DocSend για Outlook - Καλύτερη επικοινωνία με έγγραφα

Στέλνουμε συχνά πολλά έγγραφα χρησιμοποιώντας Microsoft Outlook . Κάντε τώρα την επικοινωνία σας πιο αποτελεσματική με έγγραφα με πρόσθετο για το Outlook, DocSend `. Το DocSend για Outlook καθιστά τα έγγραφα ένα πιο αποτελεσματικό και σημαντικότερο κανάλι επικοινωνίας. Αφού την εγκαταστήσετε, θα μπορείτε να έχετε πρόσβαση στα αρχεία σας και να δημιουργείτε εύκολα συνδέσμους DocSend ακριβώς όταν χρειάζεστε τα περισσότερα, δηλ. Όταν στέλνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ωστόσο, υπάρχουν περισσότερα για το DocSend για το Outlook από την απλή αποστολή εγγράφων και συνημμένων. Διαβάστε παρακάτω για να μάθετε για αυτό το νέο πρόσθετο για το Microsoft Outlook.

DocSend για Outlook

Ας ξεκινήσουμε με τα βασικά. Το DocSend δεν είναι μια νέα εφαρμογή. έχει εδώ εδώ και αρκετό καιρό. Ωστόσο, το DocSend ως πρόσθετο για το Outlook είναι ένα νέο πράγμα. Αρχικά είναι ένα αναλυτικό εργαλείο για τα έγγραφα. ειδικά για εκείνες που στέλνετε μέσω μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Συχνά αναρωτιόμαστε όταν στέλνουμε ένα έγγραφο μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. αν το άτομο έχει δει το έγγραφο ή όχι. Εκτός; για εμπιστευτικά έγγραφα ανησυχούμε περαιτέρω εάν ο παραλήπτης του εγγράφου το έχει διαβιβάσει περαιτέρω. Με τη βοήθεια του DocSend μπορείτε να ξέρετε τι συμβαίνει με το έγγραφό σας. Από το να γνωρίζει πότε το άτομο το άνοιξε, πόσες φορές, είτε έχει κατεβάσει είτε όχι, και αν έχει προωθηθεί σε κάποιον? μπορείτε να παρακολουθήσετε τα πάντα χρησιμοποιώντας το DocSend.

Τώρα, αυτό το εργαλείο είναι διαθέσιμο για το Outlook Mail. Το DocSend για Outlook κάνει την ίδια εργασία όταν χρησιμοποιείται ως πρόσθετο για το Outlook Mail. Συνδέει το λογαριασμό DocSend με το Outlook Mail για να διευκολύνει την επικοινωνία εγγράφων.

Για να πάρετε το DocSend για Outlook, το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να επισκεφθείτε την αρχική του σελίδα για να το κατεβάσετε δωρεάν. Πρόκειται για μια εφαρμογή ιστού, η οποία ανοίγει στο πρόγραμμα περιήγησης. Απλά εγγραφείτε με το εργαλείο

Τώρα μπορείτε να συνδέσετε τα έγγραφα από τον υπολογιστή σας, το κουτί, το Dropbox, το Google Drive και το OneDrive στο DocSend για Outlook.

Μέσα στο DocSend για Outlook

Τώρα, DocSend εργαλείο. Μόλις συνδεθείτε στο DocSend, μπορείτε να δείτε τον ακόλουθο πίνακα ελέγχου:

Το αριστερό μενού του εργαλείου DocSend αποτελείται από καρτέλες του Dashboard, Documents, Present, Contacts, Team και πρόσθετα.

Το DocSend λειτουργεί σαν οποιαδήποτε άλλη εργαλείο κοινής χρήσης εγγράφων. Δημιουργεί συνδέσμους για κάθε έγγραφο που μοιράζεστε με τις επαφές σας. Μπορείτε ακόμη να δημιουργήσετε διαφορετικούς συνδέσμους για ένα ενιαίο έγγραφο για να διατηρήσετε ένα κομμάτι του εγγράφου σας. Κάθε φορά που ο παραλήπτης σας κάνει κλικ στον σύνδεσμο, θα λάβετε τα στατιστικά στοιχεία σχετικά με το έγγραφο. Για παράδειγμα, τα Στατιστικά επισκεψιμότητας εμφανίζονται στην παρακάτω εικόνα:

Πώς να χρησιμοποιήσετε το DocSend για Outlook

Αφού κατανοήσαμε τον τρόπο με τον οποίο λειτουργεί το DocSend, ας δούμε πώς λειτουργεί το DocSend για το Outlook Mail.

Όταν έχετε εγγραφεί στο DocSend, μπορείτε να δείτε το πρόσθετο στο Outlook Mail. Κάντε κλικ στο κουμπί Νέα αλληλογραφία και αναζητήστε το δεξί κάτω μέρος του παραθύρου αλληλογραφίας που άνοιξε πρόσφατα. Αναζητήστε το παρακάτω εικονίδιο με μπλε χρώμα.

Όταν κάνετε κλικ σε αυτό το λογότυπο, το παράθυρο DocSend θα ανοίξει στη δεξιά πλευρά του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Όπως μπορείτε να δείτε στην παρακάτω εικόνα, υπάρχουν διάφορες καρτέλες / λειτουργίες που περιλαμβάνονται στο DocSend για Outlook.

