Ο πλήρης οδηγός για την αρχειοθέτηση ηλεκτρονικών μηνυμάτων στο Outlook 2010

Οι περισσότεροι από εμάς που χρησιμοποιούν δημοφιλείς υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου βασισμένες στον ιστό, όπως το Gmail και το Outlook.com, πιθανώς να μην ανησυχούν για την αρχειοθέτηση, δεδομένου ότι διαθέτουμε GBs cloud storage. Ωστόσο, αν εργάζεστε σε έναν οργανισμό ή έχετε εκπαιδευτικό λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπου έχετε περιορισμένο χώρο στον κεντρικό υπολογιστή για να αποθηκεύετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, είναι απαραίτητο να τα αρχειοθετείτε κατά διαστήματα.

Έτσι, σήμερα θα σας πούμε όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε για την αρχειοθέτηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook 2010, το οποίο μπορεί εύκολα να εφαρμοστεί στις άλλες εκδόσεις του.

Ας ξεκινήσουμε λοιπόν με τη δημιουργία ενός αρχείου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook 2010.

Δημιουργία αρχείου αρχείου

Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να δημιουργήσετε ένα νέο αρχείο αρχειοθήκης το οποίο θα αποθηκεύει όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τοπικά στον υπολογιστή σας. Για να το δημιουργήσετε, κάντε κλικ στο μενού Αρχείο στο Outlook 2010 και επιλέξτε την επιλογή Εκκαθάριση εργαλεία. Μην ανησυχείτε, δεν θα διαγράψουμε κανένα από τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.

Στα εργαλεία καθαρισμού θα δείτε μια επιλογή που ονομάζεται " Αρχείο". Κάντε κλικ σε αυτό για να ανοίξετε το παράθυρο δημιουργίας αρχείου. Στο παράθυρο, επιλέξτε τους φακέλους που θέλετε να αρχειοθετήσετε. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε ολόκληρο το φάκελο εισερχομένων, εάν το επιθυμείτε. Για να συμπεριλάβετε παλιά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αμέσως κατά τη δημιουργία του αρχείου, επιλέξτε το αντίστοιχο εύρος ημερομηνιών.

Τέλος, δώστε τη θέση στην οποία θέλετε να αρχειοθετήσετε τα αρχεία και κάντε κλικ στο κουμπί OK. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε την κοινόχρηστη μονάδα δίσκου σας αν αντιστοιχιστεί στον υπολογιστή σας. Το Outlook θα δημιουργήσει ένα αρχείο PST για να αποθηκεύσει όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως αρχειοθέτησης στο σύστημά σας.

Μόλις δημιουργηθεί το αρχείο, θα δείτε μια ενότητα Αρχείου κάτω από τους φακέλους γραμματοκιβωτίων στο αριστερό παράθυρο. Η αρχική αρχειοθέτηση ενδέχεται να διαρκέσει αρκετό χρόνο, ανάλογα με τον αριθμό των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχετε συμπεριλάβει στο αρχείο.

Τα αρχειοθετημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα έχουν την ίδια δομή με το γραμματοκιβώτιό σας στο διαδίκτυο, με όλους τους φακέλους και τους υποφακέλους. Εάν έχετε επιλέξει μόνο συγκεκριμένους φακέλους για αρχειοθέτηση, αυτόματα θα περιλαμβάνει όλους τους υποφακέλους.

Μετακίνηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προς αρχειοθέτηση

Μπορείτε να μετακινήσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να αρχειοθετήσετε απλά το ρίχνοντάς το στο τμήμα αρχειοθέτησης στην αριστερή μπάρα. Για να μετακινήσετε μαζικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επιλέξτε αυτά που θέλετε να μετακινήσετε και κάντε δεξί κλικ σε αυτά για να ανοίξετε το μενού περιβάλλοντος. Εδώ, επιλέξτε τους φακέλους Αρχείο κάτω από την ενότητα φάκελο και κάντε κλικ στο OK για να μετακινήσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ρυθμίσεις αυτόματης αρχειοθέτησης για τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αν θέλετε να δημιουργήσετε αυτόματο αρχείο για ένα συγκεκριμένο φάκελο στο γραμματοκιβώτιό σας, κάντε δεξί κλικ στο φάκελο και επιλέξτε Ιδιότητες.

