Ξεκινήστε την επιχείρησή σας με το Evernote για Επιχειρήσεις

Αν οι υπάλληλοί σας χρειάζονται απλώς μια σημείωση, η Evernote είναι μια προφανής επιλογή - είναι η γορίλα των 800 λιβρών, που έχει αυξηθεί σε πέντε χρόνια σε 50 εκατομμύρια χρήστες. Αλλά το πρόγραμμα προσφέρει επίσης μια εκλεκτική ποικιλία χαρακτηριστικών παραγωγικότητας και αυτό είναι όπου η χρησιμότητά του σε επιχειρηματικά περιβάλλοντα είναι πολύ λιγότερο προφανής.

Ναι, το Evernote τρέχει σχεδόν σε κάθε πλατφόρμα και μπορεί να συλλάβει οποιαδήποτε πληροφορία συλλέγετε στο φυσικό περιβάλλον, συμπεριλαμβανομένων σημειώσεων, εικόνων, βίντεο, συνδέσμων, εγγραφών φωνής και ακόμη και χειρόγραφων μουντζούρων. Η εφαρμογή είναι γεμάτη με δυνατότητα, όμως ο Διευθύνων Σύμβουλος της Evernote παραδέχεται ότι η χρησιμότητά της δεν είναι άμεσα αυτονόητη. Αλλά δοκιμάστε το για τουλάχιστον λίγες εβδομάδες, λέει ο Phil Libin και θα εκτιμήσετε τον τρόπο με τον οποίο η Evernote παρέχει άμεση πρόσβαση σε ό, τι μπορεί να διανοητικά και σωματικά σελιδοδείκτη κατά τη διάρκεια μιας ημέρας εργασίας.

εγκεφάλου ", εμφανίζοντας δεδομένα που δεν γνωρίζατε ότι θα μπορούσατε να ζήσετε χωρίς.

Γιατί η Evernote;

Οπουδήποτε-πρόσβαση είναι ένα σημαντικό σημείο πώλησης.

Η Evernote μπορεί να αρχειοθετήσει οργανωτική σοφία. Σκεφτείτε τις σημειώσεις που γράψατε σε μια επαγγελματική κάρτα πριν από δύο χρόνια. Ή τις οδηγίες του διευθυντή που καταγράψατε (ευτυχώς) την περασμένη εβδομάδα. Ή το σκοτεινό άρθρο που υπογράψατε για έναν βασικό ανταγωνιστή. Τώρα, τι θα συνέβαινε αν οι υπόλοιποι συνάδελφοί σας θα μπορούσαν να έχουν πρόσβαση σε αυτού του είδους τα δεδομένα Evernote από οποιαδήποτε συσκευή και τι θα μπορούσαν να έχουν πρόσβαση στα δεδομένα τους; Με το Evernote, αυτό το αρχείο δεδομένων δεν συλλέγει σκόνη. Αντίθετα, μεγαλώνει και προσαρμόζεται μαζί με την επιχείρησή σας.

Η βασική έκδοση του Evernote είναι δωρεάν στην επιφάνεια εργασίας, στο πρόγραμμα περιήγησης και σε όλα τα μεγάλα κινητά λειτουργικά συστήματα. Ίσως οι υπάλληλοί σας να το χρησιμοποιούν ήδη. Αυτό το άρθρο θα σας βοηθήσει να προχωρήσετε στην πληρωμένη επιχείρηση Evernote, η οποία ξεκίνησε τον περασμένο Δεκέμβριο. Η επιχειρηματική υπηρεσία επιτρέπει στην εταιρεία σας να διαχειρίζεται κεντρικά τους λογαριασμούς Evernote των εργαζομένων για $ 10 ανά χρήστη ανά μήνα ή $ 120 ανά έτος. Προηγουμένως, μπορείτε να επιλέξετε μόνο μεταξύ των προσωπικών εκδόσεων Evernote και Evernote Premium (45 δολάρια ετησίως), τα οποία προσφέρουν περισσότερα αποθηκευτικά μέσα, σημειωματάρια εκτός σύνδεσης και την επιλογή να επιτρέπουν σε άλλα άτομα να επεξεργάζονται τα φορητά σας.

Ο επικεφαλής ανταγωνιστής της Evernote, Microsoft OneNote, είναι που περιλαμβάνεται στις πιο πρόσφατες εκδόσεις του Office, αλλά μια αυτόνομη άδεια γραφείου κοστίζει $ 70 και καμία έκδοση Mac δεν είναι διαθέσιμη. Οι δωρεάν εκδόσεις της OneNote από την Microsoft για iPhone και iPad περιορίζονται σε 500 σημειώσεις το καθένα, σε αντίθεση με τα 100.000 στην Evernote.

