10 συμβουλές για την πλοήγηση του Microsoft Outlook 2013

Η παρακολούθηση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, των ημερολογίων και των επαφών μπορεί να απορροφήσει ανύπαρκτο χρόνο από οποιαδήποτε εργάσιμη ημέρα. Οτιδήποτε επιταχύνει την εργασία σας στο Outlook μπορεί να αυξήσει την παραγωγικότητα σας μετρήσιμα. Φανταστείτε εάν στα εισερχόμενά σας εμφανίζονται μόνο τα μηνύματα που θέλετε να δείτε. Εξετάστε αν μπορείτε να εντοπίσετε ζωτικής σημασίας πληροφορίες επικοινωνίας σε δευτερόλεπτα. Τι θα συμβεί αν τελικά ήξερες γιατί κάποια από τα χαρακτηριστικά γνωρίσματα του Outlook δεν λειτουργούν όπως διαφημίζονται;

Αυτές οι 10 συμβουλές θα σας βοηθήσουν να μεταφέρετε τα μηνύματα και την ατζέντα σας και να εργαστείτε πιο αποτελεσματικά συνολικά. Προβολή των εισερχομένων σας με τον τρόπο σας

Όταν οργανώσετε την οθόνη όπως θέλετε, αποθηκεύστε τις ρυθμίσεις προβολής, ώστε να μπορείτε να τις επιστρέψετε οποιαδήποτε στιγμή.

Όταν ανοίγετε πρώτα τα εισερχόμενά σας, εμφανίζεται μια προεπιλεγμένη προβολή. δεν χρειάζεται να κοιτάξουμε έτσι. Για να δείτε τις πολλές επιλογές προσαρμογής της Oulook, κάντε κλικ στην καρτέλα

Προβολή στη γραμμή εργαλείων κορδέλας και επιλέξτε Αλλαγή προβολής. Υπάρχουν διάφορες προκαθορισμένες προβολές που μπορείτε να επιλέξετε, όπως αυτές που εμφανίζονται μόνο στα πιο πρόσφατα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Επίσης στην καρτέλα Προβολή μπορείτε να επιλέξετε

Προεπισκόπηση μηνυμάτων και να επιλέξετε Off την προεπισκόπηση εκτός λειτουργίας. Ή, επιλέξτε 1, 2 ή 3 για να δείτε αυτόν τον αριθμό γραμμών του κειμένου μηνυμάτων κάτω από την κεφαλίδα του. Μπορείτε να διαμορφώσετε οποιαδήποτε από αυτές τις επιλογές είτε για τον τρέχοντα φάκελο είτε για όλα τα γραμματοκιβώτια. Πατήστε

Προβολή Ρυθμίσεων για επιλογές προσαρμογής μιας προβολής, όπως προσθήκη στηλών ή αναδιάταξη της παραγγελίας. Οι επιλογές διακανονισμού σάς επιτρέπουν να ταξινομήσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με ημερομηνία, θέμα και ούτω καθεξής. Οι επιλογές διάταξης σάς επιτρέπουν να προσαρμόσετε το παράθυρο φακέλου και το παράθυρο ανάγνωσης. Αφού τακτοποιήσετε τα εισερχόμενα σύμφωνα με τις προτιμήσεις σας, κάντε κλικ στο στοιχείο

Αλλαγή προβολής> Αποθήκευση τρέχουσας προβολής ως νέας προβολής. Στη συνέχεια, πληκτρολογήστε ένα όνομα για την προβολή και καθορίστε τους φακέλους στους οποίους μπορεί να χρησιμοποιηθεί και από ποιον. Στο μέλλον, επιστρέψτε σε αυτήν την προβολή επιλέγοντας Αλλαγή προβολής και επιλέγοντας την αποθηκευμένη προβολή σας. 2. Επαναπροσδιορίστε τι σημαίνουν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπως ήδη έχει "διαβάσει"

Αυτόματη σήμανση μηνυμάτων ως μόνο για ανάγνωση αν εμφανίζονται στο παράθυρο ανάγνωσης για περισσότερο από ένα προκαθορισμένο χρονικό διάστημα

Το Outlook χρωματίζει τα μη αναγνωσμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου διαφορετικά από τα μηνύματα που έχετε ήδη ανάγνωση. Ωστόσο, είναι πολύ εύκολο να επισημανθεί ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως αναγνωσμένο όταν μόλις του δώσατε μια ματιά, η οποία μπορεί να σας κάνει να παραβλέψετε κάτι σημαντικό.

