Η ροή της Microsoft vs iftt: η οποία είναι καλύτερη στην αυτοματοποίηση

Είμαι βέβαιος ότι για τους περισσότερους από εμάς υπάρχουν πολλά λογισμικά / εφαρμογές / υπηρεσίες που είναι απαραίτητα ή τουλάχιστον βοηθούν στην καθημερινότητά μας. Η διαχείριση τους μπορεί να χρονοβόρα. Ακόμη και με κάτι οικείο σε όλους, όπως το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, οι εφαρμογές μας έχουν την τάση να καταλαμβάνουν πάρα πολύ το χρόνο μας. Αλλά τι θα μπορούσαμε αν μπορούσαμε να αυτοματοποιήσουμε ορισμένα καθήκοντα που βασίζονταν σε ενεργοποιήσεις; Για παράδειγμα, εξετάστε αυτό το σενάριο. "Εάν ο προϊστάμενος μου στείλει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, στείλτε μου ένα μήνυμα κειμένου".

Οι ροές από τη Microsoft και το IFTTT μας επιτρέπουν να ορίσουμε δράσεις που θα πραγματοποιηθούν με συμβατές εφαρμογές βάσει ορισμένων προϋποθέσεων. Από τη λήψη μηνυμάτων κειμένου όταν κάποιος σημαντικός σας στέλνει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ενεργοποιώντας το έξυπνο σύστημα φωτισμού σας σε μια συγκεκριμένη χρονική στιγμή, αυτές οι δύο εφαρμογές έχουν ως στόχο να μας επιτρέψουν να δουλέψουμε πιο έξυπνα αυτοματοποιώντας μονοτονικά καθήκοντα με στόχο να επιτύχουμε τελικά περισσότερα.

Ροή

Δεδομένου ότι η Flow είναι ο νεοφερμένος στη σκηνή αυτοματισμού, θα ξεκινήσουμε πρώτα με αυτό. Ο στόχος της Flow είναι να δημιουργήσει αυτοματοποιημένες ροές εργασίας μεταξύ των εφαρμογών και των υπηρεσιών που εκτιμούμε, προκειμένου να μειώσουμε τον χρόνο που αφιερώνεται στην εργασία.

Σημείωση: Η ροή είναι προς το παρόν διαθέσιμη ως αυτό που περιγράφει η Microsoft μια προεπισκόπηση που υποδηλώνει ότι πιθανόν να υπάρχουν ακόμα λίγες συστοιχίες για την επεξεργασία.

Αν και είναι μια σχετικά νέα υπηρεσία που προσφέρεται, η Flow επιτρέπει τη δημιουργία ροών εργασιών με πολλές γνωστές εφαρμογές και υπηρεσίες που ήδη χρησιμοποιούνται από πολλούς για να αυξήσουν την παραγωγικότητά τους. Μπορείτε να δείτε την πλήρη λίστα των συμβατών εφαρμογών / υπηρεσιών εδώ.

Πώς να δημιουργήσετε μια ροή

Μια ροή είναι ο όρος που δίνεται σε μια αυτοματοποιημένη διαδικασία που δημιουργήθηκε με τη ροή της Microsoft. Για να δημιουργήσετε μια ροή, θα πρέπει πρώτα να τοποθετήσετε τον περιηγητή σας στην ενότητα Οι ροές της ιστοσελίδας.

Στη συνέχεια θα μπορείτε να δημιουργήσετε μια ροή είτε εντελώς από το μηδέν είτε μπορείτε να ξεκινήσετε δημιουργώντας ένα από ένα πρότυπο.

Ορισμένες από τις διαθέσιμες ροές είναι οι εξής:

• Μεταφράστε μη ηλεκτρονικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
• Στείλτε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο νέο σας Tweets σχετικά με μια συγκεκριμένη λέξη
• Στείλτε μου ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν προστίθεται ένα νέο στοιχείο σε μια λίστα του SharePoint Online
• Δημοσίευση στο Yammer εάν τα νέα tweets ταιριάζουν με την hashtag

Αυτά τα 4 παραδείγματα από μόνο του δίνουν μια εικόνα για το πόσο ισχυρή Flow είναι. Ωστόσο, θα περάσουμε από το πώς να δημιουργήσουμε μια ροή από την αρχή, προκειμένου να τονίσουμε όλους τους διαφορετικούς τύπους δραστηριοτήτων που είναι δυνατοί.