Μια πρόσφατη παραβίαση ασφαλείας προκάλεσε την Evernote να ενισχύσει τα μέτρα ασφαλείας με έλεγχο ταυτότητας δύο παραγόντων, καλά νέα για την προστασία των δεδομένων σας.

Ρυθμίστε τους χρήστες σας

Κατάσταση διαχειριστή

Επισκεφθείτε τη σελίδα Evernote Business και καταχωρίστε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εργασίας σας στο πλαίσιο Get Started για να δημιουργήσετε νέο λογαριασμό διαχείρισης εταιρείας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον υπάρχοντα λογαριασμό σας Evernote αν είστε ήδη χρήστης ή να δημιουργήσετε ένα νέο. Μόλις εισαγάγετε κάποιες βασικές πληροφορίες, επιλέξτε το σχέδιο πληρωμής σας.

Για μια πολύ μικρή επιχείρηση, η προσθήκη χρηστών είναι τόσο απλή όσο η πληκτρολόγηση σε διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και κάνοντας κλικ στο στοιχείο Invite Users. Η επιλογή είναι διαθέσιμη είτε από την αρχική σελίδα του Κονσόλα διαχειριστή επιχείρησης είτε από την υποενότητα Προσθήκη χρηστών. Αν θέλετε όλοι στην εταιρεία σας να εγγραφούν στην Evernote, αλλά δεν θέλετε να εισάγετε όλες αυτές τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ένα προς ένα, επιτρέψτε σε οποιονδήποτε του οποίου η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να μοιράζεται το όνομα τομέα σας για να δημιουργήσετε λογαριασμό για τον εαυτό σας. Εάν οι υπάλληλοί σας έχουν ήδη λογαριασμούς Evernote κάτω από αυτές τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα αναβαθμιστούν στο Evernote Business

Αν είστε σε μια μεγάλη επιχείρηση και θέλετε να αποφύγετε την προσθήκη χιλιάδων υπαλλήλων με το χέρι και να θυμάστε να διαγράψετε τους λογαριασμούς τους θα εγκαταλείψουν την εταιρεία αργότερα, θα θελήσετε να ενσωματώσετε το Active Directory, το LDAP ή άλλο εταιρικό σύστημα σύνδεσης. Το Evernote δεν προσφέρει αυτή τη δυνατότητα, αλλά μπορείτε να μεταβείτε σε επιλογές τρίτου μέρους όπως το OneLogin

Εάν είστε αρχάριος Evernote, τα φορητά σας σημειώματα θα ξεκινήσουν ως κενή πλάκα.

Μόλις εισαγάγετε χρήστες στο σύστημα, ο πίνακας "Διαχείριση χρηστών" σάς επιτρέπει να διαγράψετε οποιονδήποτε εγκαταλείπει την εταιρεία. Η Κονσόλα διαχειριστή σάς επιτρέπει να βλέπετε τα στοιχεία χρέωσης και το ιστορικό σας, καθώς και να διαχειρίζεστε φορητούς υπολογιστές και ετικέτες. Όλες αυτές οι οθόνες είναι γελοία απλές στη χρήση. Για παράδειγμα, μπορείτε εύκολα να δείτε τους λογαριασμούς των χρηστών σας και να τραβήξετε οποιοδήποτε από τα σημειωματάρια που σχετίζονται με την εργασία τους στην εταιρική Βιβλιοθήκη Επιχειρήσεων. (Περισσότερα σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο η Evernote οργανώνει τις πληροφορίες σας.) Εάν οι χρήστες σας έχουν σημειώσει τα τετράδια τους ως προσωπικά, δεν μπορείτε να τα δείτε. Μπορείτε επίσης να εξαγάγετε ή να διαγράψετε φορητούς υπολογιστές από αυτόν τον κεντρικό λογαριασμό

Ρύθμιση επιχειρηματικών δεδομένων

Η συλλογική σοφία των στελεχών θα αποθηκεύσει την Επαγγελματική σας Βιβλιοθήκη.

Η Evernote διοργανώνει πληροφορίες σε σημειώσεις - μεμονωμένα αποσπάσματα δεδομένων αποθηκευμένα από τον Ιστό ή τον κόσμο γενικότερα - ένα κομμάτι κάθε φορά. Επειδή η Evernote αποθηκεύει εμπλουτισμένα μέσα, μια "σημείωση" μπορεί να είναι μια φωτογραφία smartphone ενός εισιτηρίου στάθμευσης, το κείμενο ενός σημειώματος, μια λίστα αγορών, μια ηχητική εγγραφή ή μια ιστοσελίδα. Η λίστα συνεχίζεται.