Για να αποφύγετε αυτό, επιλέξτε

Αρχείο> Επιλογές> και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Παράθυρο ανάγνωσης. Ελέγξτε το πλαίσιο ελέγχου "Επισημάνετε τα στοιχεία ως αναγνωσμένα όταν εμφανίζονται στο παράθυρο ανάγνωσης". Προσαρμόστε τον αριθμό των δευτερολέπτων που θέλετε να εμφανίζεται το μήνυμα στο παράθυρο ανάγνωσης πριν το επισημάνει το Outlook ως αναγνωσμένο. Η προεπιλογή είναι 5 δευτερόλεπτα. Ας υποθέσουμε ότι το ρυθμίζετε σε 30 δευτερόλεπτα. Μετά την προεπισκόπηση των μηνυμάτων στο παράθυρο ανάγνωσης, μόνο τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που εμφανίζονται εκεί περισσότερο από 30 δευτερόλεπτα θα επισημαίνονται αυτόματα ως αναγνωσμένα.

3. Γράψτε τους δικούς σας κανόνες για τον τρόπο εμφάνισης των μηνυμάτων

Τα μη αναγνωσμένα μηνύματα έχουν επισημανθεί με μπλε χρώμα από προεπιλογή, αλλά μπορείτε να το αλλάξετε.

Το Outlook 2013 έχει έναν νέο τρόπο υποδείξεως μη αναγνωσμένων μηνυμάτων. Υπάρχει μια μπλε ράβδος στα αριστερά του μηνύματος στα εισερχόμενά σας και η κεφαλίδα του μηνύματος εμφανίζεται επίσης μπλε.

Αυτό το μπλε χρώμα εφαρμόζεται με τη χρήση μορφοποίησης υπό όρους. Ωστόσο, μπορείτε να αλλάξετε το χρώμα και τη γραμματοσειρά. Ακόμα καλύτερα, μπορείτε να γράψετε τους δικούς σας κανόνες και να μορφοποιήσετε τα μηνύματά σας χρησιμοποιώντας τα χρώματα της επιλογής σας.

Μπορείτε να ορίσετε ένα συγκεκριμένο χρώμα στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με βάση το ποιος τους έστειλε ή με ποιες λέξεις εμφανίζονται στη γραμμή θέματος. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε

Προβολή> Ρυθμίσεις προβολής> Διαμόρφωση υπό όρους. Θα δείτε τον κανόνα Μη αναγνωσμένα μηνύματα και το μπλε χρώμα. Εδώ μπορείτε να αλλάξετε τη γραμματοσειρά ή το χρώμα όπως επιθυμείτε. Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στο

Προσθήκη για να προσθέσετε έναν νέο κανόνα. Ξεκινήστε πληκτρολογώντας ένα όνομα για τον κανόνα στο πλαίσιο Όνομα. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Γραμματοσειρά και επιλέξτε ένα χρώμα γραμματοσειράς και γραμματοσειράς που θα εφαρμοστεί στην κεφαλίδα του email. Τέλος, κάντε κλικ στο Κατάσταση. Όταν ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Φίλτρο, επιλέξτε τις επιλογές που περιγράφουν τους τύπους μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα διαμορφωθούν με τις νέες ρυθμίσεις σας. Κάντε κλικ στο κουμπί OK τρεις φορές για να αποθηκεύσετε τις ρυθμίσεις σας. 4. Επαναφορά της γραμμής εργασιών

Μπορείτε να εμφανίσετε τη γραμμή εργασιών στο Outlook 2013, αλλά δεν λειτουργεί τόσο αποτελεσματικά όπως στο παρελθόν.

