Λάβετε εργαλεία εντοπισμού δαπανών για τα μικρά σας γραφεία

Το ExpenseWatch βοηθά τις μικρομεσαίες επιχειρήσεις να παρακολουθούν και να εγκρίνουν τα κόστη της επιχείρησης μέσω μιας εφαρμογής που βασίζεται σε πρόγραμμα περιήγησης. Εάν χρησιμοποιείτε ένα σύστημα που βασίζεται σε χαρτί ή άλλο σύστημα για τη διαχείριση αιτημάτων αγοράς και τιμολογίων, η υπηρεσία θα μπορούσε ενδεχομένως να σας εξοικονομήσει το κόστος εργασίας αυτοματοποιώντας αυτές τις διαδικασίες. Θα μπορούσε επίσης να σας εξοικονομήσει χρήματα με τα εργαλεία ελέγχου του, δίνοντας νέες προοπτικές για το πού μπορείτε να μειώσετε τους προϋπολογισμούς. Αυτά τα εργαλεία είναι στάνταρ σε μεγάλες εταιρείες, αλλά η ExpenseWatch θα μπορούσε να βάλει το μικρότερο σας εξάρτημα σε ισότιμη βάση.

Το ExpenseWatch χωρίζεται σε μηνιαίες άδειες χρήστη για καθένα από τα τρία εργαλεία: ταξίδια και ψυχαγωγία, αγορά και διαχείριση τιμολογίων. Θα χρειαστεί ουσιαστικά μια άδεια χρήσης για κάθε ταυτόχρονο χρήστη, όπως ο αριθμός των ατόμων που ταξιδεύουν συνήθως με τη μία ή την άλλη ανά διαχειριστή τμήματος για αγορά. Κάθε άδεια ταξιδίου και διασκέδασης κοστίζει 16 δολάρια ενώ οι άλλοι δύο τύποι κοστίζουν 31 δολάρια το καθένα. (Υπάρχει επίσης διαθέσιμη δωρεάν δοκιμή.)

Το εργαλείο ταξιδιών και ψυχαγωγίας επιτρέπει στους εργαζόμενους στο δρόμο να εισάγουν άμεσα το κόστος, όπως συμβαίνει. Θα μπορείτε να ορίσετε αυτόματες παραμέτρους για έγκριση - όπως κόστος για το δείπνο με πελάτες έως και $ 35 / άτομο - ή να αποδεχθείτε χειροκίνητα τις συναλλαγές. Στη συνέχεια, αυτά τα στοιχεία μπορούν να δρομολογηθούν αυτόματα στη λογιστική υπηρεσία σας για αποζημίωση και άλλη λογιστική. Και οι λειτουργίες ελέγχου - όπως η σύγκριση του εισοδήματος των πελατών του συνεργάτη πωλήσεων με τα έξοδα που σχετίζονται με την αποπληρωμή τους - μπορούν να σας βοηθήσουν να αποκτήσετε μια μεγαλύτερη προοπτική για τον τρόπο που ξοδεύετε.

οι υπάλληλοι υποβάλλουν αιτήματα για είδη γραφείου ή μεγαλύτερα αντικείμενα, διατηρώντας την ίδια διαδρομή αυτόματης ή μη αυτόματης έγκρισης. Μπορείτε να κάνετε αγορές με διάφορους ιστότοπους, συμπεριλαμβανομένων των Dell, του CDW και του Office Depot, εισάγοντας αυτόματα αυτές τις συναλλαγές στο σύστημά σας. Ή μπορείτε να εισαγάγετε τις λεπτομέρειες αγοράς χειροκίνητα. Οι εκθέσεις δίνουν λεπτομέρειες για το ποσό που ξοδεύετε στους μεγαλύτερους προμηθευτές σας. μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτά τα δεδομένα για να διαπραγματευτείτε εκπτώσεις ή άλλα προνόμια.

Το εργαλείο διαχείρισης τιμολογίων παρακολουθεί τον προϋπολογισμό και την πληρωμή των συμβατικών εργασιών και άλλων τιμολογίων. Όπως και τα άλλα δύο εργαλεία, καθιερώνει διαδικασία ροής εργασίας και έγκρισης. Καταγράφει ποιος ενέκρινε μια σύμβαση και τιμολόγιο και από ποιο προϋπολογισμό προέρχεται. Τα τιμολόγια που έγιναν με το εργαλείο αγοράς συμπεριλαμβάνουν αυτόματα το παρελθόν, αλλά μπορούν επίσης να προστεθούν μη σχετιζόμενα τιμολόγια. Και πολλές παράμετροι, όπως τα όρια προϋπολογισμού, μπορούν να σας βοηθήσουν να παρακολουθείτε αυτά τα κόστη.

Αν η εταιρεία σας μεγαλώνει και ξοδεύει περισσότερα, αυτά τα εργαλεία δαπανών και ελέγχου μπορούν να είναι ιδιαίτερα χρήσιμα. Ίσως έχετε προσθέσει νέους υπαλλήλους που πρέπει να κάνουν αγορές ή να έχουν μεγαλύτερους προϋπολογισμούς. θα βεβαιωθείτε ότι η επιχείρηση δεν γίνεται σπατάλη. Ή αν αντιμετωπίζετε πιο χρονοβόρες περιόδους, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα εργαλεία για να εξομαλύνετε τη διαδικασία έγκρισής σας και να επισημάνετε τα μέρη που θέλετε να μειώσετε. Σε κάθε περίπτωση - ή σε συνδυασμό και των δύο - το ExpenseWatch θα μπορούσε να είναι ακριβώς αυτό που πρέπει να κρατήσετε μια επιχείρηση ευημερούσα.

Ο Zack Stern είναι ανεξάρτητος συγγραφέας και συντάκτης που εδρεύει στο Σαν Φρανσίσκο.