Συμβουλές και τεχνάσματα διαχείρισης αρχείων για τα Windows 10/8/7

Τα Windows 7 έχουν έναν όμορφο τρόπο να οργανώνουν τα πράγματα. Ενώ η παράδοση της ύπαρξης προεπιλεγμένων φακέλων για έγγραφα, μουσική, βίντεο και εικόνες συνεχίζεται στα Windows 7, σας επιτρέπει επίσης να δημιουργείτε Βιβλιοθήκες ώστε να μπορείτε να οργανώνετε τα αρχεία σας χωρίς να χρειάζεται να τα μετακινήσετε.

Συμβουλές διαχείρισης αρχείων

Αυτό το άρθρο παρέχει ορισμένες χρήσιμες συμβουλές για τη διαχείριση αρχείων στα Windows 7 - συμπεριλαμβανομένου του τρόπου πρόσβασης στους υποφακέλους και τα περιεχόμενα χωρίς να ανοίξετε την Εξερεύνηση των Windows.

1: Χρήση προεπιλεγμένων φακέλων για διαχείριση αρχείων

Όταν εγκαθιστάτε τα Windows 7, από προεπιλογή:

1. Έγγραφα
2. Εικόνες
3. Μουσική και
4. Βίντεο

Αυτές ονομάζονται επίσης βιβλιοθήκες, καθώς μπορείτε να προσθέσετε ετικέτες και αρχεία σε αυτούς τους φακέλους χωρίς να χρειάζεται να μετακινήσετε τα αρχεία από την αρχική τους θέση. Για αυτή την ενότητα, θα επικεντρωθούμε στην αποθήκευση των αρχείων σε αυτούς τους φακέλους.

Εφόσον οι φάκελοι έχουν ήδη μετονομαστεί με τέτοιο τρόπο ώστε οι χρήστες να μπορούν να αναγνωρίζουν τα περιεχόμενα αυτών των φακέλων, συνιστάται να αποθηκεύσετε τα αρχεία σας ανάλογα. Αν είναι έγγραφα του Word, μπορείτε να τα αποθηκεύσετε στο φάκελο "Έγγραφα". Εάν αποθηκεύετε αρχεία μουσικής, μπορείτε να τα τοποθετήσετε στο φάκελο "Μουσική" και ούτω καθεξής.

Το μόνο μειονέκτημα της χρήσης προεπιλεγμένων φακέλων για διαχείριση αρχείων στα Windows 7 είναι ότι αυτοί οι φάκελοι είναι ξεχωριστοί για κάθε χρήστη του συστήματος. Αυτό σημαίνει ότι εάν το προφίλ χρήστη αποδυναμωθεί, κινδυνεύετε να χάσετε αυτά τα αρχεία. Αυτό σημαίνει επίσης ότι πρέπει να βεβαιωθείτε ότι έχετε δημιουργήσει αντίγραφα ασφαλείας αυτών των φακέλων πριν επανεγκαταστήσετε τα Windows 7 ή πριν από την αναβάθμιση από μια έκδοση στην άλλη.

Για να ξεπεραστούν τα προβλήματα που σχετίζονται με τους προεπιλεγμένους φακέλους στα Windows 7, μπορείτε να δοκιμάσετε την ακόλουθη συμβουλή.

2: Χρησιμοποιήστε μια ξεχωριστή μονάδα δίσκου και δημιουργήστε "οργανωμένη δομή" για φακέλους