Το Outlook 2013 απενεργοποιεί τη γραμμή εργασιών από προεπιλογή, αλλά είναι εύκολο να φέρει πίσω. Κάντε κλικ στην καρτέλα

Προβολή, επιλέξτε Γραμμή υποχρεώσεων, και από την αναπτυσσόμενη λίστα επιλέξτε ποια στοιχεία θα εμφανίζονται στη γραμμή εργασιών. Οι επιλογές είναι να μετατρέψετε τη γραμμή εργασιών εκτός (προεπιλογή) ή να εμφανιστεί ένας συνδυασμός Εργασίες, Άτομα και Ημερολόγιο. Η σειρά με την οποία επιλέγετε αυτές τις επιλογές καθορίζει τη σειρά που εμφανίζονται στη γραμμή εργασιών. Για παράδειγμα, η Εργασία, επιλεγμένη πρώτα, βρίσκεται στην κορυφή. Το δεύτερο στοιχείο, Άτομα, εμφανίζεται κάτω από αυτό και το τρίτο, Ημερολόγιο, εμφανίζεται στο κάτω μέρος της γραμμής. σε προηγούμενες εκδόσεις του Outlook. Ανεξάρτητα από το πόσο μεγάλη είναι η μπάρα, βλέπετε μόνο έναν ημερολογιακό μήνα. Επιπλέον, εάν δεν έχετε προγραμματίσει ραντεβού για σήμερα, τότε δεν εμφανίζονται ραντεβού ακόμα και αν έχετε αύριο προγραμματιστεί.

5. Συνδεθείτε στους λογαριασμούς των κοινωνικών μέσων σας

Χρησιμοποιήστε το παράθυρο διαλόγου Λογαριασμοί κοινωνικών δικτύων για να συνδέσετε το Outlook με το LinkedIn και το Facebook, ώστε τα στοιχεία της επαφής σας να είναι προσβάσιμα από το Outlook.

Όταν συνδέετε το Outlook με τους λογαριασμούς κοινωνικών μέσων,

Για να συνδέσετε έναν λογαριασμό κοινωνικής δικτύωσης με το Outlook 2013, επιλέξτε

Αρχείο> Πληροφορίες> Ρυθμίσεις λογαριασμού > Λογαριασμοί κοινωνικών δικτύων. Συνδεθείτε στο LinkedIn και στο Facebook επιλέγοντας την υπηρεσία που θέλετε, πληκτρολογώντας τα στοιχεία του λογαριασμού σας και δίνοντας στο Outlook την άδεια πρόσβασης στον λογαριασμό σας. Τώρα, τα στοιχεία από άτομα στη λίστα επαφών σας που χρησιμοποιούν τον κοινωνικό ιστότοπο που έχετε προσθέσει θα εμφανιστούν στην περιοχή Άτομα του Outlook 6. Καθαρίστε τις πληροφορίες επικοινωνίας

Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία "Σύνδεση συνδέσμων" για να συνδέσετε πολλές καταχωρήσεις επαφών για ένα άτομο μαζί, έτσι ώστε οι πληροφορίες να είναι πιο εύκολα προσβάσιμες.

Νέες λειτουργίες του Προσωπικού του Outlook σάς επιτρέπουν την πρόσβαση σε πληροφορίες σχετικά με επαφές από μέρη όπως το Facebook LinkedIn.Σε ορισμένες περιπτώσεις, θα έχετε πολλές καταχωρήσεις επαφών στη λίστα επαφών για ένα μόνο άτομο, με διαφορετικές λεπτομέρειες σε κάθε θέση.

Μπορείτε να συνδέσετε αυτές τις πολλαπλές καταχωρήσεις για μία μόνο επαφή για να ενοποιήσετε τα δεδομένα σε ένα μέρος. Κάντε κλικ στην επαφή που σας ενδιαφέρει και δείτε τα στοιχεία της επιλέγοντας Αρχική σελίδα

Άτομα Στα δεξιά της οθόνης, κάντε κλικ στο

Σύνδεσμοι επαφών και ανοίγει ένα παράθυρο διαλόγου την καταχώριση ή καταχωρήσεις επαφών για το συγκεκριμένο άτομο. Στο πλαίσιο "Αναζήτηση ατόμων", πληκτρολογήστε ορισμένες πληροφορίες ταυτοποίησης για αυτό το άτομο και το Outlook θα επιστρέψει όλες τις άλλες καταχωρίσεις επαφών που μπορεί να αντιστοιχούν σε αυτό το άτομο. Αν είναι το ίδιο άτομο, κάντε κλικ σε αυτήν την καταχώρηση για να συνδέσετε τις λεπτομέρειες. 7. Έλεγχος όπου αναζητά το Outlook από προεπιλογή

Μπορείτε να ρυθμίσετε το Outlook 2013 έτσι ώστε να είναι προεπιλεγμένη η αναζήτηση στους φακέλους της επιλογής σας.

