Τρόπος δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας και συγχρονισμού αρχείων zoho docs

Όταν πρόκειται για την επιλογή μεταξύ των Εγγράφων Google, του Zoho Docs (Writer) ή του MS Word Online, και η πιο βασική ανησυχία που έρχεται στο μυαλό είναι η διαθεσιμότητα μεταξύ των πλατφορμών. Το μόνο που χρειάζεστε είναι μια αξιοπρεπή σύνδεση στο διαδίκτυο, και μπορείτε να συνεχίσετε την εργασία σας από σχεδόν οπουδήποτε. Και το χαρακτηριστικό συνεργασίας είναι το κεράσι στην κορυφή.

Θα αισθανθείτε μια επιπλέον αίσθηση ασφάλειας εάν γνωρίζετε ότι έχετε ένα αντίγραφο ασφαλείας για να επιστρέψετε αν, για ορισμένες απρόβλεπτες περιστάσεις, δεν μπορείτε να έχετε πρόσβαση στο κύριο αρχείο ή τα αρχεία. Μια θλιβερή κατάσταση, αλλά όπως όλοι γνωρίζουμε, συμβαίνει στον καλύτερο μας.

Σήμερα, η λήψη ενός αντιγράφου ασφαλείας σε σύννεφα των αρχείων σας χωρίς σύνδεση θεωρείται σχεδόν κανονικός κανόνας. Και είναι περιττό να πούμε ότι ο άλλος τρόπος είναι επίσης αληθινός. Εξάλλου, δεν θα θέλατε να χάσετε τα πολύτιμα δεδομένα σας.

Ευτυχώς, το Zoho Docs σάς επιτρέπει να συγχρονίζετε τα αρχεία σας με υπηρεσίες όπως το Dropbox ή σας επιτρέπει να αποθηκεύετε το αρχείο Writer στο λογαριασμό σας στο Google Drive.

Ας δούμε πώς να το πάμε.

Επίσης στην

10 Συμβουλές για να χρησιμοποιήσετε το Zoho Notebook Like a Pro

Συγχρονισμός με Dropbox

Το Zoho Docs σας επιτρέπει επίσης να ρυθμίσετε το λογαριασμό σας στο Dropbox. Η μόνη εντολή είναι ότι είναι ένας αμφίδρομος συγχρονισμός, που σημαίνει ότι όλα τα αρχεία σας στο λογαριασμό σας στο Dropbox θα συγχρονιστούν με το Zoho και αντίστροφα.

Για να διαμορφώσετε το λογαριασμό σας Dropbox, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα.

Βήμα 1: Ανοίξτε το Zoho Docs και κάντε κλικ στο εικονίδιο Dropbox στην επάνω δεξιά γωνία. Κάντε κλικ στην επιλογή Διαμόρφωση του λογαριασμού Dropbox.

Τώρα, θα μεταφερθείτε σε μια νέα σελίδα σημείου. Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να εισάγετε τα στοιχεία του λογαριασμού σας Dropbox και να συνδεθείτε.

Βήμα 2: Μόλις επαληθευτεί ο λογαριασμός, θα δείτε το όνομα χρήστη Dropbox. Κάντε κλικ σε αυτό και θα μεταφερθείτε στη σελίδα διαμόρφωσης συγχρονισμού.

Οι δομές των φακέλων και των Dropbox και Zoho Docs θα εμφανιστούν και το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να επιλέξετε το σωστό φάκελο για την εργασία σας. Μόλις τελειώσετε, πατήστε το κουμπί συγχρονισμού φακέλων και αυτό είναι. Ο συγχρονισμός θα ξεκινήσει αμέσως.

Μπορείτε ακόμη να επιλέξετε τους συγχρονισμούς συγχρονισμού. Ανάλογα με την προτεραιότητά σας, μπορείτε να επιλέξετε Συγχρονισμός συνεχώς. Αλλά, θα έλεγα, πηγαίνετε με την επιλογή Sync Once, καθώς φροντίζει τα περισσότερα από τα πράγματα.

Ξέρετε ότι: Το Dropbox Paper έχει μια ορδή συντομεύσεων πληκτρολογίου για τη μορφοποίηση κειμένου.

Πράγματα που πρέπει να θυμάστε

Τα αρχεία Zoho Docs επιτρέπουν συγχρονισμό μόνο ενός φακέλου Dropbox. Προς το παρόν, έχω φυλάξει το φάκελο Dropbox μου κενό, καθώς δεν θέλω αυτά τα αρχεία στο Zoho. Επίσης, το Zoho δεν επιτρέπει συγχρονισμό υποφακέλων και αρχείων εντός αυτών των φακέλων.

Επίσης, αν διαγράψετε ένα αρχείο σε μία από τις υπηρεσίες, θα πρέπει να αφαιρέσετε τα αρχεία στο άλλο μη αυτόματα. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι το Zoho Docs δεν διαθέτει συγχρονισμό αρχείου διαγραφής, ως ώρα εγγραφής.