Προσωπικά, δεν συνιστώ να αποθηκεύετε οποιοδήποτε είδος αρχείων δεδομένων στη μονάδα συστήματος διαφορετικά από το σύστημα και τα προσωρινά αρχεία. Για αρχεία δεδομένων που είναι απαραίτητα για εσάς, χρησιμοποιήστε μια ξεχωριστή μονάδα δίσκου. Αυτό διασφαλίζει ότι εξακολουθείτε να έχετε τα αρχεία ανέπαφα στην περίπτωση που το προφίλ χρήστη σας θα καταστραφεί χωρίς να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας των αρχείων. Στην πραγματικότητα, αποθηκεύω ακόμη και τα αρχεία PST του Outlook σε ξεχωριστή μονάδα, έτσι ώστε όταν επανεγκαθιστώ το Microsoft Office, δεν χρειάζεται να χάσω προηγούμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επαφές, υπενθυμίσεις και εργασίες. Μπορώ να προσθέσω απλά το PST στο Outlook μου για να λάβω όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τις επαφές, τις εργασίες και το ημερολόγιο πίσω.

Τα Windows σάς επιτρέπουν να χρησιμοποιείτε έως 255 χαρακτήρες (συμπεριλαμβανομένων διαστημάτων και ορισμένους ειδικούς χαρακτήρες) για να μετονομάσετε αρχεία και φακέλους. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτή τη λειτουργία για να ονομάσετε σαφώς τους φακέλους σας - έτσι ώστε μια απλή ματιά να μπορεί να σας πει για το περιεχόμενό της. Για παράδειγμα, εάν βρίσκεστε σε επιχειρηματική λογιστική, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα κύριο φάκελο με τίτλο "Λογαριασμοί". Μέσα σε αυτό το φάκελο, δημιουργείτε φακέλους που υποδεικνύουν οικονομικές χρήσεις - π.χ. "2001-2002", "2002-2003" και ούτω καθεξής. Μέσα σε κάθε μία από αυτές, μπορείτε να δημιουργήσετε φακέλους που υποδεικνύουν μήνες: "Απρίλιος", "Μάιος", "Ιούνιος" και ούτω καθεξής. Εάν έχετε περισσότερους από έναν πελάτες, μπορείτε να δημιουργήσετε περαιτέρω υποφακέλους στους οποίους θα αποθηκεύετε αρχεία που σχετίζονται με κάθε πελάτη. Αυτό σημαίνει ότι ο υποφάκελος "2011-2012" μπορεί να έχει έναν υποφάκελο που ονομάζεται "May" όπου υπάρχουν υποφακέλοι που υποδεικνύουν τους πελάτες σας: "client1", "client2" και άλλα. Εδώ είναι ένα παράδειγμα δομημένης ιεραρχίας φακέλων.

Εναλλακτικά, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα κύριο σύστημα χρησιμοποιώντας ονόματα πελατών ως κορυφαίους φακέλους μέσα στους οποίους δημιουργείτε φακέλους που σχετίζονται με το έτος και τους μήνες. Αυτό σας βοηθά να διαχειρίζεστε τα αρχεία σας ανάλογα με την προτεραιότητά σας: είτε από τα οικονομικά έτη είτε από τους πελάτες. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το χαρτί και το στυλό για να σκεφτείτε τις ανάγκες σας και να σχεδιάσετε μια δομή πριν την υλοποίηση στον υπολογιστή σας. Αυτό θα σας βοηθήσει να σκεφτείτε καλύτερα τις ανάγκες αποθήκευσης αρχείων και πρόσβασης. Δοκιμάστε και ενημερώστε μας αν αποδεικνύεται ένας καλύτερος τρόπος για να διαχειριστείτε τα αρχεία σας στα Windows 7.