Όταν αναζητάτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook, η προεπιλεγμένη θέση είναι η τρέχουσα θυρίδα σας. Ωστόσο, αυτό είναι συχνά πολύ περιορισμένο. Εάν θέλετε μια αναζήτηση να επιστρέψει όλες τις αντίστοιχες καταχωρήσεις σε όλα τα γραμματοκιβώτια, για παράδειγμα, θα πρέπει να επιλέξετε αυτήν την επιλογή από τη λίστα στο πλαίσιο Αναζήτηση για κάθε αναζήτηση που κάνετε.

Εναλλακτικά, μπορείτε να αλλάξετε την προεπιλεγμένη θέση Το Outlook χρησιμοποιεί για αναζήτηση. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε

Αρχείο> Επιλογές> Αναζήτηση. Στην περιοχή Αποτελέσματα μπορείτε να επιλέξετε να συμπεριλάβετε αποτελέσματα επιλέγοντας μία από αυτές τις τέσσερις επιλογές: το τρέχον φάκελο, το τρέχον γραμματοκιβώτιο κατά την αναζήτηση από τα εισερχόμενα. Το τρέχον γραμματοκιβώτιο. ή Όλα τα γραμματοκιβώτια. Επιλέξτε την επιλογή που θέλετε να χρησιμοποιήσετε και κάντε κλικ στο OK. Αυτό θα γίνει έπειτα το προεπιλεγμένο για αναζητήσεις του Outlook αν και φυσικά μπορείτε να το αλλάξετε σε μια αναζήτηση βάσει βάσης αναζήτησης όταν χρειάζεται. 8. Αποφασίστε εάν να χρησιμοποιήσετε τα βήματα Quick Steps ή Rules

Τα βήματα Quick Steps και Rules εκτελούν παρόμοιες εργασίες, αλλά υπάρχει σαφής επιλογή για να χρησιμοποιήσετε για ποιο σκοπό.

Τα γρήγορα βήματα εισήχθησαν στο Outlook 2010 για να σας δώσουν μια μέθοδος γρήγορης εκτέλεσης εργασιών στο Outlook. Ωστόσο, ίσως να αναρωτηθείτε γιατί θα χρησιμοποιούσατε ένα γρήγορο βήμα και όχι έναν κανόνα; Τα γρήγορα βήματα είναι ευέλικτα ώστε να μπορείτε να επιλέξετε να τα εφαρμόσετε όταν θέλετε να τα χρησιμοποιήσετε. Οι κανόνες είναι λιγότερο ευέλικτοι και μόλις ρυθμιστούν εφαρμόζονται αυτομάτως.

Η απάντηση σε ποια από αυτά πρέπει να χρησιμοποιήσετε εξαρτάται από την εργασία σας. Χρησιμοποιήστε τους κανόνες, για παράδειγμα, όταν μπορείτε να προσδιορίσετε ένα μήνυμα που πρέπει πάντα να αντιμετωπίζεται με συγκεκριμένο τρόπο κάθε φορά. Έτσι, θα χρησιμοποιούσατε έναν κανόνα εάν θέλετε να μετακινήσετε όλα τα εισερχόμενα μηνύματα από τον προϊστάμενό σας σε έναν συγκεκριμένο φάκελο. Ένας κανόνας θα λειτουργήσει καλά εδώ επειδή τα ηλεκτρονικά μηνύματα του αφεντικού σας θα είναι εύκολα αναγνωρίσιμα από τη μοναδική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Από την άλλη πλευρά, εάν αποθηκεύετε εισερχόμενα δελτία τύπου σε έναν ειδικό φάκελο, μπορεί να είναι μια εργασία για ένα γρήγορο βήμα δεν γνωρίζω μπροστά του ποιοι θα προέρχονται αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Χωρίς τρόπο να προσδιορίσετε με μοναδικό τρόπο ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως μήνυμα που περιέχει ένα δελτίο τύπου, δεν μπορείτε να γράψετε έναν κανόνα για την αυτόματη επεξεργασία του μηνύματος. Ωστόσο, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα γρήγορο βήμα που μπορείτε να κάνετε κλικ για να μετακινήσετε οποιοδήποτε επιλεγμένο μήνυμα σε ένα συγκεκριμένο φάκελο. Το Quick Step δεν μπορεί να αναγνωρίσει ότι ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περιέχει ένα δελτίο τύπου - πρέπει να το κάνετε αυτό - αλλά θα επιταχύνει τη διαδικασία της μετακίνησης του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εάν αποφασίσετε ότι πρέπει να μετακινηθεί. Μπορείτε να δημιουργήσετε γρήγορα βήματα και κανόνες στην περιοχή αλληλογραφίας του Outlook χρησιμοποιώντας τα εργαλεία στην καρτέλα Αρχική σελίδα

