Συνεργασία στο Microsoft Office: Ενοχλητικό αλλά όχι αδύνατο

Το Microsoft Office είναι από καιρό το χρυσό πρότυπο για τη δημιουργία, την επεξεργασία και τη μορφοποίηση σοβαρών εγγράφων. Ωστόσο, τα Έγγραφα Google και άλλοι ανταγωνιστές στο Web έχουν ξεπεράσει το Office διευκολύνοντας την κοινή χρήση και την αντιγραφή εγγράφων σε πραγματικό χρόνο.

Εισαγάγετε τις νέες σειρές του Office. Κυκλοφόρησε νωρίτερα αυτό το έτος, συνθέτουν το χαμένο έδαφος επιτρέποντάς σας να συνεργαστείτε με άλλους ανθρώπους μέσα από ένα μείγμα εφαρμογών επιφάνειας εργασίας και προγραμμάτων περιήγησης. Οι δυνατότητες είναι ένα βήμα προς τη σωστή κατεύθυνση, αλλά η νέα συνεργασία της Microsoft για την συνεργασία τελικά δεν είναι τόσο εύκολη όσο θα έπρεπε.

Είτε σκέφτεστε να αγοράσετε μια συνδρομή Office 365 είτε να αγοράσετε λογισμικό γραφείου του Office 2013; Χρησιμοποιώντας ήδη μια μόνο διάβασα για να μάθω για την αγωνία και την έκσταση της συνύπαρξης.

Έχω δοκιμάσει τη συνεργασία για το Word, το Excel, το OneNote και το PowerPoint, και με τους συναδέλφους τους ένα λογαριασμό του Office 365 Small Business Premium και με ανθρώπους εκτός της εταιρείας μας που δεν είχαν καν Office 2013.

Συνεργασία με εξωτερικούς συνεργάτες

Για να μοιραστείτε ένα έγγραφο με συνεργάτες, πρώτα πρέπει να το αποθηκεύσετε στο SkyDrive.

Μέσω της χρήσης του cloud storage SkyDrive και των εφαρμογών του Office Web, το νέο Office σάς επιτρέπει να μοιράζεστε και να συνεργάζεστε με οποιονδήποτε μέσα ή έξω από τον οργανισμό σας.

Για παράδειγμα, ένας δημιουργός εγγράφων μπορεί να προσκαλέσει οποιονδήποτε να προβάλει ή να επεξεργαστεί ένα έγγραφο στο Word Εφαρμογή Ιστού. Μεταβείτε στο μενού

Αρχείο και κάντε κλικ στο κουμπί Κοινή χρήση, το οποίο εμφανίζει επιλογές για να προσελκύσετε άλλους χρήστες. Βασικά, δημιουργείτε έναν σύνδεσμο κοινής χρήσης και τον στέλνετε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή άμεσων μηνυμάτων ή μπορείτε να δημιουργείτε προσκλήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στις επαφές του Outlook που ορίζετε. Ούτως ή άλλως, πριν δημιουργήσετε ή στείλετε το σύνδεσμο, πρέπει να αποθηκεύσετε το έγγραφο στο SkyDrive. Μοιραστείτε εργασία σε Word, Excel ή PowerPoint στέλνοντας σε κάποιον σύνδεσμο που εξουσιοδοτεί τους να προβάλλουν ή να επεξεργάζονται το έγγραφο. ο παραλήπτης κάνει κλικ στον σύνδεσμο, ένα παράθυρο του προγράμματος περιήγησης ανοίγει το αρχείο στην εφαρμογή Word, Excel, OneNote ή PowerPoint Web App. Έχετε υπόψη σας ότι ακόμα και αν έχετε στείλει μια σύνδεση που εξουσιοδοτεί τον παραλήπτη να επεξεργαστεί το έγγραφο, ο παραλήπτης βλέπει το ίδιο αναδυόμενο μήνυμα που δημιουργούν όλες οι εφαρμογές του Office όταν ανοίγετε οποιοδήποτε έγγραφο μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή λήψης μέσω Internet, προειδοποιώντας ότι επειδή το Διαδίκτυο μπορεί να μην είναι ασφαλής, από προεπιλογή μπορείτε να διαβάσετε μόνο το έγγραφο. Ο παραλήπτης πρέπει να κάνει κλικ σε ένα κουμπί για να ενεργοποιήσει την επεξεργασία - ένα περίεργο βήμα, αφού δημιουργήσατε έναν σύνδεσμο που τον εξουσιοδοτούσε να επεξεργαστεί το έγγραφο.

