Οδηγός κοινής χρήσης αρχείων Google: όλα τα απαντηθέντα ερωτήματα

Το Google Drive παρέχει ένα φανταστικό σύνολο από επιλογές αποθήκευσης με βάση το νέφος και εργαλεία παραγωγικότητας, αλλά αυτό που κάνει την υπηρεσία ακόμη καλύτερη είναι η υποδοχή των συνεργατικών δυνατοτήτων που περιλαμβάνονται μέσα.

Δεν χρειάζεται πλέον να εργάζεστε σε ένα έγγραφο μόνο όταν οι συνάδελφοί σας μπορούν να κάνουν αλλαγές και σχόλια ταυτόχρονα - ναι, όλα σε πραγματικό χρόνο.

Ωστόσο, οι δυνατότητες κοινής χρήσης αρχείων του Google Drive μπορούν να αισθάνονται συντριπτικά. Ας πάρουμε μια βαθιά αναπνοή και βουτήξουμε σε μερικές από τις ερωτήσεις που μπορούν να προκύψουν όταν ασχολείσαι με όλη αυτή την αμηχανία!

Επίσης, διαβάστε: Πλήρης δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας και επαναφορά Android: ο μόνος οδηγός που χρειάζεστε

Ε. Πώς μπορώ να μοιραστώ ένα αρχείο;

A. Το Google Drive διευκολύνει την εκτέλεση ιδιωτικής κοινής χρήσης αρχείων. Απλά κάντε δεξί κλικ σε ένα αρχείο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Κοινή χρήση για να ανοίξετε το αναδυόμενο παράθυρο Κοινή χρήση με άλλα.

Στο πεδίο "Άτομα", πληκτρολογήστε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε οποιονδήποτε με τον οποίο θέλετε να μοιραστείτε το αρχείο. Το Google Drive θα πρέπει να προτείνει αμέσως οποιαδήποτε υπάρχουσα επαφή καθώς γεμίζετε, καθιστώντας την όλη διαδικασία μια αύρα.

Είστε έτοιμοι να αρχίσετε να μοιράζεστε τώρα.

Αα περίμενε! Είστε εντάξει με τα δικαιώματα;

Ε. Πώς μπορώ να τροποποιήσω τα δικαιώματα;

Α. Απλά αναρωτηθείτε τι ακριβώς θέλετε να ολοκληρώσετε με την κοινή χρήση του αρχείου και θα πρέπει να έχετε μια σαφή ιδέα των απαιτούμενων δικαιωμάτων για κάθε συνεργάτη.

Από προεπιλογή, το Google Drive παρέχει πλήρη δικαιώματα επεξεργασίας σε όλους. Ωστόσο, μπορείτε να αλλάξετε αυτόματα κάνοντας κλικ στο κάτω βέλος δίπλα στο πεδίο Άτομα.

Επιλέξτε "Επεξεργασία" για να εκχωρήσετε πλήρη δικαιώματα επεξεργασίας, "Μπορεί να Σχόλιο" για να περιορίσετε τους συνεργάτες να σχολιάζουν ή "Να προβάλουν" για να κλειδώσουν πλήρως το έγγραφο σε κατάσταση λειτουργίας μόνο για ανάγνωση.

Σημείωση: Ορισμένες μορφές αρχείων - βίντεο ή ήχου, για παράδειγμα - δεν θα έχουν την επιλογή Κανένα Σχόλιο διαθέσιμη για επιλογή, κάτι που είναι κατανοητό.

Ε. Μπορώ να αλλάξω δικαιώματα μετά την κοινή χρήση;

A. Η ανταλλαγή εγγράφου με κάποιον άλλο δεν είναι τελική. Το Google Drive σάς δίνει πλήρη έλεγχο ακόμα και μετά την πλήρη άδεια. Κάντε κλικ στην επιλογή Για προχωρημένους στο αναδυόμενο παράθυρο Κοινή χρήση με άλλα για να δείτε μια λίστα ατόμων με τα οποία έχετε μοιραστεί το έγγραφο.

