10 Πιο Χρήσιμες συμβουλές και τεχνάσματα του Microsoft Word

Το Microsoft Word είναι ένας από τους αγαπημένους μας επεξεργαστές κειμένων. Με ένα τόσο μεγάλο εύρος δυνατοτήτων, το Microsoft Office Word μπορεί να φαίνεται περίπλοκο. Υπάρχουν πολλά κρυμμένα κόλπα και συντομεύσεις που διευκολύνουν την επεξεργασία κειμένου. Εδώ είναι μερικές συμβουλές που νομίζω ότι θα σας βοηθήσουν όταν χρησιμοποιείτε το Microsoft Word.

Συμβουλές και κόλπα Microsoft Word

1. Κάθετη επιλογή κειμένου

Κανονικά, επιλέγουμε έναν χαρακτήρα, μια λέξη, μια πρόταση ή μια παράγραφο. Όλες αυτές οι επιλογές είναι οριζόντιες επιλογές. Μερικές φορές μπορεί να χρειαστεί να επιλέξετε κάθετα. Για παράδειγμα, εάν το κείμενό σας έχει αριθμούς στην αρχή, ίσως να θέλετε να επιλέξετε μόνο τους αριθμούς για να τις διαγράψετε ταυτόχρονα (βλ. Εικόνα).

Για να επιλέξετε κείμενο οριζόντια, πατήστε ALT και κάντε κλικ για να σύρετε και να κάνετε μια επιλογή. Θυμηθείτε να απελευθερώσετε το πλήκτρο ALT πριν απελευθερώσετε το ποντίκι αλλιώς θα ανοίξει το παράθυρο έρευνας. Ελέγξτε τις διαφορετικές χρήσεις των κάθετων επιλογών και ενημερώστε μας τι κάνατε με αυτό το χαρακτηριστικό.

2. Προεπιλεγμένη διαχωριστική γραμμή

Η προεπιλεγμένη απόσταση γραμμών στο Microsoft Word 2010 είναι 1.15 έναντι 1 στο Microsoft Word 2003. Η Microsoft άλλαξε το διάστημα μεταξύ γραμμών για να κάνει το κείμενο ευανάγνωστο. Εάν θέλετε την προεπιλεγμένη απόσταση μεταξύ γραμμών ως 1, ακολουθήστε αυτήν τη διαδικασία:

1. Ενώ στην καρτέλα Αρχική, κάντε δεξί κλικ στο κουμπί Κανονικό στυλ γρήγορου στυλ και επιλέξτε Τροποποίηση
2. Στη λίστα Μορφή που εμφανίζεται, επιλέξτε Παράγραφος
3. Διαχωρισμός, αλλάξτε το διάστιχο από 1,15 σε 1
4. Κάντε κλικ στο κουμπί OK
5. Επιλέξτε το πλαίσιο ενότητα "Νέα έγγραφα βάσει αυτού του προτύπου".
6. Κάντε κλικ στο κουμπί OK

3. Αλλαγή της προεπιλεγμένης τοποθεσίας αποθήκευσης

Από προεπιλογή, το MS Word ανοίγει το φάκελο "Έγγραφα" όταν πατάτε για πρώτη φορά το πλήκτρο CTRL + S. Εάν πιστεύετε ότι αυτό σας ενοχλεί, μπορείτε να αλλάξετε την προεπιλεγμένη θέση αρχείου σε κάποιο άλλο μέρος όπου αποθηκεύετε κανονικά τα έγγραφά σας.

1. Κάντε κλικ στο Αρχείο
2. Κάντε κλικ στο Επιλογές
3. Κάντε κλικ στην επιλογή Προηγμένη στην αριστερή πλευρά του παραθύρου που εμφανίζεται
4. Στο δεξιό μέρος του παραθύρου, μετακινηθείτε προς τα κάτω στο κουμπί "Locations File"
5. Select Documents και κάντε κλικ στο Modify
6. Στο παράθυρο διαλόγου Save File που εμφανίζεται, εισάγετε ή επιλέξτε το νέο και κάντε κλικ στο OK για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση αρχείου.
7. Κάντε κλικ στο OK για να κλείσετε το παράθυρο. Αλλαγή προεπιλεγμένης γραμματοσειράς