Μπορείτε και οι εξουσιοδοτημένοι συνάδελφοί σας να εργάζονται ταυτόχρονα στο έγγραφο με ένα μερικούς περιορισμούς. Στο Word, για παράδειγμα, εσείς και οι συνάδελφοί σας δεν μπορείτε να επεξεργαστείτε την ίδια παράγραφο ταυτόχρονα. Αν προσπαθήσετε να το κάνετε αυτό, θα λάβετε ένα αναδυόμενο μήνυμα για αυτό το σκοπό.

Όταν αποδεχτείτε μια πρόσκληση για συν-εγγραφή ενός εγγράφου, εκκινείται σε μια εφαρμογή Web σε λειτουργία μόνο για ανάγνωση, ακόμα κι αν έχετε επεξεργαστεί

Εκτός από αυτό, δεν μπορείτε πραγματικά να δείτε το έργο που έχει κάνει ο συνυπογράφος μέχρι να το αποθηκεύσει αυτό το άτομο. Μπορείτε να πείτε σε πραγματικό χρόνο, ευτυχώς, ότι κάποιος άλλος εργάζεται πάνω στο έγγραφο, καθώς η εφαρμογή ανακαλύπτει τα ονόματα των συνεργατών. (Εναλλακτικά, κάντε κλικ στο κουμπί

Αρχείο> Πληροφορίες

για μια προβολή παρασκηνίου του χρήστη που επεξεργάζεται αυτή τη στιγμή.) Εάν ο άλλος συντάκτης δεν έχει συνδεθεί σε λογαριασμό της Microsoft, θα εμφανιστεί ως γενικός όρος. Οι αποθηκευμένες αλλαγές δεν εμφανίζονται αυτόματα. Αντίθετα, το Word σας ειδοποιεί ότι υπάρχουν διαθέσιμες ενημερώσεις και πρέπει να αποθηκεύσετε ή να κάνετε κλικ στα κουμπιά ανανέωσης για να δείτε τις εργασίες ενός συνυπογράφου. Μόλις το κάνετε, οι αλλαγές εμφανίζονται με ανοιχτό πράσινο χρώμα. Η συνδιαχείριση λειτουργεί καλά ακόμα και όταν ένα άτομο χρησιμοποιεί την εφαρμογή Word Web App και το άλλο χρησιμοποιεί την εφαρμογή επιφάνειας εργασίας. Το ίδιο ισχύει και για το OneNote, όπου οι αλλαγές εμφανίζονται αυτόματα, επίσης επισημαίνονται με ανοιχτό πράσινο χρώμα.

Word, Excel και PowerPoint 2013 για την επιφάνεια εργασίας σας επιτρέπουν να μοιράζεστε έγγραφα με συνεργάτες, δημιουργώντας προσκλήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με δικαιώματα προβολής ή επεξεργασίας.

Δεν μπορείτε να κάνετε coedit στο Excel ενώ ένα άτομο εργάζεται στην επιφάνεια εργασίας του Excel. Εάν προσπαθήσετε, θα λάβετε ένα μήνυμα που λέει ότι το υπολογιστικό φύλλο είναι κλειδωμένο. Αλλά μπορείτε να συνυπογράψετε στο Excel Web App, το οποίο είναι πολύ πιο περιορισμένο στη λειτουργικότητα. Οι αλλαγές εμφανίζονται αυτόματα μόνο αφού ο συγγραφέας εγκαταλείψει ένα κελί και αφού δεν επισημανθεί, δεν είναι πάντα εύκολο να καταλάβουμε τι έχει αλλάξει ο συνυποψήφιος. Αλλά η εφαρμογή δείχνει πότε οι άλλοι επεξεργάζονται ενεργά

Οι αλλαγές υπογραμμίζονται, μετά από το γεγονός.

Η Microsoft συνιστά οι συνεργάτες του PowerPoint να κολλήσουν είτε στην επιφάνεια εργασίας είτε στην εφαρμογή Web, όχι και οι δύο ταυτόχρονα. Εάν ένα άτομο χρησιμοποιεί την έκδοση επιτραπέζιου υπολογιστή και το άλλο λειτουργεί στο πρόγραμμα περιήγησης, οι αλλαγές ενδέχεται να μην αποθηκευτούν σωστά. Ωστόσο, οι αλλαγές στο PowerPoint δεν χρειάζεται να αποθηκευτούν. Αντίθετα, εμφανίζονται αφού ο επεξεργαστής τερματίσει να εργάζεται με ένα αντικείμενο, όπως μια εικόνα ή ένα πλαίσιο κειμένου.