Στη σελίδα Οι ροές μου, θα χρειαστεί να επιλέξετε Δημιουργία από κενό αντί για Αναζήτηση προτύπων. Από εκεί θα ρωτηθείτε τι είδους ροή θέλετε να δημιουργήσετε.

Εξετάστε τις διαθέσιμες επιλογές και επιλέξτε την επιλογή που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Για αυτό το παράδειγμα, θα διερευνήσουμε μια ροή που δημιουργεί ένα νέο καθήκον στον κατάλογο Wunderlist της λίστας υποχρεώσεων, όταν ένα σημαντικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παραδίδεται στα εισερχόμενά σας.

Εάν έχετε επιλέξει να χρησιμοποιήσετε μια υπηρεσία που σας απαιτεί να συνδεθείτε για να τη χρησιμοποιήσετε, θα πρέπει πρώτα να περάσετε κάποια διαδικασία πιστοποίησης.

Αφού ολοκληρωθεί, θα είστε σε θέση να συνεχίσετε τη δημιουργία της εργασίας σας. Στην περίπτωσή μας, μας ζητήθηκε να επιλέξουμε ποια λίστα Wunderlist θα παρακολουθήσει για νέες εργασίες. Στο έργο μας, έπρεπε να συμπληρώσουμε την αντίστοιχη διαδρομή φακέλου στα εισερχόμενά μας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και σε κάθε άλλη σχετική συνθήκη. Σε αυτήν την περίπτωση, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με "Σημαντικό" στο πεδίο Θέμα θα επισημαίνονται.

Αφού ρυθμίσετε τις παραμέτρους ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πρέπει τώρα να ρυθμίσετε τις παραμέτρους για το Wunderlist. Μια εργασία θα προστεθεί στη λίστα που ονομάζεται in Wunderlist κάθε φορά που αποστέλλεται ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Σε αυτή την εργασία θα δοθεί ο τίτλος του θέματος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Μετά το πέρας αυτού του βήματος, επιλέξτε Δημιουργία ροής και στη συνέχεια θα μπορείτε να το δοκιμάσετε για να δείτε αν λειτουργεί.

Ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δοκιμής αποστέλλεται και είμαστε σε θέση να δούμε αν κάθε βήμα στη διαδικασία ροής πέτυχε και το χρονικό διάστημα που χρειάστηκε να γίνει.

Εδώ είναι η δημιουργηθείσα εργασία.

Αυτό είναι μόνο ένας τύπος δραστηριότητας που μπορεί να πραγματοποιηθεί και ήδη μπορούμε να δούμε πόσο ισχυρό είναι. Αντί να αφήσετε να θυμάστε ότι απαντάτε σε σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην τύχη, μπορείτε να έχετε μια σημείωση που γίνεται αυτόματα στο Wunderlist.

Υπάρχουν διάφοροι τύποι διαφορετικών ενεργειών που μπορούν να εκτελεστούν και μπορούν να καθοριστούν πολλαπλές συνθήκες πριν εκτελεστεί μια ενέργεια. Μπορούν επίσης να πραγματοποιηθούν πολλαπλές ενέργειες. Μπορείτε επίσης να προγραμματίσετε ροές.

Η Flow έχει μια ποικιλία διαφορετικών επιλογών, οι οποίες επιτρέπουν στους χρήστες να αυτοματοποιούν δημιουργικά μονοτονικές και χρονοβόρες εργασίες.

IFTTT

Το IFTTT συνδυάζει λειτουργίες από μια ποικιλία εφαρμογών / υπηρεσιών για να αυτοματοποιήσει τις εργασίες.

Οι διάφορες ηλεκτρονικές υπηρεσίες που διατίθενται μέσω του IFTTT αναφέρονται ως κανάλια στον ιστότοπο. Επί του παρόντος, υπάρχουν πάνω από 300 διαφορετικά κανάλια τα οποία είναι διαθέσιμα από τα οποία μπορείτε να δημιουργήσετε ενέργειες για να αυτοματοποιήσετε τα πράγματα.

Οι αυτοματοποιημένες εργασίες στο IFTTT αναφέρονται ως συνταγές. Πώς ο ήχος αυτός συγκρίνεται με ροές;

Πώς να δημιουργήσετε μια συνταγή

Για να δημιουργήσετε μια συνταγή, θα πρέπει πρώτα να εγγραφείτε για λογαριασμό. Αφού ολοκληρώσετε αυτό το βήμα, επιλέξτε Οι συνταγές μου και, στη συνέχεια, πατήστε Δημιουργία συνταγής.