Η προεπιλεγμένη γραμματοσειρά για νέα έγγραφα στο MS Word 2010 είναι Calibri. Αν και η γραμματοσειρά είναι καλή για την προβολή σε απευθείας σύνδεση, δημιουργεί προβλήματα κατά την εκτύπωση. Ίσως χρησιμοποιείτε Times New Roman ή Arial για εργασίες εκτύπωσης. Μία μέθοδος είναι να αλλάζετε τη γραμματοσειρά κάθε φορά μετά την πληκτρολόγηση του εγγράφου. Αλλά τότε, θα απαιτούσε τη μορφοποίηση του εγγράφου ξανά. Μια άλλη μέθοδος είναι να αλλάξετε την προεπιλεγμένη γραμματοσειρά

Κάντε δεξί κλικ στο κουμπί Κανονικό γρήγορο στυλ στην καρτέλα Αρχική σελίδα

1. Κάντε κλικ στην επιλογή Τροποποίηση
2. Στο παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται, κάντε κλικ στο Μορφή … για να ανοίξετε το αναπτυσσόμενο μενού επιλέξτε τη γραμματοσειρά
3. Στο πλαίσιο διαλόγου Γραμματοσειρά, επιλέξτε τη γραμματοσειρά που θέλετε να χρησιμοποιήσετε με κάθε έγγραφο
4. Κάντε οποιεσδήποτε άλλες αλλαγές επιθυμείτε όπως μέγεθος γραμματοσειράς κλπ
5. Κάντε κλικ στο OK
6. Κάντε κλικ για να επιλέξετε " Νέα έγγραφα που βασίζονται σε αυτό το πρότυπο "
7. Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου Τροποποίηση.
8. 5. Μετακίνηση σειρών κειμένου στον πίνακα

Ορισμένες φορές, όταν εργάζεστε στο τραπέζι, μπορεί να θέλετε να μετακινήσετε μία ή περισσότερες σειρές στον πίνακα πάνω ή κάτω χωρίς να χρειάζεται να αλλάξετε τη μορφοποίηση του πίνακα. Μια μέθοδος είναι η επικόλληση αντιγράφου αλλά η διαμόρφωση του κινδύνου.

Μια άλλη μέθοδος είναι η χρήση του πλήκτρου ALT + SHIFT + UP για να μετακινήσετε μια ολόκληρη σειρά προς τα επάνω. Ομοίως, για να μετακινήσετε ολόκληρη τη σειρά προς τα κάτω, χρησιμοποιήστε το πλήκτρο ALT + SHIFT + DN. Σημειώστε ότι πρέπει να επιλέξετε τη σειρά για να την μετακινήσετε χρησιμοποιώντας τα πλήκτρα ALT + SHIFT +. Αυτή η μέθοδος διασφαλίζει ότι η μορφοποίηση δεν διαταράσσεται.

6. Γρήγορη αλλαγή διαστήματος γραμμής

Μερικές φορές προκύπτει ότι πρέπει να αλλάξετε την απόσταση μεταξύ των διαφόρων παραγράφων. Εδώ είναι τα πλήκτρα συντόμευσης:

CTRL + 1 -> Αλλαγή διαχωριστικών γραμμών σε 1

CTRL + 2 -> Αλλαγή διαστήματος σε 2

CTRL + 5 -> Αλλαγή διαστήματος γραμμής σε 1,5

Σημειώστε ότι πρέπει απλώς να τοποθετήσετε τον κέρσορα στην παράγραφο που πρέπει να στυλιστούν. Δεν χρειάζεται να επιλέξετε την παράγραφο

7. Γρήγορη προσθήκη περιθωρίων σε παραγράφους

Αν θέλετε να προσθέσετε σύνορα σε κάποια παράγραφο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο διαλόγου Οριοθέτηση και σκίαση. Ωστόσο, εάν θέλετε να προσθέσετε το κάτω όριο στο κείμενο / την παράγραφο, μπορείτε να το κάνετε προσθέτοντας τρεις ειδικούς χαρακτήρες και πατώντας Enter.

Πατήστε τρεις φορές (παύλα) και πατήστε Enter για να σχεδιάσετε ένα υπογραμμισμένο πλαίσιο 3 / 4 πόντοι

Πιέστε 3 φορές και πατήστε Enter για να σχεδιάσετε ένα περιθώριο υπογράμμισης 1,5 βαθμών

Πιέστε το πλήκτρο ~ (tilde) τρεις φορές και πατήστε Enter για να σχεδιάσετε ένα περίγραμμα υπογραμμισμού

Πιέστε * (αστερίσκος)) τρεις φορές και πατήστε Enter για να σχεδιάσετε ένα διάκενο υποκεφάλου

Πατήστε = τρεις φορές και πατήστε Enter για να σχεδιάσετε ένα διπλό όριο υπογράμμισης

8. Εύρεση ειδικής μορφοποίησης

Μπορείτε να βρείτε κείμενο με ειδική μορφοποίηση. Για παράδειγμα, μπορείτε να βρείτε επισημασμένο κείμενο ή κείμενο του οποίου η γραμματοσειρά είναι Times New Roman. Μπορείτε επίσης να αναζητήσετε έντονα κείμενα ή πλάγια γραφή. Υπάρχουν πολλές περισσότερες επιλογές όταν χρησιμοποιείτε την επιλογή Εύρεση.