9. Χρησιμοποιήστε τα Αγαπημένα

Κάντε οποιοδήποτε φάκελο αγαπημένο, ώστε να εμφανίζεται στο επάνω μέρος του παραθύρου φακέλων και είναι εύκολο να το βρείτε και να το χρησιμοποιήσετε

Αν έχετε μερικούς λογαριασμούς email, το παράθυρο φακέλου σας μπορεί να γεμίσει με φακέλους χρονοβόρα για να πλοηγηθείτε για να βρείτε εκείνους τους φακέλους που χρησιμοποιείτε τις περισσότερες φορές. Μπορείτε να απλοποιήσετε την εύρεση αυτών των φακέλων εάν τα προσθέσετε ως Αγαπημένα. Τα αγαπημένα εμφανίζονται στο επάνω μέρος της λίστας Φάκελος όταν βρίσκεστε στη μονάδα αλληλογραφίας.

Αν η περιοχή Αγαπημένα δεν εμφανιστεί μεταβείτε στο Mail και επιλέξτε

Προβολή> Παράθυρο φακέλων και κάντε κλικ για να ενεργοποιήσετε Αγαπημένα. Τώρα μπορείτε να προσθέσετε οποιονδήποτε φάκελο στα Αγαπημένα κάνοντας δεξί κλικ στο παράθυρο φακέλων και επιλέγοντας Εμφάνιση στα Αγαπημένα. Μπορείτε ακόμη να ορίσετε ένα φάκελο αναζήτησης ως αγαπημένο, ώστε να είναι εύκολο να το βρείτε και να το χρησιμοποιήσετε. 10. Κατανοήστε τις συνέπειες από τη χρήση του IMAP

Αν η υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας χρησιμοποιεί το πρωτόκολλο IMAP, ορισμένες λειτουργίες του Outlook δεν θα είναι διαθέσιμες, συμπεριλαμβανομένης της λεπτομερούς επισήμανσης μηνυμάτων.

Εάν ο λογαριασμός email σας χρησιμοποιεί το πρωτόκολλο IMAP, εργασίας στο Outlook 2013. Αυτό θα είναι ένα ζήτημα για έναν αυξανόμενο αριθμό χρηστών, καθώς το IMAP σάς δίνει τη δυνατότητα πρόσβασης σε e-mail από οποιαδήποτε συσκευή. Για παράδειγμα, υπηρεσίες όπως το Hotmail και το Gmail, χρησιμοποιήστε το IMAP για email.

Όταν χρησιμοποιείτε email IMAP, στο Outlook δεν μπορείτε πλέον να κάνετε λήψη μόνο των κεφαλίδων μηνυμάτων και να αποφασίσετε από ποια μηνύματα θα κατεβάσετε. Αντ 'αυτού, τώρα όλα τα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία μεταφορτώνουν αυτόματα. Επιπλέον, με το IMAP δεν μπορείτε να προσθέσετε λεπτομερείς σημαίες στα μηνύματα. Οι σημαίες είναι είτε ενεργοποιημένες είτε απενεργοποιημένες και δεν μπορούν να οριστούν ως διαφορετικά πράγματα. Δεν θα μπορείτε να εκχωρείτε μηνύματα σε κατηγορίες, εκτός από τα μηνύματα λογαριασμού Hotmail.