PS : Θα ήθελα επίσης να αποθηκεύσω ένα αντίγραφο ολόκληρης αυτής της δομής φακέλου σε ένα αποθηκευτικό χώρο που βασίζεται σε σύννεφο, μόνο προληπτικά. Ενδέχεται να υπάρχουν περιπτώσεις στις οποίες δεν μπορείτε να έχετε πρόσβαση στο σκληρό σας δίσκο ή ίσως χρειαστεί να έχετε πρόσβαση σε αυτά τα αρχεία από κάπου αλλού. Σε αυτήν την περίπτωση, μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στο αντίγραφο που βασίζεται σε σύννεφο χρησιμοποιώντας ένα πρόγραμμα περιήγησης ιστού. Το Microsoft SkyDrive παρέχει συγχρονισμό των τοπικών αρχείων με την αποθήκευση του cloud και αντίστροφα. Μπορείτε να δημιουργήσετε έναν δωρεάν λογαριασμό και να κάνετε λήψη του υπολογιστή-πελάτη για συγχρονισμό αρχείων από το skydrive.live.com. Όταν εγκαθιστάτε το φάκελο συγχρονισμού SkyDrive στον σκληρό σας δίσκο, επιλέξτε μια μονάδα δίσκου διαφορετική από εκείνη που περιέχει αρχεία συστήματος - για λόγους ίδιους με εκείνους που αναφέρονται στην πρώτη ενότητα αυτού του άρθρου.

3: Χρήση βιβλιοθηκών για διαχείριση αρχείων στα Windows 7 Αποτελεσματικά

Οι βιβλιοθήκες σας επιτρέπουν να κατηγοριοποιήσετε τα αρχεία σας. Εκτός από τις τέσσερις προεπιλεγμένες βιβλιοθήκες που αναφέρθηκαν παραπάνω, μπορείτε να δημιουργήσετε όσες βιβλιοθήκες επιθυμείτε. Εάν θέλετε να αποθηκεύσετε μουσική σύμφωνα με το είδος, μπορείτε να δημιουργήσετε βιβλιοθήκες με το όνομα "pop", "rap", "classical", "reggae" και πολλά άλλα. Ομοίως, αν θέλετε να αποθηκεύσετε έγγραφα σύμφωνα με τους πελάτες σας, μπορείτε να δημιουργήσετε βιβλιοθήκες λέγοντας "client1", "client2" και πολλά άλλα. Ενώ οι φάκελοι μπορούν να βρίσκονται οπουδήποτε στον τοπικό δίσκο, μπορείτε να κάνετε δεξί κλικ στο εικονίδιο φακέλου και να επιλέξετε μία από τις υπάρχουσες βιβλιοθήκες ή να δημιουργήσετε μια νέα βιβλιοθήκη για να προσθέσετε το φάκελο. Θυμηθείτε ότι οι βιβλιοθήκες θα περιέχουν μόνο δείκτες στα πρωτότυπα αρχεία έτσι ώστε σε περίπτωση διαγραφής αυτών των βιβλιοθηκών, δεν θα χάσετε τα αρχεία σας. Αυτή η εικόνα σάς δείχνει πώς μπορείτε να δημιουργήσετε μια νέα βιβλιοθήκη χρησιμοποιώντας την Εξερεύνηση των Windows.

Αν δεν θέλετε να προσθέσετε ολόκληρους φακέλους αλλά μόνο αρχεία, ανοίξτε την Εξερεύνηση των Windows και κάντε δεξί κλικ στις Βιβλιοθήκες στο αριστερό παράθυρο. Στο προκύπτον μενού περιβάλλοντος, επιλέξτε Νέα και μετά Βιβλιοθήκη για να δημιουργήσετε μια νέα βιβλιοθήκη. Στη συνέχεια, μπορείτε να μεταφέρετε και να αποθέσετε μεμονωμένα αρχεία στις νέες βιβλιοθήκες. Για να προσθέσετε πολλά αρχεία ταυτόχρονα, χρησιμοποιήστε το συνδυασμό πλήκτρων SHIFT ή CTRL για να επιλέξετε περισσότερα από ένα αρχεία.