Μπορείτε να προσθέσετε σημειώσεις σε σημειωματάρια, τα οποία μπορείτε να προσθέσετε στη στοίβα των φορητών υπολογιστών. Υποκείμενα όλα αυτά είναι ετικέτες-λέξεις-κλειδιά που επισυνάπτετε στις σημειώσεις για να βοηθήσετε τους χρήστες να τις αναζητήσουν αργότερα. Όλα εμφανίζονται στην Επαγγελματική Βιβλιοθήκη σας, κοινόχρηστο αποθετήριο για την εταιρεία.

Ο χώρος εργασίας Evernote σας παρουσιάζει τρία είδη φορητών υπολογιστών: τα προσωπικά σας σημειωματάρια, τα φορητά σας σημειωματάρια και τα φορητά σας στο Business Library της εταιρείας. Τα προσωπικά σας σημειωματάρια είναι ιδιωτικά, αλλά μπορείτε να τα μοιραστείτε, αν θέλετε, με οποιονδήποτε εντός ή εκτός της εταιρείας.

Τα φορητά σας σημειωματάρια είναι προσβάσιμα στον διαχειριστή της εταιρείας Evernote της εταιρείας σας, αλλά όχι σε άλλους υπαλλήλους, εκτός εάν τα μοιράζεστε με αυτά ή να τα προσθέσετε στη Βιβλιοθήκη Επιχειρήσεων.

Για να μοιραστείτε ένα σημειωματάριο σε ένα πρόγραμμα περιήγησης στο Web, κάντε κλικ στο κάτω βέλος στα δεξιά του ονόματος του φορητού υπολογιστή. Στην έκδοση desktop, κάντε δεξί κλικ στο όνομα του φορητού υπολογιστή.

Δεν μπορείτε να μετακινήσετε ένα σημειωματάριο από την προσωπική ενότητα στην επιχειρηματική ενότητα, αλλά μπορείτε να μετακινήσετε μεμονωμένες σημειώσεις στην έκδοση desktop της Evernote: Απλώς κάντε δεξί κλικ στο σημειωματάριο

Για να μετακινήσετε ολόκληρους τους φορητούς υπολογιστές στην κατηγορία των επιχειρήσεων, δημιουργήστε πρώτα νέα κενά σημειωματάρια στην επιχειρηματική ενότητα και, στη συνέχεια, μετακινήστε ή αντιγράψτε το μεμονωμένο σημειώσεις. Μπορείτε να ομαδοποιήσετε σημειώσεις σε φορητούς υπολογιστές και να συλλέξετε φορητούς υπολογιστές σε στοίβες - απλώς σύρετε ένα φορητό υπολογιστή επάνω στο άλλο στο πρόγραμμα περιήγησης ή στον υπολογιστή-πελάτη για να δημιουργήσετε μια στοίβα. Αν χρειάζεστε ακόμη περισσότερα επίπεδα οργάνωσης, μπορείτε να φωλιάσετε επ 'αόριστον. Οι στοίβες και οι ιεραρχίες των ετικετών που έχετε ρυθμίσει, ακόμα και στα φορητά σας σημειωματάρια, είναι μόνο σας. Να θυμάστε ότι οι στοίβες είναι μόνο για οπτική οργάνωση, όχι ένθετο σαν ένα σύστημα αρχείων < απλά εκμεταλλευτείτε τις ισχυρές δυνατότητες αναζήτησης της Evernote για να βρείτε τις πληροφορίες που χρειάζεστε στο δικό σας χώρο εργασίας ή στη βιβλιοθήκη της εταιρείας. Η λειτουργία αναζήτησης εκτείνεται ακόμη και στην αναγνώριση χαρακτήρων σε χειρόγραφες σημειώσεις. Ενεργοποιήστε την επιχείρησή σας

Ορίσατε τον εταιρικό σας λογαριασμό και έχετε μοιραστεί ορισμένα έγγραφα με συναδέλφους. Τώρα τι;

Για να παίξετε με το Evernote Business και να μάθετε πόσο ισχυρό μπορεί να είναι, χρησιμοποιήστε το στην επόμενη σας συνάντηση. Στην ενότητα Business Notebooks του λογαριασμού σας, δημιουργήστε ένα νέο σημειωματάριο για τη συνάντηση και μοιραστείτε το με τους συναδέλφους σας. Στη συνέχεια, αποκτήστε πρόσβαση μέσω του φορητού υπολογιστή, του tablet ή του smartphone σας στην ίδια τη συνάντηση.

