Να είστε πιο παραγωγικοί στο Microsoft Outlook

Εξαρτάτε από το Microsoft Outlook για τις ανάγκες σας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και προγραμματισμού; Είστε ενοχλημένος με τον πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου; Λοιπόν, εγγραφείτε στο σύλλογο - χιλιάδες χρήστες του Outlook πιέζουν τη Microsoft για βελτιώσεις στην επόμενη έκδοση. Αλλά αυτή την εβδομάδα ας μην διαμαρτύρονται για το Outlook. Είμαι εδώ για να σας πω πώς να το βελτιώσετε. Διαβάστε παρακάτω για συμβουλές και εργαλεία που θα σας κάνουν πιο παραγωγικούς, αυτή τη στιγμή.

Απενεργοποιήστε τις ειδοποιήσεις μηνυμάτων μηνυμάτων του Outlook

Περιμένετε, το διάβασες σωστά; Να απενεργοποιήσετε τις ειδοποιήσεις του Outlook που έχετε λάβει; Γιατί στη Γη θέλετε να το κάνετε αυτό; Με μια λέξη: παραγωγικότητα

Σκεφτείτε: Τα νέα μηνύματα εισέρχονται συνεχώς στα εισερχόμενά σας και από προεπιλογή το Outlook σάς ειδοποιεί σε κάθε μήνυμα.

Αυτό δεν είναι πολύ διαφορετικό από τον συνάδελφο που σκάει το κεφάλι του το γραφείο σας κάθε πέντε λεπτά για να θέσετε μια ερώτηση. Μιλήστε για τις διακοπές της παραγωγικότητας!

Συνεπώς, ίσως θέλετε να δοκιμάσετε τη ζωή χωρίς τις ειδοποιήσεις. Η απενεργοποίηση τους είναι ευκολότερη από ό, τι μπορεί να πιστεύετε:

1. Επιλέξτε Εργαλεία, Επιλογές, και κάντε κλικ στο Επιλογές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. το πλαίσιο δίπλα στην επιλογή "Αναπαραγωγή ενός ήχου".
2. Αποεπιλέξτε το πλαίσιο δίπλα στην επιλογή "Εναλλακτικά αλλάξτε τον κέρσορα του ποντικιού."
3. Αποεπιλέξτε το πλαίσιο δίπλα στο "Εμφάνιση εικονιδίου φακέλου στην περιοχή ειδοποιήσεων". "
4. Κάντε κλικ στο κουμπί ΟΚ και ολοκληρώσατε το
5. Το Outlook θα συνεχίσει να ανακτά (ή να λαμβάνει) νέα μηνύματα σε τακτά χρονικά διαστήματα, αλλά χωρίς καμία από τις συνήθεις διακοπές
6. Με άλλα λόγια, μπορείτε να ελέγξετε τα εισερχόμενά σας στο πρόγραμμα σας, όχι στο Outlook.
7. Τροποποίηση των γραμμών θέματος του αρχειοθετημένου μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Ας δούμε μια άλλη ενόχληση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Θέματα που δεν είναι πλέον να ταιριάζει με το περιεχόμενο του μηνύματος.

Ας υποθέσουμε ότι, για παράδειγμα, εσείς και μερικοί συνεργάτες αρχίζετε να ανταλλάσσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με το πικνίκ της εταιρείας. Κάπου στο δρόμο, η συζήτηση μετατοπίζεται στις προβλέψεις των πωλήσεων, οπότε κάποιος πάσχει σε μερικές νέες μορφές. Τώρα είναι ένα e-mail που θέλετε να κρατήσετε για μελλοντική αναφορά.

Ένα μόνο πρόβλημα: Η γραμμή θέματος εξακολουθεί να διαβάζει "πικνίκ εταιρείας". Αυτό δεν θα είναι ιδιαίτερα χρήσιμο όταν ψάχνετε για ένα μήνυμα σχετικά με τα στοιχεία πωλήσεων.

Ευτυχώς, το Outlook διαθέτει μια κρυφή λειτουργία που σας επιτρέπει να επεξεργαστείτε μια γραμμή θέματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εδώ είναι το εξής:

Στο Outlook, ανοίξτε το εν λόγω μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (Δεν μπορείτε να το κάνετε αυτό με προεπισκοπήσεις μηνυμάτων, πρέπει να κάνετε διπλό κλικ στο μήνυμα για να το ανοίξετε σε νέο παράθυρο.)