4: Χρησιμοποιήστε τα μενού μετακίνησης για πρόσβαση στα αρχεία

Τα μενού Jump περιέχουν δύο τύπους αρχείων - αυτά που χρησιμοποιήσατε πρόσφατα και αυτά που έχετε στο μενού Jump, για να έχετε εύκολη πρόσβαση σε αυτό. Για να ανοίξετε ένα μενού άλματος που σχετίζεται με οποιαδήποτε εφαρμογή, κάντε δεξί κλικ στην εφαρμογή όταν βρίσκεται στη γραμμή εργασιών. Αυτό μπορεί να σημαίνει ότι θα πρέπει να ανοίξετε την εφαρμογή πριν από την πρόσβαση στο μενού Μετάβαση. Όταν ανοίξει το μενού Μετάβαση, μπορείτε να δείτε τα αρχεία που χρησιμοποιήσατε πρόσφατα. Για να συνδέσετε ένα σχετικό αρχείο στο μενού Μετάβαση, ανοίξτε την Εξερεύνηση των Windows και σύρετε το αρχείο στην εφαρμογή. Όταν το εικονίδιο αρχείου τοποθετηθεί στο εικονίδιο της εφαρμογής στη γραμμή εργασιών, θα λάβετε ένα μήνυμα με την ακόλουθη μορφή: Pin to. Στη συνέχεια, μπορείτε να απελευθερώσετε το εικονίδιο αρχείου για να το προσαρτήσετε στο μενού Jump της συγκεκριμένης εφαρμογής

5: Dock Parent Folder στη γραμμή εργασιών των Windows

Εάν χρησιμοποιείτε τακτικά μερικούς φακέλους που περιέχονται σε άλλο φάκελο, φάκελο στη γραμμή εργασιών των Windows 7, ώστε να μην χρειάζεται να ανοίξετε την Εξερεύνηση των Windows και να περιηγηθείτε στα αρχεία σας. Για αυτή την συμβουλή, ας χρησιμοποιήσουμε το παραπάνω παράδειγμα, όπου δημιουργήσαμε ένα σύστημα αρχείων βασισμένο σε χρόνια, μήνες και κατόπιν πελάτες.

Κάντε δεξί κλικ σε οποιοδήποτε κενό χώρο στη γραμμή εργασιών των Windows 7. Στο μενού περιβάλλοντος που εμφανίζεται, κάντε κλικ στην επιλογή Γραμμές εργαλείων (Toolbars) και, στη συνέχεια, στη γραμμή εργαλείων (New Toolbar) Θα εμφανιστεί ένα παράθυρο διαλόγου Επιλογή φακέλου. Περιηγηθείτε στον γονικό φάκελο, ο οποίος στην περίπτωση αυτή είναι Business. Επιλέξτε το φάκελο και κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογή φακέλου. Θυμηθείτε να επιλέξετε τον γονικό φάκελο και να μην το ανοίξετε αλλιώς θα λάβετε ένα σφάλμα. Ο γονικός φάκελος συνδέεται στη γραμμή εργασιών των Windows 7. Μπορείτε τώρα να κάνετε κλικ στο σύμβολο ">>" δίπλα σε αυτό το όνομα φακέλου για να αποκτήσετε πρόσβαση στο περιεχόμενό του (όλους τους υποφακέλους και τα αρχεία) χωρίς να χρειάζεται να ανοίξετε την Εξερεύνηση των Windows

. εσείς το περιεχόμενό σας με τη μορφή των κλιμακωτών μενού. Μπορείτε να περιηγηθείτε σε οποιοδήποτε υποφάκελο για να το ανοίξετε και να κάνετε κλικ στο αρχείο που θέλετε να ανοίξετε. Δεδομένου ότι ο κύριος φάκελος είναι πάντα ορατός στη γραμμή εργασιών, σας εξοικονομεί πολύ χρόνο επίσης. Και ναι, μπορείτε να αποβάλετε ολόκληρη τη μονάδα δίσκου ή τους συνηθισμένους φακέλους στη γραμμή εργασιών, αν θέλετε.

Υπάρχουν πολλές περισσότερες συμβουλές για τη διαχείριση αρχείων στα Windows 7. Έχω συζητήσει μόνο τα βασικά που προσωπικά χρησιμοποιώ. Εάν έχετε άλλους χρήστες να μοιραστούν, παρακαλούμε να το κάνετε.