δείξει πώς να το κάνετε ακριβώς αυτό.