Συνεργασία με συναδέλφους

Οι εφαρμογές γραφείου του Office 2013 δείχνουν ποιος εργάζεται στο έγγραφό σας, μέσα σε ένα εικονίδιο στο κάτω μέρος αριστερά του παραθύρου

Οι άνθρωποι που εργάζονται σε οργανισμούς που έχουν εγγραφεί για ένα επιχειρηματικό σχέδιο του Office 365 έχουν εργαλεία συνεργασίας που δεν είναι διαθέσιμα στις εκδόσεις των καταναλωτών. Μεταξύ άλλων, τα Office 365 Small Business Premium και το Office 365 Midsize Business παρέχουν φιλοξενούμενους διακομιστές SharePoint και Lync για συνεργασία και ενοποιημένες επικοινωνίες αντίστοιχα.

Η διαδικασία δημιουργίας εγγράφων και η πρόσκληση συνεργατών να τα μοιράζονται είτε ως θεατές είτε ως συντάκτες είναι ουσιαστικά όπως και για τους καταναλωτές. Υπάρχει όμως μια ιδέα που πρέπει να γνωρίζετε. Από προεπιλογή, όταν αποδεχτείτε για πρώτη φορά μια πρόσκληση για επεξεργασία ενός εγγράφου, το Office 365 εκκινεί τη σχετική εφαρμογή Web, ακόμη και αν έχετε μια εγκατάσταση επιφάνειας εργασίας του Office 2013. Για να κάνετε coedit στο περιβάλλον εργασίας του Word, πρέπει να κάνετε κλικ στο

Edit in Word

στο Word Web App και περιμένετε να ξεκινήσει το πρόγραμμα, ένα χρονοβόρο πρόσθετο βήμα. Για να διατηρήσετε τις καρτέλες σε ένα έγγραφο που έχετε καλέσει να κάνετε κοινή χρήση, κάντε κλικ στο σύνδεσμο Ακολουθήστε στην πρόσκληση. Ένας διαχειριστής του Office 365 μπορεί να αλλάξει αυτήν την προεπιλεγμένη βαθιά μέσα στις ρυθμίσεις για τον κοινόχρηστο ιστότοπο έτσι ώστε να εκκινούν τα έγγραφα στην εφαρμογή επιφάνειας εργασίας. Είναι πολύ άσχημο ότι δεν μπορείτε να επιλέξετε είτε την επιφάνεια εργασίας είτε την εφαρμογή Web πριν από την εκκίνηση ενός από τα δύο.

Σημειώστε επίσης ότι, αν αναμένετε ότι το έγγραφο που επεξεργάζεστε θα εμφανίζεται αυτόματα στον χώρο εργασίας του SkyDrive Pro, αυτό δεν συμβαίνει. Τα έγγραφα από προεπιλογή εμφανίζονται μόνο στα αρχεία του SkyDrive του δημιουργού τους.

Τα ακολουθούμενα έγγραφα παρέχουν συνδέσεις με έγγραφα που έχουν μοιραστεί μαζί σας. Αλλά δεν μπορείτε να δείτε τη λίστα των ακολούθων εγγράφων από την προεπιλεγμένη οθόνη SkyDrive Pro.

Για να επανεξετάσετε ένα έγγραφο που δημιουργήθηκε από έναν συνεργάτη, πρέπει να κάνετε κλικ σε ένα σύνδεσμο προς το έγγραφο. Ένας τρόπος είναι να βρείτε την πρόσκληση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιέχει αυτόν τον σύνδεσμο. Μια ευκολότερη διαδρομή είναι να ακολουθήσετε το κοινόχρηστο αρχείο κάνοντας κλικ στην επιλογή

Follow

στην αρχική πρόσκληση. Αυτή η ενέργεια βάζει έναν σύνδεσμο στο έγγραφο εντός των Ακολουθούμενων εγγράφων στην αριστερή γραμμή πλοήγησης του χώρου εργασίας SkyDrive Pro, στο φάκελο "Τα έγγραφά μου". Εάν έχετε ρυθμίσει μια ενημερωμένη έκδοση στο προφίλ του Office 365, θα ενημερωθείτε για τις αλλαγές στα έγγραφα που παρακολουθείτε. Αλλά θα πρέπει να κάνετε κλικ στο Followed Documents

για να δείτε αυτά τα αρχεία. Η Microsoft θα μπορούσε να έχει κάνει τα πράγματα ευκολότερα με μια διεπαφή που έδειξε Ακολουθούμενα Έγγραφα μαζί με τα έγγραφα του χρήστη Συνομιλία κατά τη συνεργασία Δεν είναι προφανές πώς να χρησιμοποιήσετε την ανταλλαγή άμεσων μηνυμάτων μέσα σε ένα έγγραφο.

