Τα Έγγραφα Google παίρνουν κοινόχρηστους φακέλους

Κοινόχρηστοι φάκελοι

Ένα από τα καλύτερα χαρακτηριστικά του Google Docs είναι η ικανότητά του να σας επιτρέπει να μοιράζεστε και να συνεργάζεστε σε έγγραφα με άλλους χρήστες. Στο παρελθόν, αν είχατε πολλά έγγραφα που έπρεπε να μοιραστείτε με μια ομάδα εργασίας, τα Έγγραφα Google σας ζήτησαν να στείλετε πολλές ειδοποιήσεις κοινής χρήσης για κάθε έγγραφο.

Η νέα λειτουργία κοινόχρηστων φακέλων επιλύει αυτό το πρόβλημα, επιτρέποντάς σας να ρυθμίσετε την κοινή χρήση δικαιώματα για έναν φάκελο. Απλά σύρετε και αποθέστε τα αρχεία που θέλετε να μοιραστείτε σε ένα φάκελο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "Share this folder" και προσκαλέστε μέλη της ομάδας εργασίας σας. Τα άτομα της ομάδας εργασίας σας θα λάβουν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα τους ειδοποιεί ότι έχετε μοιραστεί αυτό το φάκελο. Μόλις συνδεθείτε στα Έγγραφα Google, τα μέλη της ομάδας εργασίας σας μπορούν να δουν τα αρχεία που έχετε προσθέσει στο φάκελο και επίσης να αφήσετε αρχεία στο φάκελο σας για κοινή χρήση με την ίδια ομάδα.

Η νέα λειτουργία είναι χρήσιμη. Υπάρχει ένα λίγα quirk που πρέπει να έχετε κατά νου. Παρόλο που ένα έγγραφο βρίσκεται σε κοινόχρηστο φάκελο, τα δικαιώματα πρόσβασης για αυτό το έγγραφο επισυνάπτονται στο φάκελο - όχι στο αρχείο. Έτσι, αν τραβήξετε από το κοινόχρηστο φάκελο ένα έγγραφο που κατέχετε (δηλ. Το δημιουργήσατε), η ομάδα εργασίας σας δεν θα έχει πλέον πρόσβαση στο έγγραφο.

Διαχείριση της ροής εργασίας σας

Not In Folders "που σας επιτρέπει να βλέπετε όλα τα έγγραφα που διαθέτετε που δεν είναι οργανωμένα σε φακέλους. Η Google επέστρεψε τη λειτουργία, επειδή μερικοί άνθρωποι τη χρησιμοποιούσαν ως εργαλείο ροής εργασίας.

Ένας τρόπος για να εκμεταλλευτείτε αυτό το φίλτρο είναι να το χρησιμοποιήσετε ως εργαλείο για την παρακολούθηση εγγράφων στο στάδιο του σχεδιασμού. Στη συνέχεια, μπορείτε να μεταφέρετε ένα έγγραφο σε ένα φάκελο όταν είναι έτοιμο για πρωί.

Υπάρχει μια λεπτομέρεια που πρέπει να γνωρίζετε όταν χρησιμοποιείτε αυτό το χαρακτηριστικό: Ας υποθέσουμε ότι ο John μοιράζεται μια αναφορά απευθείας με τη Mary, αλλά ο John δεν το έχει αναφορά σε ένα φάκελο. Αν η Μαρία την τοποθετήσει σε έναν από τους φακέλους της, ο John θα δει ότι η αναφορά έχει μια ετικέτα φακέλου, αλλά θα εμφανιστεί ακόμα όταν ο John φιλτράρει τα έγγραφά του με την ένδειξη "Items Not In Folders". Με αυτόν τον τρόπο, οι ενέργειες της Μαρίας δεν διακόπτουν τη ροή εργασίας του Ιωάννη. Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στο φίλτρο "Στοιχεία που δεν είναι σε φάκελο" στο μενού "Περισσότερες αναζητήσεις" στο αριστερό παράθυρο πλοήγησης.

Τα Έγγραφα Google θα σας επιτρέπουν επίσης να ανεβάσετε πολλά αρχεία ταυτόχρονα. Απλά επιλέξτε όλα τα αρχεία που θέλετε χρησιμοποιώντας τα πλήκτρα "shift" ή "ctrl" ("εντολή" σε Mac) και στη συνέχεια ξεκινήστε τη μεταφόρτωσή σας.

Η νέα διάταξη των Εγγράφων Google

Θα παρατηρήσετε επίσης ότι τα Έγγραφα Google έχουν μια ελαφρώς διαφορετική εμφάνιση. Η νέα διάταξη είναι λίγο κουτιώρη και τα εικονίδια (όπως με αστερίσκο, κοινή χρήση, μεταφόρτωση και διαγραφή) έχουν αφαιρεθεί υπέρ μιας εμφάνισης μόνο για κείμενο.

Κοινή χρήση εναλλακτικών στοιχείων

Εάν τα Έγγραφα Google δεν είναι για εσάς, Η Microsoft διαθέτει επίσης δύο επιλογές κοινής χρήσης εγγράφων. Το Live Mesh, το οποίο ξεκίνησε πέρσι, σας επιτρέπει να δημιουργήσετε ένα δίκτυο συσκευών και να συγχρονίσετε φακέλους μεταξύ τους. Το Live Mesh σας δίνει επίσης τη δική σας online επιφάνεια εργασίας, που ονομάζεται Live Desktop, όπου μπορείτε να μοιράζεστε φακέλους με άτομα εκτός δικτύου ή Mesh. Για να χρησιμοποιήσετε το Live Mesh πρέπει να κάνετε λήψη ενός μικρού προγράμματος, αλλά τα άτομα που μοιράζεστε αντικείμενα πρέπει να εγγραφούν μόνο για το Live Desktop. Το Live Mesh λειτουργεί σε συστήματα PC και Mac

Η άλλη εναλλακτική λύση της Microsoft είναι ο αποθηκευτικός χώρος που ονομάζεται Skydrive. Ωστόσο, τα δικαιώματα κοινής χρήσης του Skydrive είναι λίγο πολύ περίπλοκα, επομένως σας συνιστώ να πάτε με το Live Desktop και το Live Mesh εάν είστε χρήστης του Windows Live.