Δημιουργία κανόνων φακέλων σε ms προοπτική για εισερχόμενα μηνύματα - οδηγός τεχνολογίας

Πολλοί από εσάς πρέπει να χρησιμοποιούν το MS Outlook ως πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Επίσης, είναι πιθανό ότι έχετε ενσωματώσει πολλούς λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για την αποστολή μηνυμάτων στον υπολογιστή-πελάτη του υπολογιστή σας. Σε ένα τέτοιο σενάριο, όταν λαμβάνετε πολλά μηνύματα, τότε είναι σημαντικό να γνωρίζετε πώς να τα διαχωρίσετε και να ελέγξετε πρώτα τα σημαντικά.

Αντί να κάνετε αυτό χειροκίνητα, ίσως θέλετε να έχετε αφιερωμένους φακέλους για διαφορετικούς τύπους μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, έτσι ώστε τα εισερχόμενα μηνύματα να στοιβάζονται στους αντίστοιχους φακέλους τους. Για μια τέτοια αυτοματοποίηση, το Outlook σάς επιτρέπει να δημιουργείτε κανόνες και να εφαρμόζετε το ίδιο σε κάθε εισερχόμενο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Κατά συνέπεια, ωθεί τα μηνύματα στον καθορισμένο φάκελο. Η ιδέα είναι παρόμοια με τα φίλτρα και τις ετικέτες στο Gmail.

Για παράδειγμα, θέλω όλα τα μηνύματα από το "Sandeep Agarwal" να φτάσουν σε ένα φάκελο που ονομάζεται Self. Εδώ καθορίζομαι τους κανόνες για αυτό.

Βήματα για τη δημιουργία ενός κανόνα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Η ίδια διαδικασία ισχύει για όλους τους τύπους κανόνων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτό είναι ένα λεπτομερές παράδειγμα, που δείχνει την αναφερθείσα διαδικασία. Θα έχετε επιλέξει / καθορίσει παραμέτρους ανάλογα με το τι θέλετε.

Βήμα 1: Μεταβείτε στην καρτέλα Εργαλεία και επιλέξτε την επιλογή Κανόνες και Ειδοποιήσεις.

Βήμα 2: Εστίαση στην καρτέλα " Κανόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου " και πατήστε το κουμπί που διαβάζει τον νέο κανόνα (Αλλαγή κανόνα αν τροποποιείτε υπάρχοντα κανόνα).

Βήμα 3: Στην ενότητα Οργανωμένη διαμονή υπογραμμίστε τη βασική απαίτηση σας (επιλέξατε Μετακίνηση μηνυμάτων από κάποιον σε φάκελο).

Σημείωση: Στο κάτω μέρος του ίδιου διαλόγου θα βρείτε ένα τμήμα που λέει Βήμα 2. Θα πρέπει να κάνετε κλικ σε κάθε σύνδεσμο που εμφανίζεται μετά την " Εφαρμογή αυτού του κανόνα μετά την άφιξη του μηνύματος " και να επεξεργαστείτε τις απαιτήσεις σας. Στο πλαίσιο μου ήταν:

Βήμα 3 (α): Επιλέξτε τα άτομα στα οποία θέλετε να εφαρμόσετε τον κανόνα (π.χ. μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που προέρχονται από τα επιλεγμένα άτομα). Στη λίστα θα εμφανίζονται μόνο άτομα που έχουν προστεθεί στις επαφές σας. Επομένως, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι έχετε προσθέσει την επιθυμητή επαφή πριν ξεκινήσετε.

Βήμα 3 (β): Επιλέξτε το φάκελο στον οποίο θέλετε να μεταφερθούν / να παραδοθούν τα μηνύματα αλληλογραφίας. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ένα νέο φάκελο εδώ.

Βήμα 4: Στη συνέχεια, μπορείτε να βελτιώσετε τον κανόνα σας προσθέτοντας περισσότερους περιορισμούς ή παραμέτρους στον βασικό κανόνα. Για παράδειγμα, μηνύματα με συγκεκριμένο θέμα. Θα πρέπει επίσης να ελέγξετε την προτιμώμενη επιλογή και να κάνετε κλικ στον σύνδεσμο για να βελτιώσετε τον κανόνα ή να προσθέσετε περιγραφές.

Βήμα 5: Αν υπάρχουν εξαιρέσεις στον κανόνα που δεν μπορείτε να ρυθμίσετε στα παραπάνω βήματα, μπορείτε να το κάνετε εδώ.

Βήμα 6: Τώρα έχετε τελειώσει και μπορεί να επιλέξετε να Finish. Ωστόσο, σας προτείνω να ελέγξετε την εκτέλεση αυτού του κανόνα τώρα … μαζί με την ενεργοποίηση αυτού του κανόνα. Αυτό εξασφαλίζει ότι νέα και υπάρχοντα μηνύματα που πληρούν τον κανόνα μεταφέρονται στον αντίστοιχο φάκελο.

Μια πιο γρήγορη εναλλακτική λύση

Αν θέλετε να συντομεύσετε τη διαδικασία (ωστόσο, ενδέχεται να μην μπορείτε να ορίσετε λεπτομερή κανόνα με αυτόν τον τρόπο), μεταβείτε στα εισερχόμενά σας και ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα: -

Βήμα 1: Κάντε δεξί κλικ σε ένα μήνυμα (από το πρόσωπο του κανόνα σας σε χαρτογράφηση φακέλων) και επιλέξτε Δημιουργία κανόνα.

Βήμα 2: Ελέγξτε τα πλαίσια για τις παραμέτρους που θέλετε να εφαρμόσετε, επιλέξτε το φάκελο και κάντε κλικ στο Ok.

συμπέρασμα

Αυτός είναι ένας απλός τρόπος για να κρατήσετε πιο αποτελεσματικά τα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία σας στο Outlook. Επίσης, θα μπορείτε να επικεντρωθείτε εύκολα σε σημαντικά μηνύματα. Ξεκινήστε και θα γνωρίζετε τα οφέλη!