Συγχρονισμός με το Google Drive

Το Zoho Docs δεν σας επιτρέπει να συγχρονίζετε φακέλους ή έγγραφα στο Google Drive, από τεχνική άποψη. Αντ 'αυτού, μπορείτε να αποθηκεύσετε ένα αρχείο απευθείας στο Google Drive. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη διαδικασία για να αποθηκεύσετε αρχεία στο φάκελο Dropbox επίσης.

Αφού ολοκληρώσετε την εργασία σας στο έγγραφο (και όλα τα σχόλια που απευθύνονται), κάντε κλικ στο Αρχείο> Αποθήκευση σε άλλες Δίσκοι και επιλέξτε Google Drive από τη λίστα.

Αρκετά φυσικά, θα πρέπει να συνδεθείτε και να δώσετε τα σχετικά δικαιώματα. Μόλις τελειώσετε, θα πρέπει να μπορείτε να δείτε όλους τους φακέλους του Google Drive που εμφανίζονται με προσοχή μέσα στο μικρό παράθυρο.

Τώρα, μπορείτε είτε να επιλέξετε είτε να δημιουργήσετε έναν νέο φάκελο για να αποθηκεύσετε το αρχείο σας. Απλά πατήστε το κουμπί "Προσθήκη σε αυτό το φάκελο" και το έγγραφό σας θα μεταφορτωθεί αμέσως.

Το καλό πράγμα για αυτή τη διαδικασία είναι ότι μπορείτε να επιλέξετε τη μορφή του αρχείου σας. Από PDF σε DOCX ή ODT, μπορείτε να επιλέξετε από μια αξιοπρεπή λίστα επιλογών. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε περισσότερους από έναν λογαριασμούς στο Google Drive. Επίσης, εάν είστε κάποιος που είναι λίγο παρανοϊκός σχετικά με θέματα ιδιωτικότητας και ασφάλειας, μπορείτε ακόμη και να καταργήσετε τον λογαριασμό, μόλις τελειώσετε με την εργασία σας.

Και για τα δύο, κάντε κλικ στο παράθυρο "Επιλογές> Κατάργηση" στο παράθυρο "Αποθήκευση σε άλλες μονάδες".

Δυστυχώς, η ίδια λειτουργία δεν είναι ενεργοποιημένη για το Zoho Presentation ή το Zoho Spreadsheet.

Επίσης στην

# drive drive

Κάντε κλικ εδώ για να δείτε τη σελίδα άρθρων για το Drive Drive

Τι είναι το αντίγραφο ασφαλείας εκτός σύνδεσης

Παρόλο που το Zoho Docs δεν παρέχει ένα εγγενές τρόπο δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας αρχείων στον υπολογιστή σας, υπάρχει μια μικρή λύση. Χρησιμοποιώντας αυτό μπορείτε να επιτύχετε σχεδόν παρόμοια αποτελέσματα. Είπα παρόμοια και όχι ακριβή.

Αν είστε κανονικός χρήστης του Zoho Docs, πρέπει να γνωρίζετε μέχρι τώρα ότι σας επιτρέπει να κατεβάσετε αρχεία στον υπολογιστή σας. Το καλό είναι ότι το Zoho Docs παρέχει πολλές επιλογές για να διαλέξετε. Έτσι, αν θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο ως PDF ή ως αρχείο απλού κειμένου, η επιλογή είναι δική σας.

Για να το κάνετε αυτό, ανοίξτε το Αρχείο, κάντε κλικ στην επιλογή Λήψη ως και επιλέξτε μία από τις επιλογές. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε να προστατεύσετε τα αρχεία σας με έναν κωδικό πρόσβασης μόνο σε περίπτωση που χρησιμοποιείτε κοινόχρηστο υπολογιστή.

Pro Tip: Ο Zoho Writer προσφέρει μια λειτουργία γραφής χωρίς προσοχή, που ονομάζεται Focus Type. Για να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτό, κάντε κλικ στην επιλογή Εργαλεία> Επιλογές διάταξης και εναλλαγή του διακόπτη για πληκτρολόγηση εστίασης.

Επίσης στην

Τρόπος ρύθμισης της δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας των Windows για να προστατεύσετε τον εαυτό σας από το Ransomware

Καλώς ήλθατε στην ειρήνη

Με ένα σύγχρονο εργαλείο επεξεργασίας αφής και cool editing, το Zoho Docs είναι ένα κατάλληλο εργαλείο για όλες τις εργασίες επεξεργασίας κειμένου ή για υπολογιστικά φύλλα. Επιπλέον, τα καθαρά χαρακτηριστικά συνεργασίας είναι το κερασάκι στην κορυφή. Και μόλις καταλάβετε έναν σωστό τρόπο για να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας όλων των σημαντικών εγγράφων σας, θα έλεγα ότι θα διαλέξετε.

Έπειτα: Μιλώντας για συνεργασία, γνωρίζατε ότι ο Zoho Writer σάς επιτρέπει να κλειδώνετε τα έγγραφά σας κατά τη διάρκεια της συνεργασίας; Διαβάστε την επόμενη ανάρτηση για να μάθετε όλες τις κρυφές συμβουλές και κόλπα.