Κάντε κλικ οπουδήποτε στο τη γραμμή Θέματος για να τοποθετήσετε τον κέρσορα

Επεξεργαστείτε το θέμα όπως κρίνετε κατάλληλο

1. Πατήστε Enter και, στη συνέχεια, αποδεχτείτε όποια προειδοποίηση σας δίνει το Outlook
2. Αυτό είναι! Τώρα μπορείτε να καταθέσετε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο με μια πιο κατάλληλη - και αναγνωρίσιμη με τη σειρά - γραμμή θέματος
3. . Χρησιμοποιήστε το Outlook για να αποκτήσετε πρόσβαση στο λογαριασμό Twitter
4. Εάν χρησιμοποιείτε το Outlook για να διαχειριστείτε τις επαφές σας, e-mail και τα παρόμοια, γιατί να μην το χρησιμοποιήσετε και για το Twitter; Αυτή είναι η ιδέα πίσω από το TwInbox, ένα δωρεάν plug-in που προσθέτει μια γραμμή εργαλείων Twitter στο Outlook.

Μόλις εγκατασταθεί, το TwInbox προσθέτει ένα νέο φάκελο στα εισερχόμενά σας. (Μπορεί επίσης να δημιουργήσει μεμονωμένους φακέλους για κάθε αποστολέα, κάτι που μπορεί να είναι χρήσιμο από οργανωτική άποψη - εκτός και αν ακολουθήσετε πολλούς ανθρώπους.)

Από εκεί παρέχετε μόνο το όνομα χρήστη και τον κωδικό πρόσβασης του Twitter και presto: τα tweets από το λογαριασμό σας και σας επιτρέπει να τα διαβάσετε ακριβώς όπως διαβάζετε e-mail.

Ένα κλικ στη γραμμή εργαλείων είναι το μόνο που χρειάζεται για να στείλετε τη δική σας ενημέρωση, να στείλετε ένα άμεσο μήνυμα, να απαντήσετε σε ένα μήνυμα ή να επαναλάβετε κάτι. Το TwInbox εξομαλύνει αυτόματα τις μεγάλες διευθύνσεις URL μέσω του TinyURL

Η γραμμή εργαλείων σας δείχνει επίσης μια προεπισκόπηση των νέων tweets κατά την άφιξή τους, πράγμα που σας εξοικονομεί να αλλάζετε στον φάκελο tweets κάθε φορά που θέλετε να ελέγξετε για ενημερώσεις. σύντομα, το TwInbox είναι ένα εξαιρετικό μικρό εργαλείο και πρέπει να έχετε για όλους τους χρήστες του Outlook που αγαπούν το Twitter. Εύχομαι να μπορεί να χειρίζεται περισσότερους από έναν λογαριασμούς στο Twitter, αλλά δεν μπορώ να διαφωνήσω με την τιμή: Το TwInbox είναι δωρεάν.

Προσθήκη ορθογραφικού ελέγχου στο Outlook Express

Αναγνώστης Ο Karl χρειάζεται βοήθεια για την ορθογραφία του. Συγκεκριμένα, χρειάζεται έναν ορθογραφικό έλεγχο για το Outlook Express, επειδή η μέθοδος που χρησιμοποιεί τώρα είναι ο ίδιος ο ορισμός της "ταλαιπωρίας".

Ο Karl λέει ότι συνθέτει νέα μηνύματα στο WordPerfect, τα ελέγχει ορθογραφικά εκεί, και στη συνέχεια εξάγει το κείμενο για εισαγωγή στο Outlook Express. Αυτό είναι τρελό! (Σοβαρά, ο Karl, άκουσε ποτέ να το αντιγράψω και να επικολλήσω;)

Ευτυχώς, αυτή η ταλαιπωρημένη διαδικασία μπορεί να σταματήσει τώρα. Η πρώτη επιλογή είναι να εγκαταστήσετε έναν ορθογραφικό έλεγχο τρίτου μέρους, όπως το εύστοχα ονομάζεται Ορθογραφικός έλεγχος για OE. (Παρόλο που η σελίδα λήψης λέει ότι είναι το shareware, η σελίδα προϊόντος του συγγραφέα λέει ότι το πρόσθετο είναι δωρεάν.)

Αλλά αντί αυτού συνιστούμε να κάνετε αναβάθμιση στο Windows Live Mail. Αυτή η δωρεάν αντικατάσταση OE από τη Microsoft προσφέρει ένα πιο βελτιωμένο περιβάλλον εργασίας και μερικές απαραίτητες νέες δυνατότητες, όπως η δυναμική αναζήτηση (τα αποτελέσματα εμφανίζονται καθώς πληκτρολογείτε), το φιλτράρισμα ανεπιθύμητων μηνυμάτων και ένα ημερολόγιο που μπορεί να συγχρονιστεί με το online ημερολόγιο του Windows Live. Έχει επίσης έναν ορθογραφικό έλεγχο.

Αυτό λειτουργεί στο Outlook 2003 και 2007. Δεν είμαι σίγουρος για τις προηγούμενες εκδόσεις.

Ο Rick Broida γράφει το PC PC χωρίς προβλήματα. Εγγραφείτε για να έχετε το ενημερωτικό δελτίο του Rick e-mail σε σας

κάθε εβδομάδα.