Μια άλλη μεγάλη παρατήρηση που παρατηρήσαμε Τα επιχειρηματικά περιβάλλοντα του Office 365 είχαν να κάνουν με την κουβέντα. Όταν συνδεθήκατε, θα μπορούσα να ειδοποιήσω στιγμιαία έναν συνάδελφο από την εφαρμογή Outlook Web App κάνοντας κλικ στο στοιχείο Πρόσωπα στην κορυφή της αρχικής οθόνης του Office 365. Αν όμως έκανα κλικ στο SkyDrive για να δουλέψω σε ένα έγγραφο, ένα παράθυρο μου είπε να τερματίσει τη συνομιλία και δεν μπόρεσα να χρησιμοποιήσω το Outlook Web App σε άμεσα, ενώ εργαζόμουν σε ένα κοινό έγγραφο. Η Microsoft δήλωσε ότι αυτό δεν είναι πως πρέπει να λειτουργήσει.

Το Lync σάς επιτρέπει να συναντήσετε και να συνομιλήσετε από την επιφάνεια εργασίας.

Αποδεικνύεται ότι υπάρχει ένας άλλος τρόπος για το IM στο Office 365: Πρέπει να ξεκινήσετε την εφαρμογή επιφάνειας εργασίας Lync που περιλαμβάνεται στο λογισμικό επιφάνειας εργασίας του Office 2013 και να συνδεθείτε στο λογαριασμό σας από μέσα στο Lync. Στη συνέχεια, μπορείτε να στείλετε μηνύματα στους συναδέλφους που συνθέτουν έγγραφα μέσα από το έγγραφο, κάνοντας κλικ στο όνομά τους στη λίστα των ενεργών εκδοτών.

Ή τουλάχιστον, μπορείτε θεωρητικά. Στις δοκιμές μας, διαπιστώσαμε ότι μερικές φορές το εικονίδιο IM ήταν γκρίζο ακόμα και με Lync δείχνει το άλλο μέρος ως παρόν. Είναι ξεκάθαρο ότι η Microsoft έχει να κάνει πολλά για να κάνει την συνομιλία αβίαστη για τους συνεργάτες. Είναι δύσκολο να κατανοήσετε την απόφαση να δημιουργήσετε δύο υπηρεσίες συνομιλίας που δεν ενσωματώνονται μεταξύ τους και η ανάγκη να ξεκινήσετε μια ξεχωριστή εφαρμογή μόλις συνδεθείτε στην υπηρεσία Web είναι ενοχλητική. Η ακανόνιστη συμπεριφορά του Lync είναι το κερασάκι στην τούρτα.

Κάτω γραμμή στη συνεργασία

Ακολουθεί μια εμφάνιση της πρόσκλησης να συνεργαστεί στην εφαρμογή Excel Web. Από εδώ, δεν μπορείτε να συγκατατεθείτε με κάποιον που χρησιμοποιεί το γραφείο του Excel.

Η Microsoft θέλει σαφώς να εξουσιοδοτήσει τους ανθρώπους να συνεργάζονται σε έγγραφα, αλλά οι νέες σουίτες του Office δεν κάνουν τα πράγματα εύκολα. Οι διάφορες διεργασίες για την ταυτόχρονη συνεργασία σε βασικές εφαρμογές είναι συγκεχυμένες. Στο Word, ειδικά, η συνεργασία επιβραδύνεται από την απαίτηση ότι όλοι οι εμπλεκόμενοι πρέπει να αποθηκεύουν ή να ανανεώνουν τα έγγραφα για να βλέπουν τις αλλαγές του άλλου. Αυτή η ρύθμιση έρχεται σε απόλυτη αντίθεση με την εφαρμογή επεξεργασίας κειμένου της Google, η οποία εμφανίζει αλλαγές καθώς οι χρήστες τις πληκτρολογούν.

Η κοινή χρήση εγγράφων στα επιχειρηματικά περιβάλλοντα του Office 365 είναι επίσης άχρηστη, καθιστώντας δύσκολη την εύρεση ενός κοινόχρηστου εγγράφου που δεν δημιουργήσατε να συνομιλήσετε με έναν συνάδελφο ενώ ανοίγετε ένα αρχείο. Είναι ωραίο το γεγονός ότι η Microsoft κάνει βήματα προς τη σωστή κατεύθυνση, αλλά μέχρι στιγμής αυτά είναι τα μωρά βήματα στην καλύτερη περίπτωση. Αν η συνεκμετάλλευση είναι ένα κανονικό μέρος της ροής εργασίας σας, το νέο γραφείο το επιτρέπει, αλλά συμβαίνει και αρχίζει. Είτε μάθετε αυτές τις ιδιορρυθμίες μέσα και έξω, ώστε να μπορείτε να τις επεξεργαστείτε ή να χρησιμοποιήσετε το Google Apps for Business αντί