Πώς να χρησιμοποιήσετε καλύτερα τη λειτουργία των αιτημάτων αρχείων του dropbox

Η κοινή χρήση αρχείων με τη βοήθεια υπηρεσιών cloud δεν ήταν ποτέ ευκολότερη και πρόσφατα, η Dropbox ανακοίνωσε μια νέα λειτουργία που θα την κάνει ακόμη πιο απλή. Παρόλο που η συνολική διαδικασία είναι αρκετά απλή, ας το καταλάβουμε πρώτα ξεκάθαρα, ώστε να μπορέσουμε στη συνέχεια να διερευνήσουμε πώς να την εκμεταλλευτούμε καλύτερα.

Ξεκινώντας

Η διαδικασία ξεκινά με τη σύνδεση στο λογαριασμό Dropbox στον ιστό. Στο αριστερό μέρος, θα δείτε τώρα μια νέα επιλογή για τις αιτήσεις αρχείων . Κάνοντας κλικ σε αυτό θα σας δοθεί η επιλογή Δημιουργία αιτήματος αρχείου .

Μόλις κάνετε κλικ σε αυτό, θα σας υποδεχτεί ένα παράθυρο διαλόγου που σας ζητά να πληκτρολογήσετε το όνομα του αρχείου που ζητάτε. Το Dropbox θα προτείνει τη δημιουργία ενός νέου φακέλου για την τοποθέτηση αυτού του αρχείου, παρόλο που μπορείτε να επιλέξετε έναν υπάρχοντα φάκελο για να προσθέσετε αυτό το αρχείο.

Στη συνέχεια, το Dropbox θα ανακτήσει τη διεύθυνση URL που έχει δημιουργηθεί για αυτό το συγκεκριμένο αίτημα. Μπορείτε να αντιγράψετε είτε να επικολλήσετε τη σύνδεση σε οποιαδήποτε άλλη εφαρμογή ανταλλαγής άμεσων μηνυμάτων (instant messaging) ή ταχυδρομείου ή απλά να πληκτρολογήσετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του ατόμου που έχει το εν λόγω αρχείο και το Dropbox θα το ειδοποιήσει.

Σημείωση: Μπορείτε να ενσωματώσετε ακόμη και το δικό σας βιβλίο διευθύνσεων για την εισαγωγή των αναγνωριστικών email εδώ, το οποίο είναι πιο βολικό, ειδικά όταν στέλνετε το ίδιο αίτημα σε πολλά άτομα.

Η αντιγραφή-επικόλληση της διεύθυνσης URL είναι μια πολύ απλούστερη διαδικασία, αλλά η εισαγωγή του αναγνωριστικού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στέλνει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο άτομο με τις παρακάτω επιλογές.

Μόλις ο χρήστης κάνει κλικ στην επιλογή " Αποστολή αρχείων ", θα ανοίξει την ιστοσελίδα Dropbox με μια ερώτηση για το αρχείο που θα φορτωθεί.

Εάν ο χρήστης έχει λογαριασμό Dropbox ή όχι, θα εξακολουθεί να είναι σε θέση να ανεβάσει τα αρχεία, ωστόσο ο χρήστης εξακολουθεί να ζητάει να εισαγάγει το ονοματεπώνυμό τους μαζί με το αναγνωριστικό τους ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτό φαίνεται σαν ένα περιττό βήμα για να περάσει κανείς, ειδικά λαμβάνοντας υπόψη την επόμενη μάταιη οθόνη που θα πάρει ο χρήστης, η οποία θα είναι να εγγραφείτε στο Dropbox εάν δεν έχουν λογαριασμό σε αυτό.

Αυτό είναι. Το άτομο που έπρεπε να φορτώσει τα αρχεία έχει κάνει τώρα τη δουλειά του και εκείνος που ζήτησε τα αρχεία παίρνει μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ειδοποίησης που επιβεβαιώνει ότι τα αρχεία έχουν ληφθεί, με άμεση σύνδεση με τα εν λόγω αρχεία.

