Doo για Mac αναθεώρηση: ισχυρή προσέγγιση για τη διαχείριση εγγράφων

Η διαχείριση εγγράφων εξακολουθεί να είναι ένας από τους ιερούς πολιτικούς του σύγχρονου τεχνολογικού κόσμου και κάθε μεγάλη εταιρεία τεχνολογίας φαίνεται να έχει διαφορετική λύση γι 'αυτήν. Το iCloud της Apple, με την απλή αλλά απρόσιτη προσέγγισή της, εξαντλεί πλήρως τη δομή του αρχείου. Στη συνέχεια, έχουμε το Google με το Google Drive και την προσέγγιση "μοιραστείτε με όλους", η οποία, με τη σειρά της, είναι πολύ παρόμοια με τη Dropbox, μια άλλη εξαιρετικά δημοφιλής πλατφόρμα για την κοινή χρήση αρχείων και εγγράφων σε ολόκληρο τον ιστό και σε διαφορετικούς υπολογιστές.

Ως συνέπεια της ύπαρξης όλων αυτών των υπηρεσιών, πιθανότατα όλοι έχουμε έγγραφα που διαδίδονται σε όλα αυτά, τα οποία μπορούν να τα βρουν και να τα διοργανώσουν αρκετά δύσκολα. Προσθέστε σε αυτό το γεγονός ότι οι περισσότεροι από εμάς εξακολουθούν να φέρουν φυσικά έγγραφα που προσπαθούμε επίσης να οργανώσουμε και έχετε την τέλεια συνταγή για το χάος των γραφείων.

Για να επιλυθεί αυτό, το Doo.net ξεκίνησε ένα έργο πριν από μερικούς μήνες, που τελικά ξεκίνησε με τη μορφή εγγενών εφαρμογών για Mac, Windows 8 και κινητές συσκευές (αυτές έρχονται σύντομα).

Ονομάστηκε απλά DOO, η εφαρμογή παρέχει μια πολύ μοναδική προσέγγιση στον τρόπο με τον οποίο οργανώνουμε τα έγγραφα, χρησιμοποιώντας μια σειρά έξυπνων εργαλείων και αλγορίθμων για να φέρουμε κάποια τάξη όχι μόνο σε ψηφιακά έγγραφα αλλά και σε φυσικά.

Η ιδέα πίσω από το DOO

Στο Mac, η δωρεάν εφαρμογή μπορεί να μεταφορτωθεί από το Mac App Store. Αφού εγκατασταθεί, η DOO θα σας ζητήσει να δημιουργήσετε ένα φάκελο για την εφαρμογή, όπου θα συγκεντρώνει όλο το περιεχόμενό σας.

Πρόκειται για το επόμενο βήμα όπου θα δούμε την έξυπνη προσέγγιση της εφαρμογής για τη διαχείριση εγγράφων: Αντί να προσπαθεί απλώς να είναι μια άλλη υπηρεσία συγχρονισμού εγγράφων, το DOO συνδέεται με τα υπάρχοντα και τραβά τα δεδομένα που περιέχονται σε κάθε ένα χωρίς να ενοχλείται με τη δική του οργάνωση ή δομή.

Οι υποστηριζόμενες υπηρεσίες περιλαμβάνουν το Dropbox, το Google Drive, τους τοπικούς φακέλους σας και ακόμη και τους λογαριασμούς email σας, από τους οποίους παίρνει τυχόν έγγραφα που επισυνάπτονται στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.

Πώς εκτελείται το DOO

Μόλις οι φάκελοι και οι λογαριασμοί σας συνδεθούν με την εφαρμογή, αρχίζει να τις διαβάζει και να τις ευρετηριάζει. Αυτό είναι όπου μερικά από τα πιο καινοτόμα εργαλεία DOO έρχονται σε παιχνίδι: Η εφαρμογή χρησιμοποιεί μια σειρά έξυπνων αλγορίθμων για τον εντοπισμό όλων των σχετικών πληροφοριών στα έγγραφά σας και να το χρησιμοποιήσετε για να τα ταξινομήσετε.

Σημείωση: Το DOO χρησιμοποιεί OCR (οπτική αναγνώριση χαρακτήρων) για να εξαγάγει τις πιο σημαντικές πληροφορίες από τα σαρωμένα φυσικά σας έγγραφα, καθιστώντας τα εύκολο να ταξινομηθούν και να βρεθούν επίσης.

Φυσικά, αυτή η εφαρμογή δεν θα ήταν καθόλου χρήσιμη αν δεν βρήκατε εύκολα το έγγραφο που θέλετε. Ευτυχώς, μόλις γίνει ευρετηρίαση, η λειτουργία αναζήτησης DOO είναι άμεση και εξαιρετικά ακριβής. Τα αποτελέσματα εμφανίζονται σωστά καθώς πληκτρολογείτε και μπορούν να φιλτραριστούν με ετικέτες.

Επιπλέον, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία αναζήτησης της χρονικής γραμμής της εφαρμογής, η οποία σας βοηθά να περιορίσετε την αναζήτησή σας κατά ημερομηνία.

Η υπόλοιπη εφαρμογή λειτουργεί όπως αναμένεται, επιτρέποντάς σας να ταξινομείτε τα έγγραφα με οποιονδήποτε τρόπο επιθυμείτε, είτε με συγχρονισμό υπηρεσίας, ανά τύπο, με χώρο εργασίας και πολλά άλλα.

Το DOO προσφέρει επίσης την πλήρως προαιρετική υπηρεσία cloud (απαιτείται λογαριασμός), η οποία μπορεί να αποθηκεύσει όλα τα έγγραφά σας στους διακομιστές σύννεφων της ίδιας της εταιρείας, καθιστώντας τα διαθέσιμα σε όλες τις άλλες συσκευές στις οποίες έχετε εγκαταστήσει την εφαρμογή.

Επίσης, όπως και οι περισσότερες υπηρεσίες με τις οποίες συνεργάζεται, το DOO προσφέρει επίσης δωρεάν υπηρεσία με μια σειρά επιλογών αναβάθμισης. Αυτά δεν είναι ακόμη διαθέσιμα, αλλά η τιμολόγησή τους φαίνεται λογική.

συμπέρασμα

Ενώ είχα κάποιες αμφιβολίες στην αρχή, κατέληξα να αρέσει το DOO και τι προσπαθεί να επιτύχει. Οι ολοκληρωμένες λύσεις τείνουν να καταλήγουν σε χάλια ή υπερβολικά περίπλοκες, όμως στην προκειμένη περίπτωση οι προγραμματιστές της DOO έχουν δημιουργήσει μια εφαρμογή που είναι απλή και εύκολη στη χρήση, αξιοποιώντας απόλυτα την ισχυρή υπηρεσία που βρίσκεται πίσω από αυτήν. Πρέπει ακόμα να δούμε πώς θα βγαίνει όταν είναι πλήρως διαθέσιμο σε όλες τις συσκευές, αλλά μέχρι στιγμής, μοιάζει να ζει με την υπόσχεσή της.