Εδώ περιηγηθείτε στο AutoArchive και επιλέξτε τις ρυθμίσεις που σας ταιριάζουν καλύτερα. Για να εφαρμόσετε τον κανόνα αυτόματης αρχειοθέτησης σε ολόκληρο το γραμματοκιβώτιό σας, ανοίξτε την επιλογή Outlook από το μενού και επιλέξτε τις Ρυθμίσεις για προχωρημένους.

Εδώ κάντε κλικ στις ρυθμίσεις AutoArchive και δημιουργήστε κανόνες για την αυτόματη αρχειοθέτηση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο γραμματοκιβώτιό σας.

Μετακίνηση αρχείου αρχείου

Μερικές φορές χρειάζεται να μεταβείτε από έναν υπολογιστή στον άλλο (αναβάθμιση από παλιό) ή ίσως να εξαντληθεί ο χώρος στην κοινόχρηστη μονάδα του οργανισμού. Σε αυτές τις περιπτώσεις, θα πρέπει να μετακινήσετε τα αρχεία αρχειοθέτησης και να τα συνδέσετε ξανά με το Outlook. Ας δούμε λοιπόν πώς μπορεί να γίνει αυτό.

Αποσύνδεση και μετακίνηση αρχείου αρχείου

Προτού μετακινήσετε το αρχείο αρχειοθέτησης, πρέπει να καταργήσετε τον σύνδεσμο από το Outlook. Για να το κάνετε αυτό, ανοίξτε το μενού Αρχείο και επιλέξτε την επιλογή Ρυθμίσεις λογαριασμού.

Στις ρυθμίσεις λογαριασμού, μεταβείτε στην ενότητα Αρχεία δεδομένων και θα δείτε το αρχείο αρχειοθέτησης που διατηρείτε στο τρέχον σύστημα.

Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε τώρα είναι να επιλέξετε το αρχείο αρχειοθέτησης και να κάνετε κλικ στο κουμπί Κατάργηση. Μην ανησυχείτε, δεν θα διαγράψετε το αρχείο αρχειοθέτησης, αλλά θα διαγράψετε μόνο τη σύνδεσή του μέσα στο Outlook.

Μετακινήστε τώρα το αρχείο στη νέα τοποθεσία χρησιμοποιώντας οποιαδήποτε από τις μονάδες αποθήκευσης που έχετε στη διάθεσή σας.

Σύνδεση αρχείου αρχείου

Για να συνδέσετε το αρχείο αρχειοθέτησης με το Outlook, ανοίξτε ξανά την ενότητα Αρχείο δεδομένων από τις ρυθμίσεις λογαριασμού στο Outlook και κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη. Τώρα εισαγάγετε το αρχείο PST του αρχείου που έχετε δημιουργήσει αντίγραφα ασφαλείας και ανοίξτε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από την ενότητα αρχειοθέτησης.

Συμπίεση του Αρχείου Αρχείου

Εάν αποθηκεύετε το αρχείο αρχειοθέτησης στον τοπικό σας σκληρό δίσκο, πιθανώς δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για το μέγεθος του αρχείου αρχειοθέτησης, αλλά αν πρόκειται για μια κοινή μονάδα δίσκου σε έναν οργανισμό ή έναν λογαριασμό σύννεφου στον οποίο έχετε περιορισμένο χώρο αποθήκευσης, συμπύκνωση του αρχείου αρχειοθέτησης για εξοικονόμηση χώρου αποθήκευσης θα ήταν το συνετό πράγμα που πρέπει να κάνετε.

Για να συμπτύξετε το μέγεθος του αρχείου, κάντε δεξί κλικ στην ενότητα Αρχείο στο δεξιό τμήμα του παραθύρου και επιλέξτε Ιδιότητες αρχείου δεδομένων. Εδώ κάντε κλικ στο κουμπί Για προχωρημένους για να ανοίξετε το αρχείο δεδομένων του Outlook. Τώρα το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να κάνετε κλικ στο κουμπί Compact τώρα για να μειώσετε το μέγεθος του αρχείου αρχειοθέτησης.

συμπέρασμα

Έτσι, ήταν σχεδόν όλα όσα πρέπει να ξέρετε για την αρχειοθέτηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook 2010 και είμαι βέβαιος ότι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτά τα βήματα και στο Outlook 2013. Αν έχετε περαιτέρω αμφιβολίες σχετικά με την αρχειοθέτηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, απλώς αφήστε ένα σχόλιο και θα χαρούμε να σας βοηθήσουμε.