3 Κρυμμένα χαρακτηριστικά στο outlook.com για αύξηση της παραγωγικότητας

Αν χρησιμοποιείτε τακτικά το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο του Outlook, πιθανώς επειδή είστε τουλάχιστον ένας ήπια λειτουργικός και παραγωγικός άνθρωπος που συμβάλλει στην κοινωνία. Για αυτό, συγχαρητήρια. Αλλά υπάρχει πάντα λίγο περισσότερο περιθώριο για τον καθένα να αυξήσει την παραγωγικότητα και να πάρει τα πράγματα σε μια εγκοπή.

Ίσως κάποιες κρυφές λειτουργίες στο Outlook δεν θα αλλάξουν τη ζωή αρκετά ώστε να εκτοξεύσουν ξαφνικά τις ικανότητές σας στην παραγωγικότητα, αλλά αυτά τα χαρακτηριστικά θα σας βοηθήσουν τουλάχιστον να ξοδέψετε λιγότερο από τον πολύτιμο χρόνο σας προσπαθώντας να ταξινομήσετε μέσω μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Έτσι, δώστε τους μια βολή.

1. Γρήγορα απαλλαγή από ανεπιθύμητη αλληλογραφία με σάρωση

Μπορεί να έχετε δει το κουμπί Sweep που βρίσκεται στη γραμμή μενού στην κορυφή του Outlook.com, αλλά δεν ξέρετε τι κάνει. Σας επιτρέπει κυριολεκτικά να σκουπίζετε το σωρό στα εισερχόμενά σας γρήγορα και αποτελεσματικά. Όταν βλέπετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κάντε κλικ στο κουμπί Σίγαση για να εμφανίσετε τις γρήγορες ενέργειες που αντιστοιχούν σε αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, στα μελλοντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή στον αποστολέα του.

Για παράδειγμα, αν λάβετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως μέρος ενός ενημερωτικού δελτίου στο οποίο θέλετε να φροντίσει αυτόματα το Outlook, μπορείτε να έχετε το Sweep πάνω σε αυτό. Μπορείτε να διαγράψετε αυτόματα όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από αυτόν τον αποστολέα από τα εισερχόμενά σας, να αποκλείσετε όλα τα μελλοντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τον αποστολέα, να διατηρήσετε την πιο πρόσφατη και να διαγράψετε αυτόματα τα υπόλοιπα από τον αποστολέα ή να διαγράψετε πάντα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τον αποστολέα άνω των 10 ημερών.

Το Sweep είναι προσαρμόσιμο και προσαρμόσιμο σε διαφορετικούς φακέλους και κατηγορίες, έτσι μπορείτε να επιλέξετε να αρχειοθετήσετε αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αντ 'αυτού.

2. Διαχειριστείτε και προσαρμόστε τις κατηγορίες του Outlook

Είτε το γνωρίζετε είτε όχι, πιθανόν να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα των κατηγοριών του Outlook. Αυτό κατατάσσει αυτόματα τους διάφορους τύπους μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε κατάλληλους έξυπους φακέλους και αναδεικνύει περιεχόμενο που αξίζει την εστίασή σας. Η κατηγορία Φωτογραφίες επιλύει όλες τις φωτογραφίες σε ένα email και τις παρουσιάζει σε μια ωραία γκαλερί, ενώ η κατηγορία "Ενημερώσεις αποστολής" σας παρέχει τον κώδικα παρακολούθησης και τις ενημερώσεις σε ένα πακέτο.

Αλλά αυτό που ίσως δεν γνωρίζετε είναι ότι αυτές οι κατηγορίες είναι πλήρως προσαρμόσιμες και υπάρχουν πολύ περισσότερες διαθέσιμες σε σας από ό, τι μπορεί να έχετε ενεργοποιήσει στην πλευρική γραμμή. Επιπλέον, μπορείτε να προσθέσετε τις δικές σας κατηγορίες και να ορίσετε κανόνες για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που εμπίπτουν σε αυτά.

Για να προσαρμόσετε τις κατηγορίες, κάντε κλικ στο εικονίδιο Ρυθμίσεις στην επάνω δεξιά γωνία του Outlook.com και επιλέξτε Διαχείριση κατηγοριών από το μενού. Εδώ μπορείτε να επιλέξετε ποια από τη μακρά λίστα των κατηγοριών που θέλετε να ενεργοποιήσετε (φίλτρο) και που θέλετε να εμφανίζονται ειδικά στο μενού φακέλων για γρήγορη πρόσβαση.

Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε τη δική σας κατηγορία κάνοντας κλικ στην επιλογή Νέα κατηγορία.

Συμβουλή: Για να χρησιμοποιήσετε μια νέα κατηγορία, σκεφτείτε να κάνετε κλικ στην επιλογή Διαχείριση κανόνων στο μενού " Ρυθμίσεις " και να δημιουργήσετε έναν κανόνα για την αυτόματη ταξινόμηση διαφόρων τύπων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε αυτήν την κατηγορία.

3. Το Outlook.com έχει πληρέστερες συντομεύσεις πληκτρολογίου

Είστε φανατικός συντόμευση πληκτρολογίου; Ή ίσως απλά ψάχνετε για πιο γρήγορους τρόπους για να ολοκληρώσετε κοινές εργασίες στο Outlook. Είτε έτσι είτε αλλιώς, το Outlook έχει μια συντόμευση πληκτρολογίου για σχεδόν κάθε λειτουργία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρησιμοποιείτε. Υπάρχουν δεκάδες που καλύπτουν τα πάντα, από τη σύνταξη ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην ανάγνωση ενός για τη λήψη μιας ενέργειας.

Για να δείτε την πλήρη λίστα με τις συντομεύσεις πληκτρολογίου που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε, απλά πατήστε το πλήκτρο ? κλειδί οπουδήποτε στο Outlook.com. Μπορείτε επίσης να δείτε το πρακτικό στιγμιότυπο οθόνης παραπάνω.

Πώς χρησιμοποιείτε το Outlook.com;

Τώρα που ξέρετε πώς να "σκουπίζετε" μέσα από τα μηνύματά σας, να προσαρμόζετε τις έξυπνες κατηγορίες σας και να κάνετε ελιγμούς με τις συντομεύσεις πληκτρολογίου, είστε στο δρόμο σας να είστε επαγγελματίας του Outlook - και κάποιος που μπορεί να κατακτήσει το κουραστικό έργο του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.