Οι άδειες για κάθε άτομο μπορούν να τροποποιηθούν μέσω του ειδικού εικονιδίου βέλους κάτω τοποθετημένου βολικά δίπλα σε κάθε όνομα. Μπορείτε επίσης να καταργήσετε πλήρως την πρόσβαση σε ένα άτομο κάνοντας κλικ στο x.

Ε. Μπορώ να μοιραστώ ένα αρχείο δημοσίως;

Α. Η ιδιωτική κοινή χρήση είναι μια χαρά, αλλά τι γίνεται αν θέλετε να δημιουργήσετε ένα αρχείο για όλους σχεδόν; Λοιπόν, μπορείτε να το κάνετε και αυτό.

Χρησιμοποιήστε την επιλογή Λήψη κοινής σύνδεσης για να δημιουργήσετε έναν δημόσιο σύνδεσμο - μπορείτε επίσης να επιλέξετε να μοιραστείτε άμεσα τον σύνδεσμο μέσω Gmail, Google Plus, Facebook ή Twitter απευθείας από το ίδιο το Google Drive.

Εάν απαιτείται, μπορείτε να αλλάξετε δικαιώματα για άτομα που έχουν πρόσβαση στο αρχείο μέσω του συνδέσμου.

Κάντε κλικ στην επιλογή Αλλαγή κάτω από τον χρήστη με πρόσβαση και χρησιμοποιήστε το αναπτυσσόμενο μενού δίπλα στην επιλογή Πρόσβαση για να επιλέξετε μεταξύ Επεξεργασία, Σχόλιο ή Προβολή.

Μπορείτε να αλλάξετε περαιτέρω τον τρόπο λειτουργίας του συνδέσμου μόλις το τοποθετήσετε κάπου. Επιλέξτε On - Public On The Web έτσι ώστε ο καθένας να μπορεί να βρει και να αποκτήσει πρόσβαση στο αρχείο ή On - Anyone With the Link για να περιορίσει την πρόσβαση μόνο σε άτομα με το σύνδεσμο.

Αν θέλετε να απενεργοποιήσετε τον σύνδεσμο, απλώς επιλέξτε Απενεργοποίηση - Ειδικοί άνθρωποι. Οι διαμορφώσεις ιδιωτικής κοινής χρήσης θα πρέπει να παραμείνουν άθικτες.

Επίσης, διαβάστε: Τρόπος χρήσης και συγχρονισμού περισσότερων από έναν Λογαριασμό Google Drive στα Windows

Ε. Μπορώ να μοιραστώ ένα ολόκληρο φάκελο;

Α. Φυσικά, μπορείτε. Απλά κάντε δεξί κλικ στο φάκελο που θέλετε να κάνετε κοινή χρήση και κάντε κλικ στην επιλογή Κοινή χρήση. Όλα λειτουργούν ακριβώς όπως με την ατομική κοινή χρήση αρχείων. Το ίδιο ισχύει για τη δημόσια κοινή χρήση συνδέσμων.

Σημείωση: Αντί να μοιραστείτε ένα ολόκληρο φάκελο, μπορείτε επίσης να επιλέξετε να μοιραστείτε περισσότερα αρχεία από μέσα. Απλά κρατήστε πατημένο το πλήκτρο Ctrl για να διευκολύνετε τη διαδικασία επιλογής.

Ερ.: Τι γίνεται με την κοινή χρήση ενός ολόκληρου Google Drive;

Α. Οχι, δεν μπορείτε να το κάνετε αυτό. Είναι κοινό ζήτημα, ιδιαίτερα όταν θέλετε να μοιραστείτε ολόκληρη την κίνηση με έναν εργοδότη ή έναν συνάδελφο. Δυστυχώς, η Google δεν είναι τόσο ευπρόσδεκτη.

Πριν προχωρήσετε και λάβετε ακραία μέτρα - όπως την ανταλλαγή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και κωδικού πρόσβασης - απλά κρατήστε πατημένο!