Θα μπορέσετε τώρα να δείτε ένα σώμα κειμένου λέγοντας εάν αυτό τότε με τολμηρό πρόσωπο. Κάντε κλικ σε αυτό για να αρχίσετε να δημιουργείτε τη συνταγή σας.

Θα χρειαστεί να επιλέξετε τώρα το κανάλι με το οποίο θέλετε να εργαστείτε.

Θα περάσουμε από ένα παράδειγμα με την καλά γνωστή εφαρμογή Pocket που χρησιμοποιείται για την αποθήκευση των συνδέσμων που θέλετε να αναθεωρήσετε αργότερα.

Αφού κάνετε μια σύνδεση με την εφαρμογή, κάνοντας κλικ στο Connect, ανάλογα με το κανάλι που επιλέγετε, ίσως χρειαστεί να συνδεθείτε στην εφαρμογή και να ορίσετε την εξουσιοδότηση για τη χρήση της με το IFTTT.

Θα δημιουργήσουμε μια συνταγή που ενεργοποιεί μια ενέργεια μετά την προσθήκη ενός νέου στοιχείου στο Pocket.

Τώρα θα μπορείτε να επιλέξετε το τμήμα της συνταγής σας.

Σε αυτό το παράδειγμα, επιλέγουμε να αποστέλλεται ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μέσω του Gmail όταν προστεθεί ένας σύνδεσμος στο Pocket.

Αυτή η συνταγή θα στείλει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τον τίτλο του αποθηκευμένου συνδέσμου ως το αντικείμενο του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ο σύνδεσμος θα συμπεριληφθεί στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Ακολουθεί το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ελήφθη σύντομα μετά την αποθήκευση ενός συνδέσμου.

Το IFTTT κάνει τις εργασίες αυτοματοποίησης αρκετά εύκολη. Υπάρχουν πάνω από 300 κανάλια από τα οποία μπορείτε να επιλέξετε. Επιλέγετε μόνο τα δύο που θέλετε να συνδυάσετε και να χρησιμοποιήσετε τις διαθέσιμες λειτουργίες για να βελτιώσετε την παραγωγικότητά σας.

συμπέρασμα

Με τη ροή, μπορείτε να δημιουργήσετε πολύ λεπτομερείς διαδικασίες και να καλέσετε πραγματικά σε αυτό που θέλετε να αυτοματοποιήσετε. Ωστόσο, επειδή πρόκειται για μια σχετικά νέα πλατφόρμα, θα είστε περιορισμένοι όσον αφορά τις εφαρμογές / υπηρεσίες που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μαζί της. Αυτό λέγεται, φαίνεται να είναι προσανατολισμένο προς τις επιχειρήσεις, καθώς απαιτεί από εσάς να υπογράψετε ένα email εργασίας. Υπάρχουν επίσης πολλές εφαρμογές διαθέσιμες για χρήση σε ροές όπως το Slack και το Trello που χρησιμοποιούνται συνήθως από ομάδες και επιχειρήσεις.

Από την άλλη πλευρά, το IFTTT καλύπτει ένα ευρύτερο φάσμα εφαρμογών, επιτρέποντάς σας να κάνετε πράγματα όπως τον έλεγχο ενός έξυπνου συστήματος φωτισμού ή ακόμα και την αλλαγή του φόντου της συσκευής σας Android με βάση συγκεκριμένες συνθήκες. Ωστόσο, περιορίζεστε σε μια ενιαία «αν αυτή είναι η συνταγή» αυτή σε αντίθεση με τη ροή όπου μπορούν να συνδυαστούν διάφορες ενέργειες και συνθήκες.

Αν ψάχνετε για αυτοματοποίηση ειδικά για τον εξορθολογισμό μιας επιχείρησης θα έπρεπε να πω Flow θα ήταν το καλύτερο στοίχημά σας. Αν ψάχνετε για να αυτοματοποιήσετε μερικές από τις καθημερινές σας εργασίες, τότε πηγαίνετε στο IFTTT. Μια υπηρεσία δεν είναι απαραιτήτως καλύτερη από την άλλη. Είναι καλύτερα κατάλληλα για διαφορετικά πράγματα λόγω του τρόπου με τον οποίο σχεδιάζονται.

ΔΙΑΒΑΣΤΕ ΕΠΙΣΗΣ: Πώς να αυτοματοποιήσετε τις εργασίες σε Windows χρησιμοποιώντας Ενέργειες