5 Μεγάλες συμβουλές για την αντιμετώπιση διαφορετικών εκδόσεων του ms office

Η σουίτα του MS Office έχει ωριμάσει με τα χρόνια από την άποψη των χαρακτηριστικών και των λειτουργιών του. Ωστόσο, αυτό που πάντα ανησυχεί με τις διαδοχικές αναβαθμίσεις είναι η συμβατότητα των νέων εκδόσεων με τις παλαιότερες.

Τώρα, αν χρησιμοποιείτε διαφορετικές εκδόσεις του MS Office ή συνεργάζεστε με άτομα που χρησιμοποιούν μια έκδοση του Office διαφορετική από τη δική σας, τότε αντιμετωπίζετε αυτό το ζήτημα σε καθημερινή βάση. Ωστόσο, θα χαρούμε να γνωρίζουμε ότι θα μπορούσατε να μειώσετε τον κίνδυνο να τρέχετε σε ανησυχίες απλά θυμόμαστε και ασκούμε λίγα πράγματα.

Ας δούμε τι είναι.

Δείτε επίσης: Μάθετε και κατανοείτε τις διαφορές μεταξύ του MS Office 2013 και του Office 365 εδώ.

1. Γνωρίστε τις μορφές αρχείων

Office 2007 χρησιμοποιεί διαφορετικές επεκτάσεις αρχείων σε σύγκριση με το Office 97-2003. Έχουν στο τέλος ένα πρόσθετο στοιχείο "x", το οποίο αποτελεί ένδειξη χρήσης της γλώσσας εκτεταμένης σήμανσης (XML).

Εργαλείο MS Office	97-2003	2007-2013
MS Word	doc	docx
MS Excel	xls	xlsx
MS PowerPoint	ppt	pptx

2. Εργαστείτε στη λειτουργία συμβατότητας

Όταν ανοίγετε ένα αρχείο 97-2003 σε ένα προϊόν 2007-2013, το αρχείο ανοίγει σε λειτουργία συμβατότητας. Μπορείτε να συνεχίσετε να εργάζεστε σε αυτήν τη λειτουργία, έτσι ώστε να μην εισάγετε πράγματα / χαρακτηριστικά που δεν υποστηρίζονται.

Σημείωση: Στη λειτουργία συμβατότητας δεν θα μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις λειτουργίες της περιόδου 2007-2013, παρόλο που χρησιμοποιείτε την έκδοση του λογισμικού.

Στην ιδανική περίπτωση, αν πρόκειται να μοιραστείτε το έγγραφό σας με κάποιον που χρησιμοποιεί το 97-2003 θα πρέπει να συνεχίσετε να εργάζεστε σε κατάσταση συμβατότητας.

3. Μετατροπή για νέες λειτουργίες

Αν δεν πρόκειται να μοιραστείτε τη χαμηλότερη έκδοση του αρχείου και αν είστε στην υψηλότερη έκδοση του λογισμικού, θα πρέπει να μετατρέψετε το αρχείο. Με αυτόν τον τρόπο θα μπορείτε να επωφεληθείτε από τα νέα χαρακτηριστικά.

Για να μετατρέψετε το έγγραφό σας, μεταβείτε στο Αρχείο -> Πληροφορίες -> Μετατροπή όπως φαίνεται στο παρακάτω διάγραμμα. Με αυτόν τον τρόπο το αρχικό αρχείο θα μετατραπεί και θα αντικατασταθεί.

4. Ελέγξτε για θέματα

Ας υποθέσουμε ότι εργάζεστε για την περίοδο 2007-2013 και στο τέλος της εργασίας σας συνειδητοποιείτε ότι πρέπει να μοιραστείτε το έγγραφο με κάποιον που έχει 97-2003. Ενώ εργάζεστε, ίσως έχετε χρησιμοποιήσει λειτουργίες που δεν υποστηρίζονται από τις κατώτερες εκδόσεις.

Σε τέτοιες περιπτώσεις, προτού μοιραστείτε, συνιστάται να ελέγχετε για θέματα. Με αυτόν τον τρόπο θα μετριάσετε τους πιθανούς κινδύνους απώλειας δεδομένων και μορφοποίησης σχετικά με την κοινή χρήση. Κάντε κλικ στο Αρχείο -> Πληροφορίες -> Έλεγχος για ζητήματα και στη συνέχεια να διορθώσετε τα πράγματα που ζητάει το λογισμικό.

5. Αποθήκευση ως 97-2003

Εάν επιλέξετε να αποθηκεύσετε το έγγραφο ως έγγραφο 97-2003, παρά το γεγονός ότι εργάζεστε στην υψηλότερη έκδοση, το λογισμικό θα ελέγχει από μόνη της τη συμβατότητα. Εάν διαπιστώσει κάποιο, θα προτρέψει τον χρήστη.

Στη συνέχεια, η κοινή χρήση δεν θα αποτελέσει ποτέ πρόβλημα.

Cool Συμβουλή: Είστε κάποιος που δεν έχει καθόλου MS Office; Έχετε ποτέ χρειαστεί να ανοίξετε ένα τέτοιο αρχείο; Μην ανησυχείτε, μπορείτε να τα ανοίξετε χωρίς να έχετε εγκαταστήσει το MS Office.

συμπέρασμα

Αυτά είναι τα λίγα βασικά πράγματα που πρέπει να έχετε κατά νου αν η εργασία σας απαιτεί συνεργασία με ανθρώπους που εργάζονται σε διαφορετικές εκδόσεις του MS Office. Λίγα επιπλέον βήματα και μπορείτε πραγματικά να αποθηκεύσετε πολλές σύγχυση που μπορεί να προκύψουν λόγω ζητημάτων συμβατότητας.