Προσθέστε ημερολόγιο που δείχνει το χρονοδιάγραμμα για να αποκρύψετε τις απόκρισεις γραφείου

Η δημιουργία απαντήσεων εκτός έδρας (OOO) για την αυτοματοποίηση των απαντήσεων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (όταν βρίσκεστε σε διακοπές) δίνει μια επαγγελματική πινελιά στον τρόπο που χειριζόμαστε τα μηνύματά μας. Ωστόσο, οι περισσότεροι από εμάς έχουν αναπτύξει ή ανέλαβε την τυπική διαδικασία λεπτομερούς μόνο τις ημερομηνίες μη διαθεσιμότητας στα μηνύματά μας.

Ας αλλάξουμε αυτό το στυλ και δίνουμε μια καινοτόμο καμπύλη σε αυτό που βλέπουν οι αποστολείς στις αυτοματοποιημένες απαντήσεις μας. Γιατί να μην προσπαθήσουμε και να συμπεριλάβουμε λεπτομέρειες σχετικά με την αφοσίωσή μας κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου (ή πριν και μετά από αυτή την περίοδο), ώστε οι άνθρωποι που προσπαθούσαν να επικοινωνήσουν μαζί μας να προγραμματίσουν να επικοινωνήσουν (και πάλι) αναλόγως.

Και σήμερα, θα μάθουμε πώς να συμπεριλάβουμε τέτοιες λεπτομέρειες με γραφικό τρόπο, δηλαδή με την προσθήκη ενός μίνι ημερολογίου (με επιλεγμένες λεπτομέρειες) σε τέτοια μηνύματα στο MS Outlook.

Βήματα για να συμπεριλάβετε ένα μίνι ημερολόγιο στις απαντήσεις των διακοπών

Η διαδικασία μέσω των βημάτων 1 και 2 είναι κοινή για όλους τους χρήστες του Outlook. Το βήμα 3, ωστόσο, δεν θα ισχύσει για όσους χρησιμοποιούν τον βοηθό OOO (διατίθεται στην έκδοση MS Outlook Exchange). Θα καλύψουμε τι μπορούν να κάνουν τέτοιοι χρήστες, προς το τέλος.

Βήμα 1: Ξεκινήστε το πρόγραμμα-πελάτη MS Outlook και μεταβείτε στην ενότητα Ημερολόγιο του από το κάτω μέρος του αριστερού παραθύρου. Κάντε δεξί κλικ στο ημερολόγιο που θέλετε να συμπεριλάβετε στα αυτοματοποιημένα μηνύματα. και στη συνέχεια πατήστε " Αποστολή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου".

Βήμα 2: Θα δείτε ένα παράθυρο διαλόγου όπου θα πρέπει να ορίσετε το εύρος ημερομηνιών και να επιλέξετε το πεδίο ημερολογίου που θέλετε να μοιραστείτε.

(α) Μπορείτε επίσης να αλλάξετε το ημερολόγιό σας σε περίπτωση που έχετε κάνει λάθος επιλογή ή αποφασίσετε να αλλάξετε.

(β) Επιλέξτε το φάσμα / την περίοδο που θέλετε να κάνετε μέρος των απαντήσεών σας. Γενικά, θα ήταν οι επόμενες 7 ημέρες (τουλάχιστον το κάνω αυτό).

(γ) Επιλέξτε τις λεπτομέρειες που θέλετε να μοιραστείτε. Εδώ, προτιμώ να ορίσω Περιορισμένες λεπτομέρειες.

(δ) Μπορείτε να αλλάξετε τις ρυθμίσεις για προχωρημένους για περισσότερες προτιμήσεις και περιορισμούς.

Μόλις αποθηκεύσετε τις ρυθμίσεις, το ημερολόγιό σας θα εισαχθεί ως μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Θα δείτε ένα μικροσκοπικό ημερολόγιο με χρωματικούς δείκτες στις ημερομηνίες που καθορίζουν την εμπλοκή σας. Οι ημερομηνίες παρέχουν επίσης συνδέσεις με τις λεπτομέρειες που αναφέρονται παρακάτω στο μήνυμα.

Προτείνω να καταργήσετε το συνημμένο επειδή αυτό θα κατέληγε σε πλεονάζοντα δεδομένα.

Βήμα 3: Η διαδικασία μετά από αυτό περιλαμβάνει τη δημιουργία ενός νέου κανόνα και την ρύθμιση ως απόκριση διακοπών. Εξηγείται λεπτομερώς σε μια άλλη θέση εδώ. Ακολουθήστε τα βήματα 2 έως το τέλος αυτού του άρθρου.

Σημείωση: Για όσους χρησιμοποιούν το OOO Assistant, αντιγράψτε το αποτέλεσμα του Βήματος 2, μεταβείτε στο σημείο όπου ορίσατε το μήνυμά σας για απαντήσεις και επικολλήστε το εκεί.

συμπέρασμα

Έτσι, θα θέσετε τις απαντήσεις σας με ένα μίνι ημερολόγιο την επόμενη φορά; Εγγυώμαι ότι όσοι λαμβάνουν τέτοιες απαντήσεις θα σας εκτιμήσουν περισσότερο από ποτέ. Μην ξεχάσετε να μοιραστείτε αυτό το άρθρο με τους συναδέλφους και τους φίλους σας, αν σας αρέσει.