Υπάρχει μια λύση και αυτό περιλαμβάνει τη δημιουργία ενός κύριου φακέλου - τίποτα τρομακτικό, απλά ένα άλλο φάκελο. Κάντε δεξί κλικ μέσα στη μονάδα δίσκου, επιλέξτε Νέο φάκελο για να δημιουργήσετε ένα φάκελο και στη συνέχεια να μετακινήσετε τα πάντα μέσα σε αυτόν το φάκελο.

Τέλος, απλά μοιραστείτε το φάκελο όπως θα κάνατε με οποιοδήποτε άλλο φάκελο και voila! Δεν είναι όμορφο, αλλά κάνει τη δουλειά.

Pro Συμβουλή: Είναι πολύ εύκολο να μετακινήσετε τα πάντα ακόμη και όταν έχετε δεκάδες αντικείμενα μέσα στη ρίζα του δίσκου. Απλά πατήστε Ctrl + A για να επιλέξετε όλα. Τώρα, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο Ctrl και κάντε κλικ στον κύριο φάκελο για να το αποεπιλέξετε από το υπόλοιπο. Τέλος, σύρετε και αποθέστε τα επιλεγμένα στοιχεία στον κύριο φάκελο.

Ε. Μπορώ να μοιραστώ αρχεία με χρήστες που δεν είναι χρήστες του Gmail;

Α. Μπορείτε. Ωστόσο, οι συνεργάτες σας πρέπει να έχουν έναν Λογαριασμό Google προτού να μπορέσουν να επεξεργαστούν ή να σχολιάσουν ένα έγγραφο - διαφορετικά, θα περιοριζόταν μόνο στην προβολή των στοιχείων.

Σε περίπτωση που δεν γνωρίζατε, η δημιουργία ενός Λογαριασμού Google δεν απαιτεί λογαριασμό Gmail - σχεδόν οποιαδήποτε διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου λειτουργεί. Αυτό θα πρέπει να κάνει τους πειστικούς ανθρώπους να δημιουργήσουν έναν Λογαριασμό Google ακόμα πιο εύκολο!

Ε. Πώς μπορώ να αποτρέψω τη λήψη αρχείων;

Α. Θέλετε να μοιραστείτε ένα αρχείο ή ένα φάκελο. Θέλετε επίσης να σταματήσετε τους χρήστες να το κατεβάσουν. Εάν το άτομο δεν έχει δικαιώματα επεξεργασίας, μπορείτε να αποφύγετε να συμβεί αυτό.

Κάτω από τις ρυθμίσεις κοινής χρήσης κοινής χρήσης, υπάρχει μια έξυπνη επιλογή με τίτλο Απενεργοποίηση επιλογών για λήψη, εκτύπωση και αντιγραφή για σχολιαστές και θεατές. Αυτή η επιλογή δεν επιτρέπει στους χρήστες να κάνουν λήψη, εκτύπωση ή μεταφορά αρχείων σε προσωπικές μονάδες Google.

Ε. Μπορώ να μεταφέρω την ιδιοκτησία ενός αρχείου ή φακέλου;

A. Να κουραστεί να ασχοληθεί με ένα αρχείο; Απλά μεταφέρετε την ιδιοκτησία του αρχείου σε άλλον συνεργάτη και χαλαρώστε. Στη λίστα ατόμων που έχουν πρόσβαση σε ένα αρχείο, κάντε κλικ στο κάτω βέλος και επιλέξτε Ιδιοκτήτης.

Σημείωση: Προσέξτε, ωστόσο. Ο νέος κάτοχος μπορεί να καταργήσει την πρόσβασή σας στο έγγραφο εάν το επιθυμεί. Τώρα, αυτό δεν θα είναι όμορφο.

Η μεταφορά της ιδιοκτησίας φακέλων είναι λίγο ακατάστατη. Οποιοδήποτε αρχείο στο φάκελο σας ανήκει ακόμα. Επομένως, ίσως χρειαστεί να μεταφέρετε με μη αυτόματο τρόπο την ιδιοκτησία όλων των στοιχείων μέσα στον φάκελο en-masse μετά.