Αλλά, είναι πραγματικά χρήσιμο;

Αχ, ναι, αυτό είναι το πραγματικό ερώτημα εδώ. Ένιωσα ότι αυτό το χαρακτηριστικό είναι σίγουρα χρήσιμο για τους ανθρώπους που εργάζονται σε οποιοδήποτε συνεργατικό έργο που συνεπάγεται την ανάθεση εργασίας σε διάφορους ανθρώπους. Εάν δεν έχετε όλες τις πληροφορίες για την εργασία που σας έχει ανατεθεί, μπορείτε απλά να ζητήσετε αρχεία που θεωρείτε ότι θα σας βοηθήσουν να ολοκληρώσετε την εργασία που έχετε αναθέσει. Επιπλέον, θα βοηθήσει επίσης τους φίλους που θέλουν να μοιραστούν εικόνες / βίντεο από τις δικές τους συσκευές για το μέρος που παρακολούθησαν μαζί.

Ακόμα και οι εκπαιδευτικοί μπορούν να συλλέγουν εργασίες από όλους τους μαθητές τους χρησιμοποιώντας αυτό το χαρακτηριστικό, καθώς δεν υπάρχει όριο στον αριθμό των ατόμων που το αίτημα πηγαίνει έξω.

Χρήσιμη συμβουλή: Εάν θέλετε να επαναφέρετε τα αρχεία που έχουν διαγραφεί (ή τροποποιημένα) από το Dropbox, τότε έχετε καλύψει και εσείς.

Αποφύγετε την ακαταστασία, Οργανώστε τακτοποιημένα

Ενδέχεται να υπάρχει ένα σενάριο στο εγγύς μέλλον όταν χρησιμοποιείτε αυτή τη λειτουργία για λίγο και συνεχίζετε να προσθέτετε ονόματα φακέλων σε πιο πρόσφατες εργασίες. Αυτό απλά θα προσθέσει περισσότερη ακαταστασία στον λογαριασμό σας στο Dropbox, ειδικά αν λάβουμε υπόψη ότι τα αρχεία που έχουν προστεθεί από προεπιλογή πηγαίνουν στο φάκελο " Αρχεία αιτήσεων ".

Για να αποφύγετε αυτό, χρησιμοποιήστε τους υπάρχοντες φακέλους που ενδέχεται να έχετε στο λογαριασμό σας στο Dropbox, οι οποίοι είναι ήδη συνδεδεμένοι με τα έργα στα οποία εργάζεστε.

Εάν θέλετε οι εικόνες / βίντεο από μια ομάδα αρχείων να προστεθούν στη συλλογή σας, θα είναι καλύτερα να μην τις προσθέσετε στο φάκελο " Μεταφορτώσεις φωτογραφικής μηχανής ", καθώς αυτό δεν θα σας δώσει σαφή διαχωρισμό μεταξύ των άλλων φωτογραφιών και των φωτογραφιών σας για μια συγκεκριμένη Εκδήλωση. Μπορείτε να ταξινομήσετε την ημερομηνία και την ώρα, αλλά αυτή δεν είναι η βέλτιστη λύση. Θα ήταν καλύτερα, σε τέτοιες περιπτώσεις, να ορίσετε έναν νέο φάκελο και ακόμη να προσθέσετε τις τοπικές φωτογραφίες / βίντεο σε αυτή τη συλλογή.

Μπορεί επίσης να είναι καλή ιδέα να δημιουργήσετε μια χρήσιμη συνταγή IFTTT, η οποία θα σας βοηθήσει όχι μόνο να μείνετε οργανωμένοι αλλά και να αυτοματοποιήσετε τα περισσότερα πράγματα για εσάς.

Τέλος παιχνιδιού

Φαίνεται ότι το Dropbox έχει προσθέσει αυτή τη δυνατότητα για να προσελκύσει περισσότερους χρήστες, οι οποίοι μπορούν να δουν πόσο εύκολο είναι να μοιραστούν αρχεία πάνω από το σύννεφο με πολλούς χρήστες. Δεν υπάρχει, ωστόσο, καμία αμφιβολία ότι πρόκειται για ένα χρήσιμο χαρακτηριστικό που θα κάνει πολλά για τη χαλάρωση των ανθρώπων που εργάζονται σε σχέδια συνεργασίας με δεκάδες αρχεία που πρέπει να μοιραστούν.

Ενώ το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο απλώς δεν είναι τόσο αποτελεσματικό, οι υπηρεσίες IM έχουν περιορισμούς, όπως το backup των αρχείων που μοιράζονται. Επιπλέον, υπάρχουν και άλλες υπηρεσίες που ενσωματώνονται καλά στο Dropbox, το οποίο σας δίνει περισσότερες επιλογές για να παίξετε.