Το Evernote αποθηκεύει αυτόματα σημειώσεις όταν χρησιμοποιείτε ένα πρόγραμμα περιήγησης ή έναν κινητό πελάτη, έτσι ώστε οι συνάδελφοί σας να μπορούν να δουν αμέσως τι έχετε προσθέσει. Στους πελάτες PC και Mac, το Evernote αποθηκεύει σημειώσεις σύμφωνα με ένα πρόγραμμα που καθορίζετε, όπως κάθε 15 λεπτά ή μία φορά την ημέρα. Μπορείτε επίσης να συγχρονίσετε τις σημειώσεις με μη αυτόματο τρόπο οποιαδήποτε στιγμή.

Οποιοσδήποτε μπορεί να συνεισφέρει σημειώσεις στο κοινόχρηστο σημειωματάριο και μπορεί να συνεχίσει να συνεργάζεται μετά τη λήξη της συνάντησης. Αλλά μην σταματήσετε να μοιράζεστε συνημμένα έγγραφα ή ιστοσελίδες που έχουν πληκτρολογήσει τα σημειωμένα αντίγραφα. Εάν οι συνάδελφοί σας έφεραν δικά τους ταμπλέτες ή φορητούς υπολογιστές στη συνάντηση, δεν χρειάζεται να εκτυπώνετε έγγραφα για κάθε συμμετέχοντα.

Μπορείτε να κάνετε τις επαφές σας με όλους τους συνεργάτες σας με την εταιρεία

. να τραβήξετε φωτογραφίες από τις επαγγελματικές κάρτες και να τις προσθέσετε ως σημειώσεις στο κοινόχρηστο σημειωματάριο για εύκολη καταγραφή των επισκεπτών. Οι επαγγελματικές κάρτες είναι πλήρως προσιτές, καθώς η Evernote έχει ενσωματωμένη οπτική αναγνώριση χαρακτήρων.

Εάν η συσκευή σας διαθέτει είσοδο ήχου, καταγράψτε μέρος της συνάντησης. Η ενσωματωμένη αναγνώριση φωνής είναι διαθέσιμη τόσο στις συσκευές iOS όσο και στις συσκευές Android, αν θέλετε η ηχογράφηση να μεταγράφεται αυτόματα.

Αν η ομάδα σας χρησιμοποιεί έναν πίνακα για ιδέες κατά τη διάρκεια της συνάντησης, τραβήξτε μια φωτογραφία για να την αποθηκεύσετε αργότερα. Δεδομένου ότι η Evernote μπορεί να διαβάσει το χειρόγραφο, θα μπορείτε να αναζητήσετε και τις σημειώσεις του πίνακα.

Και μιλώντας για χειρόγραφες, εάν προτιμάτε να γράφετε παρά να πληκτρολογήσετε, πάρτε χειρόγραφες σημειώσεις απευθείας στην κινητή συσκευή σας ή με το στυλό Livescribe, ή να γράψετε σε ένα χαρτί και στη συνέχεια να τραβήξετε φωτογραφίες από τις σελίδες.

Επωφεληθείτε από τις δυνατότητες αναγνώρισης χαρακτήρων και φωνητικής αναγνώρισης της Evernote.

Το γεγονός που παρακολουθείτε έχει μια ροή Twitter; Αποθηκεύστε όλα τα συνδεδεμένα tweets σε μια σημείωση Evernote ρυθμίζοντας μια διαδικασία IFTTT. Το IFTTT (Αν αυτό, τότε που) είναι ένα δωρεάν εργαλείο τρίτου μέρους που σας επιτρέπει να δημιουργήσετε απλές αυτοματοποιημένες διαδικασίες. Εκτός από την παρακολούθηση των τροφοδοσιών Twitter, το IFTTT μπορεί να τραβήξει τις ειδοποιήσεις αναζήτησης Google News και Google, καθώς και τροφοδοσίες RSS από οποιοδήποτε blog ή online δημοσίευση. Οι σημειώσεις σας θα είναι εύκολο να βρεθούν αργότερα στο Evernote, οργανωμένες με τις άλλες σημειώσεις από τη συνάντηση και, όπως και οι σημειώσεις του πίνακα, θα είναι πλήρως προσιτές. Όταν εσείς και οι συνάδελφοί σας επιστρέψετε στο γραφείο, όλοι θα έχουν πρόσβαση στα ίδια αρχεία της εκδήλωσης και θα συνεχίσουν να συνεργάζονται.

Αυτή είναι μόνο η αρχή των δημιουργικών τρόπων με τους οποίους η εταιρεία σας μπορεί να συνεργαστεί και να εργαστεί πιο αποτελεσματικά με την Evernote