Πατήστε CTRL + F για να ανοίξετε το παράθυρο Εύρεση. Στο Word 2010 εμφανίζεται στην αριστερή πλευρά του παραθύρου

1. Κάντε κλικ στο τρίγωνο προς τα κάτω δίπλα στο μεγεθυντικό φακό και κάντε κλικ στην επιλογή Advanced Find …
2. Στο παράθυρο διαλόγου Εύρεση, κάντε κλικ στο Περισσότερα.
3. Μπορείτε να δείτε πολλές επιλογές κάτω από τη μορφή
4. Όταν επιλέγετε κάτι, εμφανίζεται κάτω από το πλαίσιο "Εύρεση". Όταν κάνετε κλικ στο κουμπί "Εύρεση Επόμενης" χωρίς να εισαγάγετε τίποτα στο πλαίσιο "Εύρεση", αναζητά τη μορφή που έχετε επιλέξει. Για παράδειγμα, μπορείτε να επιλέξετε Γραμματοσειρά και στο παράθυρο διαλόγου Γραμματοσειρά, επιλέξτε μια γραμματοσειρά και τις ιδιότητές της (έντονη γραφή, πλάγια γραφή κλπ.).
5. 9. Συγχώνευση μορφοποίησης κατά την τοποθέτηση σε έγγραφα

Όταν αντιγράφετε κάτι από άλλο έγγραφο και το επικολλήσετε στο τρέχον έγγραφο, θα θέλετε το αντιγραμμένο κείμενο να ταιριάζει με τη μορφοποίηση του τρέχοντος εγγράφου. Ενώ μπορείτε να μορφοποιείτε με μη αυτόματο τρόπο κάθε φορά που αντιγράφετε κείμενο από άλλα έγγραφα στην τρέχουσα, μπορείτε επίσης να ορίσετε την προεπιλεγμένη επικόλληση για τη συγχώνευση μορφοποίησης έτσι ώστε το κείμενο που αντιγράφεται από άλλες πηγές να αποκτά μορφοποίηση του τρέχοντος εγγράφου.

Για να ορίσετε την προεπιλογή κάντε κλικ στο τρίγωνο προς τα κάτω κάτω από την καρτέλα Επικόλληση στην αρχική σελίδα

1. Κάντε κλικ στην επιλογή Ορισμός προεπιλεγμένης επικόλλησης
2. Στο παράθυρο που εμφανίζεται, επιλέξτε Συγχώνευση προορισμών σε 1] Όταν επικολλάτε το ίδιο έγγραφο και 2] Όταν επικολλάτε μεταξύ εγγράφων.
3. Κάντε κλικ στο OK για να κλείσετε το παράθυρο
4. 10. Μόνο μορφοποίηση

Μερικές φορές μπορεί να θέλετε να εφαρμόσετε μια ήδη υπάρχουσα μορφοποίηση από ένα μέρος του εγγράφου σας σε ένα άλλο μέρος. Έχετε το Ζωγράφος Μορφοποίησης για το σκοπό αυτό. Η χρήση του Format Painter μπορεί να είναι ενοχλητική όταν πρόκειται για μεγάλα έγγραφα. Εδώ είναι μια άλλη μέθοδος που είναι ευκολότερη στη χρήση.

Πατήστε CTRL + SHIFT + C αντί για CTRL + C. Αυτό θα αντιγράψει μόνο τη μορφοποίηση και θα αφήσει το κείμενο.

Μετακίνηση στον προορισμό όπου θα εφαρμοστεί η μορφοποίηση. Επιλέξτε το κείμενο στο οποίο θα εφαρμοστεί η μορφοποίηση. Πατήστε CTRL + SHIFT + V για να επικολλήσετε τη μορφοποίηση στην επιλογή.

Πάνω υπάρχουν μερικές συμβουλές και τεχνάσματα του Microsoft Word που κάνουν την εργασία σας στον επεξεργαστή εύκολη. Αν έχετε κάτι να μοιραστείτε, χρησιμοποιήστε την ενότητα των σχολίων