Μπορείτε να δείτε τα έγγραφα που υπάρχουν ήδη στο DocSend κάτω από το "Τα έγγραφά μου". Στην παραπάνω εικόνα, έχω συμπεριλάβει μόνο 3 έγγραφα. Ωστόσο, εάν η λίστα είναι μεγάλη, μπορείτε να αναζητήσετε το έγγραφο που θέλετε στο παράθυρο "Αναζήτηση". Μπορείτε ακόμα να μεταφορτώσετε ένα έγγραφο και στη συνέχεια χρησιμοποιώντας το DocSend για Outlook αν το επιθυμητό έγγραφο δεν υπάρχει στη λίστα σας.

Μόλις επιλέξετε το έγγραφο που θέλετε να στείλετε στον συνάδελφό σας ή τον φίλο σας, μπορείτε να ξεκινήσετε να ορίζετε τις ιδιότητές του. Όταν επιλέγετε ένα έγγραφο για αποστολή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να δείτε το παρακάτω παράθυρο στο DocSend για Outlook

Όπως μπορείτε να δείτε στην παραπάνω εικόνα, για κάθε επιλεγμένο έγγραφο μπορείτε

• Να επιτρέπεται (ή να μην επιτρέπεται) ανώνυμη προβολή
• Να επιτρέπεται (ή να μην επιτρέπεται) η λήψη
• Ορισμός ημερομηνίας λήξης
• Προστασία κωδικού πρόσβασης (ή μη ορισμός κωδικού πρόσβασης για το έγγραφο) Οι 4 καρτέλες έχουν κουμπιά Ενεργοποίηση και Απενεργοποίηση στα δεξιά. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να αποφασίσετε (και να ελέγξετε) τι μπορεί να κάνει ο παραλήπτης με το έγγραφο. Για παράδειγμα, εάν επιλέξετε "Απενεργοποίηση" για "Να επιτρέπεται η λήψη", ο παραλήπτης θα μπορεί να προβάλει μόνο το έγγραφο, αλλά δεν μπορεί να το κατεβάσει στον υπολογιστή του. Ομοίως, μπορείτε επίσης να ορίσετε μια ημερομηνία λήξης για το έγγραφο, κάνοντας την επιλογή `Ορισμός ημερομηνίας λήξης` Ενεργοποίηση.

Έτσι, το DocSend για Outlook σας επιτρέπει να επιλέξετε έως ότου ο παραλήπτης να δει το έγγραφο στο γραμματοκιβώτιό του. Μετά την ημερομηνία λήξης (και την ώρα), ο παραλήπτης δεν θα δει το έγγραφο καθόλου. Αυτή η λειτουργία είναι πολύ χρήσιμη για τα έγγραφα που έχουν περιορισμένη διάρκεια ζωής, όπως ημερήσιες αναφορές ή στατιστικά στοιχεία.

Εάν το έγγραφό σας δεν προστατεύεται με κωδικό πρόσβασης, μην ανησυχείτε! Τώρα μπορείτε να ορίσετε έναν κωδικό πρόσβασης χρησιμοποιώντας το DocSend για Outlook. Απλά, κάντε κλικ στο κουμπί On / Off μπροστά από το `Passcode protect` και μπορείτε να εισαγάγετε τον κωδικό πρόσβασης τότε και εκεί.

Τέλος, αφού επιλέξετε όλες τις επιλογές και ορίσετε τις ιδιότητες για το έγγραφο που θα αποσταλεί, μπορείτε τώρα εισαγάγετε μια σύνδεση για το έγγραφο. Αυτό δεν είναι τίποτα, αλλά το DocSend για το Outlook δημιουργεί έναν μοναδικό σύνδεσμο για το έγγραφο που πρόκειται να στείλετε. Αυτό θα εισαχθεί στο σώμα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Ο παραλήπτης θα δει αυτόν τον σύνδεσμο στο ληφθέν email, αντί του ίδιου του εγγράφου. Όταν ο παραλήπτης κάνει κλικ στον σύνδεσμο, ανοίγει στο πρόγραμμα περιήγησης. Από εκεί, ο παραλήπτης μπορεί να προβάλει, να κατεβάσει ή να εκτυπώσει το έγγραφο, ανάλογα με την πρόσβαση που παρέχεται στον παραλήπτη από εσάς. Το παράθυρο φαίνεται ως εξής:

Εκτός από τις κανονικές ενέργειες, το DocSend για Outlook προσφέρει ένα ακόμα ενδιαφέρον χαρακτηριστικό. Ο παραλήπτης μπορεί να σχολιάσει ή να θέσει ερωτήσεις βάσει του εγγράφου μέσω του DocSend για Outlook

Συμπέρασμα

Πιστεύουμε ότι το DocSend για Outlook είναι ένα καλό εργαλείο για τη διαχείριση των εγγράφων. Οι περισσότερες από τις παρενοχλήσεις που σχετίζονται με έγγραφα, όπως η αποστολή τους, η προστασία τους χρησιμοποιώντας κωδικούς πρόσβασης και η διαχείριση της λίστας των παραληπτών, μπορούν να αντιμετωπιστούν καλά με το DocSend για Outlook. Μπορείτε να διαβάσετε το blog στο DocSend για Outlook στο Blog DocSend

Ενημερώστε μας σχετικά με το εργαλείο