Ε. Υπάρχει κάποιο όριο αποθήκευσης για κοινή χρήση;

A. Δεδομένου ότι ο κάτοχος ενός αρχείου ή ενός φακέλου, ο όγκος των χρησιμοποιούμενων δεδομένων υπολογίζεται μόνο στο σύνολο σας - και όχι στο σύνολο των συνεργατών σας. Ωστόσο, όταν κάποιος προσθέσει ένα νέο στοιχείο σε έναν κοινόχρηστο φάκελο, ο χώρος αποθήκευσης μετράει προς τον αρχικό δημιουργό του αντικειμένου και όχι εσείς.

Επίσης, οι συνεργάτες σας μπορούν, αν έχουν δικαιώματα επεξεργασίας, να επιλέξουν να αντιγράψουν τα αρχεία στη μονάδα δίσκου τους. Στην περίπτωση αυτή, η αποθήκευση υπολογίζεται στην ποσόστωσή τους.

Αν εξαντλείται ο χώρος στο λογαριασμό σας, αλλά ένας συνεργάτης έχει καλύτερο σχέδιο αποθήκευσης, η μεταφορά ιδιοκτησίας στοιχείων είναι μια επιλογή - εκτός αν θέλετε να αναβαθμίσετε το Δίσκο σας.

Επίσης, διαβάστε: Τι να κάνετε όταν το Google Drive σας εκτελείται εκτός χώρου

Ε. Τι άλλο πρέπει να θυμάμαι;

Υπάρχουν ορισμένοι περιορισμοί που δεν πρέπει να έχουν σημασία για την πλειοψηφία των χρηστών. Για παράδειγμα, μόνο ένα μέγιστο των 100 ατόμων μπορεί να επεξεργαστεί ή να σχολιάσει ένα έγγραφο ανά πάσα στιγμή, αν και ένας απεριόριστος αριθμός μπορεί να δει το αρχείο.

Μόνο μέχρι 100 άτομα μπορούν να επεξεργαστούν ή να σχολιάσουν ένα έγγραφο.

Επίσης, μπορείτε να προσθέσετε έως και 200 ​​άτομα μέσω ιδιωτικής κοινής σύνδεσης. Ωστόσο, είναι δυνατό να υπερβείτε αυτόν τον περιορισμό δημιουργώντας μια Ομάδα Google.

Επιπλέον, υπάρχουν περιορισμοί στα μεγέθη διαφόρων τύπων αρχείων - ένα καπάκι 50MB σε έγγραφα κειμένου, ένα ανώτατο όριο 200MB σε παρουσιάσεις κ.λπ. Το Google Drive δεν θα συγχρονίσει τις αλλαγές εάν εσείς ή οι συνεργάτες σας υπερβείτε αυτά τα όρια.

Μια πλήρης λίστα με τους τύπους αρχείων που υποστηρίζονται και τα όρια μεγέθους αρχείων μπορεί να βρεθεί εδώ.

Η κοινή χρήση αρχείων έγινε εύκολη

Το Google Drive κάνει απλά κοινή χρήση και διαχείριση αρχείων. Απλά βεβαιωθείτε ότι έχετε κρατήσει τα δικαιώματα αρχείων υπό έλεγχο για να αποτρέψετε τους ανθρώπους από το να πάει απατεώνες σε σας και τα πράγματα θα πρέπει να είναι μια χαρά. Επίσης, ελέγξτε την αποθήκευση όταν ασχολείστε με μεγάλα μεγέθη αρχείων για να σταματήσετε τα πράγματα από το να ξεπεραστούν.

Cool Συμβουλή: Χρησιμοποιήστε αυτό το εργαλείο για να ελέγξετε το αποθηκευτικό χώρο στο Google Drive σε μια εύχρηστη μορφή.

Αν έχετε περαιτέρω απορίες σχετικά με την κοινή χρήση αρχείων χρησιμοποιώντας το Google Drive, απλώς αφήστε μια γραμμή στην παρακάτω ενότητα σχολίων.

Δείτε Επόμενο: Τρόπος δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας και συγχρονισμού των Google Photos και Drive από τον υπολογιστή